„Weißt du nicht wohin, buche an Gewinn.“ Diesen netten Buchhalterwitz haben schon viele gehört, die sich mit Buchungssätzen befassen. Er ist einerseits zum Schmunzeln, andererseits besitzt er aber eine Portion Wahrheit: Ein Unternehmen muss in seiner Buchführung alle Geschäftsvorfälle erfassen – lückenlos, zeitlich, in Zahlenwerten und sachlich geordnet.

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Was ist ein Buchungssatz?

Ein Buchungssatz gilt als ein zentraler Baustein der doppelten Buchführung. Er definiert, welchen Betrag Sie auf welches Konto buchen. Jeder Buchung im Soll wird eine Buchung im Haben gegenübergestellt.

Buchungssätze: Welche Konten gibt es?

Buchungssätze können Sie auf die Grundlage der doppelten Buchführung zurückführen. Diese ist schon seit mehreren hundert Jahren im Einsatz. Sie hilft, den Überblick über alle Geschäftsvorfälle im Unternehmen zu behalten.

Soll und Haben

Die Formulierung beider Begriffe gilt als historisch bedingt. Früher, als die Buchhaltung noch von Hand aufgeschrieben wurde, erfassten Buchhalter Soll und Haben in sogenannten T-Konten. So nennt man zweispaltige Tabellen, mit der linken Spalte Soll und der rechten Spalte Haben.

Aufwandskonto und Ertragskonto

Aufwandskonten und Ertragskonten sind Unterkonten des Eigenkapitals. Zugänge werden im Ertragskonto als Haben verbucht. Aufwände gelten als Soll im Aufwandskonto. Beide Konten schließen Sie über das Gewinn- und Verlustkonto ab.

Aktivkonto und Passivkonto

Zusätzlich können Sie Konten als Aktivkonten und Passivkonten differenzieren – sowohl bei den Bestandskonten als auch bei den Erfolgskonten im Unternehmen. Somit sind alle Kontenarten berücksichtigt: Im Aktivkonto erfassen Sie Zugänge im Soll und Abgänge im Haben. Im Passivkonto stehen Abgänge im Soll und Zugänge im Haben.

Welche Konten Sie einsetzen und welches Konto Sie als Aktivkonto und welches als Passivkonto führen, ergibt ein Kontenplan. Da die Buchhaltung in den meisten Fällen die Grundlage für die Bilanz Ihres Unternehmens bildet, ist es sinnvoll, den Kontenplan an Bilanzpositionen auszurichten.

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Welche Buchungssätze gibt es?

Es werden mindestens zwei Konten von einem Buchungssatz erfasst. Dabei existieren einfache Buchungssätze, zusammengesetzte Buchungssätze sowie Buchungssätze für die Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung:

  • Einfache Buchungssätze betreffen nur ein Konto auf der Soll- und ein Konto auf der Habenseite.

  • Zusammengesetzte Buchungssätze beeinflussen zum Beispiel ein Konto auf der Soll-, aber zwei Konten auf der Habenseite.

  • Die Logik von Buchungssätzen ist und bleibt immer gleich. Sie können jedoch grundsätzliche Kontenarten unterscheiden: In Debitorenkonten erfassen Sie Ihre Ausgangsrechnungen und in Kreditorenkonten verbuchen Sie Eingangsrechnungen.

Buchungssätze erstellen

Einen Buchungssatz erstellen Sie in fünf Schritten. Haben Sie die Systematik einer Buchung einmal verinnerlicht, dann erfolgen die einzelnen Schritte fast wie von selbst:

  1. Konto identifizieren: Welche Konten betrifft der Geschäftsvorfall? Hierzu nutzen Sie Ihren Kontenplan. Bei einfachen Buchungssätzen ist jeweils nur ein Konto auf der Soll- und ein Konto auf der Habenseite involviert. Bei zusammengesetzten Buchungssätzen benötigen Sie mehrere Konten.
  2. Art des Kontos bestimmen: Handelt es sich um ein Aktivkonto oder ein Passivkonto, um ein Aufwands- oder ein Ertragskonto?
  3. Bewegung auf dem Konto bestimmen: Handelt es sich bei dem Geschäftsvorfall um einen Zugang oder um einen Abgang?
  4. Seite des Kontos bestimmen: Was ist Soll und was ist Haben?
  5. Buchungssatz formulieren: Soll an Haben

Buchungssätze: Beispiele

Ihr Unternehmen bezahlt seinen Lieferanten und begleicht dessen Rechnung in Höhe von 1.000 Euro. Steuern fallen nicht an. Der entsprechende Buchungssatz lautet dann „Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen (1.000) an Bank (1.000)“.

Die Verbindlichkeit beim Kunden ist auf einem Passivkonto auf der Habenseite erfasst. Indem Sie diese Verbindlichkeit begleichen, erfolgt auf diesem Konto ein Zugang auf der Sollseite (das Konto wird somit ausgeglichen). Im Sinne der doppelten Buchführung erfasst ein Buchhalter diese Zahlung noch auf der Habenseite eines anderen Kontos. Das ist in diesem Fall das Konto „Bank“, auf dem der Zahlungseingang als Abgang auf der Habenseite erfasst wird.

Der umgekehrte Fall – ein Kunde bezahlt Ihre Rechnung – lautet dann „Bank an Forderungen aus Lieferungen und Leistungen“. Die Logik bleibt gleich: Die Forderung wird beglichen und damit auf der Habenseite des Kontos „Forderungen aus Lieferungen und Leistungen“ neutralisiert. Das Geld geht auf Ihrem Konto „Bank“ ein, verbucht als Eingang auf der Sollseite.

Beispiel für einen zusammengesetzten Buchungssatz

Nicht immer betrifft eine Buchung nur ein Soll- und ein Habenkonto. Im obigen Beispiel sind wir davon ausgegangen, dass keine Steuern anfallen. In der Realität würden Sie bei Ihrem Lieferanten eine Rechnung über 1.000 Euro (netto) begleichen und hierzu 19 Prozent Umsatz- beziehungsweise Mehrwertsteuer – in Summe also 1.190 Euro – überweisen.

In diesem Fall lautet der Buchungssatz „Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen (1.190) an Bank (1.000) und Vorsteuer (190)“. Für das Konto „Bank“ gilt das Gleiche wie im vorherigen Beispiel. Die nun auch berücksichtigte Vorsteuer erhält ebenfalls ein eigenes Aktivkonto. Die Abbuchung erfassen Sie dort auf der Habenseite. So gleichen sich Soll (1.190) und Haben (1.000+190) auch in diesem Beispiel aus.

Buchungssätze in der Praxis

Das Prinzip der doppelten Buchführung inklusive der Buchungssätze besticht durch seine einfache Logik. Diese wird besonders deutlich, wenn Sie wie die Buchhalter früher die Buchungen in T-Konten auf Papier vornehmen. Jeder einzelne Buchungssatz beeinflusst einzelne Konten. Auf Jahressicht betrachtet fließen diese in Summe in die Bilanz. So bilden Buchungssätze eine Grundlage für eine spätere Bilanzanalyse.

Daher ist es notwendig, dass Sie Buchungssätze korrekt erfassen. Unterläuft doch einmal ein Fehler, können Sie ihn durch ein Storno beheben. Dann rechnen Sie den Buchungssatz zunächst mit umgekehrten Vorzeichen zurück, um danach den richtigen Buchungssatz zu erfassen.

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Titelbild: utah778 / iStock / Getty Images Plus

Ursprünglich veröffentlicht am 6. Januar 2021, aktualisiert am Januar 06 2021

Themen:

Buchhaltung