Die 15 besten KI-Assistenten: Eine Übersicht

Haben Sie schon einmal per Chatbot mit einem Kundensupport kommuniziert? Wenn ja, haben Sie sich dabei auch gefragt, ob sich auf der anderen Seite ein Mensch oder ein smarter KI-Assistent befindet? Letztere kommen immer häufiger zum Einsatz. In diesem Artikel erkläre ich Ihnen, was solche KI-Assistenten sind, wo sie eingesetzt werden und welche Assistenten meine 15 Favoriten für verschiedene Zwecke sind.

Funktionsweise von KI-Assistenten

Dabei funktionieren KI-Assistenten – oft auch AI-Assistenten genannt – wie jede andere Künstliche Intelligenz auch. Sie basieren auf verschiedenen Technologien wie Machine Learning (ML) und Natural Language Processing (NLP), also großen Sprachmodellen.

Sie verarbeiten natürliche Sprache, hier klingelt es möglicherweise bei Ihnen: Genau, Sprachassistenten wie Alexa oder Siri sind klassische Beispiele für (frühe) KI-Anwendungen.

Neue KI-Systeme treten inzwischen häufig als Ihr „persönlicher KI-Assistent“ auf. Mit Tools wie Microsoft Copilot oder Google Assistant (teilweise durch Google Gemini ergänzt und in Zukunft ersetzt) gibt es mittlerweile zahlreiche KI-Modelle, die als echte Assistenten fungieren, die viel mehr können als Alexa und Siri.

Das Branchenwachstum ist hier rasant – der Markt mit solcher generativer KI wächst bis 2032 auf 1,3 Billionen US-Dollar – ausgehend von 67 Milliarden im Jahr 2023.

Exkurs: KI-Assistent vs. KI-Agent

KI-Assistenten funktionieren also als kleine Helferlein, die Ihnen mit Rat und Tat zur Seite stehen. Anders sieht das bei KI-Agenten aus. Diese gehen einen Schritt weiter und übernehmen komplett autonom und eigenständig verschiedene Aufgaben. Einmal trainiert, übernimmt er ohne weiteres Zutun Ihrerseits bestimmte Prozesse. Der KI-Assistent hingegen wartet immer auf Ihre Anweisungen.

Die 15 besten kostenpflichtigen und kostenlosen KI-Assistenten

Schauen wir uns nun unterschiedliche KI-Assistenten an, die Ihren Alltag einfacher gestalten können. Dabei habe ich die Tools in die folgenden vier Kategorien unterteilt:

1. KI-Assistenten zur Produktivitätssteigerung
1. KI-Assistenten für das Verwalten von Kalendern und Posteingängen
2. KI-Assistenten für das Erstellen von Texten
3. KI-Assistenten für Meetings

Die besten KI-Assistenten zur Steigerung der Produktivität

1. Breeze Copilot (ChatSpot)

Quelle: HubSpot

Breeze Copilot – früher unter dem Namen ChatSpot bekannt – bringt die generative KI in das CRM-System von HubSpot. So können HubSpot-Nutzende jede Menge Zeit sparen

Stellen Sie sich Breeze einfach als eine praktische virtuelle Assistenz vor. Sie können Breeze zum Beispiel bitten, eine E-Mail zu verfassen, einen Kontakt zu Ihrem CRM-System hinzuzufügen, einen Bericht zu erstellen und vieles mehr.

Einfach ausgedrückt nimmt Ihnen dieses Tool etliche unliebsame oder zeitraubende Aufgaben ab. Der KI-Assistent Breeze unterstützt Sie dabei, Ihre Produktivität zu steigern und Ihre Arbeit auf einfache Weise zu automatisieren, ohne dass Sie über umfangreiche Vorerfahrungen mit Workflows oder ähnlichen Systemen verfügen müssen.

