Angebot schreiben: Inhalt, Aufbau und Tipps (inkl. Vorlage)

Egal, ob Sie ein Unternehmen betreiben oder als Freelancer oder Freelancerin arbeiten: Das Erstellen eines überzeugenden Angebots ist entscheidend, um neue Kundschaft zu gewinnen. Professionelle Angebote sind Ihre Chance, potenzielle Kunden und Kundinnen von Ihren Fähigkeiten, Ihrem Mehrwert und Ihrer Professionalität zu überzeugen.

In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie ein schriftliches Angebot erstellen, das nicht nur informativ ist, sondern auch das Interesse Ihrer Zielgruppe weckt. Egal, ob Sie gerade erst anfangen oder Ihre bestehenden Angebote verbessern möchten, wir haben in diesem Beitrag wertvolle Tipps für Sie zusammengestellt. Entdecken Sie den Schlüssel zur erfolgreichen Kundengewinnung durch Angebote, die im Kopf bleiben.

Angebot schreiben: Vorteile der Erstellung

Ein gutes Angebotsschreiben bringt zahlreiche Vorteile für Unternehmen und Freiberufler bzw. Freiberuflerinnen mit sich. Hier sind einige Gründe, warum die Erstellung eines überzeugenden Angebots für Sie einen großen Mehrwert mit sich bringt:

• Klare Kommunikation: Ein gut ausgearbeitetes Angebot ermöglicht es Ihnen, Ihre Produkte oder Dienstleistungen klar und präzise zu kommunizieren. Sie können Ihre Botschaft gezielt an den Angebotsempfänger oder die Angebotsempfängerin richten und so sicherstellen, dass Sie alle wichtigen Informationen vermitteln.
• Professionelles Erscheinungsbild: Ein gut strukturiertes Angebot in Form eines Geschäftsbriefs vermittelt Professionalität und zeigt, dass Sie Ihre Angebote ernst nehmen. Es hinterlässt einen positiven ersten Eindruck und erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass potenzielle Kunden und Kundinnen Ihr Angebot ernsthaft in Betracht ziehen.
• Vertrauensbildung: Durch die detaillierte Darstellung Ihrer Leistungen und Konditionen im Angebot können Sie Vertrauen bei den Angebotsempfangenden aufbauen. Sie zeigen, dass Sie ihre Bedürfnisse verstehen und ihnen eine maßgeschneiderte Lösung bieten möchten.
• Klare Kostenaufstellung: Ein Angebot ermöglicht es Ihnen, die Kosten und Preise Ihrer Produkte oder Dienstleistungen transparent darzulegen. So verhindern Sie mögliche Missverständnisse oder Unstimmigkeiten.
• Wettbewerbsvorteil: Ein gut ausgearbeitetes Angebot stellt sicher, dass Sie sich von Mitbewerbern abheben können. Durch eine präzise Darstellung Ihres Mehrwerts, Ihrer Expertise und Ihrer Alleinstellungsmerkmale können Sie die Aufmerksamkeit der Angebotsempfänger gewinnen und ihre Entscheidung zugunsten Ihres Angebots beeinflussen.

Indem Sie diese Vorteile der Angebotserstellung nutzen und ein überzeugendes Angebot erstellen, können Sie Ihre Erfolgschancen bei der Gewinnung neuer Kundschaft deutlich steigern. Es ist eine wertvolle Investition in Ihr Unternehmen oder Ihre Freiberuflichkeit, die sich langfristig auszahlt.

Aufbau und Inhalt eines Angebots

Die Erstellung eines Angebotsschreibens ist eine entscheidende Antwort auf das Interesse potenzieller Kundschaft. Sobald ein Unternehmen eine Ausschreibung veröffentlicht haben, strömt wahrscheinlich eine Vielzahl von Angeboten verschiedenster Anbieter ins Haus.

Damit Unternehmen eine fundierte Entscheidung treffen können, benötigen diese von jedem Bewerber bzw. jeder Bewerberin eine Reihe von wichtigen Informationen. Im Folgenden finden Sie eine detaillierte Liste der Pflichtangaben, die Ihr Angebot unbedingt enthalten sollte.

