Urlaubsvertretung: Mit gutem Gewissen in den Urlaub starten

Der Flug ist gebucht, die Urlaubslaune steigt und die Koffer stehen schon seit drei Tagen an der Wohnungstür parat. Gedanklich ist der Weg für einige Tage Erholung bereits geebnet – wäre da nicht noch ein anstrengendes Thema: die Urlaubsvertretung. Wer übernimmt sie? Wie sieht es rechtlich aus? Wer muss sich darum kümmern? Wir beantworten alle Fragen in diesem Artikel.

Die Urlaubsvertretung im Arbeitsrecht

Urlaubsplanung ist mehr als nur Urlaubsziel aussuchen und Reisetipps erfragen. Während Sie am Strand, den Bergen oder in einer belebten Stadt Ihre Auszeit genießen, geht der Arbeitsalltag im Büro weiter – ohne Sie, aber mit Ihren Aufgaben.

Nicht in jedem Unternehmen ist die Thematik rund um Urlaubsvertretungen klar geregelt. Während manche Arbeitnehmende lieber tagelang Überstunden machen, um den Kollegen und Kolleginnen nicht zu viel Arbeit aufzuhalsen, übergeben andere die anfallenden Arbeiten komplett. Oder sie legen die Verantwortung in die Hände des Arbeitgebers – doch was gilt rechtlich?

Grundsätzlich müssen sich Arbeitnehmende nicht um die Urlaubsvertretung kümmern. Es ergibt jedoch Sinn, sich in den Prozess einzuschalten und aktiv daran mitzuwirken. Arbeitgeber können ihre Mitarbeitenden dazu anweisen, den Urlaub während der regulären Urlaubszeit bestmöglich vorzubereiten. Das bedeutet: Aufgaben, Termine und Fristen möglichst so zu legen, dass nicht alles in die Zeit der Abwesenheit fällt.

Was rechtlich nicht erlaubt ist: Arbeitgeber können Arbeitnehmende nicht dazu zwingen, die durch den Urlaub wegfallende Arbeitszeit davor oder danach abzuarbeiten. Bei allen Fragen rund um Vertretungen, Mehrarbeit und Urlaub gelten die Regelungen aus dem Arbeitszeitgesetz (ArbZG).

Wer eignet sich als Urlaubsvertretung?

Steht der Urlaub an und Sie kümmern sich um Ihre Vertretung, kommt schnell die Frage auf: Wer ist dafür geeignet? Klar ist: Nicht jede Person aus dem Unternehmen kann Ihre speziellen Tätigkeiten übernehmen.

Die Kollegin aus der gleichen Abteilung mit ähnlichem Aufgabenbereich eignet sich beispielsweise hervorragend als Vertretung. Ein Kollege aus einem ganz anderen Bereich des Unternehmens hingegen weniger. Sprechen Sie mit den ausgewählten Kolleginnen und Kollegen, die Sie vertreten – ansonsten erwartet Sie womöglich schlechte Stimmung nach Ihrem Urlaub.

Urlaubsvertretung: die wichtigsten Fragen und Antworten

In den folgenden Abschnitten fassen wir die wichtigsten Fragen und Antworten rund um das Thema Urlaubsvertretung zusammen. Abschließend finden Sie eine Checkliste, der Sie anhand sechs simpler Schritte Ihre Urlaubsvertretung organisieren können.

Wer ist für die Urlaubsvertretung zuständig?

Laut Gesetzen wie dem Bundesurlaubsgesetz sind Arbeitgeber für die Personalplanung zuständig – dazu zählt auch die Urlaubsvertretung ihrer Mitarbeitenden. In der Praxis empfiehlt es sich jedoch, dass Arbeitnehmende in die Planung mindestens auch involviert sind. Schließlich ist es in aller Interesse, dass der Betriebsablauf durch die Abwesenheit nicht gestört wird.

Was muss die Urlaubsvertretung machen?

Die spezifischen Aufgaben einer Urlaubsvertretung sind immer individuell. Sie richten sich nach den Absprachen zwischen beiden „Parteien“, die am besten so ausführlich wie möglich vor dem Urlaubsantritt geklärt werden. So verhindern Sie, dass wichtige Aufgaben liegen oder Fragen unbeantwortet bleiben.

Bin ich verpflichtet Urlaubsvertretung zu machen?

