Stellen Sie sich vor, Ihr Unternehmen arbeitet an einem wichtigen Projekt. Doch Ihrem Team fehlen die Expertise oder Zeit, um es erfolgreich abzuschließen. Was tun? Die Lösung ist ein externer Dienstleister, den Sie nicht einstellen müssen, sondern der Sie zeitlich begrenzt bei diesem konkreten Projekt unterstützt. Am leichtesten finden Sie eine solche Hilfe durch eine gezielte Ausschreibung, auch Angebotsvorlage genannt. 

Nachfolgend erfahren Sie, welche Punkte Sie in Ihr Angebot schreiben müssen, um externe Dienstleister zu finden und wie Sie den Arbeitsaufwand mit entsprechenden Vorlagen entscheidend verringern können.

Download: Vorlage für erfolgreiche Ausschreibungen

Angebot schreiben: Was muss rein?

Die Angebotserstellung ist eine Reaktion auf das Interesse eines potenziellen Kunden. Sobald Sie Ihre Ausschreibung veröffentlicht haben, werden Sie aller Voraussicht nach eine Menge Zuschriften erreichen. Verschiedenste Anbieter werden um Ihre Gunst buhlen. Damit Sie dann eine fundierte Auswahl treffen können, benötigen Sie von allen Bewerbern eine Reihe von Angaben. 

Diese Angaben sollten vollständig vorliegen und für Sie möglichst einfach zu vergleichen sein. Das gibt Ihnen einen guten Überblick über alle Kandidaten und erleichtert die Entscheidung, mit wem Sie tatsächlich zusammenarbeiten wollen.

Die Grundlage dafür, alle nötigen Informationen in der gewünschten einheitlichen Form zu erhalten, bildet Ihre Ausschreibung. Darin sollten Sie nicht nur Ihr Projekt und die damit verbundenen Aufgaben vorstellen, sondern auch klar kommunizieren, welche Angaben Bewerber in ihr Angebot schreiben sollen.

Basis der Angebotserstellung: Diese Informationen gehören in Ihre Ausschreibung

Wie gehen Sie nun beim Erstellen Ihrer Ausschreibung vor?

Wie bereits angedeutet, überlegen Sie sich im ersten Schritt, welche Informationen Sie von Bewerbern benötigen. Danach richtet sich im zweiten Schritt, was genau Sie in Ihre Angebotsvorlage schreiben: Denn damit Freelancer, Agenturen und andere Kandidaten Ihnen eine möglichst gute, umfassende Offerte machen können, müssen sie Ihr Projekt natürlich verstehen und einschätzen können.

Elementar sind deshalb zunächst Informationen über Ihr Unternehmen: Erklären Sie in der Ausschreibung, welche Produkte/Dienstleistungen Sie anbieten, was Sie von Ihren Mitbewerbern unterscheidet und gegebenenfalls auch welche Werte Sie mit Ihrem Unternehmen vertreten.

Anschließend beschreiben Sie das Projekt, bei dem Sie Unterstützung benötigen. Versorgen Sie externe Dienstleister dabei mit allen Details, die sie brauchen, um die anstehenden Aufgaben erledigen zu können. Was genau ist zu tun? Wie soll das Ergebnis konkret aussehen? Welche Deadlines sind einzuhalten? Wie viel Budget steht zur Verfügung? Welche besonderen Anforderungen sind zu beachten?

Teil Ihrer Ausschreibung können darüber hinaus ein genauer Zeitplan und Ihre Allgemeinen Geschäftsbedingungen sein. Wichtig ist auch, Bewerber klar und deutlich darauf hinzuweisen, welche Informationen sie in ihr Angebot schreiben, auf welchem Weg sie sich bei Ihnen melden sollen und wie es danach weitergeht.

Ausschreibung schreiben leicht gemacht: mit der passenden Vorlage

Falls Sie häufiger Angebote an externe Dienstleister auslagern, lohnt es sich, mit einer Vorlage zu arbeiten. Auf diese Weise müssen Sie nicht jedes Mal eine neue Ausschreibung erstellen, sondern müssen nur die projektbezogenen Informationen austauschen.

Inhaltlich sollte die Vorlage die oben genannten Punkte beinhalten. Damit Ihr Unternehmen nach außen professionell auftritt und potenzielle Bewerber sich gern mit Ihrer Ausschreibung beschäftigen, ist es zudem wichtig, sich intensiv mit dem Layout zu befassen.

