Personalplanung: Ziele, Aufgaben und Instrumente

Das kennen Sie bestimmt: In der heutigen Geschäftswelt steht jede Führungskraft vor der Herausforderung, sicherzustellen, dass das passende Personal zur richtigen Zeit am richtigen Ort ist. Die Personalplanung ist hierbei der Schlüssel zum Erfolg. Doch was steckt dahinter? Was sind die Ziele, die Aufgaben und welche Instrumente werden dabei verwendet? In diesem Artikel erhalten Sie einen umfassenden Überblick.

Warum ist Personalplanung wichtig?

Personalplanung ist wichtig, weil sie Unternehmen dabei unterstützt, den richtigen Bedarf an qualifizierten Mitarbeitern sicherzustellen, um Geschäftsziele zu erreichen. Deshalb ist die Personalplanung ein entscheidender Faktor für den Erfolg eines Betriebs.

Schließlich unterstützt sie Unternehmen dabei, die richtigen Menschen einzustellen. Durch eine vorausschauende Planung können Unternehmen nicht nur Personalengpässe und Fehlbesetzungen vermeiden, sondern auch sicherstellen, dass sie über die richtigen Talente und Fähigkeiten verfügen.

Der Unterschied zwischen quantitativer und qualitativer Personalplanung

Natürlich spielt die Personalplanung eine zentrale Rolle im strategischen Management eines Unternehmens. Doch was unterscheidet die quantitative von der qualitativen Personalplanung?

Die quantitative Personalplanung konzentriert sich in erster Linie auf die Mengen: Wie viele Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter werden zu einem bestimmten Zeitpunkt in den verschiedenen Abteilungen und Funktionen benötigt? Hierbei geht es um Fragen wie „Haben wir genug Personal?“ oder „Besteht die Gefahr von Personalüberhängen?“.

Gegenüber steht die qualitative Personalplanung. Hier liegt der Fokus auf den spezifischen Fähigkeiten und Qualifikationen, die innerhalb des Personals benötigt werden. Es geht darum zu ermitteln, welche speziellen Kenntnisse und Fertigkeiten in der Belegschaft vorhanden sein müssen, um die Unternehmensziele zu erreichen. Fragen sind hier zum Beispiel „Haben wir das richtige Know-how im Haus?“ oder „Welche Kompetenzen müssen wir durch Weiterbildung oder Neuanstellungen aufbauen?“.

In der Praxis gehen diese beiden Ansätze Hand in Hand. Nicht immer reicht es aus, nur die richtige Anzahl an Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern zu haben. Genauso wichtig ist, dass diese Personen auch über die erforderlichen Fähigkeiten und Qualifikationen verfügen.

Ziele der Personalplanung

Als Instrument zur Bestimmung des Personalbedarfs verfolgt die Personalplanung klare Ziele. Im Wesentlichen gliedern sie sich in fünf Bereiche auf:

1. Deckung des Personalbedarfs: Das primäre Ziel der Personalplanung ist es, sicherzustellen, dass jederzeit ausreichend qualifizierte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter vorhanden sind, um den operativen und strategischen Anforderungen des Unternehmens gerecht zu werden.
2. Optimierung der Kosten: Durch eine vorausschauende Planung können Unternehmen, Personalüberhänge oder -unterdeckungen vermeiden und so Kosten einsparen. So vermeiden Betriebe teure externe Einstellungen durch gezielte Weiterbildungen und Umschulungen.
3. Förderung von Mitarbeiterentwicklung und -bindung: Ein gezieltes Personalmanagement zeigt den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, dass ihre Karriere und Entwicklung im Unternehmen wichtig sind. Das Ergebnis: bessere Mitarbeiterbindung und weniger Fluktuation.
4. Anpassungsfähigkeit an Marktveränderungen: Die Geschäftswelt ist dynamisch. Mit einer effizienten Personalplanung reagieren Unternehmen flexibel auf Marktveränderungen, indem sie frühzeitig Trends erkennen und ihre Personalstrategie entsprechend anpassen.
5. Risikominimierung: Mit einer soliden Personalplanung können Unternehmen Risiken besser einschätzen und sich darauf vorbereiten. Ganz gleich, ob es sich um wirtschaftliche Rezessionen, Branchenveränderungen oder globale Herausforderungen handelt.

Insgesamt dient die Personalplanung also dazu, die richtigen Personen mit den richtigen Fähigkeiten zur richtigen Zeit am richtigen Ort zu haben, um die Unternehmensziele effektiv und effizient zu erreichen – in Zeiten des Fachkräftemangels nicht immer einfach.

