Zoom-Whiteboard: So aktivieren und nutzen Sie es

Nicht nur Meetings wurden in den letzten Jahren digitalisiert, sondern auch das klassische Whiteboard, ein wichtiges Werkzeug in Meetings. Statt mit Marker und Schwamm können Sie nun per Mausklick auf einer digitalen weißen Fläche Ideen sammeln und Meetings zusammenfassen — so zum Beispiel im Meetingtool Zoom.

Falls Sie noch nie ein Zoom-Whiteboard verwendet haben oder Ihre Erinnerung auffrischen wollen, geben wir Ihnen im folgenden Artikel nützliche Tipps und Tricks mit an die Hand.

Der Kollaboration sind keine Grenzen gesetzt: So nutzen Sie das Zoom-Whiteboard

Das Whiteboard ist für alle Zoom-Benutzer und -Benutzerinnen verfügbar, sowohl für kostenpflichtige als auch für kostenlose Konten, und eignet sich hervorragend als Werkzeug für die digitale Zusammenarbeit. Im Folgenden erklären wir Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie ein Zoom-Whiteboard nutzen können:

1. Das Wichtigste zuerst: Um das Zoom-Whiteboard nutzen zu können, müssen Sie entweder die einladende Person des Meetings sein oder die Erlaubnis der einladenden Person haben.
2. Wenn Sie das Meeting erstellt haben, können Sie anschließend ein Whiteboard teilen. Wählen Sie dazu als Erstes „Bildschirm freigeben“ auf dem Zoom-Kontrollpanel aus.
3. Klicken Sie dann auf das Fenster „Whiteboard“ und wählen Sie „Freigeben“. Jetzt beginnt Ihr Zoom-Whiteboard.
   
4. Sobald Sie das Whiteboard geöffnet haben, sehen Sie alle verfügbaren Werkzeuge. In der unteren rechten Ecke des Bildschirms sehen Sie zusätzliche Optionen zum Erstellen neuer Seiten und zum Wechseln zwischen bestehenden Seiten.
   
5. Auch Ihre Teammitglieder können auf dem geteilten Zoom-Whiteboard schreiben und zeichnen. Dazu klicken diese einfach auf „Kommentieren“ am oberen Bildschirmrand.
6. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf „Freigabe beenden“.

So können alle Teilnehmenden mit Ihnen zusammen das Whiteboard nutzen. Ein Hinweis: Wenn Sie über zwei Monitore verfügen, können Sie sich das Whiteboard sogar auf zwei Bildschirmen gleichzeitig anzeigen lassen.

Wo werden Zoom-Whiteboards gespeichert?

Nachdem Sie die Arbeit mit dem Zoom-Whiteboard beendet haben, können Sie jeden angezeigten Text mit der Option „Speichern“ als Bilddatei sichern. Beachten Sie jedoch: Die einzige Person, die das Whiteboard speichern kann, ist die Person, die den Bildschirm freigibt. Die gespeicherte Datei wird dann in Ihrem Ordner „Dokumente > Zoom“ abgelegt.

Sie können Ihr Whiteboard auch als E-Mail versenden. Klicken Sie dazu auf das Symbol „Senden“ und geben Sie dann die E-Mail-Adresse ein, an die das Whiteboard geschickt werden soll.

Funktionen zur Textbearbeitung auf dem Zoom-Whiteboard

Statt Tafel, Kreide oder Marker können Sie mit dem Zoom-Whiteboard ganz einfach Gedanken virtuell sammeln und teilen. Sie können Ihr Whiteboard mit einfachen Zoom-Anmerkungstools, einschließlich Text, Zeichnung, Stempel und einem Radiergummi, bearbeiten.

Es gibt auch Funktionen, mit denen Sie Anmerkungen wiederherstellen oder rückgängig machen, Ihre Zeichnungen löschen oder die Zeichnungen der anderen Teilnehmer und Teilnehmerinnen löschen können.

Zoom bietet eine Auswahl an Farben für Text und Zeichnungen, und Sie können die Schrift fett, kursiv oder anders darstellen. Sie können auch Text auf das Zoom-Whiteboard kopieren und einfügen. Wenn Sie also möchten, dass sich Ihre Kolleginnen und Kollegen eine Passage oder ein Problem gemeinsam ansehen, können Sie diese Informationen mithilfe der Textfunktion schnell verfügbar machen.

Außerdem ist es möglich, Teile des Textes hervorzuheben und Pfeile zu verwenden, um die Aufmerksamkeit auf bestimmte Attribute des Textes zu lenken, und Textfarben und -größen zu ändern, um Notizen zum Text vom Text unterscheiden zu können. Die vielen Funktionen machen die Meetings dynamischer und helfen Ihnen und Ihrem Team, gemeinsam schneller Lösungswege zu finden.

