Kündigungsschreiben: So kündigen Sie Ihren Job (inkl. Vorlagen)

Alle Arbeitnehmenden müssen irgendwann einmal einen Job kündigen. Dabei wollen bestimmte Vorschriften beachtet und Etikette gewahrt werden. Wir klären hier, wie Sie mit einem guten Kündigungsschreiben Ihrem Unternehmen in guter Erinnerung bleiben, welche Aspekte Sie nicht vergessen und Fehler Sie dabei vermeiden sollten.

Wie schreibt man eine Kündigung?

Briefkopf, Datum, Betreff, Anrede, Kündigungserklärung, Grußformel und Unterschrift sind Pflichtangaben, die Sie in Ihrem Kündigungsschreiben anführen müssen. Textbausteine wie die Angabe von Gründen, die Bitte um ein Arbeitszeugnis, eine Danksagung und eine Empfangsbestätigung sind optional – sie gehören jedoch zum guten Ton.

Themen wie Resturlaub oder der verbleibende Urlaubsanspruch sind in der Regel nicht Teil des Kündigungsschreibens. Ob Urlaub gewährt oder ausgezahlt wird, kann zwischen Arbeitgebendem und Arbeitnehmendem vereinbart werden. Der Umfang des Resturlaubs hängt davon ab, ob Sie in Vollzeit oder in Teilzeit beschäftigt sind.

Aufbau und Inhalt Ihres Kündigungsschreibens

Wenn Sie Ihr Schreiben aufsetzen, müssen Sie die sieben zuvor genannten Pflichtelemente unterbringen. Sie können Ihr Kündigungsschreiben zwar kurz halten, auf Ihren Arbeitgeber oder Ihre Arbeitgeberin wirkt das jedoch bisweilen etwas unprofessionell. Mit Ergänzungen verabschieden sich vom Arbeitgebenden stilvoller.

Orientieren Sie sich beim Aufbau vom Kündigungsschreiben an folgenden Elementen:

• Im Briefkopf geben Sie Ihre persönlichen Daten an und nennen darunter die Adresse des Unternehmens.
• Das Datum bringen Sie am besten oben rechts unter. Es dient als Nachweis für die fristgerechte Zustellung.
• Um zu verdeutlichen, worum es in Ihrem Schreiben geht, sollten Sie schon im Betreff auf Ihre Kündigung hinweisen.
• In der Anrede adressieren Sie die Person, die für Sie zuständig ist. Das können Ihre Vorgesetzten oder die Personalabteilung sein.
• Mit der Kündigungserklärung beschreiben Sie, dass Sie Ihr Arbeitsverhältnis oder Ihren Arbeitsvertrag beenden.
• Der Kündigungsgrund ist eine optionale Angabe und bietet sich an, wenn Sie Ihrer ehemaligen Arbeitgeberin einen Hinweis geben wollen.
• Sie müssen keine Danksagung schreiben, doch zeigen Sie damit Ihren Respekt gegenüber Mitarbeitenden und Unternehmen.
• Firmen sind nicht dazu verpflichtet, den Erhalt der Kündigung zu bestätigen. Wenn Sie sichergehen wollen, versenden Sie Ihr Dokument als Einschreiben oder übergeben es mit einem zusätzlichen Augenzeugen im Raum.
• Eine ordentliche Kündigung sollte den Hinweis enthalten, zu welchem Termin Sie kündigen. Eine fristlose Kündigung ist nur in Ausnahmen und mit dem Gang zum Arbeitsgericht möglich.
• Sollten Sie vor der Kündigungsfrist Ihren neuen Job beginnen wollen, sollten Sie mit dem Arbeitgebenden über einen Aufhebungsvertrag sprechen.
• Ein qualifiziertes Arbeitszeugnis ist wichtig für Ihren weiteren beruflichen Werdegang. Platzieren Sie einen entsprechenden Hinweis als Bitte in Ihrem Schreiben.
• Die Grußformel wird stets mit der eigenen Unterschrift verknüpft. Letztere ist ein Muss für eine gültige Kündigung.

Es gibt bestimmte Dinge, die Sie nicht in Ihrem Schreiben erwähnen sollten:

• Berichten Sie nicht über Ihre weiteren Karriereschritte. Diese gehen Ihren Arbeitgebenden nichts an.
• Obszönitäten haben in Ihrem Kündigungsschreiben nichts zu suchen und sind extrem unprofessionell.
• Versuchen Sie sachlich zu bleiben. Negative Emotionen haben ebenfalls keinen Platz in Ihrer Kündigung.
• Verzichten Sie auf negative Kommentare über Kollegen, Managerinnen und anderes Personal.

Kündigungsschreiben Arbeitsvertrag: Was muss ich beachten?

Achten Sie darauf, dass Ihr Kündigungsschreiben kurz ist und relevante sowie nützliche Informationen enthält. Legen Sie den Fokus Ihres Schreibens auf das Unternehmen, das Sie verlassen werden, und zeigen Sie Ihre Wertschätzung für die dort gesammelten Erfahrungen sowie die Arbeitskollegen und -kolleginnen.

