HR-Software: Die besten Tools und Anbieter im Vergleich

Vor allem wachsende Unternehmen stehen vor der Herausforderung, interne Prozesse möglichst effizient und transparent zu gestalten. Durch Einsatz moderner Software können Sie im Personalmanagement, Abläufe optimieren und eine reibungslose Mitarbeiterverwaltung gewährleisten. Lernen Sie im folgenden Beitrag acht unterschiedliche HR-Softwarelösungen mit ihren Funktionen und Kosten kennen.

Was ist HR-Software?

Eine HR-Software ist eine digitale Lösung, mit der Personaler und Personalerinnen ihre Aufgaben und Prozesse digitalisieren, optimieren und langfristig vereinfachen. Außerdem werden so alle personenbezogenen Daten in einem zentralen HR-System erfasst und ausgewertet. Dieses Tool vereinfacht Recruiting, Lohn- und Gehaltsabrechnungen sowie die Administration.

HR-Software: Vergleich der besten Anbieter

Der Markt für Personalmanagement-Software ist riesig. Aus diesem Grund finden Sie im Folgenden eine Übersicht der besten HR-Softwares, die sich bewährt haben und einen gewissen Qualitätsstandard vorweisen:

1. Factorial

Die HR-Software Factorial ist intuitiv, benutzerfreundlich und ist vor allem für mittelständische Unternehmen ausgelegt. Mit der All-in-One-Plattform lassen sich die Bereiche HR, Talent, Finanzen und IT zentralisiert und transparent verwalten. Die mobile HR App macht Dokumentenmanagement und Zeiterfassung von überall aus möglich. Von Schichtplanung über Recruiting-Prozesse bis hin zu Performance Management: Factorial ist eine Rundumlösung, wobei die einzelnen Funktionen flexibel zusammengestellt werden können.

Zielgruppe: kleine und mittlere Unternehmen

Factorial kann sowohl von kleinen Teams als auch von Unternehmen mit bis zu 300 Mitarbeitenden genutzt werden, ohne an Übersichtlichkeit und Nutzer-Zentralität zu verlieren. Der persönliche Kontakt mit der Kundschaft erlaubt es dem Anbieter, auf spezifische Anforderungen einzugehen.

Kosten: individuelle Zusammenstellung

Factorial startet bei 4,75 Euro pro Monat und Nutzer oder Nutzerin. Unternehmen erhalten die Möglichkeit, eine kostenlose Demoversion zu buchen, bevor sie sich für eines der angebotenen Pakete entscheiden. Diese werden im Anschluss auf die individuellen Kundenbedürfnisse zugeschnitten, sodass die passende Kombination aus Modulen und Funktionen für das Unternehmen entsteht.

2. BambooHR

Dabei handelt es sich um eine cloudbasierte Human-Resources-Software, die aus den USA stammt. BambooHR ermöglicht Ihnen die einfache Verwaltung und Analyse von Personaldaten. Sie organisieren mit dieser Lösung Ihren Onboarding-Prozess für neue Mitarbeitende. Außerdem verfügt das HR-Tool über eine benutzerfreundliche Oberfläche. Das Herzstück von BambooHR sind die digitalen Personalakten, die Ihre Kollegen und Kolleginnen selbst pflegen können.

Zielgruppe: Geeignet für SMBs

Kleine und mittlere Unternehmen, die ihren HR-Prozess digitalisieren möchten, sind die richtige Zielgruppe. Personalisiertes Onboarding und die eigenständige Pflege digitaler Personalakten für die Personalplanung sprechen für das Personalmanagementsystem.

Kosten: Preis je nach Funktion und Größe

Je nach gewähltem Funktionsumfang und der Größe Ihres Unternehmens kann der Preis für BambooHR stark schwanken. Die „Essentials”-Version kostet 4,95 US-Dollar pro Monat und Mitarbeitenden. Für das „Advantage”-Modell berechnet BambooHR 8,25 US-Dollar monatlich für jeden Mitarbeiter und jede Mitarbeiterin. Der Funktionsumfang und die Implementierungskosten hängen von der Unternehmensgröße ab.

