Personalauswahl: So stellen Sie gutes Personal ein

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Andreas Graßer
Andreas Graßer

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Gute Mitarbeitende sind Gold wert. Dabei kommt es jedoch nicht nur auf ihre fachliche Kompetenz an, sondern auch darauf, ob sie gut ins Team passen. Falsche Entscheidungen bei der Einstellung von Personal können die Arbeit der ganzen Belegschaft behindern. Mangelnde Motivation und schlechte Leistung sind die Folge. Umso wichtiger ist es, einen strukturierten Prozess zur Personalauswahl aufzusetzen.

Zwei Recruiterinnen und ein Bewerber bei der Personalauswahl

Im Folgenden erfahren Sie, wie Sie die richtigen Kandidatinnen und Kandidaten für Ihr Team finden und erhalten nützliche Tipps, die Ihnen helfen, teure Fehler bei der Personalauswahl zu vermeiden.

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Personalauswahl Definition: Was ist damit gemeint?

Die Personalauswahl, auch Personalselektion, umfasst den gesamten Prozess zur Einstellung neuer Mitarbeitender. Dazu gehören sowohl die Definition des Anforderungsprofils als auch Interviews und schließlich die endgültige Entscheidung. Dabei ist es irrelevant, ob die Einstellung sofort oder zu einem späteren Zeitpunkt erfolgt. Außerdem kann die zu besetzende Stelle durch Wegfall einer oder eines Angestellten frei werden oder sogar vollkommen neu geschaffen werden.

Bei der Personalauswahl werden sowohl interne als auch externe Bewerberinnen und Bewerber berücksichtigt. Die zur Entscheidung angewandten Methoden sind sehr vielschichtig und reichen von Bewerbungsgesprächen über Assessment Center bis hin zu Probeaufgaben.

Was ist das Ziel der Personalauswahl?

Das Ziel der Personalauswahl ist es, die richtigen Talente für die freie Position zu finden. Dabei fließen nicht nur fachliche, sondern auch soziale Kompetenzen in die Bewertung mit ein. Durch einen strukturierten Auswahlprozess können Fehleinstellungen vermieden werden.

Warum ist Personalauswahl wichtig?

Wenn eine Position nicht oder falsch besetzt wird, hat das fatale Konsequenzen für den unternehmerischen Erfolg. Unbesetzte Stellen bedeuten Mehrarbeit für das restliche Team und führen im schlimmsten Fall zu Lücken im Prozess.

Auch wenn Stellen mit falschen Personen besetzt werden, kostet das ein Unternehmen Zeit und Geld. Die Folgen reichen von unzureichenden Leistungen über unzufriedene Kundschaft bis hin zu Abmahnungen und Kündigungen. Eine systematische Personalauswahl kann Fehleinstellungen verhindern.

Gleichzeitig wird der Cultural Fit in Unternehmen immer wichtiger. Ein angenehmes Betriebsklima unterstützt die Zufriedenheit der Mitarbeitenden und fördert somit die Motivation aller Angestellten und den Teamzusammenhalt.

Wie läuft die Personalauswahl ab?

Der Personalauswahlprozess läuft von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich ab. Immerhin muss die Auswahl von Personal individuell an die Bedürfnisse des Teams und die ausgeschriebene Stelle angepasst werden. Nichtsdestotrotz gibt es einen klassischen Ablauf, der als grobe Orientierung dienen kann.

Er beinhaltet die folgenden Schritte:

  1. Definition eines Anforderungsprofils, das die Kompetenzen und Qualifikationen des idealen Talents beschreibt
  2. Erstellung einer Stellenanzeige, die auf dem Anforderungsprofil aufbaut
  3. Überprüfung aller eingegangenen Bewerbungen
  4. Bewertung der Kandidatinnen und Kandidaten anhand von Personalauswahl-Kriterien
  5. Entscheidung über die Vorauswahl anhand von Hard und Soft Skills
  6. Durchführung von Interviews mit ausgewählten Bewerbern
  7. Abschluss der Personalauswahl mit anschließender Gehaltsverhandlung und Unterzeichnung des Arbeitsvertrages

Personalauswahl-Akteure: Wer darf mitentscheiden?

