Personalcontrolling: Aufgaben, Kennzahlen und Instrumente

Personalwirtschaftliche Unternehmensaktivitäten können Sie mit Personalcontrolling, auch HR Controlling genannt, nicht nur planen, sondern auch steuern und überprüfen. Die Ergebnisse, die bei der Analyse personalrelevanter Daten entstehen, dienen Ihnen als Grundlage für strategische Entscheidungen im Human-Resource-Bereich und für das Unternehmen selbst. Lernen Sie die verschiedenen Methoden des Personalcontrollings kennen und erfahren Sie, welche Kennzahlen sowie Instrumente für die Umsetzung wichtig sind.

Die vier verschiedenen HR-Controlling-Methoden

Im Personalcontrolling gibt es viele Ansätze, mit denen Sie arbeiten können. Alle folgenden Methoden haben einen bestimmten Zweck, mit dem Sie sich jeweils vertraut machen sollten, bevor Sie eine Praktik einsetzen.

Operatives Personalcontrolling

Im Rahmen von operativem Controlling beschäftigen Sie sich mit der kurz- und mittelfristigen Planung Ihrer Personalarbeit. Der Schwerpunkt liegt dabei auf der Unterstützung des operativen Managements und auf wiederkehrenden Prozessen.

Das operative Personalcontrolling hilft Ihnen bei der Messung und Sammlung wichtiger Informationen wie Erfolg, Kosten und Nutzen. Die gewonnenen Erkenntnisse nutzen Sie für Ihre künftigen Aktivitäten.

Strategisches Personalcontrolling

Im Gegensatz zum operativen Controlling stehen hier Ihre langfristigen Entscheidungen und Pläne im Vordergrund. Sie überlegen, welche Beiträge Ihr Personalmanagement zur erfolgreichen Umsetzung der übergeordneten Unternehmensstrategie leisten kann. Außerdem kümmern Sie sich um die Einführung und Optimierung von Prozessen und Strukturen.

Qualitatives und quantitatives Personalcontrolling

Wenn Sie qualitatives Controlling einsetzen, beschäftigen Sie sich hauptsächlich mit weichen Faktoren, die nicht direkt messbar sind. Dazu zählen beispielsweise Aspekte wie Bindung oder Zufriedenheit der Mitarbeitenden oder das Verhalten von Führungskräften.

Im Gegensatz dazu ist quantitatives Personalcontrolling messbar, da die Methode vor allem Personaldaten als Arbeitsgrundlage verwendet. Hierbei fokussieren Sie sich auf quantitative Aspekte wie Personalkosten und Personalstruktur.

Wichtige Ziele für Ihr Personalcontrolling

Die Zielsetzung für Ihr Human Resource Management hängt von der Strategie Ihres Unternehmens ab. Wird HR Controlling richtig eingesetzt, können Sie entsprechende Aktivitäten, wie beispielsweise die Besetzung einer offenen Stelle mit einer qualifizierten Fachkraft, besser und schneller umsetzen. Personalcontrolling hilft Ihrer Personalabteilung dabei, effizienter und effektiver zu arbeiten.

Weitere Ziele, mit denen Sie sich im Controlling und im Personalbereich beschäftigen, sind:

• Sie schaffen eine bessere Informationsgrundlage für Personalentscheidungen: Mithilfe aktueller Informationen und relevanter Daten, die Sie Entscheidungsträgern und -trägerinnen zur Verfügung stellen, können diese wiederum fundiertere Entscheidungen treffen.
• Sie koordinieren personalwirtschaftliche Aktivitäten möglichst effektiv: Die Abstimmung und Ausrichtung verschiedener Maßnahmen und Prozesse liegen in Ihrer Hand. Sie arbeiten daran, dass diese möglichst effektiv und zielorientiert ablaufen.
• Sie versuchen, Gefahren und Potenziale frühzeitig zu erkennen: Systematische Beobachtung und sorgfältige Analysen helfen Ihnen dabei, Chancen und Risiken im Personalmanagement rechtzeitig zu erkennen – idealerweise können Sie proaktiv handeln.
• Sie messen die Wirksamkeit Ihrer Personalmaßnahmen: Anhand konkreter Kennzahlen bewerten Sie, inwieweit bestimmte Personalmaßnahmen oder -programme die von Ihnen gewünschten Ergebnisse erzielen.
• Sie planen und optimieren Ihre Personalstrategie: Bei der Planung Ihrer Strategie gehen Sie systematisch und zielgerichtet vor. Außerdem konzentrieren Sie sich auf die Steuerung Ihrer Personalaktivitäten. Ziel ist die bestmögliche Unterstützung der Unternehmensziele.
• Sie kommunizieren den Einsatz und die Ergebnisse von Personalressourcen möglichst transparent: Aufgrund dieser Haltung gewinnen Sie einen klaren Überblick darüber, welche Ihrer Ressourcen in der Personalarbeit eingesetzt werden und welche Ergebnisse Sie damit erzielen.

