Projektbeschreibung: Das gehört rein (inkl. Vorlage)

Noch nicht so viel Erfahrung mit Projektbeschreibungen? Wenn Sie das erste Mal vor der Aufgabe stehen, eine Projektbeschreibung anzufertigen, kann das schon einschüchternd wirken. Aber: Eine gelungene Projektbeschreibung ist keine Zauberei, sondern Denkarbeit und Handwerk.

Wie Sie eine schlüssige Projektbeschreibung aufbauen, haben wir in diesem Artikel für Sie zusammengetragen.

Projektbeschreibung Aufbau: Ein Leitfaden

Viele Auftraggeber, Drittmittelgeber und Entscheider machen Vorgaben zum Inhalt der Projektbeschreibung. Deshalb unterscheidet sich jede Projektbeschreibung etwas von der anderen.

Die Vorgaben stellen gleichzeitig eine Vorstrukturierung dar, an der Sie sich orientieren können. Einige Elemente sollten aber immer in der Projektbeschreibung enthalten sein. Wir haben diese für Sie zusammengefasst:

1. Informationen zum Unternehmen, der Einzelperson oder dem Projektmanagement beantworten die Frage, wer hinter dem Projekt steht. Ergänzen Sie die Namen um Angaben zum Werdegang, Kern-Qualifikationen, Zielen, bisheriger Finanzierung und praktischer Erfahrung.

2. Die Ausgangslage beschreibt den Ist-Zustand des Betriebes oder der Beteiligten. Handelt es sich zum Beispiel um einen landwirtschaftlichen Betrieb, der sein Angebot an selbst erzeugten Bioprodukten erweitern möchte, kann er im Nebenerwerb oder im Vollerwerb geführt werden. Auch die bisherige Art der Erzeugung und Vermarktung der Produkte sowie das Thema Nachhaltigkeit sind Teil des Status-Quo.

3. Das Herzstück der Projektbeschreibung ist die Schilderung des Projektvorhabens. Hier präsentieren Sie die eigentliche Idee, Ihre Ziele, die Zielgruppe und den Verlauf. Im Folgenden finden Sie eine Übersicht über die wichtigsten Fragestellungen, an denen Sie sich orientieren können:

• Schildern Sie Ihre Projektidee sachlich und anschaulich. Ihre Überzeugungskraft kann auf die Stakeholder überspringen und ihre Entscheidung positiv beeinflussen.
• Legen Sie schlüssig dar, worin das Ziel Ihres Projekts besteht. Fokussieren Sie sich dabei auf das Wichtigste.
• Geben Sie drei bis fünf konkrete und realistische, messbare Teilziele Ihres Projektes an.
• Umreißen Sie den Projektverlauf und seine Schritte und Meilensteine.
• Beziffern Sie die notwendigen Investitionen und ein Budget, das Sie dem Projektverlauf und den dazugehörigen Maßnahmen zuordnen.
• Gehen Sie auf die Zielgruppe des Projektes ein. Punkten Sie durch genaue Kenntnisse zum Alter, Geschlecht, Bildung, Wohnorte und Bedürfnisse.
• Ist die Zielgruppe an der Entwicklung oder Umsetzung des Projekts beteiligt? Wenn das so ist, beschreiben Sie, wie Sie vorgegangen sind. Wie stellen Sie sicher, dass Ihr Projekt die Zielgruppe erreicht und diese Ihr Angebot wahrnimmt?
• Präsentieren Sie eine Analyse der Chancen und Risiken des Projekts. Welche Maßnahmen sind vorgesehen, um Risiken zu begegnen?
• Welche Kommunikationsmaßnahmen sind in Bezug auf das Projekt geplant? Wer ist für Planung, Durchführung und Budget verantwortlich?
• Nennen Sie die Erfolgskriterien, die Sie für die Evaluation des Projekterfolgs zu Grunde legen. Beschreiben Sie darüber hinaus konkrete Maßnahmen, anhand derer Sie die Erfolgsmessung durchführen werden.