Ob eine Kandidatin alle Anforderungen erfüllt und eingestellt wird, wird in der Regel von mehr als nur einer Person im Unternehmen entschieden. Gerade in großen Firmen mit vielen Hierarchieebenen kommen mehrere Akteure zu Wort. Für Bewerber kann das ein Vorteil sein, da es nicht auf die Meinung eines Einzelnen ankommt. Gleichzeitig müssen die Kandidatinnen und Kandidaten jedoch gleich mehrere Personen von sich überzeugen.

Wichtig zu wissen ist auch, dass Kompetenzen nicht von jedem Akteur gleich priorisiert werden. So beurteilen Personalerinnen vor allem die Motivation, das Auftreten und den allgemeinen Cultural Fit. Teamleads und direkte Vorgesetzte hingegen schauen meist eher auf das Fachwissen und das Entwicklungspotenzial neuer Talente.

Wer bei der Personalauswahl ein konkretes Mitspracherecht hat, variiert von Unternehmen zu Unternehmen. Übliche Akteure sind jedoch die Personalabteilung beziehungsweise die oder der zuständige Personalverantwortliche, direkte Vorgesetzte, die Geschäftsleitung sowie der Betriebsrat (falls es im Unternehmen einen gibt).

Instrumente der Personalauswahl

Zeit für die Eignungsdiagnostik: Personalauswahl findet heute längst nicht mehr ausschließlich durch klassische Bewerbungsgespräche statt. Inzwischen gibt es vielfältige Instrumente und Testverfahren, die eine eignungsbezogene Überprüfung von potenziellen neuen Angestellten möglich machen und somit die Entscheidung bei der Personalauswahl erleichtern.

Wichtig ist, dass die gewählten Instrumente der Eignungsdiagnostik objektiv, reliabel und valide sind. Nur so kann eine faire und sachliche Entscheidung für die richtige Fachkraft getroffen werden. Nachfolgend finden Sie die wichtigsten Methoden, die im Personalauswahlprozess angewandt werden:

Interview / Bewerbungsgespräch

Die wohl gängigste Methode zur Personalauswahl ist das Interview oder Bewerbungsgespräch. Das persönliche Gespräch hilft Personalverantwortlichen dabei, mehr über die Qualifikationen, Potenziale und Sozialkompetenzen der Kandidaten herauszufinden. Doch auch für Bewerberinnen ist das Kennenlernen wichtig, um einen ersten Eindruck vom möglichen zukünftigen Arbeitgeber zu bekommen.

Neben dem persönlichen Treffen sind auch Telefon- oder Videointerviews eine Möglichkeit. Das erleichtert beispielsweise die Organisation, wenn noch viele Bewerberinnen und Bewerber im Rennen sind. Auch bei Remote-Stellen sind digitale Treffen ein gelungener Kompromiss.

Assessment Center

Assessment Center finden häufig in großen Unternehmen oder bei Arbeitgebern im öffentlichen Dienst Anwendung. Dabei werden eine Reihe von eignungsdiagnostischen Instrumenten miteinander verknüpft. Das können sowohl Testverfahren als auch Interviews sein. Das Assessment Center läuft in mehreren Etappen ab, die sowohl die fachliche Leistung als auch das soziale Verhalten von Kandidatinnen und Kandidaten bewerten.

Verschiedene Testverfahren

Für eine fundierte Personalauswahl werden auch immer häufiger unterschiedliche Testverfahren angewandt. Beispiele sind:

  • Persönlichkeitstests
  • Fähigkeitstests
  • Rollenspiele zur Verhaltensbeobachtung
  • Intelligenztest

Hierbei werden je nach Test sowohl fachliche als auch soziale Kompetenzen der Bewerbenden analysiert. Persönlichkeitstest offenbaren beispielsweise Einblicke in den Charakter eines Kandidaten und geben einen Hinweis auf zukünftige Potenziale bei der Personalentwicklung. Dabei sollte jedoch immer darauf geachtet werden, dass es sich bei den Eignungstests um wissenschaftlich fundierte Verfahren handelt.

Probearbeiten / Präsentationen

Eine weitere Methode der fachlichen Eignungsdiagnostik sind Probearbeiten oder Präsentationen. Dabei werden Bewerberinnen und Bewerbern Aufgaben gestellt, die dem künftigen Arbeitsbereich entsprechen. Besonders häufig werden Probeaufgaben in kreativen oder operativen Positionen eingesetzt. So ist es beispielsweise üblich, dass Texter oder Redakteurinnen Arbeitsproben einreichen oder aber kurze Texte schreiben müssen.

