Die Welt befindet sich in einem stetigen Wandel und auch ein Unternehmen kann sich der Veränderung nicht entziehen. Ob es nun die Kundschaft ist, die ihre Produktvorstellungen ändert, oder die Konkurrenz, die kompetitiv die Preise senkt: Wer an alten Produkten und Abläufen festhält, wird den Umständen irgendwann zum Opfer fallen.
Doch nicht für die Mitarbeitenden, sondern auch für die Führungskräfte ist es nicht immer ganz so einfach, sich auf neue Prozesse einzulassen. Um der Veränderung auf die Sprünge zu helfen, haben einige Unternehmen spezielle Software – Change-Management-Tools – entwickelt.
Change-Management-Tools: Welche Lösungen gibt es?
Im Folgenden haben wir für Sie sieben Change-Management-Tools zusammengetragen. Diese unterstützen Sie auf verschiedene Art und Weise bei der Analyse des Ist-Zustands, bei der Planung und Umsetzung von Veränderungen sowie bei der Verbesserung der Kommunikation auf allen Ebenen.
1. ChangeGear
Hier ist der Name Programm. Das Tool wurde speziell für das Change-Management entwickelt. Der Fokus des Tools liegt darauf, den gesamten Änderungsprozess und besonders die Einführung der Änderungen reibungslos zu gestalten.
ChangeGear nutzt auch eine KI zum intelligenten Verbessern der eigenen Performance. Die Change-Management-Software verwendet leistungsstarke, intelligent gesteuerte Features und Automatisierungen, um mehr Kundschaft zu betreuen, ohne zusätzliche Kosten zu verursachen oder zusätzliche Ressourcen aus dem Unternehmen zu beanspruchen.
Kosten: alle Preise auf Anfrage
2. Device42
Bei Device42 handelt es sich um eine Datenbank für das Change-Management, die sich auf IT-Firmen spezialisiert hat. Anhand der Daten von Device42 können Serviceprovider in etwa voraussagen, wie sich das Abschalten oder Pausieren eines bestimmten Netzwerks auf die Kundschaft eines Unternehmens auswirken kann und welcher Zeitrahmen optimalerweise für ein Softwareupdate eingeplant werden sollte. Auch die Auswirkung der Implementierung neuer Tools kann Device42 simulieren.
Kosten: kostenlose Demoversion; alle Preise auf Anfrage
3. factro
Als Software aus Deutschland wurde factro ursprünglich für das Change-Management entwickelt, eignet sich aber ebenso für allgemeines Projektmanagement. Mit der factro-Plattform können Sie Projekte und Aufgaben anlegen und verknüpfen sowie Strukturbäume, Boards und Tabellen erstellen. Zudem vereinfacht factro die Erstellung von Projektreports und detaillierten Zeitplänen.
Kosten: verschiedene Preisstufen; Basic Cloud kostenlos
4. IBM® Rational® Change
Die web-basierte Change-Management-Software von IBM nennt sich IBM® Rational® Change. Sie bietet eine umfassende Nachverfolgung davon, wie sich bestimmte Änderungen im Laufe der Zeit auswirken und verbessert die Konsistenz und Verlässlichkeit bei der Verwaltung von Veränderungen der Software.
Gute Neuigkeiten auch, wenn Sie bereits andere IBM Lifecycle-Management-Tools nutzen: IBM® Rational® Change können Sie damit problemlos kombinieren. Außerdem wirbt IBM mit einer besonders guten Performance des Change-Management-Tools beim Reporting.
Kosten: alle Preise auf Anfrage
5. Whatfix
Whatfix ist eine interaktive digitale Plattform, die eine Lücke im digitalen Change-Management schließen will, indem sie Unterstützung beim Onboarding und der Weiterbildung von Mitarbeitenden anbietet. Die interaktiven Walkthroughs von Whatfix sollen Unternehmen dabei helfen, den Umstieg auf neue Software zu beschleunigen. Dieses Change-Management-Tool führt die Angestellten über personalisierte Onboarding- und Schulungsprogramme durch alle Prozesse in der neuen Technologie.
Das Whatfix Schritt-für-Schritt-Training ermöglicht es den Anwendenden, während ihres gewöhnlichen Workflows zu lernen, was zu einer verbesserten Produktivität während der Umstellung führt. Dies sorgt wiederum für minimale Ausfallzeiten während der Implementierung von neuartiger Software und hilft den Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen, sich nach dem Wechsel schnell zurechtzufinden.
Kosten: kostenlose Demoversion; alle Preise auf Anfrage
6. Giva
Giva ist ein Change-Management-Tool, das ein breites Funktionsspektrum bereitstellt. Unter anderem bietet es eine hohe Transparenz auf allen Ebenen. Über ein zentrales Aufzeichnungssystem für alle IT-Änderungen behalten Sie beispielsweise den Überblick über die vorgenommenen Modifikationen. So werden unter anderem Prozessanalysen erleichtert.
Des Weiteren ist es Teammitgliedern über das Dashboard leicht möglich, miteinander zu interagieren und gemeinsame Projekte zu realisieren. Nachrichten und Alarmfunktionen sind in diesem Zusammenhang eine große Hilfe.