Schnell zu erfassende Informationen erleichtern den Einstieg und ein klarer Aufbau verhilft zu Übersichtlichkeit. Durch eine gute Struktur und eine ansprechende Optik bringen Sie Interessenten letztlich dazu, Ihre Angebotsvorlage gründlich zu lesen und eine aussagekräftige Bewerbung zu schicken. Achten Sie insbesondere auf folgende Kriterien:

  • Für eine optimale Lesbarkeit verwenden Sie am besten eine proportionale Schrift, möglichst mit Serifen (z. B. Times, Arial).

  • Nutzen Sie Aufzählungen, Listen oder Tabellen.

  • Nutzen Sie Absätze, um die Inhalte zu strukturieren.

  • Arbeiten Sie mit dezenten Farben oder Grafiken, die zu Ihrem Unternehmensdesign passen.

In unserer Ausschreibungsvorlage finden bereits alle gestalterischen wie auch inhaltlichen Aspekte Beachtung. Laden Sie das Muster inklusive weiterer hilfreicher Tipps und Ausfüllhinweisen hier herunter.

Wenn Sie ein Angebot erstellen, geht es in erster Linie um den Inhalt. Layout und Design können jedoch die Professionalität Ihres Auftrittes verstärken. Geben Sie Ihrem Angebot eine persönliche Note und achten Sie auf eine klare Struktur.

Mit kulanten Angebotskonditionen überzeugen

Individualisierung und Design sind die eine Sache, Fakt bleibt jedoch, dass am Ende des Tages ein gutes Preisleistungsverhältnis zählt.

Hier geht es vor allem um Ihre Preisstrategie. Ist Ihr Preis doppelt so hoch wie der der Konkurrenz, ohne einen deutlichen Mehrwert zu bieten, werden Interessenten sich höchstwahrscheinlich gegen Sie entscheiden. Sie können Kunden beispielsweise mit einem Rabatt locken, wenn Sie das Angebot erstellen.

Die Gestaltung der Konditionen kann von einem Barrabatt über Natural- und Mengenrabatte bis hin zu Qualitätsprämien reichen. Entscheiden Sie sich für eine Rabattierung, sollten Sie stets die individuellen Bedürfnisse des jeweiligen Interessenten miteinbeziehen.

Eine weitere Möglichkeit der Preisgestaltung ist die Definition von individuellen Leistungspaketen. Auch wenn diese oft mit einem höheren Kalkulationsaufwand zusammenhängen, können Sie so das optimale Angebot erstellen.

Sind Sie sich mit der Preisgestaltung nicht hundertprozentig sicher, fertigen Sie zunächst einen Kostenvoranschlag an. Anders als beim Angebotsschreiben darf der Preis hier 20 Prozent vom endgültigen Auftrag abweichen.

Tipp: Genug Zeit zur Auswertung einplanen

Haben Sie Ihre Ausschreibung fertiggestellt, können Sie diese auf allen für Sie geeigneten Kanälen verbreiten: zum Beispiel online auf Ihrer Webseite, in den sozialen Medien oder auf Plattformen für Freelancer wie Upwork und fiverr.

Beachten Sie dabei, dass sich möglicherweise deutlich mehr Kandidaten melden werden als Sie zum Abschluss Ihres Projektes benötigen. Planen Sie deshalb genug Zeit ein, alle Bewerbungen zu sichten und gegenüberzustellen. Es kann darüber hinaus sinnvoll sein, vor einer endgültigen Entscheidung mit den vielversprechendsten Dienstleistern Gespräche zum Kennenlernen zu führen. Auch dafür sollte ausreichend Zeit sein.

Fazit: Mit einer Ausschreibung schnell viele schriftliche Angebote einholen

Suchen Sie für ein thematisch und zeitlich abgegrenztes Projekt jemanden, der Ihr Team mit seiner Expertise und Arbeitskraft verstärkt, sind Angebotsvorlagen eine wunderbare Möglichkeit, um schnell und unkompliziert eine große Zahl von Angeboten verschiedenster externer Dienstleister einzuholen. Kommunizieren Sie in Ihrer Ausschreibung möglichst genau, um welches Projekt es sich handelt und was Sie von den Kandidaten erwarten. So schließen Sie ungeeignete Bewerber von Anfang an aus.

Räumen Sie dann noch ausreichend Zeit ein, die Angebote der Freelancer gründlich zu sichten und vorab Gespräche zu führen, werden Sie ganz einfach qualifizierte Mitarbeiter auf Zeit finden und Ihr Projekt zu einem erfolgreichen Abschluss bringen können.

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Headerbild: seb_ra / Getty Images

Ursprünglich veröffentlicht am 14. September 2020, aktualisiert am September 14 2020

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