Open-Space-Büro: Vor- und Nachteile des modernen Office

Hat das traditionelle Einzelbüro ausgedient? Riesenkonzerne wie Microsoft und Google setzen schon lange auf das Konzept Open Workspace, das wir im Deutschen als Großraumbüro kennen. Mit all den Horrorvorstellungen, die dieser Officeform anlasten, hat das moderne Open-Space-Büro aber nichts zu tun. Lesen Sie, was dieses Bürokonzept so attraktiv macht – und wo die Herausforderungen liegen.

Was ist ein Open-Space-Büro?

Das Open-Space-Büro oder auch Multi-Space-Büro ist eine Form des Großraumbüros. Dabei handelt es sich um einen offenen, großen Raum ohne feste Wände, in dem sich die Arbeitsplätze der Mitarbeitenden befinden. Manche Open-Space-Büros bieten gruppierte Arbeitsbereiche für einzelne Abteilungen an, bei anderen wird eine team- und abteilungsübergreifende Kommunikation gepflegt – teils sogar unabhängig von der Position im Unternehmen. Zum Telefonieren oder Ausruhen gibt es in der Regel gesonderte Bereiche.

Eine besonders moderne Art des Konzepts ist ein solches Büro, bei dem die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter täglich ihren Arbeitsplatz wechseln. Statt klassischer Schreibtische mit persönlichen Gegenständen gibt es in diesem Fall nur einfache Ablageflächen für mobile Endgeräte wie Notebook und Tablet.

Welche Regeln gelten für ein Open-Space-Büro?

Bei Großraumbüros denken viele direkt an eine laute Geräuschkulisse, Stress und Hektik. Das muss aber nicht sein: Mit dem richtigen Verhaltenskodex können auch offene Büroflächen eine produktive Arbeitsatmosphäre schaffen. Im Folgenden erfahren Sie die vier goldenen Regeln für ein Open-Space-Büro:

1. Behalten Sie Ihre Emotionen für sich

Alle haben mal einen schlechten Tag oder miese Laune, aber gerade im Open-Space-Büro haben ausufernde Emotionen, positive wie negative, nichts verloren. Wenn Sie unruhig geschlafen haben oder ein anstrengendes Meeting vor Ihnen liegt, lassen Sie Ihre persönlichen Befindlichkeiten nicht an Ihren Teammitgliedern aus.

2. Arbeiten Sie leise

Einer der wichtigsten Faktoren für ein funktionierendes Arbeitsumfeld in einem Open-Space-Büro ist die Lautstärke im Raum. Damit diese möglichst gering ausfällt, müssen alle ihren Teil dazu beitragen. Das heißt: Nutzen Sie Kopfhörer statt Lautsprecher und sprechen Sie nicht lauter als notwendig, wenn Sie ein Gespräch führen müssen.

3. Achten Sie auf Reinheit und Ordnung

Halten Sie Ihren Arbeitsplatz und die Gemeinschaftsküche sauber, wenn Sie sie benutzen. Ihre Kolleginnen und Kollegen müssen nicht die Unordnung anderer beseitigen. Rücksicht aufeinander ist das A und O einer positiven Arbeitsatmosphäre. Dazu gehört beispielsweise auch, dass Sie an der Reihe sind, frischen Kaffee zu kochen, wenn Sie die letzte Tasse genommen haben.

4. Bleiben Sie bei Ihren Aufgaben

Die offene Raumgestaltung im Open-Space-Büro lädt zwar dazu ein, sich mehr mit anderen auszutauschen, doch grundsätzlich gilt: Fokus behalten. Mischen Sie sich nicht in Gespräche anderer ein und tauchen Sie nicht unangemeldet am Platz Ihrer Teammitglieder auf, während diese gerade arbeiten. Für private Unterhaltungen können Sie die Ruhe- und Pausenbereiche nutzen, ohne andere zu stören.

