Gemeinsam mehr erreichen: Die besten Tools für Teams

TEAM – Toll, ein anderer macht’s! So sollte es natürlich im Idealfall nicht sein. In Unternehmen läuft selten etwas im Alleingang: Ob alltägliche Aufgaben oder komplexe Projekte – Arbeit ist immer auch Teamsache. Um Termine, Fristen oder Abgaben einzuhalten und langfristig sein zu können, sind Koordination und Kommunikation im Betrieb unabdinglich.

Veränderung der Arbeitswelt – Digitalisierung schafft Nähe

In den letzten Jahrzehnten hat sich die Arbeitswelt stark verändert. Vor allem durch die Digitalisierung wird die Welt immer vernetzter. Geschäftspartner sitzen schon lange nicht mehr zusammen an einem Tisch. Die Distanz zwischen Deutschland und den USA spielt keine Rolle mehr.

„New Work“ verändert Arbeitsweisen

In dieser Zeit tauchen neue Begriffe und Bewegungen auf, die den Wandel in der gesamten Wirtschaft aufzeigen. Industrie 4.0, Arbeit 4.0 und „New Work“ beschreiben die neuen Umstände sowie die daraus entstehenden neuen Methoden in der Arbeitswelt.

Anpassung der Unternehmen – flexible, selbstbestimmte Arbeit

Die Veränderungen finden genauso in den Köpfen der Menschen und damit in Unternehmen statt. Vernetzung, Flexibilität und Individualität bekommen eine immer wichtigere Rolle. Von klassischen Arbeitsabläufen und Hierarchien – klare Anforderungen und Aufgabenverteilung von oben – bleibt immer weniger übrig. Stattdessen will man flexibler und selbstbestimmter sein.

Agil in die Zukunft

Und das ist auch notwendig. Unternehmen müssen immer schneller auf veränderte Rahmenbedingungen reagieren. Und die, die das nicht können (oder wollen) sind schlichtweg nicht zukunftsfähig. Aus diesem Grund setzen auch immer mehr Unternehmen agile Arbeitsmethoden ein, um in der heutigen Zeit mithalten und auf neue Technologien reagieren zu können.

Eine neue Zusammenarbeit

Vernetzung, Selbstbestimmung, neue Arbeitsmethoden – unsere Zusammenarbeit verändert sich. Die neue Art von Kollaboration bewirkt eine vollkommen andere Arbeitsdynamik. Das neue Team ist flexibel und dynamisch, mit nur so viel Bürokratie wie nötig.

Organisation, Koordination, Optimierung, Agilität – für all diese Dinge können Kollaborationstools hilfreich sein. Vor allem, wenn die Zahl der Beteiligten steigt und die Prozesse komplexer werden, kann schnell der Überblick verloren gehen. Daher wird spezielle Software als effektives Kommunikationswerkzeug benötigt.

Grundsätzlich bietet ein gutes Tool folgende Vorteile:

• Langfristige Workflow-Optimierung
• Abstimmung von Arbeitsabläufen
• Zeitersparnisse
• Netzwerkübergreifendes, ortsunabhängiges Arbeiten
• Zusammenarbeit in Echtzeit

Drei Kollaborationstools im Überblick

Zu den bekanntesten Tools gehören factro, Asana und Trello. Grundsätzlich mit ähnlichen Features ausgestattet, sind sie aber mit unterschiedlichen Schwerpunkten und für verschiedene Vorhaben konzipiert.

factro

factro unterstützt Sie durch die Vereinfachung von Projekten und Verbesserung von Arbeitsabläufen. Die Software organisiert sich in Projekten, Paketen und Aufgaben, die jeweils mit umfassenden Informationen gefüllt werden können (beispielsweise Beschreibung, Checkliste, Verantwortung und Zeitplanung).

Die jeweilige Ansicht kann je nach Vorlieben und Schwerpunkt gewählt werden – Kanban-Board, Projektstrukturbaum, Aufgabenliste, Gantt-Chart.

Cloudbasiert können Teams orts- und zeitunabhängig miteinander arbeiten.

Weitere Features:

• Projektstrukturbaum
• Zeitliche Planung mit Gantt-Chart (inkl. Vorgänger-/Nachfolger-Beziehungen und Meilensteinen)
• Leistungserfassung (Plan-, Ist-, Rest, Delta-Aufwand)
• Aufgabenbezogene Kommentarfunktion
• Vorlagen für wiederkehrende Projekte und Aufgaben

Vorteile

• Leicht verständlich trotz großem Funktionsumfang
• 100 % made in Germany mit deutschem Server-Standort
• Umfassender, kostenloser Kundenservice

Nachteile

• Buchung erst ab 3 Benutzern möglich
• Noch keine API-Schnittstellen (nur CSV-Export & Outlook-Synchronisation)
• Kein Handbuch

Asana

Ursprünglich dazu gedacht, die Produktivität von Facebook-Mitarbeitern zu verbessern, wird Asana heute für die Vereinfachung von Organisation und Teamarbeit genutzt. Der Workflow wird durch einzelne Karten dargestellt.

In einem Asana Workspace können beliebig viele Teams Projekte organisieren, Aufgaben erstellen und bearbeiten, Deadlines definieren oder lokale Dateien anhängen. Ein Dashboard zeigt dabei – sortiert nach Alphabet, Deadline oder Aufgaben-Status – sämtliche Informationen auf einen Blick.

Weitere Features:

• Team-Kalender
• Projekt-Chat
• Nachrichtensystem
• Synchronisation mit externer Software
• Print- und Export-Funktionen

Vorteile

• Diverse Schnittstellen
• Mobile-App mit vielen Features
• Benutzerfreundliche Oberfläche

Nachteile

• Kostenpflichtiger, englischsprachiger Kundenservice
• Datensicherung auf US-Server
• Für größere Projekte nur begrenzt geeignet

Trello

Ähnlich wie bei Asana ist das Programm Trello aus Listen mit verschiedenen Karten aufgebaut. Grundlage ist die Projektplanungsmethode „Kanban“. Dementsprechend sind die Listen als „To Do“, „Im Gange“ und „Fertig“ vorgegeben.

Die einzelnen Karten können mit verschiedenen Optionen gestaltet werden:

• Mitglieder zuordnen
• Checklisten abhaken
• Kommentarfunktion
• Deadlines
• Dateien anhängen

Insgesamt ist Trello optimal für einfaches, agiles Aufgabenmanagement.

Vorteile

• Schneller, einfacher Einstieg ins Programm
• Unterstützt Kanban-Technik optimal
• Individualisierbare Boards

Nachteile

• Kein persönlicher Kundenservice
• Datensicherung auf US-Server
• Eingeschränkte Features (keine projektübergreifende Ansicht, keine Zeiterfassung, kein Gantt)

Optimierung und Erfolg mit Kollaborationstools

Je nachdem, was Sie vorhaben – Ordnung in die alltäglichen Aufgaben bringen oder Projekte ganzheitlich planen und steuern. Mit einem Kollaborationstool arbeiten Sie effektiv, flexibel und gemeinsam. Sie müssen sich nur ein eines aussuchen und erfolgreich werden.

Bei diesem Beitrag handelt es sich um einen Gastbeitrag von Denise Rüffer von factro.de.