Bei der Formulierung müssen Sie außerdem diese Formvorschriften für eine Kündigung beachten:

• Laut § 623 BGB müssen Sie schriftlich kündigen. Ein Schreiben per E-Mail, Fax, SMS, WhatsApp oder eine mündliche Kündigung sind anfechtbar.
• Für Ihren Arbeitgeber oder Ihre Arbeitgeberin muss klar sein, dass Sie kündigen.
• Mit der Formel „zum nächstmöglichen Termin” oder mit der Nennung eines Datums geben Sie den genauen Zeitpunkt an, zu dem Sie kündigen.
• Es ist wichtig, dass Sie Ihr Kündigungsschreiben mit Ihrer Unterschrift versehen. Elektronisch eingefügte Unterschriften sind unwirksam.
• Der Zugang Ihres Schreibens bestimmt darüber, wann Ihre Kündigung rechtswirksam ist. Idealerweise senden Sie Ihr Schreiben mit genug Vorlauf ab.

Grundsätzlich gilt: Formfehler können Ihre Kündigung auch bei fristgerechter Zustellung unwirksam machen – achten Sie daher auf scheinbare Kleinigkeiten.

Gesetzliche Kündigungsfristen: Was Sie bei Ihrem Schreiben beachten müssen

Sie können Ihr Arbeitsverhältnis mit einer Frist von vier Wochen zum 15. oder zum Ende eines Kalendermonats kündigen. Orientierung bietet § 622 BGB: Wenn Sie zwei bis fünf Jahre Betriebszugehörigkeit vorweisen können, haben Sie eine Kündigungsfrist von zwei Monaten. Sind Sie mehr als acht Jahre dabei, sind die Fristen entsprechend länger. Details finden Sie im genannten Paragrafen. Ein befristeter Arbeitsvertrag hat in der Regel kürzere Kündigungsfristen.

Bedenken Sie, dass die gesetzlichen Kündigungsfristen nur dann gelten, wenn keine anderen arbeitsvertraglichen oder betrieblichen Vereinbarungen getroffen wurden oder kein Tarifvertrag greift.

Wichtig: Sie können sich nach Ihrer Kündigung, egal ob die gesetzliche Frist oder eine andere gilt, auf Jobsuche begeben.

Sie befinden sich in den ersten Monaten im Job und wollen Ihr Arbeitsverhältnis noch in der Probezeit mit einem Kündigungsschreiben beenden? Dann beachten Sie, dass die Frist für ein Kündigungsschreiben durch Arbeitnehmende in Probezeit 14 Tage beträgt.

Wenn Sie Ihren Vertrag fristlos, also so schnell wie möglich, auflösen wollen, können Sie dies in Ihrem Kündigungsschreiben vom Arbeitsvertrag anmerken. Dazu müssen Sie nur die Formulierung „mit sofortiger Wirkung” einfügen. Seien Sie sich bewusst, dass Ihre Arbeitgebende die fristlose Kündigung ablehnen kann. Fügen Sie folgenden Satz hinzu: „Wenn meine außerordentliche Kündigung als nicht gerechtfertigt gewertet wird, kündige ich ersatzweise ordentlich zum nächstmöglichen Zeitpunkt.” Ein genaues Kündigungsdatum ist dann nicht notwendig.

Beispiele und Muster für Ihr Kündigungsschreiben

Wenn Sie sich nicht sicher sind, ob Sie die richtigen Formulierungen im Text verwenden, können Sie sich an den folgenden Beispielen orientieren. Wir bieten Ihnen ein Muster für ein kurzes sowie ein langes Kündigungsschreiben. Beide Versionen beinhalten alle Bestandteile, die in Ihrem Brief stehen sollten:

Kündigungsschreiben: Vorlage für eine kurze Kündigung

Kündigungsschreiben: Muster für eine lange Kündigung

Ein besonders höfliches Kündigungsschreiben vom Arbeitnehmer ist unser zweites Beispiel: Mit diesem Text können Sie Ihrer Führungskraft zukünftig auf Augenhöhe begegnen.

Können Sie Ihr Kündigungsschreiben rückgängig machen?

Ihre formale und schriftliche Kündigung ist endgültig und lässt sich damit nicht zurücknehmen. Eine Kündigung lässt sich unter Umständen rückgängig machen, wenn Sie diese mündlich gegenüber Ihrem oder Ihrer Vorgesetzten ausgesprochen haben.

Fazit: Sie sind bereit, als Arbeitnehmer eine korrekte Kündigung zu schreiben

Ein Kündigungsschreiben ist für Arbeitnehmende selten angenehm. Das Letzte, was Sie tun wollen, ist trotzdem, das Unternehmen unprofessionell zu verlassen – selbst wenn Sie aus unangenehmen Gründen kündigen. Lassen Sie sich von unseren Mustern, Vorlagen und Tipps für Ihr Kündigungsschreiben inspirieren, schützen Sie Ihre beruflichen Kontakte und Ihren Ruf, sodass Sie als Arbeitnehmende nach dem Kündigungsschreiben Ihre berufliche Neuorientierung sorglos(er) beginnen können.

Titelbild: richiesd / iStock / Getty Images Plus