Open-Space-Büro: Vorteile im Überblick

Wer es gewohnt ist, im Einzelbüro zu arbeiten, wird sich für das Konzept des Open Workspace erst einmal begeistern müssen. Für Unternehmen hat dieses Bürokonzept allerdings einige unschlagbare Vorteile. Nicht ohne Grund setzen Big Player auf das Open-Space-Büro. Zu den größten Benefits zählen:

• Offener Austausch: Open-Space-Büros fördern die Kommunikation zwischen Teams, Abteilungen und Führungskräften. Dies unterstützt den Prozess der Ideenfindung, stärkt die Zusammenarbeit und ermutigt auch zurückhaltende Personen im Unternehmen, sich zu Wort zu melden. Wichtig ist nur, dass der Austausch im Rahmen bleibt – das Open-Space-Büro ist immer noch ein Büro und keine Kaffeerunde.
• Kosten- und Raumersparnis: Die gemeinsame Nutzung von Bürogeräten und Utensilien ist deutlich kosteneffizienter und stärkt darüber hinaus das Bewusstsein für eine sparsame Verwendung, etwa von Druckerpapier. Außerdem benötigen Sie für ein Open-Space-Büro sehr viel weniger Platz, als wenn Sie für jeden Mitarbeiter ein eigenes Büro bereitstellen müssten.
• Schnelle Integration: Ein Großraumbüro vereinfacht das Onboarding neuer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in die Struktur des Unternehmens. Sie lernen sowohl betriebsinterne Prozesse als auch andere Kolleginnen schneller kennen und können sich so leichter und effizienter integrieren.
• Flexible Arbeitsplatzgestaltung: Trennwände und Rollcontainer sind nur zwei von vielen Möglichkeiten, wie sich ein Open-Space-Büro individuell und auf verschiedene Situationen hin anpassen lässt. Der Büroraum kann effektiver genutzt werden, besonders wenn beim Open-Space-Büro keine festen Arbeitsplätze herrschen. Dadurch lassen sich auch Krankheitsausfälle, zumindest rein räumlich, einfacher und schneller kompensieren.

Open-Space-Büro: Nachteile im Überblick

Neben den genannten Vorteilen sollten Unternehmen durchaus auch die Nachteile des Konzepts berücksichtigen. Denn selbst unter Einhaltung wichtiger Verhaltensregeln hat das Open-Space-Büro seine Schwächen und Herausforderungen, die es während und nach der Umstellung zu meistern gilt:

• Mehr Stress: Dauerlärm, wenig Rückzug und Ablenkung lassen sich nicht immer verhindern und können zu einem deutlich höheren Stresspegel führen. Kopfhörer und schallisolierte Trennwände mögen die Geräusche zwar dämpfen, doch mit der Ruhe im Einzelbüro ist das nicht vergleichbar.
• Höheres Konfliktpotenzial: Im Open-Space-Büro herrscht permanent Kontakt mit weiteren Teammitgliedern, die vielleicht andere Interessen oder Meinungen vertreten. Das erhöht die Wahrscheinlichkeit von Konflikten, was sich wiederum negativ auf das Betriebsklima auswirken kann.
• Schnellere Ausbreitung von Krankheitserregern: Großraumbüros sind für Bakterien und Viren ein wahres Paradies. Durch die unmittelbare Nähe und den ständigen Kontakt im Open-Space-Büro verbreiten sich Krankheiten sehr viel schneller und einfacher als bei Einzelbüros – und die künstliche Belüftung tut ihr Übriges dazu.
• Geringere Arbeitseffizienz: Die gemeinsame Nutzung von Bürogeräten kann zwar ein Vorteil sein, aber auch das Gegenteil bewirken. Denn gelegentlich kann dies in langen Wartezeiten enden, wenn beispielsweise der Drucker blockiert wird und keine Alternativen zur Verfügung stehen.

Fazit: Das Open-Space-Büro ist eine Frage der Unternehmenskultur

Die Arbeitswelt verändert sich laufend und somit auch die Art und Weise, wie in Unternehmen am effizientesten gearbeitet wird. Das Open-Space-Büro eröffnet in dieser Hinsicht vielversprechende Möglichkeiten, auch wenn es mit einigen Vorurteilen zu kämpfen hat.

Ein gut konzipiertes Großraumbüro hat mit dem Bild eines hektischen Call-Centers wenig gemeinsam. Diese Arbeitsatmosphäre fördert den produktiven Austausch und ein stärkeres Miteinander als bei traditionellen Einzelbüros. Die Herausforderungen des offenen Bürokonzepts sind lösbar, wenn das Open-Space-Büro sich in die Unternehmenskultur integrieren lässt und unter den Mitarbeitenden akzeptiert wird.

 

Titelbild: Annie Spratt / Unsplash