Urlaubssperre: Wann ist das Urlaubsverbot erlaubt?

„Am Monatsende kann ich keinen Urlaub nehmen.“ Diesen Satz haben Sie sicher schon einmal gehört, wenn Sie mit Ihrer Partnerin, Freunden oder Familie in den Urlaub fahren wollten. Eine Urlaubssperre kann die Urlaubspläne von Angestellten durchkreuzen – doch damit sie zulässig ist, braucht es dringende Gründe. Wann eine Urlaubssperre vom Arbeitgeber rechtens ist und bei welchen Annahmen es sich um Irrglauben handelt, erfahren Sie in diesem Beitrag.

Was bedeutet Urlaubssperre?

Als Urlaubssperre wird ein Zeitraum bezeichnet, in dem Arbeitgeber ihren Mitarbeitenden untersagen, sich Urlaub zu nehmen. Urlaubssperren sind nur aus dringlichen, betrieblichen Gründen erlaubt. Dazu gehören beispielsweise ein erhöhter Personalbedarf, Krankheitswellen oder Unternehmenskrisen.

Ist eine Urlaubssperre rechtens?

Das Bundesurlaubsgesetz (BUrlG) schreibt auch für die Urlaubssperre gesetzliche Regelungen vor. Laut § 7 sind Arbeitgeber dazu verpflichtet, den Urlaubsansprüchen ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter nachzukommen. Urlaubstage ohne Grund abzulehnen oder zu verweigern, ist daher nicht rechtens. Dennoch gibt es einige Ausnahmen, in denen Unternehmen eine Urlaubssperre verhängen können. Dazu gehören neben dringenden betrieblichen Belangen auch Urlaubswünsche anderer Angestellter.

Hinweis zur Urlaubssperre: Der Betriebsrat hat ein Mitbestimmungsrecht. Gibt es in Ihrem Unternehmen einen Betriebsrat, so dürfen Sie Urlaubssperren nicht ohne dessen Zustimmung verhängen.

Zulässige Gründe für eine Urlaubssperre: Nur dann ist sie erlaubt

Während für die meisten Menschen die Vorweihnachtszeit die besinnlichste Zeit des Jahres ist, ist sie für den Einzelhandel die stressigste. Genau aus diesem Grund verhängen viele Geschäfte eine Urlaubssperre für ihre Angestellten. Weitere zulässige Gründe für eine Urlaubssperre können sein:

Inventurarbeiten oder andere Fristen

Müssen Unternehmen bis zu einem bestimmten Termin Jahresabschlüsse oder Inventurarbeiten abschließen, so kann den Mitarbeitenden in dieser Zeit der Urlaub verweigert werden.

Unerwartete Auftragslage

Erhält ein Unternehmen eine unerwartet große Anzahl an Aufträgen, die nur mithilfe der gesamten Belegschaft gestemmt werden können, so kann der Arbeitgeber eine Urlaubssperre verhängen.

Krankheitswelle in der Belegschaft

Sind viele Mitarbeitende gleichzeitig krankgeschrieben und dem Unternehmen droht dadurch ein Personalmangel, kann das ebenfalls ein Grund für eine Urlaubssperre sein.

Hoher Personalbedarf bei Saisongeschäft

Unternehmen, die – wie beispielsweise Einzelhandelsgeschäfte in der Weihnachtszeit – von einem Saisongeschäft betroffen sind, das jede personelle Ressource benötigt, dürfen eine Urlaubssperre für diesen Zeitraum verhängen.

Drohende Insolvenz oder andere Krisenfälle

Kann das Unternehmen durch eine Urlaubssperre vor der Insolvenz gerettet werden, ist ihre Durchsetzung rechtens. Auch bei anderen Unternehmenskrisen kann es notwendig sein, dass bestimmten Teams oder Abteilungen der Urlaub für einen gewissen Zeitraum verwehrt wird.

Soziale Faktoren

Neben betrieblichen Gründen gibt es auch soziale Faktoren, die eine Urlaubssperre legitimieren. Ein typisches Beispiel hierfür sind die Sommerferien. Angestellte, die Kinder haben, werden bei der Urlaubsvergabe in diesem Zeitraum üblicherweise bevorzugt. Urlaubsanträge von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern ohne Kinder können daher abgelehnt werden, damit es nicht zu personellen Engpässen kommt.

Wie lange darf eine Urlaubssperre sein?

In der Regel dauern Urlaubssperren wenige Wochen an. Eine einheitliche rechtliche Regelung, wie lange Urlaubssperren konkret aufrechterhalten werden dürfen, gibt es jedoch nicht. Dies ist maßgeblich vom betrieblichen Grund abhängig. Erstreckt sich ein Personalmangel beispielsweise über mehrere Monate, so kann die Urlaubsverweigerung durchaus auch länger andauern. Arbeitgeber müssen ihrer Fürsorgepflicht jedoch dringend nachkommen und ihrer Belegschaft Erholungsphasen einräumen.

Urlaubssperre: Wie lange vorher ankündigen?

Urlaubssperren treten mitunter sehr kurzfristig ein. Betriebliche Gründe, wie beispielsweise eine besonders hohe Auftragslage, sind nicht immer abschätzbar und werden teilweise durch äußere Umstände beeinflusst. Daher müssen Arbeitgeber bei der Ankündigung von Urlaubssperren keine Fristen einhalten. Im Zweifel können sie diese auch von einem auf den anderen Tag verhängen.

