Buchungssätze einfach erklärt: Aufbau und Beispiele

„Weißt du nicht wohin, buche an Gewinn.“ Diesen Buchhalterwitz haben schon viele gehört, die sich mit Buchungssätzen befassen. Er ist einerseits zum Schmunzeln, andererseits besitzt er aber eine Portion Wahrheit: Ein Unternehmen muss in seiner Buchführung alle Geschäftsvorfälle erfassen – lückenlos, zeitlich, in Zahlenwerten und sachlich geordnet.

Was ist ein Buchungssatz?

Ein Buchungssatz gilt als ein zentraler Baustein der doppelten Buchführung. Er definiert, welchen Betrag Sie auf welches Konto buchen. Jeder Buchung im Soll wird eine Buchung im Haben gegenübergestellt.

Welche Buchungssätze gibt es?

In Deutschland existieren einfache Buchungssätze und zusammengesetzte Buchungssätze. Bei einem einfachen Buchungssatz sind nur zwei Konten betroffen, bei einem zusammengesetzten Buchungssatz hingegen mindestens drei Konten. Im Folgenden lernen Sie die verschiedenen Buchungssätze genauer kennen:

Einfache Buchungssätze

Einfache Buchungssätze betreffen nur ein Konto auf der Soll- und ein Konto auf der Habenseite. Ein Beispiel dafür: Ein Unternehmen kauft Büromaterial im Wert von 500 Euro auf Kredit. Daher wird das Konto „Büromaterial“ im Soll um 500 Euro erhöht und das Konto „Verbindlichkeiten“ im Haben um 500 Euro erhöht.

Zusammengesetze Buchungssätze

Zusammengesetzte Buchungssätze beeinflussen zum Beispiel ein Sollkonto, aber zwei Konten auf der Habenseite. Ein Beispiel: Ihr Unternehmen verkauft Waren im Wert von 1.000 Euro, wobei 800 Euro auf das Bankkonto und 200 Euro als Bargeld eingehen. Daher wird das Konto „Forderungen“ im Soll um 1.000 Euro erhöht, während das Konto „Bank“ und das Konto „Kasse“ im Habenkonto jeweils um 800 Euro und 200 Euro erhöht werden.

Buchungssätze für die Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung

Die Logik von Buchungssätzen ist und bleibt immer gleich. Sie können jedoch grundsätzliche Kontenarten unterscheiden: In Debitorenkonten erfassen Sie Ihre Ausgangsrechnungen und in Kreditorenkonten verbuchen Sie Eingangsrechnungen.

Ein Beispiel für die Debitorenbuchhaltung: Eine Kundin tätigt eine Banküberweisung für eine offene Rechnung in der Höhe von 1.000 Euro. Das Sollkonto „Bank“ erhöht sich durch die Gutschrift um 1.000 Euro und das Habenkonto „Forderungen aus Lieferungen und Leistungen“ verringert sich um 1.000.

Ein Beispiel für einen Buchungssatz in der Kreditorenbuchhaltung: Ihr Unternehmen zahlt eine Rechnung an einen Lieferanten in Höhe von 500 Euro. Daher wird das Konto „Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen“ im Soll um 500 Euro verringert und das Konto „Bank“ im Haben um 500 Euro verringert.

Warum sind Buchungssätze wichtig?

Buchungssätze sind ein zentraler Bestandteil der Finanzbuchhaltung, da sie alle finanziellen Transaktionen eines Unternehmens dokumentieren. Sie gewährleisten Genauigkeit und Konsistenz in der Erfassung dieser Transaktionen, was die Überprüfung und Analyse der Finanzdaten erleichtert.

Darüber hinaus helfen Buchungssätze Unternehmen dabei, geltende Rechnungslegungsstandards einzuhalten. Sie liefern wichtige Informationen, die für die Entscheidungsfindung im Unternehmen und für die Erstellung von Finanzberichten unerlässlich sind. Insgesamt tragen sie wesentlich zum Verständnis der finanziellen Gesundheit und Leistungsfähigkeit eines Unternehmens bei.

Buchungssätze: Welche Konten gibt es?

Buchungssätze können Sie auf die Grundlage der doppelten Buchführung zurückführen. Diese ist schon seit mehreren hundert Jahren im Einsatz. Sie hilft, den Überblick über alle Geschäftsvorfälle im Unternehmen zu behalten.

Soll und Haben

Die Formulierung beider Begriffe gilt als historisch bedingt. Früher, als die Buchhaltung noch von Hand aufgeschrieben wurde, erfassten Buchhalter Soll-Seite und Habenseite in sogenannten T-Konten. So nennt man zweispaltige Tabellen, mit der linken Spalte Soll und der rechten Spalte Haben.

Angenommen, ein Unternehmen kauft Büromaterial im Wert von 200 Euro und bezahlt dies bar. Der Buchungssatz würde dann so aussehen:

• Soll: Büromaterial 200 Euro
• Haben: Bank 200 Euro

Das Konto „Büromaterial“ wird dadurch im Soll um 200 Euro erhöht, da das Unternehmen das Büromaterial erhalten hat. Gleichzeitig wird das Konto „Bank“ im Haben um 200 Euro verringert, da das Unternehmen dafür Geld ausgegeben hat.

