Interne Kommunikation: Erfolgsfaktor für Unternehmen

Gestresste Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, denen wichtige Informationen fehlen? Unklare Deadlines? Neue Angestellte, für deren Einarbeitung sich niemand zuständig fühlt? Da sind wohl irgendwo Informationen nicht richtig abgestimmt worden. Die interne Kommunikation ist und bleibt eine Herausforderung für viele Unternehmen.

Wie Sie die interne Kommunikation in Ihrem Unternehmen verbessern können und warum sie so wichtig ist, erfahren Sie in diesem Beitrag.

Warum ist interne Kommunikation so wichtig?

Die interne Kommunikation erfüllt eine wichtige Führungsfunktion, die die unternehmerischen Ziele durch Kommunikations- und Verhaltensmanagement unterstützt. Sie umfasst sowohl die verbale als auch die nonverbale Kommunikation. Somit trägt sie zum offenen Dialog und der Partizipation der gesamten Organisation sowie einzelnen Teams bei.

Das fördert zum einen die interne Transparenz und sorgt zum anderen für eine höhere Motivation und Bindung auf Seiten der Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen. Indem Teams stets über alle Informationen Bescheid wissen, laufen Prozesse schneller und effizienter ab.

Interne und externe Kommunikation: Darum sollten sie im Einklang stehen

Die interne und externe Kommunikation (Corporate Communication) eines Unternehmens bestimmen sowohl das verbale als auch das nonverbale Verhalten (Corporate Behaviour) der Mitarbeitenden nach innen und außen. Außenkontakte sind beispielsweise Kundinnen und Kunden, Vertreterinnen und Vertreter der Medien, Lieferanten und die Konkurrenz.

Interne und externe Kommunikation sollten miteinander im Einklang stehen und an der im Unternehmen gelebten Unternehmenskultur und -philosophie ausgerichtet sein. Denn nur so wird die Identität des Unternehmens (Corporate Identity) glaubhaft an die Öffentlichkeit vermittelt.

Der nonverbale Teil umschließt das komplette Verhalten aller Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Das Verhalten ist somit ein essenzieller Teil der Kommunikation und beeinflusst dessen Qualität.

Die Ziele: Interne Kommunikation verbessert die Unternehmenskultur

Wenn Sie viel Wert auf den respektvollen, freundlichen Umgang Ihrer Angestellten miteinander legen, sollte dieses Verhalten ein fester Bestandteil auf allen Ebenen Ihrer Unternehmenskultur sein.

Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter wissen den „guten Ton“ in der Regel zu schätzen und danken es Ihnen durch gesteigerte Motivation und Loyalität. Dies strahlt auch auf die Kundschaft ab, denn Ihre Mitarbeitenden sind für Ihr Unternehmen immer auch Markenbotschafter und -botschafterinnen.

Es ist eine Binsenweisheit: Wenn Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zufrieden sind und sich selbst wohlfühlen, fällt es ihnen wesentlich leichter, für mehr Kundenzufriedenheit zu sorgen. Ihre authentische Überzeugung ist also ein wichtiger Faktor für den Unternehmenserfolg. Wenn die Mitarbeiterkommunikation glaubwürdig sein soll, muss sie auch durch die Führungsebene gelebt werden.

Dann erreichen Sie auch die folgenden Ziele:

• Interne Kommunikation informiert Mitarbeitende vom Onboarding bis zum Feedbackgespräch.
• Durch interne Kommunikation verhindern Sie eine einseitige Kommunikation und fördern stattdessen den gemeinsamen Austausch.
• Durch eine hohe Transparenz motivieren Sie Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Arbeitsalltag und stärken zudem die Mitarbeiterbindung.

