Urlaubsübergabe stressfrei gestalten: Acht hilfreiche Tipps

Urlaub – Zeit für Erholung, Entspannung, Entschleunigung. Wer seinen Urlaub unbeschwert genießen, währenddessen nicht gestört werden und nach der Rückkehr ins Büro kein Chaos am Arbeitsplatz vorfinden möchte, braucht eine organisierte Urlaubsübergabe. In diesem Artikel geben wir Ihnen dazu acht konkrete Tipps sowie eine kostenfreie Checkliste zum Download.

Acht Tipps für die reibungslose Urlaubsübergabe

So bereiten Sie sich auf die unbeschwerte Urlaubszeit vor:

Tipp 1: Betrachten Sie Ihre Urlaubsübergabe als sinnvolle Pflichtübung

Zu einer ausgewogenen Work-Life-Balance gehört der Urlaub. Nur wer sich bewusst freie Zeit nimmt, kann auf Dauer produktiv bleiben – und gesund. Damit Sie Ihre Urlaubszeit genießen und richtig abschalten können, ist es wichtig zu wissen, dass es im Büro auch ein paar Tage ohne Sie „läuft“.

Daher ist es für Sie und Ihre Vertretungen(en) genauso wie für Lieferanten, Kundschaft und Projektteams unerlässlich, eine strukturierte Übergabe vorzunehmen. Machen Sie sich und allen Beteiligten bewusst, dass dies kein „nice-to-have“ ist, sondern eine essenzielle Aufgabe darstellt und sich alle dafür die erforderliche Zeit nehmen müssen.

Es ist unter Umständen sogar sinnvoll, dass Ihr Unternehmen präzise Vorgaben für die Urlaubsübergabe macht, etwa das frühzeitige Eintragen von Urlauben in alle relevanten Kalender.

Tipp 2: Bemühen Sie sich um eine offizielle Vertretungsregelung

In vielen Unternehmen oder Abteilungen bestehen bereits offiziell festgelegte Vertretungsregelungen. Darin ist festgeschrieben, wer wen während des Urlaubs vertritt und welche Tätigkeiten dies betrifft. Dabei kann es durchaus auch sinnvoll sein, unterschiedliche Tätigkeiten bzw. Zuständigkeiten an unterschiedliche Personen zu delegieren. Sollten entsprechende Regelungen bei Ihnen nicht festgeschrieben sein, lohnt es sich, sich darum zu bemühen.

Wichtig ist es auch, dabei nicht nur an die Aufgaben in der Abteilung zu denken, sondern auch an diejenigen in bereichsübergreifenden Projektteams. Diese Regelungen gelten dann idealerweise auch bei ungeplanter Abwesenheit, wie etwa bei Krankheiten.

Tipp 3: Klären Sie Ihre Erreichbarkeit im Urlaub

Für die volle Entspannung ist empfehlenswert, sich während des Urlaubs gar nicht mit beruflichen Angelegenheiten zu befassen. Dies ist aber nicht in allen Fällen möglich, insbesondere für Führungskräfte. Klären Sie daher in Ihrem Team bzw. mit Ihren Vertretungen, unter welchen Umständen Sie kontaktiert werden möchten.

Dazu legen Sie idealerweise auch die Art der Kommunikation und die Tageszeit dafür fest. So können Sie etwa immer morgens im Urlaub Ihre E-Mails checken oder nach dem Mittagessen für eine Stunde das Diensthandy anschalten.

Insbesondere für Führungskräfte gilt es, in den Vertretungsregelungen auch klar zu definieren, wer im Bedarfsfall welche Entscheidungen treffen kann und soll.

Tipp 4: Nehmen Sie sich Zeit für die Urlaubsübergabe und räumen Sie auf

Urlaubsübergabe eine Stunde vor Feierabend am Freitagnachmittag? Das ist keine gute Idee. Auch wenn Sie Ihren Urlaub im Zuge der Jahresurlaubsplanung bereits in alle Kalender eingetragen haben, erinnern Sie Ihre Vertretungen sowie alle anderen wichtigen Bezugspersonen spätestens zwei Wochen vor Ihrem letzten Arbeitstag über Ihre Abwesenheit.

Vereinbaren Sie frühzeitig Termine für die Übergabegespräche und lassen Sie Raum und Zeit für eventuelle Rückfragen.

Sie selbst sollten sich kurz vor Ihrem Urlaub keine wichtigen Termine oder Aufgaben einplanen. Räumen Sie in dieser Zeit besser Ihren Schreibtisch und Ihre digitalen Postfächer auf. Das verhindert unnötigen Stress vor dem Urlaub und erleichtert die Rückkehr an den Arbeitsplatz danach. Wichtige Dokumente sollten Sie übersichtlich ablegen und Ihrer Vertretung zugänglich machen.

Tipp 5: Schreiben Sie eine To-do-Liste für Ihre Vertretung(en)

Erstellen Sie für Ihre Vertreterinnen und Vertreter eine vollständige To-do-Liste. Darauf müssen sowohl regelmäßig anfallende Routineaufgaben als auch projektbezogene Jobs, die sich nicht auf die Zeit nach Ihrem Urlaub verschieben lassen. Aufgaben ohne Dringlichkeit anderen zu überlassen, das wäre nicht fair. Wenn Sie die Aufgaben chronologisch nach Fälligkeitsdatum sortieren und mit Prioritäten versehen, erleichtern Sie den Kolleginnen und Kollegen das Abarbeiten immens.