2. Microsoft Copilot

Quelle: Microsoft Copilot

Der Microsoft Copilot ist ein KI-Assistent, der Ihnen auf mehreren Ebenen hilft – ich nutze ihn gerne zur Steigerung meiner Produktivität, sei es bei Texten, meinem Kalender oder als „Google-Ersatz“.

Vor allem für Microsoft-Nutzerinnen und -Nutzer ist das KI-Tool hilfreich, da es sich natürlich in das Windows Betriebssystem und viele MS Anwendungen, allen voran die Office-Suite, integriert. Sie können hier sogar eigene KI-Agenten erstellen, die auf eigene Faust arbeiten.

3. Google Assistant und Google Gemini

„Ok, Google“: den Satz kennen Sie bestimmt. Der Google Assistant ist das Pendant zu Alexa und Siri – nur wird der Google Assistent in Zukunft mit den Fähigkeiten von Google Gemini ergänzt und teils ganz ersetzt. Google Gemini verwendet das Large Language Model von Google und ist der Gegenpart zu Microsoft Copilot und ChatGPT.

Der Google Assistant wird vor allem auf Android-Smartphones verwendet - hier kann man sehen, ob man gerade mit dem Google Assistant spricht oder mit Gemini, das für komplexere Anfragen verwendet wird. Ähnlich wie Siri beim iPhone hört der KI-Assistent mit, nimmt Befehle entgegen, kann Dinge formulieren und Aktionen ausführen.

Das Schöne am Google Assistant aus meiner Sicht: Der Voice Assistant ist nicht nur der beste aller Sprachassistenten auf dem Smartphone, sondern hat sich vom Smartphone auch auf Smart Speaker, Fernseher etc. weiterentwickelt. Damit wird er zu einem klassischen Assistenten, der überall dabei ist und vor allem für den privaten Gebrauch optimiert wurde.

4. Notion AI

Quelle: Notion AI

Notion ist eine beliebte Produktivitäts-App mit einer Reihe von KI-gestützten Tools, die Ihre Arbeit effizienter gestalten.

Mit Notion AI können Sie viel in wenig Zeit erledigen. Der KI-Assistent kann zum Beispiel unübersichtliche Notizen zusammenfassen, die wichtigsten Erkenntnisse skizzieren und sogar eine Liste mit To-dos aus den Informationen zusammenstellen.

Darüber hinaus bietet Notion AI leistungsstarke Werkzeuge zum Erstellen von Texten, Recherchieren und Bearbeiten.

Die besten KI-Assistenten für Kalendern und Posteingängen

5. HubSpot KI-E-Mail-Generator

Quelle: HubSpot

Unser KI-E-Mail-Generator ist ein kostenloses KI-Tool, mit dem Sie Texte für E-Mails schreiben können. Ganz gleich, ob Sie eine E-Mail-Marketingkampagne, einen Newsletter, eine E-Mail an Interessenten, eine Follow-up-Nachricht oder eine Antwort auf eine Kundenanfrage schreiben müssen – der KI-gestützte E-Mail-Generator hilft bei der Erstellung effektiver, wirkungsvoller E-Mails.

Mithilfe der praktischen Schrägstrich- und Markierungsbefehle können Sie Ihre Marketing-E-Mails individuell erstellen und bearbeiten. Sobald Ihre Kampagne dann gestartet ist, werden in der CRM-Datenbank von HubSpot automatisch die wichtigsten Kampagnendaten, einschließlich Öffnungsraten und Lead-Eingaben, erfasst.

6. Clockwise

Quelle: Clockwise

Fällt es Ihnen schwer, zwischen Ihren Meetings ungestört zu arbeiten? Angenommen, Sie haben morgens 15 Minuten, nachmittags 30 Minuten und abends eine volle Stunde freie Zeit in Ihrem Kalender. Was Sie aber wirklich brauchen, ist ein „zusammenhängender“ Zeitblock, um sich zu konzentrieren, mit Ihrer Arbeit voranzukommen und kreativ zu sein.