HR Controlling: Die Aufgaben im Überblick

HR Controlling ist ein wesentlicher Bestandteil des Personalmanagements. Dazu gehören die folgenden drei Hauptaufgabenbereiche:

Sicherstellung der Effektivität

Sie überprüfen nicht nur die Wirkung, sondern stellen auch sicher, dass personalwirtschaftliche Maßnahmen einen wichtigen Beitrag zum Gesamterfolg des Unternehmens leisten. Passende Indikatoren können die Fluktuationsrate oder die Zufriedenheit der Mitarbeitenden sein. Eine niedrige Fluktuation oder eine besonders hohe Mitarbeiterzufriedenheit sind Anzeichen dafür, dass Ihre Maßnahmen sehr gut funktionieren.

Überprüfung der Effizienz

Hierbei geht es hauptsächlich um die Prozessoptimierung, insbesondere im Recruiting. Ziel ist es, dass HR-Prozesse nicht nur funktionieren, sondern auch möglichst effizient und ohne unnötige Verzögerungen oder Ressourcenverschwendung ablaufen.

Achten Sie auf Kennzahlen wie die durchschnittliche Dauer eines Bewerbungsprozesses, die Zeit von der Stellenausschreibung bis zur Einstellung, auch Time-to-Hire genannt. Ebenso wichtig ist es zu wissen, wie viele Kandidaten im Verhältnis zu den Bewerbungen eingestellt werden, was auch als Einstellungsquote bezeichnet wird.

Kontrolle der Kosten

Im Fokus der Personalarbeit liegt außerdem der finanzielle Aspekt. Sie versuchen, sich einen bestmöglichen Überblick über das Budget und die Kosten der Personalabteilung zu verschaffen. Dabei nehmen Sie die Ausgaben für verschiedene HR-Instrumente, die Kosten für jeden eingestellten Mitarbeitenden – Cost-per-Hire genannt – und andere finanzielle Aspekte im Zusammenhang mit Ihren Personalentscheidungen unter die Lupe.

Aus den zuvor genannten Zielen und Aufgabenbereichen leiten Sie anschließend die Aufgaben des Personalcontrollings ab. Wenn Sie sich einen detaillierten Überblick verschaffen wollen, hilft Ihnen im Zweifel die Praxis-Edition zu „Personalcontrolling für die Praxis” der Deutschen Gesellschaft für Personalführung e. V. (DGFP). Doch kommen wir zu den Aufgaben, die Ihnen als Personalcontroller oder Personalcontrollerin begegnen:

• Sie sammeln Informationen: Im Personalcontrolling beschäftigen Sie sich intensiv mit dem Filtern, Sammeln und Zusammenführen von Daten, die für Ihr Personalmanagement relevant sind. Nach einer ausführlichen Analyse schaffen Sie basierend auf den Ergebnissen eine Grundlage für wichtige Personalentscheidungen. Diese Informationsbasis ist erfolgsentscheidend für das strategische und operative HR Controlling.
• Sie koordinieren Ressourcen: Sie gestalten die Personalplanung so effizient wie möglich. Das Personalcontrolling ist also in die Ermittlung des Personalbedarfs sowie in den tatsächlichen Personaleinsatz involviert. Sie stellen sicher, dass alle personellen Ressourcen im Unternehmen optimal koordiniert und eingesetzt werden.
• Sie etablieren ein durchdachtes Planungssystem: Dieser Prozess hilft Ihnen und den Personalverantwortlichen dabei, Chancen, Herausforderungen und Trends in Ihrem Bereich möglichst früh zu erkennen und darauf zu reagieren.
• Sie kontrollieren und überwachen den Personalbereich: Mithilfe spezifischer HR-Kennzahlen und Monitoring-Systeme können Sie Entwicklungen und Leistungen im Personalbereich beobachten. Dies ermöglicht Ihnen und den anderen Verantwortlichen die Durchführung von Soll-Ist-Vergleichen, sodass zeitnah auf Abweichungen reagiert werden kann.
• Sie steuern HR mithilfe von Daten und Prognosen: Das Controlling ermöglicht Ihnen nicht nur einen Blick auf aktuelle Daten, sondern gewährt Ihnen auch eine Prognose für die Zukunft. Je nach Qualität der gesammelten Daten und Informationen können Trends und Entwicklungen prognostiziert werden. Solche Prognosen werden sowohl durch interne als auch externe Faktoren beeinflusst.

