Zwei-Pizza-Regel: Amazons Trick für effizientere Meetings

Stellen Sie immer häufiger fest, dass Ihre Meetings enorm viel Zeit verschlingen und zu keinem richtigen Ergebnis führen? Dann ist die Zwei-Pizza-Regel möglicherweise die Lösung, nach der Sie suchen. Lesen Sie, wie die Methode genau funktioniert, woher sie ihren Namen hat und was Amazon-Chef Jeff Bezos damit zu tun hat.

Meetings und Konferenzen kranken oft weniger an mangelnder Vorbereitung oder schlechter Moderation, sondern an der Teilnehmerzahl: Ist diese zu klein oder zu groß, kann sich dies drastisch auf die Produktivität des Meetings auswirken. Die 2-Pizza-Regel von Amazon soll genau dies verhindern, indem sie eine grobe Orientierung für die optimale Zahl der Anwesenden bietet.

Was ist laut Studien die ideale Teilnehmerzahl für ein Meeting?

Eine Standford-Studie kam schon vor einigen Jahren zu dem Ergebnis, dass am besten ungefähr sieben Personen (plus minus zwei) an einem Termin teilnehmen. Das deckt sich mit der 2-Pizza-Regel, die fünf bis neun Personen als ideal betrachtet. Grundsätzlich wird davon ausgegangen, dass eine Pizza für vier Leute reicht, doch ein wenig Spielraum ist sowohl am Esstisch als auch im Meeting nicht verkehrt.

Bedenken Sie auch Folgendes: Eine ungerade Zahl an Teilnehmerinnen und Teilnehmern ist besonders dann von Vorteil, wenn Sie Abstimmungen durchführen wollen, die eindeutige Ergebnisse erfordern. Bei Gruppenarbeiten in Pärchen ist eine gerade Zahl wiederum sinnvoller.

Was passiert bei zu wenigen Teilnehmern?

Die minimale Personenzahl für ein Meeting sind laut der 2-Pizza-Regel fünf Personen. Darunter kann es passieren, dass in der Gruppe zu wenig Input generiert wird, weil es schlicht an Perspektiven fehlt. Manche Fragestellungen und Diskussionen erfordern die Meinung von Kolleginnen und Kollegen aus verschiedenen Abteilungen oder mit unterschiedlichen Fähigkeiten. Bei weniger als fünf Leuten ist dies nicht garantiert.

Was passiert bei zu vielen Teilnehmenden?

Bei Meetings über neun Personen kommt ein bekanntes Sprichwort zum Tragen: Viele Köche verderben den Brei. Zusammenkünfte bei Amazon haben sogar nur acht Teilnehmende als Obergrenze. Der Grund dafür ist, dass zu viele Personen den Outcome eines ergebnisorientierten Termine mindern.

Wenn zahlreiche Meinungen zusammenkommen, dauert deren Besprechung natürlich auch länger. Gleichzeitig leidet die Aufmerksamkeit, weil mehr Informationen verarbeitet werden müssen. Das erhöht wiederum das Risiko für Missverständnisse und kann nur mit einer strengen Moderation behoben werden.

Auf psychologischer Ebene sind große Gruppen auch deshalb zu vermeiden, weil sie es introvertierten Teilnehmerinnen und Teilnehmern erschweren, sich zu Wort zu melden.

Welche Vorteile hat die Zwei-Pizza-Regel?

Eine überschaubare Gruppengröße hat für die Produktivität von Meetings eine immense Bedeutung, wird jedoch in vielen Unternehmen unterschätzt. Wer glaubt, dass größere Betriebe entsprechend Termine mit mehr Personen halten müssen, irrt sich – andernfalls wäre die 2-Pizza-Regel bei Amazon nicht so erfolgreich.

Um nur einige Vorteile dieser Methode zu nennen:

• Kleinere Gruppen sind einfacher zu moderieren
• Das Risiko einer Fehlkommunikation ist niedriger
• Es kann ein Dialog zwischen allen Beteiligten stattfinden
• Die Zusammenarbeit ist enger und effizienter
• Es gibt ausreichend Meinungen und Input zu einem Thema
• Alle können zu Wort kommen und werden gehört
• Viele Workshop-Methoden und Moderationstechniken funktionieren mit dieser Personenanzahl optimal

Im nächsten Abschnitt haben wir einige Tipps, wie Sie die 2-Pizza-Regel am besten in Ihren nächsten Terminen nutzen.

Praktische Fragen und Tipps zur Umsetzung der Zwei-Pizza-Regel

Wenn Sie es bisher gewohnt waren, sehr personalintensive Meetings mit mehr als neun Teilnehmenden zu führen, kann die Umsetzung der Zwei-Pizza-Regel schwierig sein. Wie wird entschieden, wer zum “Inner Circle” gehört und wer nicht? Dafür gibt es ein paar hilfreiche Fragen, die Sie sich vorab bei der Planung stellen sollten.

1. Was ist das Ziel der Sitzung?

Halten Sie sich zuerst vor Augen, welche Ziele Sie mit dem Meeting verfolgen. Das klingt banal, ist es aber nicht. Denn häufig werden Termine nur um ihrer selbst willen einberufen, ohne dass eigentlich klar ist, welchem Zweck sie dienen.

2. Mit wem erreichen Sie diese Ziele?

Wenn Sie das Ziel oder mehrere Ziele kennen, überlegen Sie sich, welche Personen die nötigen Fähigkeiten und Erfahrungen besitzen, um sie zu erreichen. Laden Sie also nur Kolleginnen und Kollegen ein, die zur Zielerreichung beitragen und konstruktiven Input liefern können. Alle, die dem Treffen beiwohnen, sollten sich einbringen können.

3. Wer ist vom Ausgang des Meetings betroffen?

Fragen Sie sich, wer von den Ergebnissen und Maßnahmen, die während eines Termins beschlossen werden, unmittelbar betroffen ist. Diese Personen sind ebenfalls wichtig, wenn Sie die Teilnehmer auswählen.

4. Wer sind die wichtigsten Entscheidungstragenden?

Zuletzt gilt zu berücksichtigen, wer in Ihrem Unternehmen den größten Einfluss hat und Beschlüsse auch wirklich umsetzen kann. In der Regel sind dies Abteilungsleitungen oder Vorstände, die in der nötigen Position sind, um Schritte und Handlungen zu veranlassen.

Fazit: Amazon schwört auf die Zwei-Pizza-Regel – probieren Sie sie aus!

Die 2-Pizza-Regel basiert auf Studien, die bestätigen, dass kleine Meetinggruppen zwischen fünf und neun Teilnehmenden deutlich effizienter arbeiten als deutlich mehr oder weniger Kollegen. Nicht ohne Grund hat Jeff Bezos diese Regel für seinen Riesenkonzern entwickelt.

Denn unabhängig von der Unternehmensgröße sollten interne Prozesse immer kleinteilig organisiert sein, um agil und flexibel entscheiden zu können. Vor allem aber sparen Sie Zeit und das ist, wie wir alle wissen, für alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter die wohl wichtigste Ressource überhaupt.

Titelbild: Compassionate Eye Foundation/David Oxberry / iStock / Getty Images Plus