Arbeitgeber können von ihrem Weisungsrecht gemäß Paragraph 106 der Gewerbeordnung Gebrauch machen. Dadurch können Sie Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter dazu verpflichten, eine Urlaubsvertretung zu übernehmen. Das darf allerdings nur im Rahmen der gesetzlich erlaubten Rahmenbedingungen – zum Beispiel der Arbeitszeit – geschehen.

Wie viel Urlaubsvertretung ist zumutbar?

Es hängt vom Umfang der eigenen Tätigkeiten der Vertretung ab, wie viel Arbeit eines Kollegen oder einer Kollegin zusätzlich geleistet werden kann. Das Arbeitszeitgesetz muss stets eingehalten werden, unbezahlte Mehrarbeit beispielsweise ist dadurch nicht begründbar. Wird der Workload zu viel, können externe Urlaubsvertretungen helfen.

Organisieren Sie Ihre Urlaubsvertretung anhand unserer Checkliste

Jeder und jede will guten Gewissens in den Urlaub starten können. Die Reiselust der Deutschen hat sich nach der Pandemie erholt: Der Anteil der Deutschen, die mindestens fünf Tage verreist sind, ist von 37 Prozent im Jahr 2020 auf 61 Prozent im Jahr 2023 gestiegen – und liegt damit wieder auf dem Niveau von 2019.

Dabei kommen die üblichen Fragen auf: Reisedokumente dabei? Flugtickets parat? Notfallmedikamente dabei? Um wirklich abschalten zu können, sollte die Urlaubsvertretung gut organisiert werden.

Hangeln Sie sich dafür an folgender Checkliste mit sechs Schritten entlang:

1. Sind wichtige Termine, Fristen und Aufgaben erledigt, beziehungsweise auf nach dem Urlaub verschoben? Nicht alles lässt sich so organisieren, dass es nicht in Ihre Urlaubszeit fällt. Je mehr Sie jedoch auf davor und danach verschieben können, desto besser. Für Sie und Ihre Urlaubsvertretung.
2. Sind Kunden und Kolleginnen informiert? Gerade bei längeren Abwesenheitszeiten und in von intensivem Austausch geprägten Branchen empfiehlt es sich, relevante Kontakte über die eigene Abwesenheit zu informieren.
3. Haben Sie alle anfallenden Aufgaben aufgeschrieben? Fassen Sie alles, was in Ihrer Abwesenheit anfällt, kurz zusammen. So stellen Sie sicher, dass nichts untergeht und Ihre Vertretung bestmöglich arbeiten kann.
4. Wissen die Vertretungen und Vorgesetzten Bescheid? Es klingt banal, aber: Vergessen Sie nicht, Ihrer Vertretung oder Ihren Vertretungen rechtzeitig alle Informationen im Rahmen einer Urlaubsübergabe zukommen zu lassen. Bei größerem Workload kann es hilfreich sein, die Aufgaben auf mehrere Schultern zu verteilen. Informieren Sie auch Ihre Vorgesetzten, wer was übernimmt.
5. Hat Ihre Vertretung alle notwendigen Zugänge? Manche Tätigkeiten erfordern den Login bei Portalen, Lizenzen für Software oder bestimmte Schlüssel. Sorgen Sie dafür, dass Ihre Vertretung(en) alles Notwendige greifbar haben.
6. Haben Sie Ihr Telefon umgeleitet und eine Abwesenheitsnotiz eingerichtet? Damit Ihr Handy nicht dauernd klingelt, leiten Sie es auf Ihre Vertretung um. Gleiches könnten Sie, falls erforderlich, auch mit Ihren E-Mails machen – vergessen Sie Ihre Abwesenheitsnotiz nicht.

Haben Sie an alles gedacht? Dann steht einem erholsamen Urlaub und einigen Tagen oder Wochen Abwesenheit nichts mehr im Wege.

Fazit: Zwischen Arbeitsrecht und kollegialer Unterstützung

Alle Regelungen rund um Urlaubsvertretung sowie Urlaubsantrag sind in diversen Gesetzen geregelt. Diese sprechen Sie als Arbeitnehmende von der Pflicht frei, eine Urlaubsvertretung zu suchen oder zu bestimmen. In der Praxis jedoch steht meist die kollegiale Unterstützung über dem Arbeitsrecht.

Rahmenbedingungen wie die maximale Arbeitszeit oder Ruhepausen dürfen durch Aufgaben, die Sie als Urlaubsvertretung übernehmen, natürlich nicht verletzt werden. Dennoch gilt: Wenn sich Kolleginnen und Kollegen gegenseitig in der Vertretung jeweils unterstützen, können alle mit gutem Gewissen ihre verdienten Urlaube genießen.

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