Angebotserstellung: So erstellen Sie überzeugende Angebote

Die Gewinnung von neuen Kunden und Kundinnen ist ein langer und schwieriger Prozess. Sie müssen Kaltakquise betreiben, perfekte Akquise-E-Mails schreiben und vieles mehr. Schließlich meldet sich eine potenzielle Kundin bei Ihnen und möchte ein Angebot haben.

Nun gilt es, eine weitere Hürde zu nehmen: Erstellen Sie ein Angebot, zu dem die anfragende Person nicht nein sagen kann.

Was Sie vor der Angebotserstellung bedenken sollten

Die Erstellung eines Angebots ist einerseits ein Grund zur Freude: Es zeigt jemand Interesse an Ihren Produkten oder Dienstleistungen. Andererseits sollten Sie nicht zu enthusiastisch sein, denn in vielen Fällen möchten die Anfragenden gar nichts bei Ihnen kaufen. Stattdessen dient Ihr Angebot lediglich dazu, eine Übersicht über Ihre Preise zu erhalten oder es ist ein Druckmittel für Preisverhandlungen mit anderen Unternehmen.

Warum ist der Aufbau eines Angebots so wichtig?

Gehen wir davon aus, ein potenzieller Kunde hat echtes Interesse an Ihren Produkten oder Dienstleistungen. Dann müssen Sie versuchen, mit Ihrem Angebot sofort zu punkten. Deshalb sollten Sie genügend Zeit und Energie in die Angebotserstellung stecken. Diese Aufgabe ist nichts, was Sie lapidar und einfach so nebenbei erledigen.

Der Aufbau eines Angebots dient der Struktur und Übersichtlichkeit. Sie vermitteln in Ihrem Angebotsschreiben wichtige Punkte wie den Umfang der Leistung, den Fertigstellungstermin und die Kosten. Fällt Ihre Angebotserstellung verständlich aus, reduzieren Sie Gegenfragen, was den Kaufprozess und damit die Willenserklärung beschleunigt.

Zudem hat ein klares, schriftliches Angebot den Vorteil, dass alle Angebotspositionen jederzeit nachvollziehbar festgehalten sind. So entsteht eine Verbindlichkeit für beide Seiten.

Welche Angebotsformen gibt es?

Das Erstellen von Angeboten gehört zur täglichen Arbeit im Vertrieb. Dabei unterscheidet man zwischen drei gängigen Formen:

1. Standardangebot

Hierbei handelt es sich um ein Angebot, bei dem Sie keine Besonderheiten beachten und auch keine individuellen Anpassungen vornehmen.

2. Richtpreis-Angebot

Das Richtpreis-Angebot heißt auch Informationsangebot. Dabei geben Sie nur einen vorübergehenden Preis oder einen Preisrahmen an, eine genauere Kalkulation erfolgt bei weiterem Interesse der anfragenden Person.

3. Spezial-Angebot

Bei dieser Form gehen Sie auf individuelle Wünsche und Bedingungen ein, indem Sie beispielsweise einzelne Posten ganz genau berechnen. 

Angebot: Wie sollten Inhalt und Aufbau aussehen?

Bei der Angebotserstellung haben Sie ein paar formale Dinge zu beachten, aber zugleich auch ein paar Freiheiten.

Zu den Formalien gehören unter anderem

• der Name Ihres Unternehmens, die Rechtsform, Ihr vollständiger Name sowie die kompletten Adress- und Kontaktdaten. Zudem sollten Sie Ihr Firmenlogo als Markenzeichen einsetzen.

• die vollständigen Kontaktdaten Ihres Ansprechpartners oder Ihrer Ansprechpartnerin.

• das Datum der Angebotserstellung, die Angebots- und Kundennummer.

• der Umfang der Leistung, der Lieferzeitraum oder das mögliche Lieferdatum der angefragten Positionen.