Personalauswahl: Kriterien für die finale Entscheidung

Um sich nicht vom Bauchgefühl leiten zu lassen, sondern nach der Bewerbungsphase eine objektive Entscheidung zu treffen, müssen Kriterien zur Bewertung her. Dabei wird abgewogen, welche Kandidatin oder welcher Kandidat die größte Bereicherung für das Team und das Unternehmen darstellt.

Betrachtet werden dafür meist drei Bewertungskategorien:

1. Tätigkeit und Qualifikation

Wie sieht es mit dem Fachwissen der Bewerberin aus? Verfügt sie über die notwendigen Kompetenzen für die Stelle? In die Bewertung fließen Kriterien wie:

  • Fachwissen
  • Intelligenz
  • Lösungsorientiert
  • Handlungskompetenz
  • Methodenkompetenz

2. Bedürfnisse und persönliche Zufriedenheit

Vertritt die Kandidatin oder der Kandidat die Werte, für die Ihr Unternehmen steht? Welche Motivation bringt die Person mit? Bewerten Sie Eigenschaften wie:

  • Motivation
  • Leistung
  • Interessen
  • Werte
  • Cultural Fit
  • Sozialkompetenz

3. Potenzial und Entwicklung

Welches Entwicklungspotenzial bringen neue Angestellte mit? Wie integrieren sie sich ins Team? Zur Bewertung stehen Faktoren wie:

  • Lernbereitschaft
  • Durchsetzungsvermögen
  • Selbstvertrauen
  • Emotionale Intelligenz
  • Kommunikationsstärke
  • Führungskompetenz

6 hilfreiche Tipps für den Personalauswahlprozess

Bevor Sie nun an die Ausarbeitung Ihres Personalauswahlprozesses schreiten, haben wir Ihnen noch einmal die wichtigsten Tipps zusammengefasst, damit Sie sich auch ganz sicher für die richtigen Kandidatinnen und Kandidaten entscheiden.

Tipp 1: Eine gute Stellenanzeige ist das A und O

Ich erkenne die richtige Person, wenn ich ihn oder sie sehe“ – diese Antwort geben Personalverantwortliche nur zu oft, wenn es darum geht, die ideale Kandidatin für eine offene Stelle zu beschreiben. Das mag wahr sein, doch diese Denkweise hindert die Effizienz, da Vorstellungsgespräche viel Zeit in Anspruch nehmen.

Durch das Verfassen einer soliden Stellenbeschreibung können sie bereits beeinflussen, dass Sie wirklich geeignete Bewerbungen erhalten. Idealerweise listen Sie in der Anzeige auf, was die täglichen Aufgaben des Kandidaten sein werden und welche Fähigkeiten und Erfahrungswerte nötig sind, um die Arbeit gut zu erledigen.

Tipp 2: Zeigen Sie Eigeninitiative bei der Online-Rekrutierung

Auch wenn Sie das Glück haben, dass ständig Bewerbungen bei Ihnen eingehen, sollten Sie zusätzlich Active Sourcing betreiben. Konzentrieren Sie sich dabei besonders auf Plattformen wie LinkedIn und Xing und nutzen Sie spezielle Software für die Personalsuche, um den Prozess zu vereinfachen.

Der LinkedIn Recruiter hilft Ihnen beispielsweise dabei Top-Talente zu finden und sie direkt per InMail zu kontaktieren. Vielleicht finden Sie so etwa den perfekten Kandidaten, der derzeit nicht auf Jobsuche ist und Ihre Anzeige insofern nie gesehen hätte.

Tipp 3: Stellen Sie ein gutes Team für das Vorstellungsgespräch zusammen

Es ist sinnvoll, die wichtigsten Stakeholder, mit denen potenzielle neue Angestellte zusammenarbeiten werden, in den Bewerbungsprozess mit einzubeziehen. Im Falle des Bewerbungsgesprächs können das neben Personalverantwortlichen etwa direkte Vorgesetzte, Teamleads oder Kollegen und Kolleginnen mit denselben Aufgabenbereichen sein.