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Eine Projektbeschreibung erstellen: So wirkt sie überzeugend

Bevor Sie mit der Verschriftlichung der Projektbeschreibung starten, lohnen sich ein paar Vorüberlegungen. Beantworten Sie sich selbst einige grundlegende Fragen. Damit arbeiten Sie einen roten Faden heraus, mit dessen Hilfe Sie Ihr Projekt plausibel darstellen können.

• Was versprechen Sie sich von dem Projekt, warum ist es wichtig?
• Wohin möchten Sie mit dem Projekt, was ist das Ziel?
• Wer genau ist Ihre Zielgruppe?
• Welche Ressourcen (Location, Personal, Budget) benötigen Sie dafür?
• Was ist vor Ort bereits an Unterstützung vorhanden?

Die Antworten auf diese wesentlichen Fragestellungen können Ihnen dabei helfen, bei der Formulierung der Projektbeschreibung besonders klar und überzeugend zu wirken. Denken Sie daran, dass das Ziel der Projektbeschreibung darin besteht, das Projekt realisieren zu können.

Wissen vermitteln: Versetzen Sie sich in die Lage des Lesenden

Sie haben den Entwurf oder bereits die gesamte Projektbeschreibung fertiggestellt und fragen sich nun, wie er auf die Entscheiderinnen und Entscheider wirkt? Stellen Sie sich beim Verfassen des Dokuments immer wieder vor, wie ein objektiver Dritter, etwa eine Geldgeberin, Ihre Projektbeschreibung lesen würde. Kann sie sich als Außenstehende gut ausmalen, was Sie vorhaben?

Denken Sie daran, dass der anderen Person nur die Informationen vorliegen, die Sie ihr verschriftlicht geben. Deshalb empfiehlt es sich, darauf zu achten, dem oder der imaginären Dritten die positive Entscheidung durch genügend stichhaltige Informationen und anschauliche Erklärungen zu erleichtern. 

Projektbeschreibung-Vorlage: Vordruck oder Eigenentwurf?

Im Internet gibt es zahlreiche kostenfreie Vorlagen für Projektbeschreibungen, beispielsweise auf Word- und Excel-Basis. Auch Stiftungen, Universitäten und andere Institutionen bieten Leitfäden und Muster an, die Sie bei Bedarf nutzen können.

Da jedes Projekt andere Akzente setzt, ergibt es Sinn, vorbereitete Mustervorlagen dem eigenen Projekt anzupassen oder gleich eine eigene Vorlage für die Projektbeschreibung zu entwerfen. Dabei ist es sehr wichtig, mögliche Vorgaben der potenziellen Auftraggeberinnen und Auftraggeber genau zu berücksichtigen. 

Es gilt gemeinhin als Qualitätsmerkmal für eine Projektbeschreibung, wenn die Vorgaben der Stakeholder minutiös beantwortet werden. Ein Muster für Ihre Projektbeschreibung könnte beispielsweise folgendermaßen aussehen:

Fazit: Eine erfolgreiche Projektbeschreibung ist das Ergebnis sorgfältiger Arbeit

Bei der Vorbereitung sollten Sie Wert darauf legen, die Idee, die Relevanz und die Ziele Ihres Projekts klar definieren und formulieren zu können. Bestimmte Elemente, die der oder dem Lesenden Aufschluss über die wichtigsten Schlüsselfiguren und Rahmendaten des geplanten Projekts geben, gehören in jede Projektbeschreibung.

Da die Projektbeschreibung den Zweck hat, potenzielle Beteiligte zu überzeugen, ist es wichtig, dass Sie die Vorgaben der entsprechenden Unternehmen, Personen oder Institutionen berücksichtigen. Wenn Ihre Projektbeschreibung sich für die Entscheiderinnen und Entscheider schlüssig anhört, ist dies bereits der erste Schritt zu einem erfolgreichen Projekt.

Titelbild: damircudic / E+ / Getty Images Plus