Vorstellung und Begrüßung neuer Mitarbeiter: So geht's

Onboarding ist ein wichtiger Teil der Unternehmensführung, denn es ermöglicht eine umfassende Einarbeitung bei Neueinstellungen. Bereits die Vorstellung und Begrüßung neuer Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen beeinflussen den Start in die neue Arbeit. Wir zeigen Ihnen, wie Sie neue Angestellte im Team vorstellen und begrüßen. Zudem geben wir Ihnen direkt verschiedene Vorlagen an die Hand.

Warum ist die Begrüßung neuer Mitarbeitender wichtig?

Eine neue Arbeitsstelle ist zum einen Grund für Freude, aber häufig auch mit Zweifeln verbunden. Wer täglich acht Stunden im Büro sitzt und mit anderen Menschen interagieren und zusammenarbeiten will, möchte sich dabei wohlfühlen. Aber auch andere Faktoren sprechen dafür, dass die Begrüßung mehr als ein “Herzlich Willkommen im Team” sein sollte:

Motivierter Start in die Arbeit

Wer sich aufgenommen und gesehen fühlt, ist auch zufriedener. Besonders in großen Unternehmen sorgt eine fehlende Begrüßung und Vorstellung leicht dazu, dass eine neue Person untergeht. Eine offizielle Begrüßung ist also ein Zeichen von Wertschätzung und gibt neuen Mitarbeitenden einen Motivationsschub.

Bessere soziale Eingliederung

Mit einer Vorstellung und Begrüßung neuer Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen geht häufig eine sofortige Interaktion einher. Selbst die schriftliche Vorstellung neuer Mitarbeiter begünstigt die soziale Eingliederung in das Team. Vor allem im Homeoffice ist die Vorstellung neuer Mitarbeiter mit Steckbrief hilfreich, um sich der Kollegenschaft vorzustellen.

Förderung der Unternehmenskultur

Ein gut durchdachter Onboarding-Prozess wirkt sich positiv auf das Image des Unternehmens sowie die Unternehmenskultur aus. Der erste Eindruck zählt und ist die Grundlage für eine erfolgreiche Zusammenarbeit in der Zukunft.

Weniger Fluktuation

Fühlen sich neue Mitarbeitende im Team aufgehoben und willkommen, fällt die Wahrscheinlichkeit einer frühzeitigen Kündigung entsprechend geringer aus. Eine freundliche Begrüßung verbessert das Wohlempfinden im Arbeitsumfeld und lässt anfängliche Zweifel verblassen.

Vorstellung und Begrüßungstext: Das sollte rein

Ein „Herzlich Willkommen“ im Begrüßungstext für neue Teammitglieder ist ein guter Einstieg, aber vollständig wird der Text erst, wenn alle wichtigen Bestandteile enthalten sind:

• Willkommensgruß
• Name
• Funktion und Abteilung
• Startdatum
• Absender

Wollen Sie neue Mitarbeiter vorstellen und den Text nicht nur als Begrüßung nutzen, können Sie weitere Bausteine hinzufügen:

• Foto
• Persönliche Informationen
• Vorherige Funktion
• Benötigte Utensilien bei Arbeitsantritt

Vorlagen: Neue Mitarbeitende begrüßen und vorstellen

Die Vorstellung neuer Mitarbeiter mit Vorlage sorgt für ein reibungsloses Onboarding und gewährleistet, dass alle Neuankömmlinge gleichermaßen begrüßt und im Team aufgenommen werden.

Je nach Branche und Unternehmenskultur variieren Formulierung und Ausdrucksweise im Begrüßungstext, wobei Vorlagen helfen, den passenden Stil beizubehalten. Generell lässt sich zwischen drei Vorstellungs- und Begrüßungsarten unterscheiden: formell, informell und persönlich.

Wollen Sie Ihre neuen Mitarbeitenden nicht nur begrüßen, sondern auch dem Team vorstellen, nutzen Sie die folgenden Vorlagen zur Vorstellung. Den Begrüßungstext neuer Mitarbeiter individualisieren Sie mit den folgenden Templates für Ihr Unternehmen.

1. Vorlage: Formelle Begrüßung

Sehr geehrte(r) Frau/Herr [Nachname],

Wir heißen Sie bei [Name des Unternehmens] herzlich willkommen und freuen uns, Sie bei uns ab dem [Einstiegsdatum] als neue [Funktion/Position] begrüßen zu dürfen.

