Lean Coffee: So funktioniert das Meeting ohne Agenda

Meetings mit freiwilliger Teilnahme und ohne vorher festgelegte Agenda? Lean Coffee heißt das beliebte Veranstaltungsformat! Erfahren Sie in diesem Artikel, was die Lean-Coffee-Methode ist und wie der selbstorganisierte Wissensaustausch für frischen Wind in Besprechungen sorgt. Zudem erklären wir Ihnen in einer Schritt-für-Schritt-Anleitung, wie Lean Coffee funktioniert.

Was ist Lean Coffee?

Hinter Lean Coffee verbirgt sich ein Veranstaltungsformat für selbstorganisierte Meetings ohne Teilnahmepflicht und vorgefertigte Agenda. Die Themen legen die Teilnehmenden während des Treffens fest, die Durchführung erfolgt in lockerer Runde ohne Hierarchie. Oder einfacher: Lean Coffee ist ein strukturiertes Format für unstrukturierte Meetings.

Erstmals durchgeführt wurde die Lean-Coffee-Methode im Jahr 2009 von den US-amerikanischen Agile Coaches Jeremy Lightsmith und Jim Bensen. Sie orientiert sich an den Prinzipien des Lean Thinking, deren Ursprung in der Produktionsbranche liegt.

Lean Management strebt die Vermeidung von Ressourcenverschwendung an. Daher der Name des Formats: Bei diesem Kaffeeplausch, Coffee, wird effizientes Arbeiten in ungezwungener Atmosphäre diskutiert. So fördert das Lean-Coffee-Format das individuelle Lernen und stärkt die Motivation und Kreativität in Besprechungen.

Schritt-für-Schritt-Anleitung: So funktioniert das Lean-Coffee-Modell

Auch wenn Lean Coffees in der Planung, Durchführung und Nachbearbeitung simpler sind als klassische Veranstaltungsformate, sind bestimmte Rahmenbedingungen zu beachten. Die nachfolgende Schritt-für-Schritt-Anleitung dient als Orientierungshilfe für Ihre nächste Lean-Coffee-Besprechung.

Schritt 1: Einladung

Trotz freiwilliger Teilnahme braucht ein Treffen im Lean-Coffee-Format eine Einladung, in der neben Veranstaltungsort, Datum und Dauer auch ein thematischer Schwerpunkt für das Meeting festgelegt ist. Diese Informationen helfen Interessierten bei der Entscheidungsfindung, ob sie an dem Wissensaustausch teilnehmen wollen oder nicht.

Die Teilnehmerzahl für ein Lean Coffee besteht idealerweise aus mindestens drei und maximal 20 Personen, für die Dauer planen Sie zwischen ein bis drei Stunden ein. Die Durchführung des Meetings setzt ein grundlegendes Verständnis für die Lean-Coffee-Methode bei den Teilnehmenden voraus. Schicken Sie mit der Einladung eine kurze und verständliche Erklärung zu dem Format an die interessierten Personen.

Schritt 2: Agenda

Alle Diskussionsthemen des Treffens werden mit Beginn des Lean Coffees von den Anwesenden festgelegt. Hierfür notieren alle ihre Themen auf Post-its, die anschließend ans Lean Coffee Board angeheftet werden. Zur besseren Übersicht bietet sich die Unterteilung der Themen in „offen“, „in Aussprache“ und „erledigt“ an.

Um die Reihenfolge der Diskussionsthemen fair zu bestimmen, beziehen Sie alle Teilnehmerinnen und Teilnehmer mit ein. Jede anwesende Person erhält von Ihnen eine feste Anzahl an Klebepunkten. Diese Punkte können die Teilnehmenden den gesammelten Themen zuteilen. Das erste Thema auf der Agenda des Lean Coffees ist folglich dasjenige, das die meisten Punkte von den Anwesenden erhalten hat.

Schritt 3: Diskussion

Eine Diskussionsrunde mit verschiedenen Themen braucht einen Zeitplan. Legen Sie vor Beginn der Diskussion für jedes Thema auf der Agenda ein Zeitfenster von etwa 15 Minuten fest. Damit alle Teilnehmer den Überblick behalten, nutzen Sie das Lean Coffee Board, indem Sie die Post-its der Themen zum jeweiligen Arbeitsschritt verschieben. Diese Visualisierung hilft enorm.

Eine von den Teilnehmenden auserwählte Moderation, im Idealfall Sie als Organisator oder Organisatorin, eröffnet die Diskussion, hält das Lean Coffee Board auf aktuellem Stand und achtet auf den Zeitplan. Ob Themen nach abgelaufener Zeit weiter diskutiert werden oder nicht, können die Teilnehmerinnen mittels Handzeichen als einfache Mehrheit entscheiden.

Bei besonders hitzigen Lean Coffees braucht es bisweilen ausgefeilte Moderationstechniken – als Leitung müssen Sie die Gespräche bei Bedarf in geordnetere Bahnen lenken.