3. Haufe HR Services

Eine HR-Software von Haufe, die für Sie HR-Prozesse digitalisiert und vereinfacht. Haufe HR Services umfasst Funktionen von Recruiting und Onboarding bis hin zu Mitarbeitergesprächen und Organisationsentwicklung. Zu den Kernwerkzeugen, die Sie für Ihre Arbeit nutzen können, gehören die digitale Personalakte, die Ihnen eine zentrale Verwaltung Ihrer HR-Dokumente ermöglicht, sowie ein elektronisches Schließfach, das Ihnen die sichere Übermittlung von Dokumenten an Mitarbeitende erleichtert.

Zielgruppe: Eine zentrale Lösung für alles

Das Personalmanagementsystem richtet sich an HR-Teams, die auf der Suche nach innovativen Softwarelösungen sind und von fundiertem HR-Know-how profitieren wollen. Die HR-Services von Haufe sind ideal für Sie und Ihr Unternehmen, wenn Sie Ihre HR-Prozesse mit einer zentralen, digitalen Lösung optimieren wollen.

Kosten: Preis nur auf Anfrage

Direkt ausgewiesen sind die Preise für das HR-Tool nicht. Sie haben jedoch die Möglichkeit, eine Demo zu buchen, um die Software näher kennenzulernen und vielleicht auch individuelle Preisinformationen zu erhalten.

4. Personio

Bei dieser HR-Software handelt es sich um eine All-in-One-Lösung. Personio wurde speziell für kleine und mittelständische Unternehmen entwickelt. Mit dem Tool verbringt Ihr HR-Team weniger Zeit mit administrativen Aufgaben, sodass mehr Zeit für die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen bleibt. Recruiting, Personalverwaltung, Gehaltsabrechnung und viele weitere Integrationen umfassen das Funktionsspektrum von Personio.

Zielgruppe: Perfekt für kleine Unternehmen

Wenn Sie für ein kleines Unternehmen in der HR-Abteilung arbeiten, sollten Sie einen Blick auf Personio werfen. Doch auch größere Firmen können sich die Enterprise-Variante anschauen, die auch mit größeren Anforderungen arbeiten kann.

Kosten: Zwei Modelle zur Auswahl

Sie können zwischen zwei verschiedenen Modellen wählen. Mit „Core” haben Sie die Möglichkeit, Ihre Personalakten und -informationen an einem Ort zu speichern und zahlreiche Arbeitsabläufe zu automatisieren. „Core Pro” bietet Ihnen viele weitere Funktionen, mit denen Sie die Effizienz Ihres HR-Teams verbessern. Beide Versionen können Sie kostenlos testen. Weitere Informationen zu den Preisen erhalten Sie auf Anfrage.

5. rexx systems

Wie Personio ist auch rexx systems eine All-in-One-Lösung für das Personalmanagement. Das HR-Tool vereint Funktionen für Recruiting, Human Resources sowie Talent Management. Mit rexx systems können Sie Ihre HR-Aufgaben vereinfachen, Ihre Arbeitsabläufe optimieren und langfristig die Produktivität Ihrer HR-Abteilung steigern.

Zielgruppe: Geeignet für mittlere und große Firmen

Die Personal-Software ist speziell für mittlere und große Unternehmen konzipiert. Sie zählen bis zu 500 Mitarbeitende in Ihrer Firma? Dann sollten Sie einen Blick auf rexx systems werfen. Start-ups und kleinere Unternehmen sollten besser nach weniger umfangreichen Tools Ausschau halten.

Kosten: Flexible Preisgestaltung

Je nach Ihrer Modulauswahl und Mitarbeiterzahl schwanken die Kosten für rexx systems. Unternehmen mit mehr als 500 Mitarbeitenden können ein individuelles Angebot anfordern. Wenn Sie weniger als 70 Kollegen und Kolleginnen in der Firma zählen, zahlen Sie monatlich etwa 400 Euro für das HR-Tool und für das Bewerbermanagement-Tool etwa 200 Euro. Zusätzlich kommen dann noch die Kosten für die Implementierung hinzu.

