WhatsApp-Newsletter erstellen: Das müssen Sie beachten

WhatsApp ist der mit Abstand beliebteste und meistgenutzte Messenger-Dienst in Deutschland. Beste Voraussetzungen also, den Messenger auch für Ihre kommerzielle Kommunikation zu nutzen! In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie Marketing-Newsletter via WhatsApp versenden und welche Möglichkeiten dieses Feature Ihnen bietet.

Was ist ein WhatsApp-Newsletter?

WhatsApp-Newsletter (offizielle Bezeichnung: WhatsApp Promotional Messages) sind Infonachrichten, die Unternehmen DSGVO-konform über die WhatsApp-Business-Plattform versenden. Diese können sowohl News und Informationen als auch Produktempfehlungen oder konkrete Angebote beinhalten. Die Nachrichten bestehen aus Text und optional aus Medien wie Fotos oder Videos und können um Call-to-Action-Buttons und Schnellantwort-Buttons ergänzt werden.

Wie funktioniert ein WhatsApp-Newsletter?

Automatisierte WhatsApp-Newsletterkampagnen werden über die API auf der WhatsApp Business Platform eingerichtet und verwaltet. Nachrichten können von dort aus entweder als Massen-Mailing oder segmentiert nach Zielgruppen versendet werden.

Erste Voraussetzungen für den Versand von WhatsApp-Newslettern sind ein Unternehmenskonto sowie ein Opt-In der Nutzerinnen und Nutzer. Für diese Nutzerzustimmung gelten strenge Regeln; sie muss einerseits den WhatsApp-Richtlinien entsprechen und andererseits den landesspezifischen Regeln folgen, in EU-Ländern also zum Beispiel in Österreich und Deutschland der DSGVO. WhatsApp kontrolliert die Qualität der versendeten Nachrichten dabei sehr streng, um Spam zu vermeiden und den Nutzenden eine positive Erfahrung im Umgang mit dem Messenger zu garantieren.

Abonnenten für den WhatsApp-Newsletter gewinnen Sie in der Regel über die klassischen Kanäle, ähnlich wie für einen E-Mail-Newsletter, etwa indem Sie auf Ihrer Website um Anmeldung bitten, zum Beispiel mit einem Pop-up. Oftmals wird diese Bitte mit einem Rabattangebot kombiniert, um einen starken Anreiz zur Anmeldung zu setzen. Auch in Printanzeigen, auf Social Media oder Plakaten können solche Anmeldepunkte gesetzt werden.

Um Nachrichten zu versenden und Unterhaltungen starten zu können, müssen Sie Templates anlegen. Dies erfolgt im WhatsApp Manager im Meta Business Manager. Die Vorlagen müssen durch die Plattform freigegeben werden, was in der Regel sehr schnell geschieht. Primäres Ziel von WhatsApp ist es dabei auch hier, Spam zu vermeiden.

Die WhatsApp Business API können Sie als Unternehmen direkt nutzen, dies erfordert gewisse Entwicklungskenntnisse. Oftmals erfolgt die Nutzung daher über offizielle Business Solution Provider von WhatsApp, die einen einfacheren Zugang zum WhatsApp-Newsletter anbieten.

Einsatzmöglichkeiten und Beispiele für den WhatsApp-Newsletter

WhatsApp-Newsletter können Sie für sämtliche Kommunikationsanlässe nutzen – die Nutzungsmöglichkeiten sind schier grenzenlos. Das Feature bietet sich insbesondere für folgende Marketinganlässe:

Information:

• Senden Sie Updates zu Ihrem Unternehmen, etwa zu Neueröffnungen von Filialen.
• Laden Sie Ihre Userinnen und User zu aktuellen Events ein.
• Teilen Sie Gedanken zu Ihrer Unternehmensphilosophie und stärken Sie so Ihr Image.

Empfehlungen:

• Schlagen Sie Ihren bestehenden Kunden Produkte oder Dienstleistungen vor, passend zu vorherigen Einkäufen.
• Versenden Sie Angebote zu besonderen Anlässen, etwa zur Vorstellung neuer Kollektionen, zum Cyber Monday oder zum Valentinstag.
• Verschenken Sie via WhatsApp Gutscheine oder Coupons, zum Beispiel zum Geburtstag.
• Richten Sie einen Preisalarm ein, wenn Sie beliebte Produkte im Preis reduzieren.

Erinnerungen:

• Eine Kundin hat Produkte in den Warenkorb gelegt, den Kauf aber nicht abgeschlossen? Senden Sie eine freundliche Erinnerung, gegebenenfalls sogar verbunden mit einem Rabattcode.
• Weisen Sie die Nutzenden auf neu oder wieder verfügbare Artikel in Ihrem Onlineshop hin.
• Erinnern Sie Kundinnen und Kunden von Verbrauchsartikeln, diese rechtzeitig nachzubestellen.
• Schicken Sie Reminder zu vereinbarten Terminen.