Schritt 4: Feedback

Vor Ende des Meetings empfiehlt es sich, dass Sie als Organisator und Moderatorin Feedback von den Teilnehmenden einholen. Per Handzeichen stimmen sie am effektivsten ab, wie gut das Lean Coffee bei den Anwesenden angekommen ist und ob die Teilnehmer echten Nutzen daraus gezogen haben oder nicht. Nutzen Sie die gewonnenen Informationen für die kontinuierliche Verbesserung des nächsten Meetings, ganz im Sinne des Lean Managements.

Bei diesem Veranstaltungsmodell geht es nicht darum, dass jedes Thema bis ins Äußerste durchexerziert wird. Vielmehr steht im Fokus, dass Fragen mit hoher Wichtigkeit für viele Personen in einem kurzen Zeitrahmen thematisiert werden. Offene Punkte werden zum nächsten Lean Coffee mitgebracht.

Was sind die Vor- und Nachteile von Lean Coffee?

Der wesentliche Vorteil des Lean-Coffee-Formates ist die Einfachheit der Durchführung von Meetings. Auch der geringe Aufwand für die Vor- und Nachbereitung macht das Veranstaltungskonzept so beliebt. Nachfolgend haben wir die wichtigsten Vor- und Nachteile der Lean-Coffee-Methode für Sie zusammengefasst:

Vorteile von Lean Coffee

• Die freiwillige Teilnahme und die selbstorganisierte Durchführung von Lean-Coffee-Meetings fördern die Bereitschaft und Motivation der mitwirkenden Personen.
• Das Erstellen der Agenda durch die Teilnehmenden mit Beginn der Besprechung lässt ausreichend Raum für Kreativität und spontane Fragen.
• Der geringe Vor- und Nachbereitungsaufwand ist zeitsparend und fördert die Effizienz im Unternehmen.
• Die Teilnehmerinnen und Teilnehmer diskutieren auf Augenhöhe und tauschen Wissen zu Themen aus, die für sie im Arbeitsalltag wichtig sind.
• Das Treffen in lockerer Atmosphäre ohne Hierarchie schafft ein besseres Arbeitsklima und stärkt das Teambuilding.
• Ein Zusammentreffen im Lean-Coffee-Format ist unkompliziert und ohne festgeschriebene Ziele – das ermöglicht Flexibilität.
• Das Lean Coffee Board gibt den Teilnehmenden einen guten Überblick über die bereits angesprochenen und offenen Themen.

Nachteile von Lean Coffee

• Die Teilnahme auf freiwilliger Basis führt häufig zu weniger Bereitschaft bei Mitarbeitenden, die diese Methode nicht gewohnt sind, oder jenen, die bereits eine Woche voller Meetings hinter sich haben.
• Die Verantwortlichen des Treffens haben keine Kontrolle über die Themen auf der Agenda und können Aufgaben zur Nachbearbeitung nicht an Teilnehmenden verteilen.
• Beim Lean-Coffee-Format werden nicht zwangsläufig alle eingebrachten Diskussionsthemen geklärt, was zu Frust führen kann.
• Das Meeting hat keine Vorgabe zur Mitschrift – nichtanwesende Interessierte müssen sich die Informationen vom Lean Coffee Board holen.
• Die Lean-Coffee-Methode eignet sich nur für Treffen in kleiner Runde bis maximal 20 Personen.

Welche Meetings eignen sich für das Format Lean Coffee?

Die Lean-Coffee-Methode eignet sich für nahezu alle Treffen mit einer maximalen Teilnehmerzahl von 20 Personen, bei denen der Wissensaustausch und das Ausarbeiten von selbstbestimmten Themen in festgelegter Zeit und Reihenfolge im Fokus stehen. Dazu gehören beispielsweise Besprechungen, die dem Erfahrungsaustausch innerhalb einer Gruppe dienen, oder Diskussionsrunden zu verschiedenen Themen im Team. Probieren Sie den Lean Coffee einfach in unterschiedlichen Meetings aus.

Und was ist mit einem Lean-Coffee-Online-Meeting? Videokonferenzen und Online-Meetings gehören heutzutage in den meisten Unternehmen längst zum Alltag, nicht erst seit Corona.

Das Lean-Coffee-Format können Sie problemlos als digitales Treffen durchführen, sofern Sie vorab einige Meeting-Regeln definieren: Das Einschalten der Webcam, die Wortübernahme durch Handzeichen und ein Überblick über Themen, Arbeitsschritte und Zeitplan müssen zur Orientierung für alle Anwesenden im virtuellen Raum sichtbar sein.

Fazit: Die Lean-Coffee-Methode fördert Engagement, Motivation und Kreativität

Die Lean-Coffee-Methode ist ein effektives Veranstaltungsformat für Diskussionsrunden in ungezwungener Atmosphäre, bei denen der Austausch von Wissen und Ideen im Vordergrund stehen. Die selbstorganisierten Treffen und das eigenverantwortliche Handeln der Teilnehmenden sind willkommene Ansätze, um wieder frischen Wind und neue Kraft in Teams und Themenkomplexe zu bringen. Damit das Lean-Coffee-Modell seine maximale Wirkung erzielt, braucht jedes Meeting dieses Formates eine gute Moderation. Viel Erfolg!

Titelbild: Edwin Tan / iStock / Getty Images Plus