Wenn Mitarbeitende der Personalabteilung eine kurze Notiz zum Urlaubszeitraum geben und einfach verreisen, wurde ein wesentlicher Schritt des Urlaubsantrages vergessen: die Genehmigung. Urlaub ist in Deutschland gesetzlich geregelt, weshalb Angestellte die notwendigen Regularien unbedingt kennen müssen.

Hier beantworten wir die wichtigsten Fragen rund um das Thema Urlaubsantrag und zeigen Ihnen, wie ein solcher Antrag ganz leicht von der Hand geht.

Download: 6 Vorlagen für Ihren nächsten Urlaubsantrag

Wie Sie einen korrekten Urlaubsantrag stellen

Für den Urlaubsantrag gibt es keine offizielle Form. In kleineren Unternehmen reicht häufig die mündliche Absprache mit Chefin oder Chef. In größeren Teams wird die mündliche Regelung hingegen schwierig – vor allem wenn mehrere Kolleginnen und Kollegen zum gleichen Zeitpunkt Urlaub nehmen wollen.

Daher haben viele Unternehmen Vorlagen und Richtlinien zum Einreichen von Urlaubsanträgen und nutzen eigene Formulare oder Programme. Bevor Sie also einen Urlaubsantrag schreiben, sollten Sie sich bei Ihren Vorgesetzten über die Regularien informieren.

Um sicherzugehen, dass nichts vergessen wird, ist ein schriftlicher Urlaubsantrag die sicherere Variante. Idealerweise enthält er folgende Daten:

  • Ihre personenbezogenen Daten, um Sie eindeutig zu identifizieren (Name, ggf. Adresse)
  • Anschrift des Unternehmens
  • Ort und Datum
  • Betreff („Urlaubsantrag für Zeitraum X“)
  • Brieftext mit Anzahl der Urlaubstage, Anfangs- und Enddatum des Urlaubs
  • Unterschrift
  • Optional: Vermerk für die Bestätigung des Arbeitgebers

Tipp: Bevor Sie sich in die Auszeit verabschieden, sollten Sie auch Ihre Urlaubsvertretung regeln. Planen Sie nach der Genehmigung Ihre Urlaubsübergabe und vergessen Sie nicht, in Ihrer Abwesenheitsnotiz auf Ihre Vertretung zu verweisen.

Urlaubsantrag: Unsere Vorlagen erleichtern Ihnen die Arbeit

Hat Ihr Unternehmen keine eigene Vorlage für den Urlaubsantrag, sollten Sie eine unserer kostenlosen Urlaubsantrag-Vorlagen nutzen, um wertvolle Zeit und Nerven zu sparen. Alles, was Sie in die Templates eintragen müssen, sind Ihre persönlichen Daten und Ihr Wunsch-Urlaubszeitraum.

Möchten Sie den Antrag per Post einschicken, dann wählen Sie die Vorlage mit Adresszeile. Für den E-Mail-Versand oder wenn Sie den Antrag persönlich im HR-Büro abgeben, ist die Adresse nicht zwingend erforderlich.

Tipp: Damit Sie eine schnelle Rückmeldung erhalten, wählen Sie die Vorlage mit Vermerk für den Arbeitgeber. Ihr Chef oder Ihre Chefin können den Urlaub somit direkt genehmigen und an Sie zurücksenden.

Ab wann gilt ein Urlaubsantrag als genehmigt?

Ein Urlaubsantrag benötigt in Deutschland die eindeutige Zustimmung der jeweiligen Vorgesetzten, idealerweise schriftlich. Ein bloßes Einreichen des Urlaubsantrages ist nicht ausreichend. Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen, die sich ohne konkrete Genehmigung des Urlaubsantrags freistellen, beurlauben sich gesetzlich betrachtet selbst. Das kann zur Abmahnung oder bei wiederholtem Vorkommen sogar zur Kündigung führen.

Deshalb gilt: Gehen Sie auf Nummer sicher und reichen Sie einen schriftlichen Urlaubsantrag ein. Bestehen Sie außerdem immer auf eine schriftliche Genehmigung, um Unklarheiten und Missverständnisse zu vermeiden. So sind Sie auf jeden Fall auf der sicheren Seite.

Urlaubsantrag: Bis wann muss der Arbeitgeber reagieren?