Clockwise fasst Ihre ununterbrochene freie Zeit in Blöcken zusammen – passenderweise „Fokuszeit“ genannt. Zusätzlich können Sie bestimmte Meetings als „flexibel“ markieren, Clockwise findet dann die beste Zeit für alle Teilnehmenden. So ist in Zukunft jeder Tag voll auf Ihre Produktivität ausgerichtet.

Ich persönlich und wir im gesamten Team arbeiten schon seit einiger Zeit mit Clockwise und können das Tool bedenkenlos weiterempfehlen.

7. Superhuman

Ein Mantra am Arbeitsplatz lautet: „Ein klarer Verstand beginnt mit einem übersichtlichen Posteingang“. Haben Sie manchmal das Gefühl, die Kontrolle über Ihren Posteingang zu verlieren? Dann kann Superhuman Ihnen helfen.

Superhuman teilt Ihren Posteingang in zwei Hälften (die sogenannte „Split Inbox“) und ordnet Ihre E-Mails nach Priorität. So können Sie alle wichtigen E-Mails an einem zentralen Ort sehen.

Wenn Sie zum Beispiel eine bestimmte E-Mail erst in ein paar Tagen oder Wochen bearbeiten möchten, können Sie eine Erinnerung erstellen, damit Superhuman Sie benachrichtigt. Oder Sie drücken einfach auf „Snooze“, wodurch die E-Mail für eine bestimmte Zeit aus Ihrem Posteingang entfernt wird.

Eine weitere praktische Funktion ist der „Lesestatus“, der anzeigt, wann und auf welchem Gerät jemand Ihre E-Mail gelesen hat. So können Sie immer genau zum richtigen Zeitpunkt die richtige Nachricht versenden.

8. Motion

Quelle: Motion

Motion stellt jede herkömmliche To-do-Liste in den Schatten. Geben Sie einfach alle Ihre Aufgaben ein und schon erstellt Motion einen Zeitplan für die Erledigung aller Aufgaben. Motion setzt automatisch Prioritäten bei den Aufgaben, plant diese neu und sichert Ihnen so fokussierte Arbeitszeit.

Zudem lässt sich Motion gut als Projektmanagement-Tool einsetzen: So werden Teams beim Verwalten von Terminen und Einhalten von Fristen unterstützt. Nach Eingabe der Projektaufgaben erstellt Motion einen optimierten Zeitplan für alle Teammitglieder. Zusätzlich können Sie auch Notizen, Unteraufgaben und Kommentare Ihres Teams an einem zentralen Ort organisieren.

Die besten KI-Assistenten für das Erstellen von Texten

9. Kampagnenassistent und KI-Text-Generator

Der Kampagnenassistent ist eine kostenlose KI-gestützte Funktion, mit der Sie ansprechende Landingpages, Marketing-E-Mails und Anzeigentexte erstellen können, um Ihre Marketingkampagnen effizienter zu gestalten.

Geben Sie einfach eine kurze Beschreibung Ihres Kampagnenziels, Ihrer Zielgruppe und des gewünschten Tonfalls ein – und schon erstellt der Kampagnenassistent im Handumdrehen fesselnde Texte für Sie.

Dank der nahtlosen Integration mit HubSpot können Sie mit nur einem Klick eine neue Landingpage oder Marketing-E-Mail sofort in Ihrem Account erstellen und mit dem KI-generierten Text einbetten, was Ihre Prozesse noch weiter beschleunigt.

Das Tool für die Erstellung der Kampagnentexte verwende ich auch gerne separat – der HubSpot KI-Texter ist ein kostenloser KI-Text-Generator. Geben Sie einfach einen Prompt oder ein Thema ein und sehen Sie zu, wie er einen ersten Entwurf für alle möglichen Content-Arten formuliert, unter anderem:

• Sales-E-Mails
• Landingpages
• Social-Media-Beiträge
• Blogartikel

10. Jasper

Jasper ist der beste Freund aller Werbetextenden. Mit dem KI-Assistenten erstellen Sie in Sekundenschnelle Beiträge für soziale Medien, Blogs, Artikel und E-Mails. Alles, was Sie brauchen, ist ein gut formulierter Prompt.

