Projektmanagement: 5 Phasen im Überblick

Mit einem durchdachten Projektmanagement stellen Sie die Weichen dafür, dass Ihre Projekte reibungslos laufen und alle wichtigen Ziele erreicht werden. Dabei gilt: Je komplexer das Projekt, desto wichtiger ist dessen Strukturierung. Projekte lassen sich dabei in einzelne Phasen unterteilen, um den Prozess übersichtlicher zu gestalten.

Welche Phasen das sind und worauf es jeweils ankommt, verraten wir Ihnen in diesem Artikel.

Was ist eine Projektphase?

Eine Projektphase ist ein zeitlich abgeschlossener Part innerhalb des Projekts. In jeder Phase werden vorher festgelegte Aufgaben und Aktivitäten durchgeführt, um vorab definierte Zielpunkte zu erreichen. Durch die Unterteilung in Teilschritte und -ziele lassen sich alle Kosten, Termine und Einzelergebnisse jederzeit überprüfen. Zudem wird dabei früh ersichtlich, ob sich alle Zielvorgaben umsetzen lassen und es kann rechtzeitig gegengesteuert werden, wenn es Probleme im Projektverlauf gibt.

Was ist ein Meilenstein im Projektmanagement?

Meilensteine sind wichtige Ereignisse im Projektverlauf. Wenn Sie beispielsweise eine neue Software auf den Markt bringen möchten, wäre ein möglicher erster Meilenstein die abgeschlossene Projektplanung. Der zweite Meilenstein könnte die Erstellung des Konzepts sein. Und der dritte Meilenstein ist erreicht, wenn die Betaversion Software entwickelt wird.

In der Regel werden Meilensteine an das Ende von Projektphasen gelegt. Es können jedoch auch zusätzliche Meilensteine innerhalb der einzelnen Phasen bestimmt werden. Das kann beispielsweise dann hilfreich sein, wenn es wichtige Zwischenergebnisse gibt, die präsentiert werden müssen. Dabei ist es essenziell, dass Meilensteine innerhalb des Teams als wichtige Entscheidungspunkte wahrgenommen werden. Ist ein Meilenstein erreicht, sollte Ihr Projektleiter immer überprüfen, ob das Projekt nach Plan läuft – oder ob es vielleicht gewisse Planabweichungen gibt.

Ideal ist es, wenn Sie einen Meilenstein immer mit „Ereignis“ und „Zustand“ kennzeichnen. Ein „Zustand“ belegt den Projektstand, beispielsweise „Planungen abgeschlossen“. Bei einem Kick-of-Meeting (Ereignis) wäre der Meilenstein „Abgeschlossenes Kick-off-Meeting“, der mit einem Protokoll belegt werden kann.

5 Projektphasen im Detail

Jedes Projekt durchläuft verschiedene Phasen, bis es abgeschlossen ist. Durch die Unterteilung in einzelne Phasen können Aufgaben besser gesteuert und Erfolge sichtbar gemacht werden. Im nächsten Abschnitt erläutern wir das 5-Phasen-Modell und betrachten die einzelnen Phasen im Detail.

1. Projektstart

In der Startphase beurteilen Projektleiter und Stakeholder den geplanten Projektablauf, um Umsetzung und Nutzen für das Unternehmen zu bestimmen und darzulegen, warum das Projekt rentabel sein wird und sich die Investition von Zeit, Ressourcen und Finanzen lohnt.

Beim Projektstart sollten vor allem folgende Parameter mit den Verantwortlichen besprochen werden:

• Was ist der Sinn oder das „Warum“ des Projekts?

• Wie lauten die Projektziele?

• Wie sieht es mit dem Zeitplan, Kosten und Ressourcen aus?

• Wie ist das Ergebnis der Kosten-Nutzen-Analyse?