6. Sage HR

Kleine und mittelständische Unternehmen können sich auf eine umfassende Softwarelösung freuen. Mit Sage HR verwalten Sie Ihre HR-Prozesse von überall und behalten den Überblick über Personalbeschaffung, Leistungsmanagement und Zeiterfassung. Zusätzliche Funktionen wie Urlaubsverwaltung, Organigramme sowie detaillierte Berichte sind ebenfalls inbegriffen.

Zielgruppe: Für Personaler, die sich Flexibilität wünschen

Sie wünschen sich möglichst viel Flexibilität? Sage HR bietet Ihnen mobile Steuerungsmöglichkeiten, das heißt, Sie können Ihre HR-Prozesse bequem von unterwegs verwalten.

Kosten: Unterschiedliche Preise für verschiedene Module

Für das Personalabrechnungstool bezahlen Sie 38 Euro monatlich für 25 Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen, für das Zeitmanagement-Tool bei gleicher Mitarbeiterzahl monatlich 21 Euro und für das Bewerbermanagement-Tool unter den gleichen Konditionen 19 Euro. Eine kostenlose Demoversion steht Ihnen zum Testen auf der Website von Sage zur Verfügung.

7. Workday

Dahinter steckt eine cloudbasierte Plattform, die über die herkömmlichen Funktionen einer HR-Software hinausgeht. Workday bietet Ihnen vielmehr eine umfassende Lösung für Finanzen, HR und Planung. Mit Funktionen wie Personalverwaltung, Zeiterfassung und Personalplanung erhalten Sie einen detaillierten Einblick in ihre Personalressourcen.

Zielgruppe: Für mittlere und große Firmen

Die HR-Software eignet sich für mittlere Unternehmen bis große Konzerne, die mehr als eine Lösung für ihr Personalmanagement suchen. Besonders interessant ist Workday für Unternehmen, die international tätig sind und vor allem die zentrale Zusammenführung von Personaldaten verschiedener Standorte benötigen.

Kosten: Besonders flexible Preisgestaltung

Der Preis von Workday hängt von der Personenanzahl und der Größe Ihres Unternehmens ab. Per Anfrage erhalten Sie vom HR-Software-Anbieter genauere Informationen zum Preis sowie ein individuelles Angebot.

8. ZOHO People

Das HR-Tool wurde von ZOHO speziell für Personalprozesse entwickelt. Sie können mit dieser Plattform Arbeitszeiten, Abwesenheiten und Mitarbeiterinformationen verwalten. Oder Sie dokumentieren Leistungsbeurteilungen und automatisieren einige Ihrer immer wiederkehrenden HR-Aufgaben. Aufgrund einer Schnittstelle können Sie nicht nur andere ZOHO-Applikationen, sondern auch externe Lösungen einbinden.

Zielgruppe: Für kleine wachsende Firmen

ZOHO People könnte für Ihr kleines Unternehmen eine kostengünstige Lösung und das passende Personalmanagementsystem für Sie sein. Das HR-Tool wächst mit Ihnen mit und eignet sich aufgrund seiner Skalierbarkeit auch für wachsende Unternehmen.

Kosten: Für jeden Bedarf der passende Preis

ZOHO People bietet Ihnen fünf verschiedene Modelle an. „Essentiell HR” können Sie bereits für 1,25 Euro monatlich pro Nutzenden erhalten. „Professional” kostet zwei Euro und „Premium” etwa drei Euro. Wenn Sie sich mehr Funktionen wünschen, eignen sich vielleicht die „Enterprise”-Version für 4,50 Euro pro Monat und User oder das „People Plus”-Modell für 9,00 Euro pro Monat und Mitarbeitenden. ZOHO People bietet Ihnen eine Testversion, die Sie 30 Tage lang ausprobieren können.

Welche Arten von HR-Tools gibt es?

