Agile Organisation: Die beste Organisationsstruktur?

Wenn Sie ein Unternehmen gründen und es schrittweise aufbauen, müssen Sie sich Gedanken über Tausende Dinge machen. Ein wichtiger Aspekt, wenn Sie Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen einstellen und die Teamgröße wächst, ist die passende Organisationsstruktur.

Aus ihr leiten Sie unter anderem Teams, Führungskräfte-Kompetenzen, Prozesse und die Art zu arbeiten ab. Eine Organisationsform, die zunehmend an Beliebtheit gewinnt, ist die sogenannte agile Organisation. Das steckt dahinter und das sind die Vorteile.

Was ist eine agile Organisation?

Eine agile Organisation ist eine Organisationsstruktur, mit der Unternehmen schnell und flexibel auf neue Herausforderungen reagieren können. Idealerweise geht diese Agilität so weit, dass alle Führungskräfte, Teams sowie Mitarbeiter proaktiv handeln, anstatt nur zu reagieren.

Was ist ein agiles Unternehmen?

Ein Unternehmen, das sich Agilität auf die Fahnen schreibt, lebt die Prinzipien agiler Methoden und wendet diese in der täglichen Arbeit an. Gemäß dem Agilen Manifest sind unter anderem diese Punkte wichtig:

• Das Reagieren auf Veränderungen ist wichtiger als das Befolgen eines Plans.
• Individuen und ihre Interaktionen gelten mehr als Prozesse und Werkzeuge.
• Ein funktionierendes Produkt (beispielsweise eine Software) hat einen höheren Stellenwert als die umfassende Dokumentation.

Zusammengefasst bedeutet das, dass bei einer agilen Organisation beziehungsweise einem agilen Unternehmen klassische Projektmanagement-Methoden wie das Wasserfallmodell ausgedient haben. Vorhaben werden nicht mehr über lange Zeiträume bis ins kleinste Detail geplant. Stattdessen steht im Fokus, kurzfristig Ergebnisse zu erzielen und diese kontinuierlich zu verbessern.

Was sind agile Strukturen?

Damit Ihnen dieses Vorhaben gelingt, sollten Sie sich an agilen Methoden und Frameworks wie Scrum und Kanban orientieren. Zudem ist es beim Aufbau einer agilen Organisation wichtig, dass die Strukturen dahinter passen. Starre, hierarchische Organisationsformen müssen einer agilen Organisationsstruktur weichen, in der zum Beispiel Ansätze wie Bottom-up eine wichtige Rolle spielen.

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Was sind die Vorteile einer agilen Organisation?

Im Kern geht es darum, eine Organisationsstruktur zu entwickeln, mit der einzelne Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen, Teams, Abteilungen und im besten Fall Ihr gesamtes Unternehmen flexibler auf Veränderungen reagieren können.

Diese Veränderungen können beispielsweise Marktverschiebungen, wechselnde Wünsche der Kundschaft oder Krisen (Stichwort Corona-Pandemie) sein. Sinnbildlich muss Ihr Unternehmen wie ein wendiges Schnellboot und nicht wie ein schwerfälliger Tanker funktionieren.

Durch den Aufbau einer agilen Organisation können Sie Ideen und Konzepte schnell und mit überschaubarem Aufwand testen, sie entlang der Kundenwünsche optimieren und in einem überschaubaren Zeitrahmen finalisieren. Das alles zusammen steigert die Effizienz und den Output, ergänzend dazu erhöht sich die Kundenzufriedenheit.

Eine agile Organisationsstruktur hat auch positive Effekte nach innen: Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen, von der untersten Ebene bis hin zu den Führungskräften, bekommen durch die Agilität schneller Resultate zu sehen. Das steigert die Motivation und verbessert die Zusammenarbeit. Die neue Kultur sorgt für rasche Veränderungen im sogenannten Mindset: Ihre Kollegen und Kolleginnen sehen zunehmend mehr einen Sinn in den Dingen, an denen sie arbeiten.

Wie lässt sich eine agile Organisationsstruktur aufbauen?

Möchten Sie eine agile Organisation in Ihrem Unternehmen etablieren, sollten Sie dabei die folgenden fünf Schritte gehen:

Schritt 1: Strategie

Wichtig: Agilität und Flexibilität bedeuten nicht, dass die Zusammenarbeit regellos und chaotisch erfolgt. Auch bei einer agilen Struktur benötigen Sie eine alles verbindende Strategie. Diese besteht aus der Definition der Ziele und Zielgruppen, dem Verfassen eines Mission und Vision Statements und dem Herausarbeiten der wichtigsten Maßnahmen.

Schritt 2: Organisationsstruktur

Ein agiles Unternehmen besteht zwar aus flachen Hierarchien, doch ganz ohne kommt es nicht aus. Es ist daher sinnvoll, wenn Sie mehrere Teams schaffen (zum Beispiel in der Entwicklung) und deren Führung bestimmen. Die besteht bei der Anwendung von Scrum aus einem Product Owner und einem Scrum Master beziehungsweise Agile Coach.

Ihre agile Organisationsform können Sie in einem Organigramm festhalten, das für alle Teams und im gesamten Unternehmen einsehbar ist.

Schritt 3: Agile Prozesse

Die agile Entwicklung beinhaltet eine fortwährende Aneinanderreihung fest definierter Prozesse. Diese bestehen beispielsweise aus dem PDCA-Zyklus (Plan, Do, Check, Act), bei dem in kurzen Abständen (den Sprints) neue Fassungen Ihres Produktes entstehen. Diese testen Sie und holen Feedback von Ihren Kunden und Kundinnen ein. Auf dieser Basis, ergänzt um eigene Annahmen und Produktwünsche, entsteht die nächste Iteration.

Schritt 4: Mitarbeitende

Ihre Teammitglieder erhalten stets nur so viele Aufgaben, wie sie in jedem Zyklus erledigen können. Da die Zyklen lediglich aus zwei bis vier Wochen bestehen, sind die Zusammenarbeit und Erfahrung mit agilen Arbeitsweisen wichtig. Ebenso essenziell: Jeder Mitarbeitende hat zwar viele Entscheidungsfreiheiten, doch damit einher geht mehr individuelle Verantwortung.

Schritt 5: Tools und Technologien

Eine agile Organisation kann am Ende nur gelingen, wenn alle Führungskräfte sowie die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen die richtigen Werkzeuge zur Hand haben. Digitale Collaboration-Tools, mit denen sie leicht zusammenarbeiten können, sind das A und O.

Ebenso ist es nötig, dass Sie über die passenden Analysemöglichkeiten verfügen, um fortwährend die Meinung der Kundschaft und das Nutzerverhalten zu analysieren. Nur so wissen Sie, was bei Ihrem Produkt gut ankommt oder was Sie verbessern müssen.

Beispiele: Wo kommen agile Strukturen zum Einsatz?

Agilität ist ein Merkmal von Start-ups und Agenturen, da sie in kurzen Zyklen kreative Konzepte und disruptive Innovationen erfinden möchten. Ein Konzept oder Produkt möglichst schnell „auf die Straße zu bringen“, ist ihr oberstes Ziel.

Agile Ansätze und Methoden können sich aber auch in der Organisationsstruktur von mittelständischen und großen Unternehmen etablieren. Dies geschieht zum Beispiel bei einer digitalen Transformation oder bei einem Change-Management-Prozess. Hier gilt es ebenso, möglichst rasch die Ziele zu verfolgen, Ergebnisse zu liefern und diese fortwährend zu verbessern.

Titelbild: fizkes / iStock / Getty Images Plus