Außerdem ist eine detaillierte Projektbeschreibung wichtig. Zum Beispiel: „Wer macht was, warum, wie und wie viel?“

Je genauer Sie in der ersten Projektphase arbeiten und je präziser Sie das geplante Projekt wichtigen Entscheidungsträgern präsentieren, desto besser stehen die Chancen, dass Ihr Projekt genehmigt wird. Für Ihr Team ist diese Phase auch sehr wertvoll, da sie hier alle wichtigen Hintergrundinformationen erhalten und genau über die Ziele des Projektes informiert sind.

2. Projektplanung

Bevor das Projekt starten kann, sind detaillierte Planungen notwendig. Es geht im Wesentlichen darum, folgende Punkte festzulegen:

• Verantwortlichkeiten im Team

• Zeit

• Budget

Diese Planung bildet die Basis für alle weiteren Planungen im Projekt. Zudem ist ein Projektplan hilfreich, um zu überprüfen, ob Sie innerhalb Ihrer Zeit und Budgetvorgaben bleiben können. Um Ihnen an dieser Stelle die Arbeit zu erleichtern, haben wir eine kostenlose Vorlage zum Download für Sie bereitgestellt.

3. Projektdurchführung

Die Projektdurchführung ist die Ausführungsphase. Jetzt werden alle sorgfältigen Planungen in die Praxis umgesetzt und es zeigt sich, ob alle Aufgaben so, wie sie geplant wurden, durchgeführt werden können. Mit einem Kickoff-Meeting fängt die Projektdurchführung an.

Wichtig ist, dass Sie ab dieser Phase das Projekt sorgfältig begleiten lassen. Es empfiehlt sich, nach dem Kickoff noch einmal alle Handlungsanweisungen und den Projektplan an alle Beteiligten zu verteilen. Damit stellen Sie sicher, dass alle die wichtigen Projektinformationen jederzeit zur Verfügung haben.

4. Projektüberwachung

Die Projektüberwachung ist wichtig, um zu gewährleisten, dass Ihr Projekt innerhalb des vorgebenden Zeit- und Kostenrahmens fertiggestellt wird. Hierbei beobachten Sie Status und Projektfortschritt und prüfen, ob alle Arbeitsprozesse reibungslos funktionieren.

Die Projektüberwachung hat außerdem zum Ziel, potenzielle Probleme oder Optimierungsmöglichkeiten frühzeitig zu erkennen. Dafür sind regelmäßige Besprechungen mit den ausführenden Mitarbeitern hilfreich.

Neben der Kontrolle der Leistung geht es aber auch darum, potenzielle Probleme oder Verbesserungsmöglichkeiten zu erkennen – durch den kontinuierlichen Kontakt zu den ausführenden Mitarbeitern, z. B. bei regelmäßigen Besprechungen.

5. Projektabschluss

Wenn Ihre geplante Projektleistung, wie beispielsweise ein Hausbau, fertig ist, kann das Projekt abgeschlossen werden. Alle Aufgaben werden beendet, die Stakeholder erhalten eine Mitteilung über die Resultate und Nachbesprechungen finden statt.

Mit einem Projektabschlussbericht erledigen Sie die letzten wichtigen Formalitäten. Wichtig ist, dass Sie hier auch Erfahrungen und Learnings eintragen. Für weitere Projekte ist es hilfreich, wenn Sie im Abschlussbericht auf folgende Fragen eingehen:

• Was hat gut geklappt?

• Wo traten Schwierigkeiten auf?

• Worauf sollten wir beim nächsten Projekt besonders achten?

Damit legen Sie den Grundstein für weitere erfolgreiche Projekte.

Die Unterteilung in verschiedene Projektphasen ist enorm hilfreich, da so insbesondere Teilziele besser abgesteckt werden können. Gibt es mehrere „Etappensiege“ statt einer riesigen Aufgabe, ist Ihr Team gewiss leichter zu motivieren. Gleichzeitig zeigt sich schneller, welche Stellen besonders fehleranfällig sind und es kann zeitnah gegengesteuert werden. Die Meilensteine geben innerhalb der Phasen Struktur und weisen den direkten Weg zu einem erfolgreichen Projektabschluss.

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