Ihre neuen Kolleginnen und Kollegen freuen sich bereits auf die Zusammenarbeit und stehen Ihnen bei Fragen jederzeit zur Seite.

Bitte stellen Sie sich am [Datum] um [Uhrzeit] am/im [Ort] vor, um Ihren Ausweis zu erhalten. [Name und Funktion] wird Sie dort persönlich in Empfang nehmen und begrüßen.

Wir wünschen Ihnen im Namen der gesamten Belegschaft einen erfolgreichen und angenehmen Start in unserem Unternehmen.

Mit freundlichen Grüßen,

[Vor- und Nachname]

[Position/Funktion]

2. Vorlage: Informelle Begrüßung

Hallo [Name],

Willkommen im Team! Wir freuen uns riesig darauf, dass Du ab dem [Datum] als [Position/Funktion] Teil von [Unternehmensname] wirst.

Dein Team heißt Dich am [Datum] ab [Uhrzeit] in [Ort] herzlich willkommen und freut sich bereits auf die Zusammenarbeit.

[Name] wird sich um Dein Onboarding kümmern und steht Dir bei allen Fragen zur Seite.

Für den Start musst Du aber erstmal nur Dich selbst mitbringen, alles Weitere erhältst und erfährst du vor Ort.

Wir freuen uns auf Dich und wünschen Dir einen tollen Start bei [Unternehmensname].

Herzlich,

Dein [Vorname]

[Position/Funktion]

3. Vorlage: Formelle Vorstellung

Liebes Team,

Heute beginnt [Name] als neue(r) Mitarbeiter(in) in unserem Unternehmen und wir möchten sie/ihn herzlich bei uns begrüßen und vorstellen.

Als [Funktion/Position] wird [Name] ab sofort die [Abteilung] unterstützen und Ansprechperson für [Hauptaufgabe] sein.

[Name] absolvierte zunächst eine Ausbildung/ein Studium in [Fachrichtung] und sammelte dann bei [Unternehmensname] erste Berufserfahrung als [Funktion].

In ihrer/seiner Freizeit beschäftigt sich [Name] gerne mit [Beispiel].

Wir hoffen, dass sich [Name] in unserem Unternehmen wohlfühlt und wünschen eine angenehme und erfolgreiche Zusammenarbeit.

Mit freundlichen Grüßen,

[Name]

[Funktion/Position]

4. Vorlage: Persönliche informelle Vorstellung

Liebes Team,

Ab heute ist [Name] ein Teil der [Unternehmensname]-Crew und wir freuen uns riesig, sie/ihn bei uns begrüßen zu dürfen.

[Name] wird zukünftig als [Position/Funktion] unsere [Abteilung] unterstützen und ist dort primär für [Aufgaben] zuständig.

Als studiert(e)/ausgebildete(r) [Fachrichtung] mit mehrjähriger Berufserfahrung bei [Unternehmen] bringt [Name] viel Expertise mit und ist daher eine ideale Ergänzung für das Team.

[Name] in vier Fragen:

Was gefällt Dir an Deinem Beruf?

[Antwort]

Was motiviert Dich?

[Antwort]

Worauf freust Du Dich am meisten?

[Antwort]

Was machst Du gerne in Deiner Freizeit?

[Antwort]

Willkommen im Team, [Name]! Wir freuen uns, dass Du ein Teil von [Unternehmensname] bist und sind gespannt auf die Zusammenarbeit.

Herzlich,

[Name]

[Position/Funktion]

Fazit: Willkommenskultur fördern und Onboarding erleichtern

Während die Vorstellung neuer Mitarbeitenden als E-Mail oder persönlich im Team an die Belegschaft erfolgt, richtet sich der Begrüßungstext in der Regel direkt an die Neuankömmlinge.

Sowohl Vorstellung als auch Begrüßung wirken sich positiv auf das Unternehmen und das Betriebsklima aus, begünstigen aber auch den Start des neuen Mitarbeiters oder der neuen Mitarbeiterin.

Für den Begrüßungstext sind Vorlagen daher nicht nur hilfreich, sondern auch sinnvoll. Sie fördern eine Willkommenskultur und erleichtern gleichzeitig den Onboarding-Prozess.

Titelbild: Delmaine Donson / iStock / Getty Images Plus