Zielvereinbarung: Mitarbeitenden konkrete Ziele setzen

In vielen Unternehmen sind Zielvereinbarungen fester Bestandteil der Personalführung. Smarte Ziele schaffen Orientierung und eine produktive Grundlage für alle Mitarbeitenden. Sollten Ihre bisherigen Zielvereinbarungen nicht die gewünschten Ergebnisse liefern, kann dies unterschiedliche Gründe haben.

Lesen Sie hier, was eine erfolgreiche Zielvereinbarung ausmacht und wie Sie diese bestmöglich umsetzen.

Wie ist eine Zielvereinbarung laut Arbeitsrecht definiert?

Nach Definition des ifb ist eine Zielvereinbarung eine „zwischen Führungskraft und Arbeitnehmer gemeinsam und einvernehmlich verabredete Festlegung von Arbeitsergebnissen in quantitativer und qualitativer Hinsicht“. Für gewöhnlich wird dazu ein Zeitraum von einem Jahr veranschlagt, es können jedoch auch kürzere Perioden gewählt werden.

Das wesentliche Merkmal einer Zielvereinbarung ist die beidseitige Übereinkunft in Form eines persönlichen Gesprächs. Davon abzugrenzen sind einseitig vom Arbeitgeber festgelegte Zielvorgaben, die der oder die Arbeitnehmende verpflichtend erreichen muss.

Eine häufige Frage im Arbeitsrecht betrifft die Vergütung von Zielvereinbarungen. Allgemein üblich sind leistungsabhängige Prämien beziehungsweise Bonuszahlungen, wenn die gesetzten Ziele erreicht wurden. Die Höhe dieser Boni wird von beiden Parteien im Zielvereinbarungsgespräch bestimmt und schriftlich festgehalten. Dieser Punkt ist wichtig, denn zum Schutz der Arbeitnehmenden dürfen Prämienzahlungen bei Zielvereinbarungen nicht unter Freiwilligkeitsvorbehalt gestellt werden.

Es gibt allerdings Fälle, in denen der Anspruch auf Prämienzahlungen entfällt, etwa dann, wenn die Mitarbeiterin oder der Mitarbeiter vor Ende des vereinbarten Zeitraums das Arbeitsverhältnis kündigt. Als Führungskraft dürfen Sie Bonuszahlungen an das Bestehen eines Arbeitsverhältnisses im Geschäftsjahr knüpfen und auch darauf bestehen, dass dieses vor Auszahlung der Boni abgeschlossen sein muss.

Warum ist eine Zielvereinbarung für Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen hilfreich?

Zielvereinbarungen sollen nicht nur Anreize schaffen und die Zufriedenheit fördern. Sie helfen insbesondere auch Mitarbeitenden, denen oft unklar ist, was von ihnen erwartet wird, und die sich daher eine klare Richtung wünschen. Die Vorteile einer Zielvereinbarung reichen aber noch weiter:

• Aufgabenpriorisierung: Zielvereinbarungen zeigen auf, welche Aufgaben Vorrang haben, wodurch Ihre Angestellten fokussierter arbeiten können.
• Mehr Verantwortungsbewusstsein: Der Weg zum Erreichen des Ziels bleibt jedem selbst überlassen, was die Autonomie Ihrer Angestellten fördert.
• Erhöhte Transparenz: Alle Anforderungen werden abgesprochen und niedergeschrieben. Beide Parteien erhalten somit einen klaren „Fahrplan“.
• Stärkere Unternehmensbindung: Realistische Ziele, die motivieren und belohnt werden, vermitteln das Gefühl zum Erfolg des Unternehmens beizutragen.

Bei sehr leistungsorientierten Angestellten können Zielvereinbarungen aber auch schnell das Gegenteil bewirken:

• Höherer Leistungsdruck: Zusätzliche Aufgaben und Ziele sorgen für Stress und verringern dadurch die Produktivität in Ihrem Unternehmen.
• Demotivation: Nicht erreichte Ziele können einen Leistungsabfall nach sich ziehen.
• Konkurrenzdenken: Jeder möchte seine Ziele natürlich am schnellsten erreichen – und überhaupt, warum hat Kollege A leichtere Ziele als Kollegin B? Zielvereinbarungen können das Arbeitsklima belasten, was sich negativ auf die Produktivität auswirkt.