• Kontaktdaten: Geben Sie sowohl Ihre eigene Anschrift als auch die Firmenanschrift des adressierten Unternehmens an, um eine reibungslose Kommunikation und Absprachen zu ermöglichen.
• Angebotsdatum: Das Datum ist ein wichtiger Bestandteil Ihres Angebots. Mit dessen Hilfe können Sie auch Aufschluss über die Gültigkeit des Angebots geben.
• Betreff: Formulieren Sie einen präzisen Betreff, der das Angebot eindeutig identifiziert und es von anderen Angeboten unterscheidet.
• Leistungsumfang: Beschreiben Sie genau, welche Leistungen Sie dem Unternehmen anbieten. Definieren Sie klare Ziele, Aufgaben und erwartete Ergebnisse im Angebotstext.
• Preis: Wie viel muss der Empfänger des Angebots für die erbrachte Leistung bezahlen? Diese Information ist von besonderer Wichtigkeit für den Empfänger bzw. die Empfängerin des Angebots und sollte detailliert dargestellt werden – inklusive Stückzahl, Zeitraum, Stundensatz & Co. Gehen Sie auch auf mögliche Zusatzkosten ein.
• Rabatte oder Sonderangebote: Falls zutreffend, geben Sie etwaige Rabatte, Skonto oder Sonderkonditionen an, um den potenziellen neuen Kunden bzw. die neue Kundin zur Annahme des Angebots zu ermutigen.
• Zahlungsbedingungen: Legen Sie die Zahlungskonditionen dar, wie z. B. Zahlungsfristen, Ratenzahlungen oder Zahlungsmodalitäten.
• Lieferbedingungen und Verpackung: Falls relevant, geben Sie spezifische Informationen hinsichtlich der Lieferzeit. Dazu gehören eventuell aufkommende Kosten für den Versand und auch Informationen über die von Ihnen verwendeten Verpackungen. Auch den voraussichtlichen Liefertermin anzugeben, kann sich lohnen.
• Umsatzsteuer-Identifikationsnummer: Insofern Sie über eine Umsatzsteuer-ID besitzen, sollten Sie die Nummer auf dem Angebot angeben. Eine Ausnahme gilt hier für Kleinunternehmer und Kleinunternehmerinnen – diese können laut § 19 Umsatzsteuergesetz auf diese Angabe verzichten.
• Verweis auf Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGBs): Machen Sie deutlich, dass Ihre AGBs Bestandteil des Angebots sind und verweisen Sie auf eine vollständige Version, die separat zur Verfügung steht.

Ein verbindliches schriftliches Angebot sollte klare Angaben zu den oben genannten Punkten enthalten. Es ist wichtig, dass sowohl Sie als auch der Anbieter rechtliche und geschäftliche Verbindlichkeiten verstehen.

Optionale Inhalte eines Angebots: Kein Must-have, aber praktisch

Zusätzlich zu den wesentlichen Inhalten können Sie optional gerade in einem unverbindlichen Anschreiben für ein Angebot weitere Informationen in Ihr Angebot aufnehmen, um es noch aussagekräftiger zu gestalten. Dazu gehören:

• Ansprechpersonen: Nennen Sie die Kontaktdaten derjenigen Personen, die dem adressierten Unternehmen oder dem adressierten Kunden bzw. der adressierten Kundin für Rückfragen oder die Auftragsbestätigung zur Verfügung steht. Geben Sie auch die E-Mail-Adresse und die Telefonnummer durch.
• Kundennummern oder Referenzen: Geben Sie relevante Kundennummern oder Referenzen an, um Ihre Glaubwürdigkeit und Erfahrung zu unterstreichen.
• Angebotsnummer und Kundennummer: Die Angabe einer Angebotsnummer und der Kundennummer erleichtert Ihnen im Nachgang die bessere Zuordnung.
• Optionale Angebote: Fügen Sie alternative Optionen hinzu, aus denen der Kunde wählen kann, um Flexibilität und Anpassungsmöglichkeiten zu bieten.
• Firmenlogo: Integrieren Sie Ihr Firmenlogo in das Angebot, um einen professionellen und konsistenten Markenauftritt zu gewährleisten.

• Unterschrift: Ihre persönliche Signatur ist keine Pflicht – kann aber Vertrauen beim Gegenüber wecken und professionell wirken.

Indem Sie alle relevanten Informationen in Ihr Angebot aufnehmen und klare Angaben zur Verbindlichkeit machen, schaffen Sie eine solide Grundlage für eine erfolgreiche Geschäftsbeziehung.

Was macht ein gutes Angebot aus?

Ein gutes Angebot ist entscheidend, um potenzielle Kunden und Kundinnen zu überzeugen und erfolgreich neue Geschäftsbeziehungen aufzubauen. Hier sind einige wichtige Aspekte, die ein gutes Angebot auszeichnen:

• Klare und präzise Informationen
• Übersichtlichkeit und Struktur
• Persönliche Ansprache
• Freundliche und klare Formulierungen
• Klarer Mehrwert und Alleinstellungsmerkmale
• Individuelles Design

Mit kulanten Angebotskonditionen überzeugen

Individualisierung und Design sind wichtig, doch am Ende des Tages zählt bei der Neukundenakquise häufig ein gutes Preisleistungsverhältnis.

Hier geht es vor allem um Ihre Preisstrategie. Ist Ihr Preis doppelt so hoch wie der Ihrer Konkurrenz, ohne einen deutlichen Mehrwert zu bieten, werden Interessenten und Interessentinnen sich gegen Sie entscheiden. Sie können Kunden und Kundinnen deswegen beispielsweise mit einem Rabatt locken.

