Was macht einen guten Change-Management-Prozess aus?

Die Welt befindet sich im ständigen Wandel. Diese Erkenntnis ist nicht neu, doch sie gerät gern in den Hintergrund. Was heute im Trend liegt, kann morgen vergessen und übermorgen komplett überholt sein – das gilt besonders im Business. Ihr Unternehmen sollte ständig vorausschauen, sich anpassen und Veränderungen vornehmen. Manchmal sind dafür größere Kraftakte nötig. In diesem Fall können Sie den Wandel mit einem Change-Management-Prozess vollziehen. Wir sagen Ihnen, worauf Sie dabei achten sollten.

Was bedeutet Change Management?

Das Change Management (Veränderungsmanagement) ist das gezielte, geplante und strukturierte Vorgehen eines Unternehmens, um nötige Veränderungen umzusetzen. Der Veränderungsprozess kann einzelne Abteilungen oder die gesamte Organisation gleichermaßen betreffen.

Change-Management-Methoden: Verschiedene Modelle für den Wandel

Wenn Sie hier eine „Blaupause“ erwarten, wie Sie in Ihrem Unternehmen ein perfektes Change Management umsetzen können, müssen wir Sie leider enttäuschen: Es gibt keine immer gültige Vorlage. Der Veränderungsprozess sieht bei jedem Unternehmen anders aus. Jedoch gibt es viele Gemeinsamkeiten. Diese haben Change-Management-Experten in vereinfachte Modelle gepackt.

Die bekanntesten Modelle sind:

• 3-Phasen-Modell von Lewin

• 5-Phasen-Modell von Krüger

• 8-Stufen-Modell von Kotter

Jeder Change-Management-Prozess ist für alle Mitarbeiter und weitere beteiligte Personen eine Berg- und Talfahrt. Diese lässt sich sehr gut mit den sieben Phasen der Veränderungskurve beschreiben. Dazu gehören unter anderem Emotionen wie Schock, Ablehnung und Akzeptanz.

Das bedeutet: Bei einer Veränderung haben Sie es mit verschiedenen Kräften (zum Beispiel Widerstand) zu tun, die Sie austarieren und ins Gleichgewicht bringen müssen. Das gelingt unter anderem mit einem durchdachten und stringenten Change-Management-Prozess.

Change-Management-Prozess: Die Schritte und Phasen

Der Veränderung ist nichts, was über Nacht geschieht. Der Prozess dauert in der Regel viele Monate oder gar Jahre, je nachdem wie groß das Rad der Veränderung ausfällt. Möchten Sie beispielsweise Ihrer Sales-Abteilung eine neue Struktur geben (und wofür Sie einen frischen Vertriebsplan erstellt haben), ist das ein kleineres Projekt als die komplette Digitalisierung Ihres Unternehmens.

Die Phasen zum Change ähneln sich aber und können folgendermaßen aussehen:

Vorahnung

Bei Ihnen und Ihren Kollegen kommt eine Vorahnung auf, dass etwas im Unternehmen nicht stimmt. Oder Sie merken zunehmend, dass gewisse Prozesse unrund laufen. Ihnen wird klar, dass Veränderungen nötig sind, um darauf zu reagieren.

Tipp: Geben Sie sich nie mit dem Status quo zufrieden. Arbeiten Sie beispielsweise nach der Kaizen-Philosophie: seien Sie stets bestrebt und offen für eine fortwährende Verbesserung der aktuellen Situation.

Dringlichkeit

Häufig wird ein Change-Management-Prozess erst angestoßen, wenn das Kind in den Brunnen gefallen ist. Machen Sie Ihren Kollegen und Mitarbeitern den Ernst der Lage klar. Zeigen Sie auf, warum eine Veränderung im Unternehmen stattfinden muss, um die aktuelle Lage zu verbessern oder um besser für die Zukunft gerüstet zu sein.