Ebenfalls nützlich ist die Möglichkeit zur Durchführung und Überwachung von agilem Arbeiten. Giva zeichnet sich durch eine einfache Implementierung aus, sodass Sie die Change-Management-Software schnell und zielgerichtet einsetzen und auf die individuellen Anforderungen in Ihrem Unternehmen anpassen können.
Kosten: kostenlose Demoversion; Professional (ca. 45 Euro/Person und Monat); Enterprise (ca. 64 Euro/Person und Monat)
7. Howspace
Howspace ist eine Organisationsplattform zur Umsetzung von Change-Management-Prozessen. Es erleichtert den Austausch einzelner Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen, wodurch diese die gemeinsame Arbeit an Prozessen effizienter gestalten können. Unbegrenzt viele Teilnehmende können die Plattform nutzen.
Hierbei ist es unerheblich, von wo aus sie auf das Change-Management-Tool zugreifen. Zudem wird die Kommunikation durch eine KI unterstützt. Howspace zeichnet sich durch eine hohe Nutzungsfreundlichkeit aus und kann leicht an Ihre individuellen Unternehmensanforderungen angepasst werden.
Kosten: abhängig von der Personenzahl; 20 Personen = 180 Euro/Monat; 50 Personen = 350 Euro/Monat; 100 Personen = 600 Euro/Monat; Individuell = auf Anfrage
Die Kunst des Wandels: Was ist Change-Management?
Wie lässt sich eine Umstellung allgemein möglichst reibungslos gestalten? Um diese Frage zu beantworten, wurde das Change-Management (im Deutschen auch Veränderungsmanagement) entwickelt. Dabei handelt es sich um eine Reihe von Modellen und Methoden, die die Veränderung so einfach wie möglich gestalten sollen.
Das Change-Management umfasst alle Verhaltensweisen, Strukturen, Methoden und Prozesse, die einer Veränderung unterworfen sein sollen. Es handelt sich also gewissermaßen um eine ganzheitliche Maßnahme, die vom Austausch eines Teils einer Maschine über die Umstellung von menschlichen Verhaltensweisen der Betriebsangehörigen bis hin zu einer optimierten Kommunikation reicht.
Was sind digitale Change-Management-Methoden?
Veränderung ist ein Prozess, der sich schwer verallgemeinern lässt. Wie also funktionieren die Change-Management-Tools und welche Vorteile bringen sie Ihnen und Ihren Angestellten?
Im Allgemeinen digitalisiert eine Change-Management-Software Abläufe, die bereits während der analogen Phase des Change-Managements zur Planung und Umsetzung von Veränderungen angewandt wurden. Dazu gehören beispielsweise Strategien wie das Durchführen von Interviews mit dem eigenen Team, Stakeholder-Analysen, Brainstorming, Risk Assessment, aber auch allgemeine organisatorische Aufgaben oder die Verbesserung der Kommunikation der Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen innerhalb eines Unternehmens.
Um dies leisten zu können, muss zunächst eine Analyse der bestehenden Prozesse erfolgen. Ausgehend vom Status Quo können Sie dann Optimierungspotenziale erkennen und durch die passenden Veränderungen ausschöpfen.
Vorteile von Change-Management-Software
Eine Change-Management-Software bildet alle Aufgaben und Vorgänge ab, die mit einem Prozess der Veränderung verbunden sind. So entsteht eine größere Transparenz und folglich eine höhere Effizienz beim Arbeiten. Die Beteiligten können einzelne Module eines Prozesses oder auch den Gesamtprozess der Veränderung mühelos in den Blick nehmen und optimieren.
Ein großer Vorteil ist hierbei die Möglichkeit zur Automatisierung. Zahlreiche Workflows können mithilfe der richtigen Tools eigenständig ablaufen und erleichtern den Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen Ihres Unternehmens somit die Arbeit.
Durch die höhere Übersichtlichkeit sinkt die Fehleranfälligkeit von Prozessen und es kommt seltener zu Störungen und Verzögerungen. Außerdem haben die verschiedenen Abteilungen so einen besseren Überblick über die einzelnen Prozessabschnitte und Methoden, wodurch die Workflows besonders gut ineinandergreifen und sich gegenseitig unterstützen. Änderungsanfragen lassen sich leicht und gezielt durchführen, was für eine höhere Flexibilität und geringere Kosten sorgt.
Den Change-Prozess im Unternehmen meistern
Die Change-Management-Prozesse lassen sich nicht auf wenige feste Kernfunktionen eingrenzen. Je nach Methoden und Zielsetzung werden sie verschieden gestaltet. Daher sind Change-Management-Tools teils mit sehr unterschiedlichen Features ausgestattet.
Wenn Sie sich für eine solche Software interessieren, sollten Sie sich vorher gut überlegen, welche Funktionen Sie sowie Ihre Mitarbeitenden im Zuge des Veränderungsprozesses benötigen und die Angebote ausgiebig analysieren, um eine möglichst passende Lösung zu finden.
Beachten Sie zudem, dass einige der hier vorgestellten Change-Management-Tools nicht auf Deutsch erhältlich sind, da es sich eher um Nischenprodukte handelt.
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