Jasper geht sogar noch einen Schritt weiter und hilft Marketingteams bei der SEO. Das Tool kann auf Keywords optimierte Inhalte schreiben, doppelten Text korrigieren und die besten Überschriften, Meta-Tags und Beschreibungen vorschlagen.

11. ChatGPT

Quelle: ChatGPT

Natürlich darf auch ChatGPT auf meiner Liste nicht fehlen. Mit dem KI-Assistenten aus dem Hause OpenAI wurde die KI-Welle – zumindest meiner Wahrnehmung nach – losgetreten. Mittlerweile können Sie mit ChatGPT nicht nur Texte erstellen, sondern auch KI-Bilder generieren, Dokumente analysieren, im Web suchenund sogar eigene Chatbots aufbauen, die sogenannten GPTs.

Am stärksten ist der KI-Assistent aber nach wie vor in seiner Kernkompetenz, dem Formulieren von Texten aller Art. Hierfür verwende ich das Tool am liebsten.

12. Cohesive

Quelle: Cohesive

KI-gestützte Schreibwerkzeuge wie ChatGPT oder Jasper sind immer nur so gut wie die Prompts, die wir ihnen geben. Den perfekten Prompt zu formulieren, kann dabei eine echte Herausforderung sein, finde ich – Cohesive erleichtert das. Dazu verfügt die KI über eine Vielzahl von Vorlagen, die auf unterschiedliche inhaltliche Anforderungen zugeschnitten sind.

So bietet Cohesive zum Beispiel eine Vorlage für Instagram-Texte, Facebook-Beiträge und YouTube-Videos. Wählen Sie einfach eine Vorlage aus, geben Sie Ihre Informationen ein, und Cohesive kümmert sich um den Rest.

Die besten KI-Assistenten für Meetings

13. Beautiful AI

Könnten Ihre Präsentationen eine kleine Auffrischung gebrauchen? Oder haben Sie genug von den immer gleichen PowerPoint-Vorlagen? Dann dürfte Beautiful AI die passende Lösung für Sie sein.

Beautiful AI ist eine KI-basierte Präsentationssoftware, mit der Sie ansprechendePräsentationen und Berichte erstellen können.

Wählen Sie aus mehreren hundert vorgefertigten Folien. Sobald Sie mit dem Hinzufügen von Bildern und Text beginnen, formatiert Beautiful AI diese Elemente auf der Folie automatisch und in Echtzeit neu. Außerdem stehen Ihnen Millionen von Symbolen und Bildern zur Verfügung, sobald Sie sich angemeldet haben.

14. Fireflies.ai

Quelle: Fireflies.ai

Mit Fireflies.ai werden Meetings in der Organisation deutlich einfacher – währenddessen und danach. Die Erfahrung habe zumindest ich mit dem KI-Assistenten gemacht, der automatisiert Notizen erstellt, Aufgaben anlegt und Transkripte bereitstellt. Alles ohne weiteres Zutun und rein über die Sprach- und Videoerkennung.

Sie können das Tool zudem in andere Programme wie Zoom, HubSpot, Slack, Microsoft Teams, Asana, Notion oder Calendly integrieren. So haben Sie eine virtuelle Assistenz, die Ihnen viel manuelle Arbeit abnimmt.

15. Krisp

Während eines Videocalls möchten Sie eine wichtige Präsentation starten. Plötzlich fängt die Baustelle vor Ihrem Fenster an, die Straße aufzureißen – und jetzt müssen Sie über das anhaltende Hämmern sprechen. Kennen Sie das? Mir passiert das so oder so ähnlich immer mal wieder.

Auch wenn sich nicht alle Unterbrechungen immer vorhersehen lassen, kann Krisp die meisten Unterbrechungen bei Audio- und Videoanrufen vermeiden oder unterdrücken.