Die Gestaltung der Konditionen kann von einem Barrabatt über Natural- und Mengenrabatte bis hin zu Qualitätsprämien reichen. Entscheiden Sie sich für eine Rabattierung, sollten Sie stets die individuellen Bedürfnisse des jeweiligen Interessenten und Interessentinnen miteinbeziehen.

Eine weitere Möglichkeit der Preisgestaltung ist die Definition von individuellen Leistungspaketen. Auch wenn diese oft mit einem höheren Kalkulationsaufwand zusammenhängen, können Sie so das optimale Angebot erstellen.

Sind Sie sich mit der Preisgestaltung nicht hundertprozentig sicher, fertigen Sie zunächst einen Kostenvoranschlag an. Anders als beim Angebotsschreiben darf der Preis hier 20 Prozent vom endgültigen Auftrag abweichen.

Rechtliche Vorgaben beim Schreiben eines Angebots

Das Schreiben eines Angebots bringt bestimmte rechtliche Vorgaben mit sich, die Sie beachten sollten, um die Rechtssicherheit des Angebots zu gewährleisten. Hier sind einige Punkte, die Sie beim Schreiben eines Angebots im Kopf behalten sollten.

Vertragliche Verpflichtungen

Ein Angebot stellt eine rechtlich bindende Erklärung dar, die bei Annahme durch den Kunden bzw. der Kundin zu einem Vertrag führt. Es ist wichtig, dass das Angebot alle oben aufgeführten erforderlichen vertraglichen Bestandteile enthält.

Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB)

AGB können zusätzliche rechtliche Regelungen enthalten, die für das Angebot und den Vertrag gelten. Formulieren Sie diese klar und verständlich und achten Sie darauf, dass sie alle relevanten rechtlichen Aspekte abdecken. Dazu gehören beispielsweise Haftungsausschlüsse, Gewährleistungen und Rückgabe- oder Stornierungsbedingungen.

Datenschutzbestimmungen

Bei der Erhebung und Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Angebot müssen die geltenden Datenschutzbestimmungen eingehalten werden. Es ist wichtig, die Zustimmung des Kunden bzw. der Kundin zur Datenverarbeitung einzuholen und angemessene Sicherheitsmaßnahmen zu ergreifen, um die Vertraulichkeit der Daten zu gewährleisten.

Gesetzliche Anforderungen

Das Angebot sollte den geltenden gesetzlichen Anforderungen entsprechen, z. B. in Bezug auf Preisangaben (Transparenz, inklusive Steuern etc.), Verbraucherschutzbestimmungen oder spezifische Branchenvorschriften.

Korrektheit und Vollständigkeit

Alle Informationen im Angebot sollten korrekt und vollständig sein. Fehlerhafte oder irreführende Angaben können zu rechtlichen Konsequenzen führen.

Verbindlichkeit und Vertraulichkeit

Das Angebot sollte klarstellen, ob es verbindlich ist oder ob es sich um eine unverbindliche Offerte handelt. Außerdem kann es sinnvoll sein, das Angebot als vertraulich zu kennzeichnen, um unbefugte Verwendung zu verhindern.

Zusammenfassung: Rechtssicherheit des Angebots

Ein rechtlich korrektes und verbindliches Angebot minimiert das Risiko von Rechtsstreitigkeiten und schafft Vertrauen bei Ihrer Kundschaft. Daher ist es sinnvoll, bei rechtlichen Fragen Unterstützung durch Fachleute, wie Anwälte bzw. Anwältinnen oder Rechtsberater bzw. Rechtsberaterinnen, einzuholen, um sicherzustellen, dass das Angebot den erforderlichen rechtlichen Standards entspricht. Durch die Einhaltung der Vorgaben stellen Sie die Rechtssicherheit Ihres Angebots sicher und schaffen so eine solide Grundlage für eine erfolgreiche Geschäftsbeziehung.

Angebot nachträglich ändern: Geht das?

Grundsätzlich ist es vor dem Vertragsabschluss problemlos möglich, ein Angebot nachträglich zu ändern. In diesem Stadium können beide Parteien Änderungen vornehmen, um den Konditionen zuzustimmen.

Sobald die Kundschaft das Angebot jedoch unterschrieben hat, ist ein Angebot gültig. Dann kann eine Änderung nur mit dem gegenseitigen Einverständnis beider Seiten erfolgen. In diesem Falle ist es sehr wichtig, dass beide Parteien die Änderungen klar kommunizieren und schriftlich festhalten. So kann eine einvernehmliche Vereinbarung getroffen und mögliche Missverständnisse vermieden werden.

Tipp: Holen Sie sich im Zweifelsfall rechtlichen Rat ein, damit Sie sicher sein können, dass alle Änderungen rechtlich wirksam und bindend sind.