HR-Software-Anbieter und -Anbieterinnen stellen viele verschiedene Softwarelösungen für den Personalbereich bereit. Überlegen Sie sich vor der Auswahl eines Human-Resource-Management-Systems, welche Anforderungen Sie an solch ein System haben. Wenn Sie diese Frage für sich beantwortet haben, wissen Sie, welche Art von HR-Software Sie wirklich benötigen.

Typische Aufgaben, die Tools für das Personalmanagement vereinfachen oder lösen können:

• Digitalisierung der Gehalts- und Lohnabrechnungen
• Digitalisierung von Urlaubs- und Abwesenheitsmanagement
• Gezielte Entwicklung und Förderung von Personal
• On- und Offboarding von Mitarbeitenden
• Vereinfachung von Bewerbermanagement und Recruiting
• Vereinfachung von organisatorischen Aspekten wie Zeiterfassung
• Verwalten von digitalen Personalakten

Beim Großteil der HR-Software handelt es sich um sogenannte All-in-One-Lösungen. Diese Systeme bieten für alle zuvor genannten Aufgaben eine Komplettlösung. Wenn Sie nicht mehrere digitale Lösungen nutzen wollen, um einen besseren Überblick zu behalten, ist ein HR-System ein guter Ansatz.

Vorteile von Personal-Software

Umfassende Softwarelösungen für den Personalbereich eignen sich vor allem für mittelständische und große Unternehmen, die bereits eine hohe Anzahl von Mitarbeitern sowie Mitarbeiterinnen haben und auf der Suche nach einer einfachen, digitalen Lösung sind.

Sicherlich spricht nichts dagegen, bereits als kleine Firma in solch eine Software zu investieren. Voraussetzung sollte allerdings sein, dass Sie innerhalb der nächsten Jahre ein deutliches Wachstum planen.

Folgende Argumente sprechen für den Einsatz einer HR-Software:

• Sie haben alle Daten an einem zentralen Ort: Digitale Personalakten ermöglichen es Ihnen, diese an einem zentralen Ort zu verwalten. Jede Person, die im Personalbereich arbeitet, hat die Möglichkeit, darauf zuzugreifen. Arbeitsprozesse werden dadurch schneller und niemand muss lange nach Informationen suchen.
• Sie sparen langfristig Kosten: Organisatorische Aufgaben im Personalmanagement gehen Ihnen und Ihren Kollegen sowie Kolleginnen deutlich einfacher und schneller von der Hand. Das spart Kosten.
• Sie können die Employee Experience vereinfachen und verbessern: HR-Software entschlackt nicht nur die HR-Prozesse, sondern kann die interne Kommunikation zwischen Personalabteilung und Mitarbeitenden transparenter gestalten. Denn alle Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen haben Zugriff auf wichtige Informationen. Das macht die Employee Experience für sie positiver.
• Sie gewinnen mit der Zeit wertvolle Erfahrungen und Erkenntnisse: Mithilfe von HR-Tools können Sie Daten besser aufbereiten und Personal-Trends schneller erkennen, Reportings erstellen und rechtzeitig strategische Entscheidungen treffen sowie passende Maßnahmen entwickeln.
• Sie sparen langfristig Zeit ein: Die Einführung eines Personalmanagementsystems wird viel Zeit kosten. Doch wenn Ihr Team sich erst einmal einen Überblick verschafft und sich eingearbeitet hat, profitieren Sie zukünftig von Zeitersparnissen, die Sie für andere wichtige Aufgaben einsetzen können.

Fazit: Die Investition in eine professionelle HR-Managementsoftware lohnt sich

Mit einem richten Human-Resource-Management-System reduzieren Sie langfristig den administrativen Aufwand in Ihrer Personalabteilung und steigern gleichzeitig die Zufriedenheit Ihrer Kollegen und Kolleginnen.

Ein systematischer Ansatz in Kombination mit einem HR-Tool machen Ihr Personalmanagement und Personalcontrolling nicht nur effizienter, sondern bietet Ihnen und Ihrem HR-Team auch wertvolle Einblicke in die Entwicklung Ihrer Mitarbeitenden.

Wählen Sie ein System, das Ihren Anforderungen erfüllt und den strategischen Zielen Ihres Unternehmens gerecht wird.

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