Projektsteuerung: So führen Sie Ihr Projekt zum Ziel

Ein erfolgreiches Projekt erfordert eine solide Projektsteuerung. Nur dann ist es möglich, vorhandene Ressourcen effizient einzusetzen, den Projektfortschritt stets im Blick zu behalten und die gesetzten Ziele zu erreichen. In diesem Artikel erfahren Sie mehr zu den Aufgaben der Projektsteuerung und welche Methoden Sie einsetzen können.

Aufgaben der Projektsteuerung

Die Projektsteuerung umfasst verschiedene Aufgaben, die alle darauf abzielen, den Projekterfolg sicherzustellen. Dazu gehört die Definition klarer Projektziele und Meilensteine sowie die Planung und Überwachung von Ressourcen wie Zeit, Budget und Personal.

Das Anstoßen und Beenden von Arbeitspaketen und Arbeitsschritten, die Führung aller Projektmitarbeitenden und die Überwachung von Projektkennzahlen sind genauso Bestandteil der Projektsteuerung wie die Erarbeitung von Alternativen bei Abweichungen vom geplanten Ablauf im Projekt.

Eine effektive Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen allen Projektbeteiligten ist ebenfalls eine entscheidende Aufgabe der Projektsteuerung. Die Projektsteuerung fungiert somit als zentrale Schnittstelle und stellt sicher, dass alle Projektaktivitäten koordiniert und reibungslos ablaufen.

Projektplan als Grundlage der Projektsteuerung

Den Grundstein für eine erfolgreiche Projektsteuerung legt somit der Projektplan. Je nach Komplexität des Projektes fällt auch der Umfang des Projektplans aus. Wichtig sind folgende Punkte:

• Umfang
• Ziel des Projektes
• Budget
• Deadlines
• Zuständigkeiten innerhalb des Projektteams
• Ressourcen
• Mögliche Problematiken

Bei besonders komplexen Projekten lohnt es sich auch oftmals den Projektplan noch in Projektphasen zu unterteilen. Denn mit einzelnen Projektphasen wird eine bessere Übersichtlichkeit hergestellt und Projektmanager und Projektmanagerinnen haben den Fortschritt des Projektes besser im Blick. Natürlich kann der Projektplan auch noch während des laufenden Projektes aktualisiert und erweitert werden.

Projektsteuerungsmethoden: Flexibel und zielgerichtet

Es gibt in der Projektsteuerung verschiedene Methoden, die eingesetzt werden können. Welche Methoden für welche Projekte geeignet sind, hängt dabei von vielen Faktoren ab, etwa dem Umfang und der Bedeutung des Projekts, der Unternehmensgröße in Bezug auf die Größe des Projektteams und natürlich der konkreten Zielsetzung eines Projekts. Im Folgenden erfahren Sie mehr über die gängigsten Methoden in der Projektsteuerung:

Wasserfall-Methode

Die Wasserfall-Methode ist eine sequenzielle Projektmanagementmethode, bei der jede Phase des Projekts nacheinander abgeschlossen wird, bevor die nächste Phase beginnt. Sie eignet sich am besten für Projekte mit klaren und stabilen Anforderungen, bei denen Änderungen während des Projektverlaufs selten auftreten. Diese Methode bietet eine detaillierte Planung von Anfang bis Ende und ermöglicht eine genaue Budget- und Zeitplanung.

Die Wasserfall-Methode eignet sich gut für Projekte mit festen Terminen, wie beispielsweise den Bau von Infrastrukturen oder die Entwicklung von Produkten mit klaren Spezifikationen.

Lean Projektmanagement

Lean Projektmanagement zielt darauf ab, Verschwendung zu minimieren und den Kundennutzen zu maximieren. Sie eignet sich für Projekte mit sich ändernden Anforderungen und komplexen Problemen. Lean Projektmanagement basiert auf kontinuierlichem Lernen und schnellen Anpassungen. Es fördert eine kollaborative Arbeitsweise und eine enge Zusammenarbeit mit der Kundschaft, um den Wert des Projekts zu optimieren.

Diese Methode eignet sich gut für Projekte in dynamischen Umgebungen, in denen Flexibilität und schnelle Wertschöpfung gefragt sind.

Scrum

Scrum ist eine iterative und inkrementelle agile Projektsteuerungsmethode. Das Projekt wird in kurze Iterationen, sogenannte Sprints, unterteilt, in denen das Team bestimmte Aufgaben erledigt und ein inkrementelles Ergebnis liefert. Scrum fördert die Selbstorganisation und die enge Zusammenarbeit im Team.

Es eignet sich besonders gut für komplexe Projekte, bei denen sich Anforderungen und Prioritäten häufig ändern. Es ermöglicht eine schnelle Wertschöpfung und eine kontinuierliche Verbesserung durch regelmäßige Rückmeldungen und Anpassungen.

Kanban

Kanban nutzt für die Darstellung von Aufgaben ein physischen oder digitalen Board. Das Board zeigt den Fortschritt der Aufgaben anhand von Spalten, die den verschiedenen Phasen des Projekts entsprechen. Kanban ermöglicht eine flexible und transparente Projektsteuerung.

Es eignet sich gut für Projekte mit einem hohen Fokus auf kontinuierlichen Arbeitsfluss und schneller Lieferung von Ergebnissen. Kanban hilft dabei, Engpässe und Überlastungen zu identifizieren und die Arbeit effizient zu priorisieren.