Zeichnen auf dem Zoom-Whiteboard

Mit dem Zoom-Whiteboard können Sie nicht nur Texte bearbeiten, hervorheben und markieren, sondern Sie haben auch eine Reihe von Zeichenwerkzeugen. Zeichnen mit der Maus klingt erstmal schwierig. Deswegen hat Zoom eine Reihe von Funktionen integriert, die es Ihnen ermöglichen, entweder in freier Form oder mit intelligenter Erkennung zu zeichnen:

• Intelligente Erkennung: Zoom glättet Ihre Linien und konvertiert Zeichnungen automatisch in Formen, sobald Sie auf dem Touchscreen-Monitor zeichnen.
• Freie Form: Zoom glättet Ihre Linien nicht und konvertiert Zeichnungen nicht automatisch in Formen. Ihre Zeichnungen werden auf dem Whiteboard genauso angezeigt, wie Sie sie gezeichnet haben.

Und so verwenden Sie sie:

1. Klicken Sie auf das Bleistift- oder Formsymbol in der unteren Leiste.
2. Wählen Sie eine Zeichenmethode.
3. Wählen Sie eine Farbe und berühren Sie den Bildschirm, um mit dem Zeichnen zu beginnen.
4. Tippen Sie auf den Bildschirm, um zu zeichnen.
5. Sind Sie nicht zufrieden mit Ihrer Zeichnung oder wollen etwas ausbessern, dann klicken Sie auf das Rückgängig-Symbol, um Ihre letzte Zeichnung verschwinden zu lassen. Alternativ klicken Sie auf das Mülleimer-Symbol, um alle Zeichnungen auf der aktuellen Whiteboard-Seite zu löschen.

Sie können eine Vielzahl der Funktionen, wie zum Beispiel die Farbe des Anmerkungsstifts und die Linienhöhe, individuell anpassen. Tippen Sie einfach auf die Schaltfläche „Format“ in der oberen Symbolleiste, um direkt loszulegen.

Der Radiergummi ist ein weiteres praktisches Werkzeug, das sich in Meetings bewährt hat.

Zoom-Whiteboard in Breakout-Rooms verwenden

Breakout-Rooms werden genutzt, um Teilnehmende zur Gruppenarbeit in Gruppen einzuteilen — und auch hier kann das Zoom-Whiteboard verwendet werden. Als Gastgeber oder Gastgeberin müssen Sie die Whiteboard-Funktion jedoch erst aktiviert haben. Das geht folgendermaßen:

1. Gehen Sie auf „Bildschirm freigeben“ am unteren Rand Ihres Zoom-Meetings. Klicken Sie anschließend auf den grünen Pfeil, der ein Menü öffnet. Klicken Sie dort auf „Erweiterte Freigabeoptionen“.
2. Nun erscheint ein Pop-up-Menü. Stellen Sie sicher, dass unter der Kategorie „Erweiterte Freigabeoptionen > Wer kann freigeben?“ die Option „Alle Teilnehmer“ ausgewählt ist, damit Ihr Team den Bildschirm freigeben kann.

Zoom-Whiteboards in Breakout-Rooms eignen sich besonders gut, um Ihre Kolleginnen und Kollegen in Gruppenarbeit Brainstormings durchführen zu lassen. Nach der Beendigung der jeweiligen Breakout-Räume kann dann jede Person ihren Bildschirm freigeben oder speichern, um das Whiteboard an Sie weiterzuleiten oder der Gruppe zu präsentieren.

Zoom-Whiteboard für Gruppen im Meeting aktivieren

Wenn Sie sich im Meeting befinden und währenddessen ein Zoom-Whiteboard aktivieren möchten, an dem sich alle Teilnehmenden beteiligen können, befolgen Sie diese Schritte:

1. Im Navigationsmenü unter „Benutzerverwaltung“ klicken Sie auf „Gruppenverwaltung“.
2. Dort können Sie auf die entsprechenden Gruppennamen in der Liste klicken.
3. Klicken Sie nun auf die Registerkarte „Meeting“.
4. Unter „In Meeting (Basic)“ können Sie auf „Aktivieren“ klicken.

Jetzt ist das Zoom-Whiteboard aktiviert und die ausgewählten Teilnehmerinnen und Teilnehmer können am Whiteboard mitarbeiten. Wenn Sie die Einstellung beibehalten möchten, können Sie zusätzlich auf das Schlosssymbol klicken und dann auf „Sperren“.

Fazit: Kreative Lösungsansätze fördern mit dem Zoom-Whiteboard

Der praktische Vorteil vom Whiteboard ist, dass alle Teilnehmenden daran arbeiten und es teilen können. So entsteht eine Sammlung von Ideen und Lösungsansätzen, die Kreativität und Kollaboration fördert. Denn allzu oft gehen in virtuellen Meetings Gedanken unter, weil zu viele Personen anwesend sind oder nicht alles notiert werden kann.

Mit dem Zoom-Whiteboard können Sie außerdem sicherstellen, dass Sie Ihre Meetingnotizen an alle Teilnehmenden weitergeben können, sobald Ihre Zoom-Konferenz beendet ist. Probieren Sie es einfach in Ihrem nächsten Meeting aus.

Titelbild: Morsa Images / iStock / Getty Images Plus