Zoom Breakout Rooms erstellen und aktivieren: So geht's

Der beliebte Videokonferenzdienst Zoom erlaubt je nach Version bis zu 1000 Teilnehmende in einem Meeting. Ein konstruktives, gemeinschaftliches Arbeiten ist in solch großen Gruppen nicht mehr möglich. Abhilfe schafft dann eine Session in Zoom Breakout Rooms. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie solche Gruppenräume aktivieren und einrichten.

Was ist eine Zoom Breakout Session?

In einer sogenannten Breakout Session auf Zoom werden die Konferenzteilnehmer in bis zu 50 separate Sitzungen aufgeteilt. Zoom nutzt dazu einzelne Breakout Rooms, in denen kleinere Arbeitsgruppen temporär für Besprechungen, Brainstormings oder den privaten Austausch zusammenkommen können.

Dabei können Sie als Host auswählen, ob Sie die Teilnehmerinnen den Nebenräumen manuell zuordnen oder ob Zoom sie per Zufall auf die Rooms verteilt. Diese Funktion ist für alle Zoom-Sitzungen verfügbar, egal ob Sie die kostenlose Version oder bezahlte Abos nutzen.

Innerhalb eines Breakout Rooms können die Teilnehmenden Zoom wie gewohnt nutzen, mit allen Funktionen wie im Hauptmeeting.

Zoom Breakout Rooms aktivieren

Bevor Sie die Konferenzräume nutzen können, müssen Sie für Ihr Konto zuerst die Zoom Breakout Rooms aktivieren. Wählen Sie auf der Zoom-Website oben rechts Ihr Profilbild aus und klicken Sie Ihren Namen an.

Quelle: Screenshot Zoom-Website

Klicken Sie anschließend im linken Menü auf „Einstellungen“ und danach im Hauptfenster auf „Meeting“:

Quelle: Screenshot Zoom-Website

Scrollen Sie nun weit nach unten, bis Sie zur Option „Breakout Session“ gelangen. Durch Anklicken des Schiebereglers aktivieren Sie die Funktion und können anschließend noch Detaileinstellungen auswählen, etwa ob Nachrichten an die Teilnehmerinnen und Teilnehmer gesendet werden können:

Quelle: Screenshot Zoom-Website

So erstellen Sie Zoom Breakout Rooms

Zoom Breakout Rooms erstellen Sie während eines laufenden Meetings. Dies ist auch möglich, bevor die Teilnehmenden das Meeting betreten. Klicken Sie dazu in der unteren Menüleiste auf „Konferenzräume“, in früheren Zoom-Versionen „Breakout Session“:

Quelle: Screenshot Zoom-App

Im nächsten Schritt wählen Sie aus, wie viele Breakout Rooms, also Konferenzräume, Sie erstellen wollen. Wählen Sie zudem aus, wie die Teilnehmenden auf die einzelnen Gruppenräumen verteilt werden:

• Automatisch zuweisen: Zoom verteilt die Konferenzteilnehmerinnen zufällig und automatisch auf die Breakout Rooms
• Manuell zuweisen: Sie können im nächsten Schritt eine manuelle Zuweisung der Teilnehmer in die Breakout Rooms vornehmen
• Teilnehmern die Auswahl eines Raumes gestatten: Sie überlassen es Ihren Teilnehmenden, selbstständig einen Breakout Room zu wählen.

Mit Klick auf „Erstellen“ öffnet Zoom die ausgewählte Anzahl an Breakout Rooms.

Zoom Breakout Rooms vorbereiten

Bevor die Teilnehmerinnen und Teilnehmer die Räume betreten, können Sie diese Zoom Breakout Rooms vorbereiten. In einem Übersichtsfenster sehen Sie alle Konferenzräume, denen Sie nun aussagekräftige Namen geben können. Haben Sie zu viele oder zu wenige Räume erstellt, können Sie an dieser Stelle auch Räume löschen oder neue Sessions hinzufügen:

Quelle: Screenshot Zoom-App

In den Optionen links unten können Sie den Teilnehmenden verschiedene Rechte einräumen und optional einstellen, wie lange die Breakout Rooms geöffnet bleiben:

Quelle: Screenshot Zoom-App

Zurück im Übersichtsfenster können Sie mit einem Klick auf „Alle Sessions beginnen“ die Breakout Rooms öffnen. Wenn Sie die manuelle Zuordnung gewählt haben, können Sie die Teilnehmenden nun auf den einzelnen Räumen zuweisen, indem Sie in der Zeile der Namen auf „Zuordnen zu“ klicken und dann den passenden Breakout Room auswählen. Wenn Sie später eine andere Zuordnung vornehmen wollen, geht das jederzeit im gleichen Menü.

So können Teilnehmende einem Zoom Breakout Room beitreten

Sobald Sie als Host einer Teilnehmerin einen Raum zugeordnet haben, erhält diese in einem Popup-Fenster ihrer Zoom-Session eine Einladung. Mit Klick auf „Beitreten“ wechselt sie in den Breakout Room.

Wenn Sie Ihren Teilnehmern erlauben, Breakout Rooms selbstständig zu wählen oder zu wechseln, können diese im Hauptfenster durch Klick auf „Konferenzräume“ die Liste der geöffneten Breakout Rooms einsehen und mit erneutem Klick auf „Beitreten“ in den jeweiligen Raum wechseln.

Quelle: Screenshot Zoom-App

Um als Host selbst einen Breakout Room zu nutzen, klicken Sie im Übersichtsfenster in der Zeile des gewünschten Raums auf „Beitreten“ und bestätigen anschließend Ihre Auswahl mit „Ja“.

Hinweis: Die Teilnehmerzahl je Breakout Room ist abhängig von der Anzahl der eingerichteten Konferenzräume. Bei maximal 20 Räumen können bis zu 500 Personen einen Breakout Room betreten, bei 30 Räumen bis zu 400 Personen und bei 50 Räumen bis zu 200. Die genannten maximalen Kapazitäten sind abhängig vom Abomodell, das Sie gebucht haben.

Breakout Räume schließen: So geht‘s

Zum Ende einer Zoom Breakout Session können Sie alle Teilnehmenden zurück in die Haupt-Session verschieben, indem Sie im Übersichtsfenster auf „Alle Räume schließen“ klicken und in folgenden Dialog bestätigen.

Quelle: Screenshot Zoom-App

Danach werden alle Konferenzteilnehmerinnen und -teilnehmer per Dialogfenster über die Schließung der Breakout Rooms informiert und nach 60 Sekunden automatisch in die Hauptsitzung des Meetings zurückgeschaltet.

Fazit: Nutzen Sie Breakout Rooms für fokussiertes Arbeiten

Mit Breakout Rooms bietet Zoom eine einfach zu bedienende und leistungsstarke Funktion, um große Meetings effizient aufzuteilen. So können Ihre Meetingteilnehmerinnen und -teilnehmer abseits der Hauptsitzung in Kleingruppen ungestört miteinander arbeiten und kommunizieren.

Belassen Sie es jedoch nicht bei Breakout Sessions, wenn es um die Auflockerung langer Meetings geht – es gibt viele weitere Funktionen wie das Zoom Whiteboard und Zoom Apps, die das Meeting deutlich aufwerten. Viel Spaß beim Ausprobieren!

Titelbild: JLco - Julia Amaral / iStock / Getty Images Plus