Die interne Kommunikation zwischen Angestellten und Management: Darauf sollten Sie achten

Die Glaubwürdigkeit Ihrer Kommunikation wird durch den verbalen und nonverbalen Umgangston mitbestimmt, der in Ihrem Betrieb vorherrscht. Beispielsweise kann es sein, dass ein Unternehmen etwa nach Außen den Anschein erweckt, auf Fairness und Verlässlichkeit großen Wert zu legen. Intern herrschen jedoch Rücksichtslosigkeit und Ellenbogenmentalität. So kann diese Diskrepanz zum Vertrauensverlust bei Mitarbeitenden sowie der Kundschaft führen.

Im schlimmsten Fall wenden Kundinnen und Kunden sich ab und gehen zur Konkurrenz, die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter verlieren an Motivation und bewerben sich anderweitig. Klare Regeln für die interne Kommunikation der Angestellten und auch der Führungskräfte leisten hier einen wichtigen Beitrag für das Betriebsklima, die Reputation und die Außenwirkung des Unternehmens.

Interne Kommunikation: Konzept bringt System in die Strategie

Es spielt keine Rolle, ob Sie gerade ein Start-up gegründet haben oder Ihr Unternehmen bereits seit längerer Zeit besteht: Die interne Unternehmenskommunikation stellt eine wichtige Anlaufstelle für Informationen innerhalb des Unternehmens dar und sollte in jedem Fall berücksichtigt werden. Als systematisch organisierter Bestandteil Ihrer Unternehmenskultur vereinfachen und visualisieren gute Kommunikationsstrukturen zahlreiche Abläufe.

Damit die interne Kommunikation auch zum bestimmenden Faktor für die Mitarbeiterzufriedenheit und Mitarbeitermotivation wird, benötigen Sie daher ein klares, strategisches Konzept. Ein solches Kommunikationskonzept bildet die Basis für die Kommunikation im gesamten Unternehmen.

Darin enthalten sind neben der Beschreibung der Unternehmenskultur, den Werten und Normen sowie einem Styleguide die verschiedenen Instrumente, die Sie für die interne Kommunikation in Ihrer Organisation nutzen. Um Ihnen einen Überblick zu geben, zeigen wir Ihnen einige Instrumente, mit denen Sie mehr Struktur in Ihre interne Kommunikation bringen können.

Interne Kommunikation: Instrumente für einen offenen Dialog im Unternehmen

Mitarbeitermedien wie Magazine, Intranet, Newsletter, Blogs, Videokonferenz-Softwares und auch Chat-Plattformen wie Slack sind die Säulen der modernen internen Kommunikation. Aber auch die persönliche Kommunikation sowie Veranstaltungen für Mitarbeitende, die sowohl in Präsenz oder auch digital organisiert werden können, gehören dazu.

Sie alle sichern den Informationsfluss im Unternehmen. Je nach Mitarbeiterzahl, Budget und definierten Zielen eignen sich unterschiedliche Kommunikationswege und Instrumente:

Magazine und Mitarbeiterzeitschriften

Magazine sind ein gutes Kommunikationsinstrument für Unternehmen, deren Größe und Ressourcen die regelmäßige Erstellung interessanter Beiträge erlauben. News über Mitarbeitende, Zweigstellen, Aufträge oder Produktlinien finden hier ebenso Platz wie Berichte von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern über Themen aus ihrem Berufsalltag. Verschiedene Rubriken machen Ihr Magazin lesenswert, sorgen für Gesprächsstoff und stärken das Gemeinschaftsgefühl.

Newsletter

Mitarbeiter-Newsletter oder ein Corporate Blog sind ein etwas weniger aufwändiges Instrument, um Ihre Angestellten über die neuesten und aktuellen Geschehnisse im und um das Unternehmen herum zu informieren. So bleiben alle Teams auf einem vergleichbaren Informationsstand und können sich über aktuelle Entwicklungen austauschen.

Interne Medien

Social Intranet, Unternehmens-Wiki, Chat-Plattformen, Social-Media-Gruppen: Sie alle sorgen für Transparenz und ein Gefühl der Zusammengehörigkeit. Mit ihrer Hilfe gelingt es auch in kleinen und mittleren Unternehmen, Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter gezielt zu informieren und die Kommunikation untereinander zu verbessern.