• eine präzise Auflistung und Beschreibung aller Produkte oder Dienstleistungen, die Sie anbieten, ergänzt um Menge und/oder Dauer, Einzelpreis und Gesamtpreis.

• die Preise als Netto- (ohne Umsatzsteuer beziehungsweise Mehrwertsteuer) und als Bruttopreise. Zudem weisen Sie den genauen Steuersatz aus.

• die Aufschlüsselung jeder Art von zusätzlichen Kosten. Dazu gehören Versand- und Verpackungskosten, Spesen oder ein Expresszuschlag.

• die Zahlungsbedingungen: Wann hat der Empfänger oder die Empfängerin was und wie zu bezahlen?

• der Gerichtsstand und die AGB (Allgemeine Geschäftsbedingungen). Diese sind, falls wichtig, ebenso anzufügen.

Neben diesen Formalien können Sie Ihr Angebot um einen Fließtext erweitern. Versuchen Sie hier, die Vorteile Ihrer Produkte/Dienstleistungen und Ihres Unternehmens herauszustellen. Unterscheidungsmerkmale oder gar Alleinstellungsmerkmale (USPs – Unique Selling Points) können dafür sorgen, dass Ihre Angebote attraktiver als die der konkurrierenden Unternehmen aussehen und Sie den Auftrag eher erhalten. 

Das können Sie beispielsweise durch eine Kommunikation der Vorteile (Zeitersparnis, Lebensdauer, Effizienzsteigerung, Kostensenkung etc.) erreichen. Prüfsiegel, Zertifikate sowie Stimmen der Kundschaft unterstreichen sehr gut derlei Aussagen.

Angebot schreiben: Wichtige Tipps für mehr Erfolg

Fokussieren Sie sich auf Ihren Interessenten beziehungsweise Ihre Interessentin: Wo befinden sich diese gerade in der Customer Journey? Welche Bedürfnisse, Herausforderungen, Wünsche und Ziele hat die Person? Überlegen Sie sich, wie Sie auf diese Punkte zielgerichtet eingehen können.

Halten Sie sich an die Formalien. Seien Sie hier möglichst genau, vergessen Sie keinen Punkt - denn das Angebot ist ein Dokument, das verbindlich ist. Denken Sie bei Ihrem Angebotsschreiben neben den reinen nüchternen Fakten auch an die Emotionen. Heben Sie hierfür den Nutzen für Ihre Kunden und Kundinnen hervor, indem Sie die Vorteile Ihrer Produkte und Dienstleistungen beschreiben.

Individualisieren Sie Ihr Angebot so gut wie möglich, damit es nicht austauschbar wirkt. Passen Sie hierfür zum Beispiel die Preise an, schnüren Sie Bundles oder geben Sie besondere Rabatte. Aber: Halten Sie Ihr Angebotsschreiben so schlank wie möglich. Entfernen Sie alle unnötigen Informationen (beispielsweise interne Bezeichnungen) und schreiben Sie nicht zu viel Prosa. 

Gestalten Sie Ihr Dokument so, dass es ansprechend aussieht und alle wichtigen Informationen sofort erfassbar sind. Und zum Schluss: Bitten Sie einen Mitarbeiter oder eine Mitarbeiterin, Ihr Angebot gegenzulesen und ehrliches Feedback zu geben. Und holen Sie sich eventuell eine Freigabe von Ihrer Abteilungsleitung.

Ein perfektes Angebotsschreiben ist wichtig

Die Reise Ihrer Kundinnen und Kunden kann sehr lang sein. Die Angebotserstellung ist unter Umständen einer der letzten Schritte, bis es zu einem Auftrag kommt. Deshalb müssen Sie dem Angebotsschreiben einen hohen Stellenwert einräumen. Ansonsten verspielen Sie im schlimmsten Fall alles, was die Teams Ihres Marketings und Vertriebs vorher mühsam aufgebaut haben.

Titelbild: DragonImages / iStock / Getty Images Plus