Krisp ist ein praktisches Tool, das Hintergrundgeräusche dämpft und die Sprachqualität verbessert. Egal, ob Sie gerade zu Hause, im Büro oder in einer belebten Umgebung arbeiten, Sie können sich auf eine professionelle Klangqualität verlassen – ohne Baustellengeräusche.

KI-Assistenten bringen Vorteile auf mehreren Ebenen mit sich

Schauen wir uns an, wo Ihnen KI-Assistenten am meisten Vorteile bringen. Dazu zählen aus meiner Sicht vor allem:

• Personalisierter Kundensupport und allgemein verbessertes Kundenverständnis
• Verwalten von Posteingang und Kalender
• Content-Erstellung
• Automatisieren zeitaufwändiger und umständlicher Aufgaben

Grundsätzlich liefern sie in allen Bereichen vor allem eines: Zeitersparnis. Durch Automatisierung von Routineaufgaben entlasten solche Assistenten Ihr persönliches Zeitkonto, vereinfachen Prozesse und kreieren so Freiraum für andere Tätigkeiten.

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Personalisierter Kundensupport

Immer mehr Verbraucherinnen und Verbraucher wünschen sich heuteeine persönliche Betreuung rund um die Uhr. Viele Teams im Kundensupport haben allerdings nicht die Bandbreite, um 24/7 beratend zur Seite zu stehen.

Meiner Meinung nach steht es außer Frage, dass KI die Arbeit jedes Kundensupport-Teams künftig deutlich erleichtert.

So können KI-Assistenten, wie zum Beispiel KI-gestützte Chatbots, schnell relevante Informationen bereitstellen, Kundschaft durch häufig auftretende Probleme leiten und hilfreiche Antworten geben, ohne dass Teammitglieder hierfür Zeit aufwenden müssen.

Was aus meiner Sicht jedoch elementar zu verstehen ist: Chatbots sind nur so gut, wie die Informationen, die Sie ihnen zur Verfügung stellen. Das heißt, dass Sie dem Chatbot möglichst detaillierte Skripte mit Informationen aus Hilfsartikeln, Vorlagen und Ihrer Wissensdatenbank zur Verfügung stellen sollten. Nur so kann der Chatbot Ihrer Kundschaft relevante und direkt umsetzbare Antworten geben.

Verwalten von Posteingang und Kalender

E-Mails sind für Marketingfachleute einer der größten Zeitfresser. Im Durchschnitt verbringen Sie und ich laut Googles Work Trend Index 57 Prozent des Tages in Meetings, mit dem Lesen und Beantworten von E-Mails oder in Chats. Je nach Position oder Unternehmen kann dieser Prozentsatz sogar noch deutlich höher liegen.

Zum Glück stehen uns heute leistungsstarke KI-Tools zur Verfügung, die beim Verwalten des Posteingangs oder Kalender unterstützen. Diese KI-Assistenten übernehmen viele Aufgaben, etwa:

• eingehende E-Mails nach Prioritäten ordnen
• dringende Nachrichten kennzeichnen
• Spam filtern
• Antworten basierend auf dem Chatverlauf formulieren
• Kalender aufräumen

Übrigens: Nicht nur Meetings selbst, auch deren Planung ist ein wahrer Zeitfresser. Termine aufsetzen, Zeitkonflikte vermeiden, Erinnerungen versenden – diese Aufgaben gehen schnell in Richtung einer Vollzeitbeschäftigung.

Erstellen von Content

Viele Marketingteams nutzen KI auch immer häufiger, um kreative Prozesse zu optimieren. Vor allem hier ist generative KI stark – und wird auch gut angenommen. 80 Prozent der deutschen Unternehmen haben mittlerweile eine klare Strategie.

KI beschleunigt Teile des Erstellungsprozesses von Videos, Blogbeiträgen, E-Mail-Texten oder Social-Media-Inhalten. Wenn Sie mich fragen, sind KI-Assistenten dadurch gerade im Marketing ein wahrer Gamechanger.