Ablauf und Phasen einer Zielvereinbarung

Das gemeinsame Festlegen der Ziele ist nur ein Teil der Zielvereinbarung. Insgesamt gibt es vier Phasen, die mit der Evaluierung der Ergebnisse enden:

1. Ist-Analyse: Bevor Sie mit Ihren Angestellten in den Dialog gehen, sollte vorab geklärt werden, worauf Sie sich im Geschäftsjahr fokussieren wollen und welche Anforderungen Sie an Ihre Angestellten haben. In dieser Phase schaffen Sie eine Basis, auf der die späteren Ziele formuliert werden.
2. Zielvereinbarung: Beziehen Sie nun Ihre Angestellten mit ein und definieren Sie mit diesen zusammen konkrete Ziele. Nach den individuellen Zielvereinbarungsgesprächen sollten keine Fragen mehr offen sein.
3. Umsetzung: Das Erreichen der Ziele unterliegt der Verantwortung der einzelnen Angestellten. Bieten Sie Ihre Unterstützung nur an, wenn es erforderlich ist oder wenn sich Rückfragen ergeben.
4. Evaluierung: Nach Ablauf des Zeitraums wird geprüft, ob die Ziele erreicht wurden oder nicht. Gehen Sie auch auf unerwartete Probleme oder Gründe ein, weshalb bestimmte Ziele unerreicht blieben.

Zielvereinbarung formulieren: die SMART-Formel

Das entscheidende Erfolgskriterium einer Zielvereinbarung ist die richtige Wahl und Formulierung der Ziele. Dazu muss bekannt sein, dass Ziele entweder quantitativer oder qualitativer Natur sein können. Für eine Zielvereinbarung empfiehlt sich, eine Mischung aus beiden Formen zu verwenden.

Quantitative Ziele arbeiten mit konkreten Kennzahlen beziehungsweise KPIs. Beispiele aus dem Vertrieb wären eine bestimmte Umsatzhöhe oder eine definierte Zahl an Neukunden und Neukundinnen, die es zu erreichen gilt – oft auch in Relation zum Vorjahr („Steigerung um X Prozent“).

Qualitative Ziele hingegen sind weniger greifbar, weshalb es umso wichtiger ist, auf eine präzise Formulierung zu achten. Beispiele wären die Verbesserung der Kundenzufriedenheit oder die Einführung einer CRM-Software.

Ein wichtiges Hilfsmittel zur richtigen Formulierung von Zielen ist das Akronym SMART. Es umfasst fünf Eigenschaften, die jedes Ziel erfüllen sollte:

• Spezifisch: Die Aufgabe des Ziels muss genau definiert sein.
• Messbar: Verwenden Sie passende Indikatoren (z. B. KPIs), um das Ziel messbar zu machen.
• Attraktiv: Wählen Sie ein Ziel, das die Mitarbeitenden motiviert und auf ihre Fähigkeiten zugeschnitten ist.
• Realistisch: Das Ziel muss unter den definierten Bedingungen erreichbar sein. Es gilt die Devise: ambitioniert, aber machbar.
• Terminiert: Es muss eine feste Zeitspanne für die Zielerreichung gesetzt werden.

Zielvereinbarung: Beispiele und Tipps für Zielformulierungen

Angenommen, Sie sind im Gespräch mit einer Mitarbeiterin aus dem Online-Marketing-Bereich. Mögliche Ziele könnten dann wie folgt lauten:

• „Veröffentlichung von x Beiträgen auf der Plattform y in z Monaten“.
• „Steigerung der Conversion Rate des Webshops um x % in y Monaten“.
• „Steigerung des Website-Traffics um x % in y Monaten“.
• „Generierung von x Interaktionen/Follows auf dem Social-Media-Kanal y in z Monaten“.
• „Erhöhung der Neukunden bzw. Neukundinnen um x % über den Newsletter in y Monaten“.

Setzen Sie die Ziele nicht zu hoch an, weder vom Schweregrad noch von der Anzahl her. Andernfalls kann sich die betroffene Person schnell überfordert und demotiviert fühlen. Eine Kombination aus leichteren und schwereren Zielen hilft, die Motivation aufrechtzuerhalten.

Tipp: Arbeiten Sie mit Meilensteinen oder Check-ups zu bestimmten Zeitpunkten, insbesondere bei Angestellten, die sich mit vollständiger Autonomie eher schwertun. Das kann auch dann helfen, wenn Sie jemanden haben, der Zielvereinbarungen „zu locker“ nimmt und einen gewissen Druck von außen braucht.

In jedem Fall gilt: Dokumentieren Sie alle wichtigen Details! Je länger der Zeitraum für ein Ziel, desto wichtiger ist es, dass alle unternommenen Schritte schriftlich festgehalten werden. Nur so lässt sich zwischendurch oder hinterher nachprüfen, wie es um die Zielerreichung steht.

Fazit: Eine Zielvereinbarung muss beiden Seiten nützen

Zielvereinbarungen sind immer ein gemeinsames Interesse von Vorgesetzten und Mitarbeitenden. Je nach Position und Fähigkeiten erhalten die Mitarbeitenden auf sie zugeschnittene Ziele, die sie motivieren sollen und gleichzeitig auch die Unternehmensziele voranbringen.

Wichtig ist daher zum einen die Kommunikation in den Gesprächen selbst – es sollten keine Fragen offen bleiben –, zum anderen aber auch die Kommunikation während der Umsetzung und bei der finalen Kontrolle. Mit diesen und allen anderen erwähnten Punkten sind Sie optimal aufgestellt, um Ihre nächsten Zielvereinbarungen zum Erfolg zu führen.

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