Vor allem das Intranet sowie Plattformen wie Slack sind dazu geeignet, offizielle Äußerungen der Geschäftsleitung, Mitteilungen der einzelnen Teams sowie nützliche Hinweise und Wissenswertes intern zu verbreiten.

Schwarzes Brett

Im kleinen Rahmen funktioniert auch das klassische schwarze Brett im Büro oder an einer zentralen Stelle, zum Beispiel in der Kaffeeküche. Ein elektronisches schwarzes Brett erfüllt ebenso seine Funktion als Kommunikationskanal für Mitteilungen, Ankündigungen oder beispielsweise Einladungen.

Meetings

Meetings und virtuelle Zusammenkünfte tragen zum verbalen Austausch zwischen Teams und Management bei. Sie stellen eine Ergänzung zu herkömmlichen Calls, Chats und dem Mailverkehr dar. Je nach Organisationsform können sie einen formellen oder auch einen informellen Charakter besitzen, wie etwa virtuelle Coffee Chats.

Regelmäßig organisiert, bieten sie den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern eine Gelegenheit, sich auch abseits des Business miteinander zu unterhalten. Hierbei steht der ungezwungene Austausch im Vordergrund.

Eigene App

Eine eigene Mitarbeitenden-App ist eine weitere Option, die Ihnen zur Verbesserung der internen Kommunikation offensteht. Da die Entwicklung und Pflege einer solchen App etwas mehr Aufwand bedeutet, ist sie vor allem für mittlere und größere Unternehmen eine geeignete Maßnahme. Apps bieten individuelle Vorteile, die Sie genau auf Ihr Unternehmensprofil und Ihre Kommunikationsansprüche zuschneiden können.

Mitarbeitergespräche

Mitarbeitergespräche oder -befragungen gehören in jedes Konzept der internen Kommunikation. Sie sind sehr persönlich und geben den Mitarbeitenden daher ein besonderes Gefühl der Wertschätzung. Gleichzeitig ist es für Arbeitgeber eine gute Möglichkeit, um Feedback aus den Reihen der Angestellten zu bekommen.

Podcasts

Podcasts für die interne Kommunikation einzusetzen, eignet sich besonders für trendaffine Unternehmen. Die etwas andere Art der Wissensvermittlung eignet sich für umfassende oder emotionale Themen.

Sie sehen – für viele Unternehmen bietet sich eine Mischung aus analogen und digitalen Instrumenten an. Besonders die digitale interne Kommunikation ist heute essenziell. Gab es früher vermehrt gedruckte Mitarbeitermagazine, setzt man heute auf die Online-Version. Wollen Sie sich für eine Auswahl von Instrumenten entscheiden, helfen folgende Fragen:

Versetzen Sie sich in Ihre Mitarbeitenden – welche Medien nutzen sie? Wie viel Zeit haben sie im Alltag, um sich mit der internen Kommunikation auseinanderzusetzen? Wie oft kämen sie an einem schwarzen Brett vorbei – arbeiten sie hauptsächlich im Homeoffice? Wie viel Budget will Ihr Unternehmen in analoge und digitale interne Kommunikation investieren?

Sie müssen nicht alle Instrumente der internen Kommunikation sofort ausprobieren; testen Sie zunächst ein, zwei Wege und schauen Sie, wie sie von Ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern angenommen werden. Sie können die Kommunikationsprozesse stets anpassen.

Interne Kommunikation: Beispiele aus verschiedenen Branchen

Die Berliner Verkehrsbetriebe (BVG) begeistern nicht nur ihre Kundschaft, sondern auch ihre Mitarbeitenden mit ihrer Kommunikationsstrategie. Bereits seit 2016 setzt das Unternehmen auf eine eigene Mitarbeiter-App.