Denken Sie aber daran: Auch wenn KI das Erstellen von Inhalten unterstützt, sollten Sie unbedingt weiterhin dem jeweiligen Content Ihre ganz persönliche Note, Perspektive und Markenstimme verleihen.

Umfassenderes Kundenverständnis

Viele KI-Assistenten werden mit der Zeit immer effektiver. Jedes Mal, wenn Sie mit ChatGPT interagieren, lernt der KI-Chatbot weiter aus Ihren Antworten.

KI-Assistenten überwachen fortwährend Unterhaltungen und aktualisieren ihren Trainingsdatensatz, um immer präzisere Antworten zu geben. Da diese Bots kontinuierlich wertvolle Informationen sammeln, bieten sie ein besonders tiefes und umfassendes Verständnis der Kundschaft.

Für Marketingprofis können diese Unterhaltungen demnach ein detaillierteres Bild ihrer Kundschaft wiedergeben, das tiefere Einblicke in ihre Demografie, ihr Kaufverhalten und ihre Bedürfnisse offenbart.

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Automatisieren umständlicher Aufgaben

KI-Assistenten können Marketingfachleuten viele umständliche, sich wiederholende Aufgaben abnehmen – so bleibt endlich mehr Zeit für übergeordnete Strategien und Planungen.

Sie können etwa Content – wie einen Blogbeitrag – in einem Bruchteil der Zeit erstellen oder Korrektur lesen lassen. So haben Sie mehr Zeit, zum Beispiel um diesen Inhalt über soziale Medien zu verbreiten oder sie in andere Inhalte umzuwandeln, etwa in einen LinkedIn-Beitrag oder ein YouTube-Videoskript.

Nachteile und Kritik: Welche Zukunft steht KI-Assistenten bevor?

Beim Blick auf die vielen KI-Assistenten und was sie bereits können, denke ich mir manchmal, dass wir künftig gar keine Routineaufgaben mehr selbst erledigen. Aber ist das auch so? Die deutsche Industrie geht mehrheitlich davon aus – 78 Prozent glauben laut Bitkom-Studie, dass Künstliche Intelligenz künftig darüber entscheidet, wie zukunftsfähig ein Unternehmen ist.

Das deckt sich auch mit den Erwartungen des McKinsey Global Institute, das davon ausgeht, dass bis 2030 rund 30 Prozent aller aktuellen Arbeitsstunden wegfallen – ersetzt durch Technologie, hauptsächlich KI. Es gibt jedoch auch Kritik. „Gerade die Inhalte der KI-Assistenten sind oft sehr generisch, vor allem im Content-Bereich geht so eine Einzigartigkeit verloren“, mahnt mein/e Kolleg/in xy aus unserem Content-Team bei HubSpot.

Was ich noch ergänzen möchte: Es gibt auch datenschutzrechtliche Bedenken und Nachteile des Einsatzes solcher KI-Assistenten. Es ist schlicht aktuell noch nicht klar, wie mit generierten Inhalten und den Tools selbst innerhalb der EU in Bezug auf den Datenschutz und die Datensicherheit umgegangen werden soll. Daran arbeitet die Europäische Union mit dem EU AI Act momentan – wie sich das entwickelt, bleibt abzuwarten.

Fazit: KI als nützliche Assistenz

Was allerdings Fakt ist: KI-Assistenten haben sich schon heute als leistungsstarke Helferlein bewiesen, die mir und Ihnen viel Arbeit abnehmen. Durch die Integration dieser Tools in Ihre Arbeitsabläufe können Sie produktiver werden, Zeit sparen, Prozesse rationalisieren und wertvolle Erkenntnisse über Ihre Kundschaft gewinnen. Probieren Sie die vorgestellten Tools einfach mal aus – ich wünsche Ihnen viel Spaß dabei!