WhatsApp Promotional Messages bieten viele Vorteile gegenüber E-Mail-Newslettern

WhatsApp ist einerseits sehr schnell und andererseits mit hoher Akzeptanz bei den Nutzenden verbunden. Die Öffnungsraten von über 90 Prozent sind geradezu unschlagbar.

Das liegt unter anderem auch daran, dass Nachrichten via WhatsApp nicht im Spam-Ordner landen und dank Push-Funktion auf dem Smartphone oft innerhalb weniger Minuten gelesen werden.

Im Vergleich zu E-Mail-Newslettern sind WhatsApp-Newsletter in der heutigen Form ein recht neuer Marketingkanal. Dadurch können sich Unternehmen von anderen abheben und enge Kundenbeziehungen aufbauen.

WhatsApp-Newsletter: Kosten für Unternehmen

Die Berechnungsgrundlage für WhatsApp-Newsletter sind Unterhaltungen. Eine Unterhaltung umfasst alle Nachrichten, die innerhalb von 24 Stunden zugestellt werden. Wie viele Nachrichten dann innerhalb einer Unterhaltung ausgetauscht werden, hat keine Auswirkung auf den Preis.

Die ersten 1.000 Unterhaltungen in einem Monat sind grundsätzlich kostenfrei. Weitere Chats werden berechnet; dabei unterscheiden sich die Preise danach, ob die Unterhaltungen von Nutzern oder vom Unternehmen begonnen werden. Eine Ausnahme stellen Chats dar, die von Userinnen und Usern über Call-to-Action-Buttons gestartet werden, etwa in Anzeigen oder auf der Facebook-Seite eines Unternehmens. Diese sind stets kostenfrei.

Die Preise für Unterhaltungen über WhatsApp sind von Land zu Land unterschiedlich. Im Januar 2023 kostete eine unternehmensinitiierte Unterhaltung in Deutschland 0,1131 Euro (0,1096 Euro in Österreich und der Schweiz), nutzerinitiierte Unterhaltungen wurden mit 0,0679 Euro bepreist (0,0329 Euro in Österreich und der Schweiz). Ausschlaggebend ist dabei die Länderkennzeichnung des Users, nicht die des Unternehmens. Details zum Preismodell können Sie direkt bei Meta nachlesen.

Sind WhatsApp-Newsletter verboten? Richtlinien, DSGVO & Co.

Schon vor 2019 konnten Unternehmen via WhatsApp Newsletter versenden – aber ohne offizielle Erlaubnis der Plattform. Viele Unternehmen haben dazu die kostenlose WhatsApp-Broadcast-Funktion genutzt, bis WhatsApp 2019 der Praxis einen Riegel vorgeschoben und den Versand von Marketingnachrichten offiziell verboten hat. Wer das Verbot nicht beachtete, riskierte eine Accountsperrung und juristische Konsequenzen.

Hintergrund des Verbots war die Absicht von WhatsApp, den Massenversand kommerzieller Nachrichten zu stoppen, um die private Nutzung wieder in den Vordergrund zu rücken und die Nutzenden vor Missbrauch und Belästigung zu schützen. Erlaubt blieben Transaktionsnachrichten („WhatsApp Notificaions").

Seit Herbst 2021 sind Newsletter offiziell vom Meta-Messenger-Dienst erlaubt, als kostenpflichtige WhatsApp Promotional Messages.

Grundvoraussetzung ist die korrekte Einhaltung der landesspezifischen Datenschutzrichtlinien. Die DSGVO erfordert in Deutschland insbesondere die ausdrückliche Einwilligung der User für den Empfang von Marketingnachrichten sowie die Erklärung der Opt-out-Option. Weiterhin gelten die WhatsApp-Handelsrichtlinien, die den Handel und die Werbung für bestimmte Warengruppen wie Alkohol, Waffen oder Nahrungsergänzungsmittel beschränken. Details zu den Richtlinien können Sie hier nachlesen.

Fazit: Hohe Aufmerksamkeit und vielfältige Marketingmöglichkeiten dank WhatsApp-Newsletter

Newsletter via WhatsApp bieten Marketerinnen und Marketern die wohl höchstmögliche Aufmerksamkeit bei den Nutzenden im Gegensatz zum längst etablierten E-Mail-Marketing. Die Einsatzmöglichkeiten im WhatsApp Business sind dabei sehr vielseitig – doch der Service hat auch seinen Preis, sodass Kampagnen genau kalkuliert werden wollen.

Weiterhin sollten Unternehmen bedenken, welche Inhalte sie per WhatsApp versenden, um die positive WhatsApp-Erfahrung ihrer Userinnen und User nicht zu gefährden. Auf dieser Basis sind die Newsletter ein äußerst effektives Tool für erfolgreiches WhatsApp-Marketing und die Pflege engerer Kundenbeziehungen.

Titelbild: Priscilla Du Preez / Unsplash