Ziele

Welche Veränderungen soll es im Unternehmen geben? Was sind die Gründe, was die Ziele? Welches Ergebnis soll der Veränderungsprozess bringen? Ein Change-Management benötigt eine Vision, woraus Sie die Mission ableiten.

Strategie

Ihre Mission – der Weg zum Ziel – ergibt sich aus verschiedenen Analysen (zum Beispiel IST- und SWOT-Analyse). Und einer Strategie, die beschreibt, wie, wann und mit welchen Mitteln Sie jede einzelne Maßnahme durchführen möchten.

Unterstützer

Der US-Professor John Paul Kotter sprach in seinem 8-Stufen-Modell von der „powerful coalition“, die gebildet werden muss, um die Veränderung umsetzen zu können. Übersetzt bedeutet das: Suchen Sie sich Unterstützer und Antreiber.

Akzeptanz

Unterstützer finden Sie nur, wenn möglichst vielen Mitarbeitern klar wird, warum ein Change-Management nötig ist. Hebel dafür sind das Aufzeigen der Dringlichkeit sowie die Formulierung einer Vision und einer Strategie. Eine große Aufgabe innerhalb dieser Phase stellt dabei das Wecken der intrinsischen Motivation bei den kritischen Mitarbeitern dar.

Kommunikation

Eine durchgehende, offene und transparente Kommunikation ist mit das Wichtigste im gesamten Change-Management-Prozess – sie muss von Anfang bis Ende bestehen. Nur so gelingt es Ihnen, mit Erfolg bei den Mitarbeitern und anderen Beteiligten Gehör, Akzeptanz und Unterstützer zu finden sowie Widerstände zu verringern oder sogar zu beseitigen.

Für die Change-Kommunikation sollten Sie verschiedene Wege nutzen, damit wirklich jeder Mitarbeiter die Gründe, Ziele und Maßnahmen des Veränderungsprozesses versteht. Mittel dazu sind unter anderem Workshops, Präsentationen, Intranet-Beiträge und Rundmails.

Bild: Business-Wissen

Umsetzung

Ein Change-Management-Prozess strebt zwar ein großes Ziel an, doch der Weg dahin besteht idealerweise aus vielen kleinen Schritten und Erfolgen. Darüber wird besser ersichtlich, dass der Weg der Veränderung sinnvoll ist.

Anpassungen

Zum professionellen Change-Management gehört dazu, dass Sie alle Schritte und Maßnahmen ständig überwachen. Gibt es Abweichungen, Hindernisse oder neue Gegebenheiten (wie in etwa die Corona-Pandemie), gilt es, Feinjustierungen vorzunehmen – oder bei größeren Hürden eine Anpassung der Strategie, um die Veränderung doch noch etablieren zu können.

Festigung

Reift die Umsetzung? Sorgen Sie dafür, dass sich die getroffenen Maßnahmen (zum Beispiel die Einführung eines neuen Vertriebstools) etablieren, sodass sie zur neuen Normalität werden. Achten Sie darauf, dass es bei Ihrer Unternehmenskultur keinen Rückfall in alte Muster und Strukturen gibt.

Zurück auf Start

Nach dem Change ist vor dem Change: Kehren Sie in die Phase der Vorahnung zurück und seien Sie offen für den nächsten Veränderungsprozess.

Change-Management-Prozess: Beispiel

Wussten Sie, dass Nokia in seiner Frühphase Papier und Gummi produzierte? Das finnische Unternehmen vollführte in seiner über 150-jährigen Geschichte mehrfach einen Richtungswechsel. Ein großer Change erfolgte vor ein paar Jahren: Der einstige Handy-Gigant gab die Mobiltelefon-Sparte ab und konzentrierte sich auf andere Bereiche, wie in etwa Telekommunikationsnetze.

Sie sehen: Die (Business-)Welt steht niemals still. Akzeptieren Sie diesen Fakt und gestalten Sie die Veränderungen in Ihrem Unternehmen zusammen mit Ihren Mitarbeitern aktiv mit – zum Beispiel mit einem Change-Management-Prozess.

Titelbild: masterzphotois / Getty Images