Bedenken Sie beim Erstellen der To-do-Liste, dass Ihre Vertretungen Ihre Aufgaben nicht aus dem Effeff beherrschen. Beschreiben Sie die Aufgaben daher detailliert. Für nicht verschiebbare Termine, die die Vertretungen während Ihres Urlaubs wahrnehmen sollen, gilt es ebenso, ausführliche Informationen zu übergeben.

Tipp 6: Planen Sie die ersten Tage nach Ihrem Urlaub vor

Neben der Liste für Ihre Vertretungen sollten Sie sich auch eine eigene To-do-Liste für die Zeit nach Ihrer Rückkehr anlegen. Darin enthalten sind alle Aufgaben, die in den ersten Tagen nach Ihrem Urlaub anstehen. So schaffen Sie es, während Ihres Urlaubs nicht ständig an die bevorstehenden Projekte oder die nächsten notwendigen Schritte zu denken und folglich besser zu entspannen.

Dazu gehört auch, nach der Rückkehr Zeit für eine Rück-Übergabe einzuplanen, sodass Ihre Vertretungen Ihnen in Ruhe schildern können, was während Ihrer Abwesenheit vorgefallen ist und welche To-dos ggf. noch offen sind. Zudem können Sie die Zeit nutzen, Ihren Kolleginnen und Kollegen von Ihrem Urlaub zu berichten und aktives Teambuildung zu betreiben.

Weitere Termine direkt nach dem Urlaub sollten Sie möglichst vermeiden, um ausreichend Zeit für die Aufarbeitung des Vorgefallenen und das Bearbeiten Ihrer Postfächer zu haben.

Tipp 7: Stellen Sie sicher, dass Ihre Vertretungen über alle Zugänge und Berechtigungen verfügen

Für Reportings sind bestimmte Analysetools nötig? Wichtige E-Mails landen in separaten Postfächern? Die Kreditkarte für Onlinebestellungen und der Schlüssel für den Aktenschrank liegen in Ihrem abgeschlossenen Schreibtisch?

Damit Ihre Aufgaben während Ihrer Abwesenheit vollumfänglich erledigt werden können, benötigen Ihre Vertretungen auch Zugänge zu allen Hilfsmitteln und Werkzeugen. Stellen Sie rechtzeitig sicher, dass die IT-Abteilung benötigte Zugänge einrichtet und legen Sie alle erforderlichen physischen Gegenstände gut auffindbar bereit.

Tipp 8: Richten Sie Abwesenheitsnotizen und eine Telefonumleitung ein

Kolleginnen, Lieferanten, Mitarbeiterinnen und die wichtigsten Kunden sind über Ihre Abwesenheit informiert, die To-dos umfassend mit Ihren Vertretungen besprochen. In den letzten Stunden vor Ihrer Abreise gilt es nun, Ihre Kommunikationskanäle auf Ihre Abwesenheit vorzubereiten.

Erstellen Sie eine Abwesenheitsnotiz für Ihre E-Mail-Postfächer und Messenger, in der der genaue Zeitraum Ihres Urlaubs sowie Namen und Kontaktdaten Ihrer Vertretungen eingetragen sind. Zudem sollten Sie einen Hinweis darauf geben, ob Nachrichten automatisch weitergeleitet werden.

Ihr Telefon sollten Sie auf Ihre Haupt-Vertretung umleiten, Ihr Diensthandy mit einer Mailboxansage ausstatten, die alle Anrufenden über Ihre Abwesenheitsdauer und Vertretung informiert.

Diese Informationen gehören ins Übergabeprotokoll: Eine Checkliste

Damit bei der Urlaubsübergabe nichts vergessen wird, sollten Sie alle in den Tipps gesammelten Informationen in einem Übergabeprotokoll schriftlich festhalten. Dies hilft auch in dem Fall, dass Ihre eigentlich geplante Urlaubsvertretung ausfällt, etwa krankheitsbedingt.

Ins Übergabeprotokoll gehören:

• Zeitraum der Abwesenheit
• alle definierten Vertreterinnen und Vertreter samt Zuständigkeiten
• die To-do-Liste für die Vertretungen, inkl. Deadlines und ggf. Prioritäten
• Ansprechpartnerinnen und -partner sowie deren Kontaktdaten bzw. Hinweise zur Erreichbarkeit
• Termine
• Links und Zugänge zu wichtigen Tools und Software
• Hinweise zum Aufbewahrungsort wichtiger Gegenstände und Unterlagen
• Hinweise auf „Persönliches“ wie Blumengießen oder Küchendienst

Auf Basis des Übergabeprotokolls können Sie dann mit Ihren Vertretungen die Übergabegespräche führen – und nach Ihrer Rückkehr auch die Zeit während Ihrer Abwesenheit nachbesprechen.

Fazit: Eine gute Übergabe sichert Ihnen einen entspannten und nachhaltigen Urlaub

Sorgen um wichtige Projekte oder unerledigte Aufgaben schränken die Erholung im Urlaub ein. Nehmen Sie sich die erforderliche Zeit für eine durchdachte Urlaubsübergabe. Dann können Sie sich auf ein paar entspannte Urlaubstage freuen und nach Ihrer Rückkehr ins Büro noch lange von Ihrer Erholungszeit zehren.

Titelbild: Nomad Outing / iStock / Getty Images Plus