Meilensteintrendanalyse

Die Meilensteintrendanalyse überwacht und bewertet den Fortschritt eines Projekts anhand von Meilensteinen. Dabei werden die geplanten Meilensteine mit den tatsächlich erreichten Meilensteinen verglichen, um Abweichungen zu identifizieren und den Fortschritt des Projekts zu bewerten.

Diese Methode eignet sich besonders gut für Projekte mit klaren und messbaren Meilensteinen, da sie eine einfache und effektive Möglichkeit bietet, den Projekterfolg in Hinblick auf die Erreichung dieser Meilensteine zu überprüfen.

Die Meilensteintrendanalyse ermöglicht eine frühzeitige Erkennung von Abweichungen und Risiken, sodass rechtzeitig entsprechende Maßnahmen ergriffen werden können, um das Projekt wieder auf Kurs zu bringen.

Critical Path-Methode

Die Critical Path-Methode identifiziert den kritischen Pfad eines Projekts. Der kritische Pfad ist die Abfolge von Aufgaben, die den längsten Zeitrahmen für die Fertigstellung des Projekts bestimmen. Indem der kritische Pfad ermittelt wird, können Projektmanager und Projektmanagerinnen die Aufgaben identifizieren, die keinen zeitlichen Spielraum haben und daher besonders überwacht und optimiert werden müssen, um Verzögerungen zu vermeiden.

Die Critical Path-Methode eignet sich gut für Projekte mit vielen Aufgaben und komplexen Abhängigkeiten, da sie den Fokus auf die Aufgaben legt, die einen direkten Einfluss auf den Projektzeitplan haben. Durch die Identifizierung und Priorisierung dieser Aufgaben können Projektmanager sicherstellen, dass das Projekt termingerecht abgeschlossen wird und Verzögerungen vermieden werden.

Unabhängig von der gewählten Methode ist ein systematisches Risikomanagement ein wichtiger Bestandteil der Projektsteuerung. Durch die Identifizierung, Bewertung und Überwachung von Risiken können mögliche Stolpersteine frühzeitig erkannt und geeignete Maßnahmen ergriffen werden, um das Projekt auf Kurs zu halten.

Projektsteuerung: Software zur Effizienzsteigerung

In der Projektsteuerung können eine Software oder Projektmanagement-Tools eine entscheidende Rolle bei der effektiven Planung, Überwachung und Steuerung von Projekten spielen. Sie bieten zahlreiche Funktionen, die die Arbeit des Projektteams erleichtern und die Effizienz steigern.

Gängige Funktionen sind dabei die Projektplanung-Erstellung, das Zuweisen von Aufgaben und die Überwachung des Fortschritts in Echtzeit. Dadurch behält das Team den Überblick über den Projektstatus und kann bei Bedarf rechtzeitig reagieren.

Auch das Ressourcenmanagement in puncto Zeit, Budget und Personal kann mit entsprechender Software effizient geplant und verwaltet werden. Das Team kann Engpässe erkennen und Maßnahmen ergreifen, um Ressourcen optimal einzusetzen.

Eine moderne Projektsteuerungssoftware bietet darüber hinaus auch Funktionen für die Teamkommunikation und Zusammenarbeit. Durch die Integration von Echtzeit-Kommunikationstools, gemeinsamen Dokumenten und Aufgabenmanagement können Teammitglieder nahtlos zusammenarbeiten und Informationen austauschen.

Projektsteuerung, Projektleitung, Projektcontrolling: Wo liegen die Unterschiede?

Die Projektleitung ist verantwortlich für die Gesamtkoordination eines Projekts. Sie stellt sicher, dass die Projektziele erreicht werden, Ressourcen richtig eingesetzt werden und das Team effektiv zusammenarbeitet. Die Projektleitung umfasst somit eine breite Palette von Aufgaben, einschließlich der Projektplanung, -ausführung und -überwachung.

Das Projektcontrolling hingegen konzentriert sich speziell auf die Überwachung und Kontrolle des Projektfortschritts, der Einhaltung des Zeitplans, des Budgets und der Qualität. Es beinhaltet die Sammlung und Analyse von Daten, um den Ist-Zustand des Projekts mit den geplanten Zielen und Meilensteinen abzugleichen. Das Projektcontrolling identifiziert Abweichungen und Risiken frühzeitig, um geeignete Maßnahmen zu ergreifen und das Projekt auf Kurs zu halten.

Projektsteuerung und -controlling arbeiten eng zusammen. Während die Projektsteuerung die gesamte Projektkoordination und -führung übernimmt, stellt das Projektcontrolling sicher, dass die Projektziele erreicht werden, indem es den Fortschritt überwacht, Abweichungen erkennt und entsprechende Maßnahmen ergreift. Projektsteuerung und -controlling sind somit zwei miteinander verbundene Funktionen, die zusammenarbeiten, um den Erfolg des Projekts sicherzustellen.

Fazit: Mit effektiver Projektsteuerung zum Erfolg

Die Projektsteuerung umfasst die Definition klarer Ziele, die Planung und Überwachung von Ressourcen sowie eine effiziente Kommunikation und Zusammenarbeit. Verschiedene Methoden wie das Wasserfallmodell oder das agile Projektmanagement bieten Möglichkeiten, Projekte zielgerichtet zu steuern. Die Verwendung von Software oder Tools hilft dabei, Aufgaben effizienter zu erledigen und den Projektfortschritt im Blick zu behalten. So wird das Projekt am Ende das Projekt zum Erfolg geführt.

Titelbild: vm / iStock / Getty Images Plus