Eine gesetzliche Pflicht für den Zeitrahmen der Genehmigung gibt es nicht. In der Regel reagieren Arbeitgebende jedoch sehr schnell auf Urlaubsanfragen. Haben Sie nach sieben bis zehn Tagen noch keine Rückmeldung bekommen, dann können Sie getrost noch einmal bei Ihrem bzw. Ihrer Vorgesetzten nachfragen.

Urlaubsantrag-Frist: Bis wann muss man Urlaub beantragen?

Alle Urlaubstage sind im aktuellen Kalenderjahr, in dem der Anspruch besteht, zu nehmen. Eine Ausnahme besteht, wenn Urlaub aufgrund triftiger Gründe nicht eingereicht werden konnte. In diesem Fall darf der Urlaubsanspruch mit ins nächste Jahr genommen werden – allerdings ist er auch hier bis spätestens 31.03. fällig.

In vielen Unternehmen wird die Urlaubsplanung samt Anträgen zu Beginn des Jahres angefordert. Das erleichtert die Personalplanung und verhindert, dass es zu übermäßig vielen Überschneidungen kommt. Eine gesetzliche Frist gibt es hierfür zwar nicht, doch manche Unternehmen setzen sich hierfür interne Deadlines.

Urlaubsantrag abgelehnt: Was nun?

Das Bundesurlaubsgesetz legt fest, dass Arbeitgebende den Urlaubswünschen ihrer Angestellten prinzipiell nachkommen müssen. Dennoch gibt es Ausnahmen, die eine Ablehnung des Urlaubsantrages geltend machen. Dazu gehören beispielsweise:

  • Triftige betriebliche Gründe, bei denen der Personalausfall das Kerngeschäft bedroht
  • Urlaubssperren in betrieblichen Hochphasen (beispielsweise Saisongeschäft)
  • Vorrang anderer Mitarbeiter oder Mitarbeiterinnen aufgrund von sozialen Kriterien
Kommt es zu vielen Überschneidungen bei der Urlaubsplanung, so werden in Ferienzeiten beispielsweise diejenigen Mitarbeitenden bevorzugt, die Kinder im schulfähigen Alter haben. Unternehmen sollten über die Regeln und den Vorrang bei der Urlaubsplanung stets transparent sein, um Konflikte zu vermeiden.

Kurzfristige Planänderung: Urlaubsantrag zurückziehen

Sowohl für Arbeitnehmende als auch für Arbeitgebende gilt: Die Genehmigung des Urlaubsantrages ist verpflichtend. Dennoch gibt es immer wieder Ausnahmesituationen, in denen der Urlaubsantrag zurückgenommen werden muss.

Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen sollten in diesem Fall frühzeitig auf ihren Vorgesetzten zugehen und das Gespräch suchen. Haben sich die Pläne geändert, kann der Urlaub umgelegt werden – jedoch nur mit ausdrücklicher Bewilligung durch den Arbeitgeber. Stimmt die bzw. der Vorgesetzte dem Widerruf zu, so muss auch ein erneuter Urlaubsantrag erst genehmigt werden.

Arbeitgebende dürfen den Urlaub ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auch nicht ohne Weiteres canceln. Triftige Gründe, die den Widerruf möglich machen, sind lediglich schwerwiegende betriebliche Anlässe. Da Angestellte im Urlaub für den Vorgesetzten jedoch nicht erreichbar sein müssen, gestaltet sich die Umsetzung sehr schwierig.

Fazit: Mit einem schriftlichen Urlaubsantrag auf Nummer sicher gehen

Urlaubsanträge haben keine gesetzlich festgelegte Form. Deshalb sind in einigen Unternehmen durchaus mündliche Absprachen an der Tagesordnung. Um auf Nummer sicher zu gehen und nicht kurz vor Abreise eine böse Überraschung zu erleben, sollten Arbeitnehmende jedoch auf einen schriftlichen Antrag setzen. Mit der passenden Vorlage ist der Antrag in Windeseile eingereicht und genehmigt, sodass nur noch die Frage offen bleibt: Wohin geht die nächste Reise?

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Titelbild: ljubaphoto / iStock / Getty Images Plus

Ursprünglich veröffentlicht am 22. Juli 2022, aktualisiert am September 09 2022

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