Was ist eine Workation? Definition, Gründe und Voraussetzungen

Bei einer Workation stehen Inspiration, Networking und Ergebnis im Mittelpunkt. Mitarbeitende oder Selbstständige wählen bei diesem Modell Arbeitsort und -zeit für mehrere Wochen frei. Wie funktioniert eine Workation? Was spricht dafür und worauf sollten Sie bei der Planung achten? In diesem Artikel finden Sie nützliche Tipps und Antworten.

Wie lange dauert eine Workation?

Die Dauer einer Workation variiert je nach Branche und Arbeitgeber. Laut einer Studie von Workflex liegt die Obergrenze für eine Workation bei Idealo bei aktuell 183 Tagen, was auch einen guten Grund hatte: Bis zum 01. Juli 2023 war eine Workation rechtlich und zeitlich eingeschränkt, da ab 183 Tagen die Lohnsteuerpflicht nicht mehr in Deutschland greift, sondern in dem Land, in dem die Workation stattfindet.

Laut dem neuen multilateralen Abkommen ist für die Dauer der Workation die Definition der eigentlichen Wochenarbeitszeit notwendig. Sie bestimmt, wie viel Zeit Angestellte im Homeoffice und damit auch mit Workation verbringen dürfen.

Hierzulande bieten die meisten befragten Unternehmen 30 Workation-Tage pro Jahr, wobei Arbeitgeber wie HubSpot, Flix SE und Personio mit 90 Tagen weit über dem Durchschnitt liegen. Am wenigsten bieten unter anderem Adidas und Tchibo mit je 10 Workation-Tagen pro Jahr.

Warum ist eine Workation sinnvoll?

Bei einer Workation stehen Arbeit und Urlaub nicht im Widerspruch, sondern ergänzen sich optimal. Das neue Arbeitsmodell verbreitet sich zunehmend in Unternehmen, um die Mitarbeiterzufriedenheit zu steigern und motivierte Fachkräfte zu gewinnen. Denn die Workation spielt bei der Wahl der Arbeitgeber eine immer größere Rolle und ist laut einer Studie von NEWOKA für 62 Prozent der Befragten ein entscheidender Faktor bei der Jobsuche.

Eine erfolgreiche Workation ist mit einer Mastermind-Gruppe zu vergleichen, die durch inspirierende Gespräche und den Austausch zu Job-Themen Blockaden löst. Dabei wechseln sich konzentriertes Arbeiten und Phasen zur Erholung im Laufe des Tages ab.

Damit hat die Workation Bedeutung für das ganze Team und wirkt sich positiv auf das Wir-Gefühl aus, auch wenn die schönsten Orte irgendwann wieder dem Büro weichen müssen.

Zusammengefasst gibt es für eine Workation zahlreiche Gründe:

• Förderung von Wohlbefinden und Gesundheit der Mitarbeitenden
• Steigerung der Motivation
• Lösen von Denkblockaden
• Erlernen neuer (Kreativitäts-) Techniken
• Persönliche Weiterentwicklung
• Sprachförderung
• Aufbau neuer Geschäftsbeziehungen und Networking

Für wen kommt eine Workation infrage?

Viele Unternehmen stehen vor der Herausforderung, Arbeiten und Privatleben mehr miteinander in Einklang zu bringen. Aufgrund der Corona-Pandemie hat sich das Homeoffice und Remote Work in vielen Firmen etabliert. Doch auch hier ist die Vereinbarung von Job und Privatem wie Familie und Hobbies nicht immer gewährleistet.

Arbeitgebende, die ihren Mitarbeitenden die Möglichkeit einer Workation anbieten, senken den Stresspegel und erzielen eine höhere Zufriedenheit im Unternehmen. Des Weiteren können sie sich im Wettkampf um die besten Talente der Generation Z behaupten.

Besonders für Freelancer und Angestellte aus den folgenden Bereichen ist eine regelmäßige Workation zu empfehlen:

• Online-Marketing
• Content-Marketing
• IT, vor allem Programmierung
• Suchmaschinenoptimierung
• (Web-) Design
• Übersetzung
• Projektmanagement
• Coaching

Ganz gleich, ob als Single, Paar oder mit einer Gruppe von Kolleginnen und Kollegen: Digitale Nomaden finden an vielen Orten Anschluss und Gesprächspartnerinnen mit den gleichen Interessen. Ob in einem Ferienhaus am Strand von Frankreich oder einer Ferienwohnung an der Küste der USA: In einer entspannten Atmosphäre fällt das Erledigen von beruflichen Aufgaben leichter als im hektischen Büro.

Am Ende des Tages bleibt Zeit, um neue Kraft zu tanken oder auf Events den Teamgeist zu stärken.

Was ist bei der Planung einer Workation zu beachten?