In einer Firma, in der die meisten Angestellten tagtäglich unterwegs sind, anstatt am Schreibtisch zu sitzen, ist diese Art des gemeinsamen Austausches und Wissenstransfers auch dringend notwendig. 2020 wurde die BVG sogar mit dem BdKom Awards für die beste Krisenkommunikation ausgezeichnet.

Seit Beginn der Corona-Krise wurden mehr als 400 Beiträge zum Thema geteilt und das veröffentlichte Maskenmuffel-Video erreichte über Social Media 700.000 Followerinnen und Follower.

Pionier im Bereich der internen Kommunikation ist auch der Autobauer Audi. Im Mitarbeitende-Podcast informiert das Unternehmen seine Angestellten über Neuigkeiten und spezielles Wissen aus der Produktion.

Die Hosts stärken somit nicht nur den Informationsaustausch in der Firma, sondern auch die Motivation der Belegschaft. Denn neben Hintergrundinfos zum Top-Thema informiert der Podcast der Audi AG auch über Ideenwettbewerbe oder gibt Veranstaltungstipps rund um Ingolstadt und Neckarsulm.

Quelle: Screenshot Audi-Podcast

Fehler, die Sie bei interner Kommunikation vermeiden sollten

Bevor Sie nun losziehen und Ihr Konzept zur internen Kommunikation vollkommen auf den Kopf stellen, haben wir Ihnen noch ein paar Fehler zusammengefasst, die Sie unbedingt umgehen sollten. Eine schlechte Unternehmenskommunikation kann im Zweifel nämlich genau das Gegenteil von Ihrem eigentlichen Ziel erreichen. Unzufriedene Mitarbeitende und eine schlechte Stimmung im Büro sind die Folge.

1. Sie nutzen zu viele unterschiedliche Kanäle: Mit einer Informationsflut auf tausend unterschiedlichen Plattformen überfordern Sie Ihre Mitarbeitenden. Noch schlimmer wird es, wenn überall etwas anderes steht.
2. Sie sind nicht transparent: Halbwahrheiten lassen Ihre Angestellten übel aufstoßen. Bleiben Sie deshalb immer ehrlich und transparent, ansonsten verlieren Sie das Vertrauen Ihrer Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen und verwässern die Corporate Identity.
3. Sie versinken im Fachjargon: Die interne Kommunikation sollte vor allem eins sein – verständlich. Fassen Sie sich kurz, verzichten Sie auf Fachjargon und sagen Sie das, was Sie Ihren Angestellten auch wirklich mitteilen wollen.
4. Sie nehmen Feedback nicht entgegen: Die interne Kommunikation darf niemals als Einbahnstraße verstanden werden. Wenn Mitarbeiterinnen oder Mitarbeiter Ihnen Feedback geben, sollten Sie dieses dankend annehmen.
5. Sie jagen jedem Trend hinterher: Es ist gut, wenn Sie verschiedene Kommunikationskanäle ausprobieren. Passen Sie jedoch auf, dass das gewählte Medium auch zu Ihren Angestellten passt. Ansonsten produzieren Sie Inhalte, die niemand konsumiert.

Fazit: Unternehmenskultur durch interne Kommunikation verbessern

Die interne Kommunikation ist ein wichtiger Bestandteil der Unternehmenskultur und des Employer Branding. Sie sorgt für einen zuverlässigen Informationsfluss und verbessert insgesamt das Betriebsklima. Zudem zahlt sie auch auf den Außenauftritt eines Unternehmens ein, was sich unmittelbar auf den Unternehmenserfolg auswirken kann.

Zahlreiche Instrumente stehen Ihnen an dieser Stelle zur Verfügung, sodass auch Ihr Unternehmen seine interne Kommunikation mit einer individuellen Mischung an Methoden optimieren kann.

 

Titelbild: Cecilie_Arcurs / iStock / Getty Images Plus