Angebot richtig schreiben mit der passenden Vorlage

Falls Sie häufiger Angebote schreiben, lohnt es sich, mit einer Vorlage zu arbeiten. Auf diese Weise müssen Sie nicht jedes Mal ein neues Schreiben aufsetzen, sondern können einfach die projektbezogenen Informationen austauschen. Hierfür gibt es zwei Wege: Entweder Sie verfassen selbst ein wiederverwendbares Musterangebot – beispielsweise mit einem vorgefertigten PDF oder in Excel – oder Sie schreiben Ihr Angebot online mithilfe von im Netz angebotenen Vorlagen.

Angebotsvorlage selbst erstellen

Wenn Sie ein Angebot erstellen, geht es in erster Linie um den Inhalt. Layout und Design können jedoch die Professionalität Ihres Auftrittes verstärken. Geben Sie Ihrem Angebot eine persönliche Note und nutzen Sie eine klare Struktur.

Achten Sie insbesondere auf folgende Kriterien:

• Für eine optimale Lesbarkeit verwenden Sie am besten eine proportionale Schrift, möglichst mit Serifen (z. B. Times, Arial).
• Nutzen Sie Aufzählungen, Listen oder Tabellen.
• Nutzen Sie Absätze, um die Inhalte zu strukturieren.
• Arbeiten Sie mit dezenten Farben oder Grafiken, die zu Ihrem Unternehmensdesign passen.

Angebot schreiben online mit Vorlage

Sie haben viel zu tun und keine Zeit, um eine eigene Vorlage aufzusetzen? Kein Problem. Im Web bieten viele Firmen eine kostenlose Angebotsvorlage an. Einfach Ihre Daten einsetzen, herunterladen – und schon können Sie das Angebot per E-Mail verschicken.

Tools zum Erstellen eines Angebots

Sie sind auf der Suche nach Tools, die Ihnen das Erstellen eines Angebots erleichtern können? Finden Sie hier eine kleine Auswahl:

1. Canva: Mit Canva können Sie ansprechende Angebotsvorlagen erstellen und diese individuell anpassen. Die Plattform bietet eine Vielzahl von Designoptionen, um Ihr Angebot professionell zu präsentieren.
2. Proposify: Mit Proposify können Sie ganz einfach neue Abschnitte zu einem Musterangebot hinzufügen und Bilder, Text und sogar Videos hinzufügen. Zusätzliche Analytics-Features helfen Ihnen dabei, zu analysieren, wie oft die Kundschaft das Angebot aufruft.
3. Bidsketch: Auf Bidsketch finden Sie mithilfe praktischer Designvorlagen ganz einfach ein professionelles Angebot erstellen. Das Tool bietet vorgefertigte Formulierungen und lässt sich einfach bedienen.
4. PandaDoc: PandaDoc für Microsoft Teams ist eine Plattform zur Erstellung von Angeboten und Verträgen. Es ermöglicht Ihnen, Ihre Angebote elektronisch zu versenden, digitale Signaturen zu erfassen und den Fortschritt der Angebote zu verfolgen.
5. DocuSign: DocuSign bietet eine Lösung für elektronische Signaturen, mit der Sie Angebote sicher und rechtsverbindlich unterzeichnen lassen können. Das beschleunigt den Prozess der Erstellung eines Angebots und erleichtert die Zusammenarbeit mit Kunden.

Angebot schreiben als Kleinunternehmer bzw. Kleinunternehmerin

Sie sind Kleinunternehmer bzw. einer Kleinunternehmerin? In diesem Falle müssen Sie bei der Rechnungserstellung einige Besonderheiten beachten. Laut § 19 UStG müssen Sie auf Ihren Angeboten keine Umsatzsteuer ausweisen. Stattdessen vermerken Sie auf dem Angebot den Hinweis „Keine Umsatzsteuer gemäß § 19 UStG."

Fazit: Einmal Zeit ins Angebotsschreiben investieren und lange profitieren

Die Erstellung eines überzeugenden Angebots ist von entscheidender Bedeutung für die Neukundengewinnung und hilft Ihnen dabei, langfristig erfolgreiche Geschäftsbeziehungen aufzubauen. Es lohnt sich daher, Zeit und Mühe in ein gutes Musterangebot zu investieren, das klar, präzise und professionell gestaltet ist.

Ein gut strukturiertes Angebot zeigt nicht nur Ihren Mehrwert und Ihre Kompetenz, sondern schafft auch Vertrauen und hebt Sie von der Konkurrenz ab. Nehmen Sie sich also die Zeit, um ein ansprechendes Musterangebot zu erstellen – und ernten Sie die Belohnungen durch neue Kundschaft und lukrative Aufträge.

Titelbild: nortonrsx / iStock / Getty Images Plus