Eine produktive Workation funktioniert in der kleinsten Hütte, ob in den Bergen oder am Strand. Voraussetzungen sind, dass die Internetverbindung stabil ist, es Strom gibt und Sie gut organisiert sind. Für einen erfolgreichen Arbeitsurlaub sollten Sie bei der Planung der Workation folgende Tipps beachten:

• Überlegen Sie, an welcher Aufgabe Sie inhaltlich arbeiten wollen und ob die Workation im In- oder Ausland stattfinden soll. Je nach Thematik bieten sich bestimmte Workation-Ziele mehr an als andere.
• Vereinbaren Sie einen Termin mit Ihrer zuständigen Führungskraft oder der Personalabteilung.
• Stellen Sie Ihr Anliegen auf mobiles Arbeiten am neuen Ort vor, eventuell ist eine Änderung des Arbeitsvertrags notwendig.
• Klären Sie, wer die Kosten für Unterkunft, Verpflegung, An- und Abreise übernimmt.
• Hören Sie im Team nach, ob sich noch jemand anschließen möchte.
• Holen Sie verschiedene Angebote für die Workation ein.
• Informieren Sie sich über die Rahmenbedingungen (Internet, Kinderbetreuung, Telefon, Sport, Sightseeing).
• Vergleichen Sie Preise und Leistungen der Workation (Hotel, Verpflegung, Rahmenprogramm).
• Buchen Sie eine Unterkunft für sich alleine, die Familie oder Gruppe.
• Buchen Sie Hin- und Rückflüge.
• Planen Sie Events, Vorträge oder Teambuilding-Maßnahmen zu aktuellen Handlungsfeldern.
• Definieren Sie feste Arbeits- und Erholungszeiten für die Workation.

Tipps zur Workation: Arbeitsrecht, Sozialversicherung und Steuer

Vor der Planung einer Workation sind auch Voraussetzungen im rechtlichen Sinne zu beachten. Generell unterliegt ein Arbeitsverhältnis den deutschen Gesetzen, wenn ein Vertrag existiert und die Ausübung in Deutschland erfolgt. Sie können bis zu vier Wochen an einem Urlaubsort im Ausland arbeiten, ohne dass eine Anpassung des vorhandenen Arbeitsrechts an die lokalen Vorgaben nötig wird.

Workation: Sozialversicherung

Mit dem neuen Abkommen für Homeoffice im EU-Land entstehen auch beim Thema Workation neue Voraussetzungen. So soll grenzüberschreitendes Arbeiten künftig einfacher werden und Telearbeit auch im Ausland in größerem Maße möglich sein. Parallel dazu kann eine Workation von nun an auch als eine Entsendung im sozialversicherungsrechtlichen Sinne behandelt werden.

Je nachdem, wo eine Workation stattfindet, wie lange sie dauert und ob der Arbeitgeber den Wunsch dazu äußerte, gelten bei der Sozialversicherung verschiedene Regelungen:

• Entsendung von Mitarbeitenden in ein Land, das außerhalb der Europäischen Union (EU) liegt: In diesem Fall ist eine Prüfung der individuellen Regelungen und Absprachen der Länder untereinander unumgänglich.
• Entsendung von Mitarbeitenden in ein Land, das innerhalb der EU liegt oder in der Schweiz, Liechtenstein, Island oder Norwegen: Wird die Tätigkeit regelmäßig in einem Land der EU ausgeübt und wird zwischen 25 Prozent und 49,99 Prozent der Arbeitszeit in Deutschland geleistet, bestehen das deutsche Sozialversicherungsrecht mit seinen Vorgaben weiter.
• Bei unregelmäßiger Tätigkeit und einem beschränkten Zeitraum ist die Rechtslage nicht klar geklärt und sollte vorab überprüft werden.
• Haben Mitarbeitende selbst den Wunsch für eine Workation geäußert, kommen sie selbst für die Kosten der Sozialversicherung auf. Alternativ ist es möglich, dass der Arbeitgeber eine spezielle Genehmigung bei der Deutschen Verbindungsstelle Krankenversicherung Ausland (DVKA) beantragt.

Workation und die Steuer

Nach der neuen EU-Regelung zahlen Sie erst dann in einem anderen Staat nach einer Workation Steuern, wenn Sie mehr als 49,99 Prozent Ihrer Arbeitszeit dort verbracht haben.

Fazit: Workation ist für Firmen und Mitarbeitende eine Win-Win-Situation

Work-Life-Blending, Work-Life-Integration und Work-Life-Balance sind Begriffe, die heute in aller Munde sind.

Bei der Verbindung von Arbeit und Privatleben wird auch die Workation immer wichtiger. Dabei bringt die Workation viele Vorteile, während Nachteile kaum Gewicht haben. Denn für Unternehmen als auch für Angestellte gibt die Arbeit im Ausland neue Impulse und vor allem Teams profitieren davon, gemeinsame Workations zu machen.

Ob diese Form der New Work dauerhaft Sabbaticals und lange Urlaubsreisen ersetzen wird, ist unwahrscheinlich. Sicher ist aber, dass alle Seiten von einer Workation profitieren, wenn diese gut durchgeplant wird.

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