Ziehen Sie auch in Betracht, zusätzliche Gesprächspartnerinnen und -partner einzuladen. Zum Beispiel kann beim persönlichen Kennenlernen ein Experte anwesend sein, der die allgemeine Eignung und die sozialen oder analytischen Fähigkeiten der Kandidatin prüft.

Tipp 4: Bereiten Sie das persönliche Gespräch gut vor

Vermutlich werden Sie mit mehreren Bewerbern sprechen, achten Sie also strikt darauf, ein erstes Vorstellungs- oder Telefongespräch zeitlich zu begrenzen. Idealerweise sollte es nicht länger als 30 Minuten dauern. Wichtig ist, die halbe Stunde optimal zu nutzen. Wenn Sie sich nicht vorbereiten, kann es sein, dass Sie am Ende des Gesprächs nicht wissen, wie Sie weiterhin mit einem Kandidaten verfahren sollen.

Besonders wenn mehrere Personen anwesend sind, empfiehlt es sich, eine Gesprächsstrategie festzulegen, um die richtigen Fragen zu stellen und mit hilfreichen Erkenntnissen aus dem Gespräch zu gehen. Überlegen Sie zunächst, was Sie bereits über die Kandidatin oder den Kandidaten wissen. Anschließend schreiben Sie Fragen auf, die Sie der Person stellen möchten. Am besten ist eine Mischung aus Fragen, die soziales Verhalten, fachliche Fähigkeiten und kritisches Denken testen.

Sind nicht alle Beteiligten mit den Bewerbungsunterlagen vertraut, senden Sie dem Gesprächsteam vorab eine E-Mail mit folgenden Informationen:

  • Hintergrund: Erwähnen Sie stichpunktartig die wichtigsten Hintergrundinformationen, und fügen Sie einen Link zum LinkedIn-Profil und Lebenslauf hinzu.
  • Stärken: Notieren Sie Ihre Beobachtungen und warum der Kandidat oder die Kandidatin so weit gekommen ist.
  • Schwächen: Erklären Sie, weshalb Sie bereit sind, bereits identifizierte Schwächen zu akzeptieren.
  • Unsicherheiten: Heben Sie die Bereiche und Aspekte hervor, die das Team insgesamt testen muss, um die Beurteilung dieser Kandidatin abzuschließen.

Tipp 5: Bitten Sie das Gesprächsteam um Feedback

Als Personalleitung entscheiden Sie letztendlich selbst, ob Sie jemanden einstellen oder nicht. Aber bedenken Sie, dass Sie aus gutem Grund ein ganzes Gesprächsteam zusammengestellt haben – nämlich um eine Vielfalt an Perspektiven zu erhalten. Gehen Sie daher wohlüberlegt mit dem Feedback der anderen um.

Tipp 6: Verkünden Sie sowohl gute als auch schlechte Neuigkeiten

Es ist wichtig, dass Sie sich noch einmal mit jeder Bewerberin und jedem Bewerber in Verbindung setzen, egal, ob Sie gute oder schlechte Neuigkeiten überbringen müssen. Und je schneller Sie das tun, desto besser. Niemand wartet gerne ewig oder fragt sich, ob er überhaupt noch eine Rückmeldung auf seine Bewerbung erhält. Besonders im Falle einer Absage sorgen Sie mit einer zeitnah versandten E-Mail oder einem kurzen Rückruf dafür, dass Sie trotzdem einen guten und fairen Eindruck als Arbeitgeber hinterlassen.

Fazit: Eine gute Personalauswahl verläuft strukturiert

Bauchgefühl und subjektive Wahrnehmung haben bei der Einstellung von neuem Personal nur bedingt etwas zu suchen. Stattdessen müssen sich Personalverantwortliche mit den Instrumenten und Testverfahren zur Eignungsdiagnostik vertraut machen und einen strukturierten Personalauswahlprozess gewährleisten.

Dabei ist die Überprüfung der fachlichen Kompetenz ebenso wichtig wie der Cultural Fit. Denn nur, wenn die Teamharmonie stimmt, kann eine neue Arbeitskraft ihr volles Potenzial entfalten und Ihr Team bereichern.

So geht erfolgreiches Employer Branding

Titelbild: vantaymedia / Unsplash

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