Aufwandskonto und Ertragskonto

Aufwandskonten und Ertragskonten sind Unterkonten des Eigenkapitals. Zugänge werden im Ertragskonto als Haben verbucht. Aufwände gelten als Soll im Aufwandskonto. Beide Konten schließen Sie über das Gewinn- und Verlustkonto ab.

Hier ein Beispiel, bei dem Aufwandskonto und Ertragskonto betroffen sind: Ihr Unternehmen zahlt 500 Euro für Stromkosten. Daher wird das Aufwandskonto „Stromkosten“ im Soll um 500 Euro erhöht und gleichzeitig wird das Ertragskonto „Bank“ im Haben um 500 Euro verringert.

Aktivkonto und Passivkonto

Zusätzlich können Sie Konten als Aktivkonten und Passivkonten differenzieren – sowohl bei den Bestandskonten als auch bei den Erfolgskonten im Unternehmen. Somit sind alle Kontoarten berücksichtigt: Im Aktivkonto erfassen Sie Zugänge im Soll und Abgänge im Haben. Im Passivkonto stehen Abgänge im Soll und Zugänge im Haben.

Welche Konten Sie einsetzen und welches Konto Sie als Aktivkonto und welches als Passivkonto führen, ergibt ein Kontenplan. Da die Buchhaltung in den meisten Fällen die Grundlage für die Bilanz Ihres Unternehmens bildet, ist es sinnvoll, den Kontenplan an Bilanzpositionen auszurichten.

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Buchungssätze erstellen

Einen Buchungssatz erstellen Sie in fünf Schritten. Wir erklären Ihnen die Vorgehensweise anhand eines Beispiels: Angenommen, Ihr Unternehmen kauft einen Schreibtischstuhl im Wert von 200 Euro und bezahlt diesen bar. Den Geschäftsvorfall können Sie wie folgt in einen Buchungssatz umwandeln:

Schritt 1: Konto identifizieren

Welche Konten betrifft der Geschäftsvorfall? Hierzu nutzen Sie Ihren Kontenplan. Bei einfachen Buchungssätzen ist jeweils nur ein Konto auf der Soll- und ein Konto auf der Habenseite involviert. Bei zusammengesetzten Buchungssätzen benötigen Sie mehrere Konten.

Nun zurück zu unserem Beispiel: Die betroffenen Konten sind in diesem Fall „Büromaterial“ und „Bank“.

Schritt 2: Kontoart bestimmen

Handelt es sich um ein Aktivkonto oder ein Passivkonto, um ein Aufwands- oder ein Ertragskonto? In unserem Beispiel verhält es sich wie folgt:

„Büromaterial“ ist ein Aufwandskonto, da es sich um einen Kostenpunkt für das Unternehmen handelt. „Bank“ ist ein Aktivkonto, da es die liquiden Mittel des Unternehmens repräsentiert.

Schritt 3: Bewegung auf dem Konto bestimmen

Handelt es sich bei dem Geschäftsvorfall um einen Zugang oder um einen Abgang?

In unserem Beispiel wird klar: Auf dem Konto „Büromaterial“ gibt es einen Zugang, da das Unternehmen neues Büromaterial erworben hat. Auf dem Konto „Bank“ gibt es einen Abgang, da das Unternehmen Geld ausgegeben hat.

Schritt 4: Seite des Kontos bestimmen

Was ist Soll und was ist Haben? Nun müssen Sie die Kontoseite festlegen.

Da das Unternehmen einen Wert (den Stuhl) erhalten hat, wird das Konto „Büromaterial“ im Soll erhöht. Da das Unternehmen einen Wert (das Geld) ausgegeben hat, wird das Konto „Bank“ im Habenkonto verringert.

Schritt 5: Buchungssatz formulieren

Soll an Haben – der endgültige Buchungssatz bei der Verbuchung lautet:

• „Büromaterial“ 200 Euro
• an „Bank“ 200 Euro

Buchungssätze in der Praxis

Das Prinzip der doppelten Buchführung inklusive der Buchungssätze besticht durch seine einfache Logik. Diese wird besonders deutlich, wenn Sie wie die Buchhalter und Buchhalterinnen früher die Buchungen in T-Konten auf Papier vornehmen. Jeder einzelne Buchungssatz beeinflusst einzelne Konten. Auf Jahressicht betrachtet fließen diese in Summe in die Bilanz. So bilden Buchungssätze eine Grundlage für eine spätere Bilanzanalyse.

Daher ist es notwendig, dass Sie Buchungssätze korrekt erfassen. Unterläuft doch einmal ein Fehler, können Sie ihn durch ein Storno beheben. Dann rechnen Sie den Buchungssatz zunächst mit umgekehrten Vorzeichen zurück, um danach den richtigen Buchungssatz zu erfassen.

Fazit: Buchungssätze als Rückgrat der Unternehmensfinanzen

Buchungssätze sind das Fundament der Finanzbuchhaltung, sie dokumentieren jede finanzielle Transaktion und gewährleisten Genauigkeit und Konsistenz. Sie sind unerlässlich für die Einhaltung von Rechnungslegungsstandards und liefern entscheidende Informationen für die Unternehmensführung und Finanzberichterstattung. Unternehmen können ihre Buchhaltung vereinfachen, indem sie eine Buchhaltungssoftware nutzen.

Titelbild: kate_sept2004 / iStock / Getty Images Plus