Aufgaben in der Personalplanung

Zur Personalplanung gehören mehrere Aspekte, darunter: die Analyse des derzeitigen Personalbestands, die Vorhersage zukünftiger Personalanforderungen oder auch Strategien für das Recruiting. Sie betrachtet sowohl quantitativen als auch qualitativen Bedarf und stellt sicher, dass Unternehmen in der Lage sind, ihre Geschäftsziele zu erreichen.

Zu diesen Hauptaufgaben, die die tägliche Arbeit des Personalers oder der Personalerin bestimmen, zählen vor allem:

• Bedarfsanalyse: Ermittlung des aktuellen und zukünftigen Personalbedarfs, basierend auf Unternehmenszielen und -projekten.
• Bestandsaufnahme: Überprüfung des vorhandenen Personals hinsichtlich Anzahl, Qualifikationen und Entwicklungspotenzial.
• Rekrutierung: Bei festgestelltem Mehrbedarf, Planung und Durchführung von Recruiting-Maßnahmen von Stellenanzeigen bis Active Sourcing.
• Weiterentwicklung: Planung von Schulungen, Weiterbildungen und anderen Maßnahmen zur Förderung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.
• Flexibilitätsplanung: Entwicklung von Maßnahmen zur Anpassung an verändernde Bedarfe – zum Beispiel durch flexible Arbeitsmodelle wie die 4-Tage-Woche oder Umstrukturierungen.
• Überwachung: Regelmäßige Überprüfung und Anpassung der Personalplanung an aktuelle und zukünftige Anforderungen.

Auch wenn verschiedene Instrumente und Methoden in Unternehmen angewendet werden, läuft es im Kern immer auf diese Aufgaben hinaus.

Instrumente und Methoden in der Personalplanung

Um das trotzdem zu schaffen, gibt es eine Vielzahl von Instrumenten und Methoden – die in Kombination einzusetzen, um effektiv zu sein, ist eine Herausforderung. Hier eine Auswahl der am häufigsten verwendeten Tools und Ansätze:

• Trendanalyse: Durch die Untersuchung historischer Daten lassen sich zukünftige Personalbedarfe vorhersagen. Dabei berücksichtigen Sie beispielsweise Mitarbeiterfluktuationsraten, Krankenstände oder auch Branchenentwicklungen.
• Szenario-Technik: Hierbei entwickeln Sie verschiedene Zukunftsszenarien, um den potenziellen Personalbedarf unter verschiedenen Bedingungen zu analysieren.
• Stellenbeschreibungen und -profile: Sie definieren klar die Anforderungen, Aufgaben und Verantwortlichkeiten jeder Position und sind entscheidend für das Recruiting und die Weiterentwicklung des Personals.
• Kompetenzmanagement: Durch die Identifikation, Bewertung und Entwicklung von Kompetenzen können Sie sicherstellen, dass Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter die benötigten Fähigkeiten besitzen.
• Befragungen und Feedback-Systeme: Um die Erwartungen, Wünsche und Bedürfnisse der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu verstehen, können Sie regelmäßige Umfragen und Feedback-Runden etablieren.
• Personalbedarfsrechnung: Ein quantitativer Ansatz, bei dem Sie den zukünftigen Personalbedarf auf Grundlage von Geschäftszielen, Projekten und strategischen Planungen ermitteln.
• Benchmarking: Durch den Vergleich mit anderen Unternehmen oder Branchenstandards identifizieren (und bestenfalls implementieren) Sie Best Practices.
• Flexible Arbeitsmodelle: Methoden wie Teilzeit, Jobsharing oder Homeoffice helfen, flexibel auf Personalbedarfe zu reagieren und Mitarbeiterzufriedenheit zu steigern.

Natürlich hat dabei jedes Unternehmen seine eigenen Herausforderungen und Anforderungen, um die Aufgaben anzugehen.

Fazit: Strategische Personalplanung ist wichtiger denn je

In Zeiten des Fachkräftemangels und des War for Talents gewinnt die strategische Personalplanung enorm an Bedeutung. Ohne sie riskieren Unternehmen, hinter der Konkurrenz zurückzubleiben. Eine effektive Personalplanung sichert Ihnen die notwendigen Ressourcen und fördert auch die Unternehmenskultur, Mitarbeiterbindung und -entwicklung.

Klar ist: Sie trägt dazu bei, dass Ihr Unternehmen flexibel, anpassungsfähig und wettbewerbsfähig bleibt. Eine vorausschauende Personalstrategie kann daher ein Schlüssel zum Erfolg sein – in vielen Branchen ist die strategische Personalplanung nicht nur ein „kann“, sondern ein absolutes Muss.

Titelbild: Oscar Wong / iStock / Getty Images Plus