Wichtige Instrumente im Personalcontrolling

Die folgenden Instrumente helfen Ihnen dabei, Controlling im Personalbereich bestmöglich ein- und umzusetzen.

Mitarbeiterbefragungen

Mitarbeiterbefragungen konzentrieren sich auf die weichen Faktoren innerhalb einer Organisation. Sie erfassen das Empfinden der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, den von ihnen wahrgenommenen Führungsstil sowie die allgemeine Arbeitszufriedenheit. Die erhobenen Daten können Sie für Soll-Ist-Vergleiche nutzen, um Verbesserungspotenziale zu identifizieren und Maßnahmen abzuleiten.

Die HR-Kennzahlen

Darunter versteht man messbare, quantitative Daten. Diese Kennzahlen bieten Ihnen die Möglichkeit, die Leistungen im Personalbereich mit festgelegten Benchmarks oder Planwerten zu vergleichen, um eventuelle Abweichungen zu erkennen.

Die „Human Resource Scorecard“

Diese Scorecard dient der Effizienzmessung im Personalbereich. Die HR Scorecard kann verschiedene Perspektiven wie Lernen, Qualität, Wissen, Wirtschaftlichkeit und Mitarbeitende berücksichtigen. So behalten Sie die verschiedenen Aspekte des Personalmanagements im Blick.

Die Leistungs- und Potenzialbeurteilung

Ziel dieser Beurteilung ist es, die Personalentwicklung gezielt zu steuern und zu planen. Dabei versuchen Sie, bisher nicht sichtbare Fähigkeiten der Mitarbeitenden zu erkennen und Wege zu finden, diese zu fördern und auszubauen.

Das Portfolio

Es hilft Ihnen, Mitarbeitende zu kategorisieren. Mit dem Personalportfolio teilen Sie die Mitarbeitenden aufgrund ihrer aktuellen Leistung und ihres Potenzials in verschiedene Gruppen ein: Leistungsträger, Leistungsschwache, Problemfälle und Stars.

Das Risikomanagement

Mit diesem Instrument erkennen Sie Risiken, die mit den Mitarbeitenden verbunden sind, frühzeitig. Sie identifizieren nicht nur Unsicherheiten, sondern entwickeln auch geeignete Gegenmaßnahmen. Bekannte Risikofelder sind zum Beispiel das Anpassungsrisiko, das Fluktuationsrisiko, das Demotivationsrisiko oder das Engpassrisiko.

Welche Kennzahlen gibt es im Personalcontrolling? Die wichtigsten KPIs im Überblick

Um den Erfolg Ihres Personalmanagements und -controllings zu überprüfen, benötigen Sie geeignete Kennzahlen. Diese Kennzahlen bilden die Grundlage für Ihre Entscheidungen in der Personalarbeit. Es gibt im Personalcontrolling Kennzahlen zu Bereichen wie Personalbeschaffung, Personalbestand, Personaleinsatz, Personalentwicklung und Mitarbeiterbindung.

Die KPIs für Personalcontrolling im Detail

Für die zuvor genannten Bereiche gibt es unterschiedliche Key Performance Indicators (KPIs). Kennzahlen für die Analyse der Mitarbeiterbindung sind beispielsweise die Fluktuationsrate, Krankheitsquote oder Unfallhäufigkeit.

• Wenn Sie die Personalentwicklung genauer analysieren wollen, achten Sie auf die Beförderungsquote sowie die Kosten und die aufgewandte Zeit für Weiterbildungen.
• Sie interessieren sich für den Personaleinsatz? Werfen Sie in diesem Fall einen genauen Blick auf die Arbeitsproduktivität, die Überstundenquote und die Erfüllung von Zielvereinbarungen.
• Den Personalbestand schätzen Sie am besten mit Kennzahlen wie der Betriebszugehörigkeit oder dem Personalstand ein.
• Die Personalbeschaffung nehmen Sie mit KPIs wie Cost-per-Hire, Einstellungsquote oder Beschaffungskosten pro neu besetzte Stelle unter die Lupe.

Fazit: HR Controlling ist ein unverzichtbares Instrument für Unternehmen

Ohne Personalcontrolling können Sie die Effizienz und Effektivität Ihrer Personalstrategien nicht sicherstellen. Mit gezielten Aufgaben, sorgfältig ausgewählten Kennzahlen und vielfältigen Instrumenten gelingt es Ihnen, Personalentscheidungen datengestützt zu treffen und zu optimieren.

Für moderne Unternehmen ist Personalcontrolling ein unverzichtbares Instrument, um sowohl die Potenziale der Mitarbeitenden als auch die gesamte Personalstrategie optimal auszurichten und langfristig weiterzuentwickeln.

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