Ist genehmigter Urlaub von der Urlaubssperre betroffen?

Sollte ein Unternehmen überraschend eine Urlaubssperre verhängen, so müssen Angestellte nicht fürchten, ihren bereits gebuchten Urlaub stornieren zu müssen. Genehmigte Urlaubstage sind von der Urlaubssperre nämlich nicht betroffen. Haben Mitarbeitende ihren Urlaubsantrag rechtmäßig gestellt und wurde dieser gewährt, darf er nicht plötzlich wieder verweigert werden. Die Urlaubssperre gilt somit nur für alle neu eingereichten Anträge.

Eine Ausnahme bilden Umstände, die die Existenz des Unternehmens bedrohen. Da es sich hierbei jedoch um Einzelfälle handelt, muss genau geprüft werden, ob ein Widerruf des bereits genehmigten Urlaubs tatsächlich rechtens ist.

Sonderregelungen: Das sollten Sie wissen

Es gibt einige Mythen, wenn es um die gefürchtete Urlaubssperre geht. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sollten sich deshalb genau informieren, bevor sie auf ihren rechtmäßigen Urlaubsanspruch verzichten.

Urlaubssperre in der Probezeit

Der wohl am weitesten verbreitete Irrglaube ist, dass Arbeitnehmer in der Probezeit keinen Urlaubsanspruch haben. Das stimmt so nicht. Zwar haben Angestellte bei Unternehmenseintritt nicht immer den gesetzlichen Gesamtanspruch, ihnen stehen jedoch anteilige Urlaubstage zu. Somit haben Mitarbeitende bereits nach einem Monat Betriebszugehörigkeit einen Urlaubsanspruch – egal ob in der Probezeit oder nicht.

Urlaubssperre nach Wiedereingliederung

Wenn Mitarbeiterinnen mehr als sechs Wochen innerhalb eines Jahres ausgefallen sind, so durchlaufen sie eine Wiedereingliederung. Das bedeutet beispielsweise, dass sie zunächst nur einige Stunden pro Tag arbeiten, um sich schrittweise wieder an den üblichen Arbeitsalltag zu gewöhnen. Gleichzeitig soll so das Risiko einer erneuten Erkrankung verringert werden.

In dieser Zeit steht Angestellten jedoch kein Urlaub zu. Das liegt zum einen daran, dass sie nicht direkt wieder aus dem Arbeitsumfeld entrissen werden sollen. Zum anderen werden Wiedereingliederungsprogramme durch die Krankenkasse finanziert, weshalb bezahlter Urlaub in diesem Zeitraum ausgeschlossen ist.

Urlaubssperre bei Kurzarbeit

Auch wenn Kurzarbeit meist dann eintritt, wenn die Existenz eines Unternehmens bedroht ist, ist sie allein kein triftiger Grund für eine Urlaubssperre. So haben Arbeitnehmende auch während der Kurzarbeit Anspruch auf ihren Urlaub, allerdings verringert sich dieser im Verhältnis zu ihrer verkürzten Arbeitszeit.

Urlaubssperre bei häufiger Krankheit

Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer, die öfter krank sind, müssen sich keine Sorgen machen, dass dies negative Auswirkungen auf ihren Urlaubsanspruch hat. Eine Urlaubssperre wegen häufiger Krankheit gibt es nicht. Ganz im Gegenteil sollten Arbeitgeber bei Mitarbeitenden, die besonders oft ausfallen, ihrer Fürsorgepflicht nachkommen. Erholungsphasen sind zwingend notwendig, um die Leistungsfähigkeit der Belegschaft zu wahren.

Werden Arbeitnehmer im Urlaub krank, so können sie sich ihre Urlaubstage wieder gutschreiben lassen. Dazu müssen sie ein ärztliches Attest beim Arbeitgeber einreichen.

Muss eine Urlaubssperre schriftlich erfolgen?

Eine allgemeine Pflicht, Urlaubssperren schriftlich zu verkünden, gibt es nicht. Arbeitgeber dürfen die Nachricht ebenso mündlich – beispielsweise in einem firmenweiten Meeting oder in Mitarbeitergesprächen – mitteilen. Eine E-Mail an das gesamte Unternehmen erleichtert jedoch die interne Kommunikation, da so sichergestellt werden kann, dass jede und jeder aus dem Team die Information erhält.

Urlaubssperre Ankündigung: Vorlage für die Rundmail

Möchten Sie Ihre Mitarbeitenden über eine anstehende Urlaubssperre informieren, ist eine Rundmail das effektivste Kommunikationsmittel. Nutzen Sie für die Ankündigung am besten die folgende Vorlage:

Fazit: Informieren Sie sich über die rechtlichen Anforderungen einer Urlaubssperre

Sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmende sollten sich unbedingt mit den gesetzlichen Anforderungen an eine Urlaubssperre vertraut machen, um Irrtümer und Fehler zu vermeiden. Rechtlich durchsetzbar ist die Urlaubsverweigerung nämlich nur aus triftigen, betrieblichen Gründen, die ein Fortbestehen des Unternehmens bedrohen könnten.

Müssen Sie in Ihrem Unternehmen eine Urlaubssperre verhängen, ist es wichtig, diese umgehend und begründet zu kommunizieren, um Ihre Mitarbeitenden nicht zu verunsichern und bei ihrer Urlaubsplanung so wenig wie möglich zu behindern. Nutzen Sie dafür am besten unsere E-Mail-Vorlage!

Titelbild: benchaccounting/ Unsplash