Change-Management-Prozess: Modelle und Schritte

Die Welt befindet sich im ständigen Wandel, und Unternehmen müssen sich kontinuierlich anpassen, um erfolgreich zu bleiben. Ein effektiver Change-Management-Prozess ermöglicht es Ihnen, Veränderungen gezielt und strukturiert umzusetzen.

In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, worauf Sie bei der Gestaltung und Umsetzung eines Change-Management-Prozesses achten sollten, um Ihr Unternehmen zukunftsorientiert auszurichten und den Wandel erfolgreich zu bewältigen.

Was ist Change Management?

Das Change Management (Veränderungsmanagement) ist das gezielte, geplante und strukturierte Vorgehen eines Unternehmens, um nötige Veränderungen umzusetzen. Der Veränderungsprozess kann einzelne Abteilungen oder die gesamte Organisation gleichermaßen betreffen.

Wie läuft ein Change-Management-Prozess ab?

Ein Change-Management-Prozess umfasst in der Regel die Planung, Umsetzung und Überwachung von Veränderungen in einer Organisation. Der Prozess beinhaltet die Analyse der aktuellen Situation, die Festlegung von Zielen, die Kommunikation mit den Beteiligten, die Schulung der Mitarbeitenden und die kontinuierliche Bewertung des Fortschritts. All diese Schritte sind für eine erfolgreiche Implementierung essenziell.

Beim Change Management gibt es keine allgemeingültige Vorlage, um einen perfekten Veränderungsprozess im Unternehmen umzusetzen. Jedes Unternehmen gestaltet ein solches Projekt auf seine eigene Art und Weise. Dennoch haben Change-Management-Experten und -Expertinnen viele Gemeinsamkeiten in vereinfachte Modelle gepackt.

Zu den bekanntesten Modellen gehören:

• das 3-Phasen-Modell von Lewin
• das 5-Phasen-Modell von Krüger
• das 8-Stufen-Modell von Kotter
• das ADKAR-Modell von Prosci

Ein Change-Management-Prozess ist für alle Beteiligten eine Herausforderung und gleicht einer Berg- und Talfahrt. Man kann ihn gut mit den sieben Phasen der Veränderungskurve beschreiben, zu denen Emotionen wie Schock, Ablehnung und Akzeptanz gehören.

Eine Veränderung beinhaltet verschiedene Kräfte, wie zum Beispiel Widerstand, die ausgeglichen und ins Gleichgewicht gebracht werden müssen. Ein durchdachter und stringenter Change-Management-Prozess spielt dabei eine wichtige Rolle.

Change-Management-Prozess: 11 Schritte

Veränderung ist jedoch ein langwieriger Prozess, der in der Regel viele Monate oder sogar Jahre dauert, abhängig von der Größe des Veränderungsvorhabens. Die Phasen des Change-Management-Prozesses ähneln sich und sehen folgendermaßen aus:

1. Vorahnung

Die Beteiligten bekommen eine Vorahnung, dass etwas im Unternehmen nicht stimmt oder gewisse Prozesse nicht reibungslos ablaufen. Sie erkennen, dass Veränderungen notwendig sind, um darauf zu reagieren.

2. Dringlichkeit

Häufig stoßen Unternehmen den Change-Management-Prozess erst an, wenn bereits Probleme aufgetreten sind. Die Verantwortlichen informieren Ihre Mitarbeitenden über die Ernsthaftigkeit der Situation und zeigen auf, warum daher Veränderungen notwendig sind, um den Status Quo zu verbessern.

3. Ziele

Hier definieren die Verantwortlichen die Veränderungen, die im Unternehmen stattfinden sollen. Außerdem legen sie die Gründe und Ziele fest und richten den Veränderungsprozess auf ein bestimmtes Ergebnis aus. Eine klare Vision dient hier als Leitfaden für die praktische Umsetzung.

4. Strategie

Die Mission, also der Weg zum Ziel, basiert auf verschiedenen Analysen wie der IST- und SWOT-Analyse. In diesem Schritt wird eine Strategie entwickelt, die beschreibt, wie, wann und mit welchen Mitteln Sie jede einzelne Maßnahme umsetzen möchten.

5. Unterstützende

Um die Veränderung realisieren zu können, benötigen Sie ambitionierte Unterstützende. John Paul Kotter sprach in seinem 8-Stufen-Modell von der „powerful coalition“, die gebildet werden muss.

6. Akzeptanz

Unterstützende finden Sie, indem Sie Ihren Mitarbeitenden verdeutlichen, warum Ihr Unternehmen eine Change-Management-Strategie benötigt. Tun Sie dies, in dem Sie die Dringlichkeit aufzeigen und eine Vision sowie eine Strategie formulieren. Eine große Aufgabe in dieser Phase besteht darin, bei den kritischen Mitarbeitenden intrinsische Motivation zu wecken.

7. Kommunikation

Etablieren Sie in diesem Schritt eine offene und transparente Kommunikation, die von Anfang bis Ende des Change-Management-Prozesses verfolgt wird. Dadurch gelingt es, bei den Mitarbeitenden Gehör, Akzeptanz und Unterstützende zu finden sowie Widerstände zu verringern oder sogar zu beseitigen. Nutzen Sie verschiedene Kommunikationswege, sodass alle Mitarbeitenden die Gründe, Ziele und Maßnahmen des Veränderungsprozesses verstehen.

8. Umsetzung

Idealerweise setzen Sie während des Change-Management-Prozesses einen Schritt nach dem anderen um, sodass allen Beteiligten der Grund für die Veränderungen ersichtlich wird.

9. Anpassungen

Überwachen Sie kontinuierlich alle Schritte und Maßnahmen im Rahmen des professionellen Change Managements. Wenn es Abweichungen, Hindernisse oder neue Gegebenheiten gibt, können Sie Feinjustierungen vornehmen oder Ihre Change-Management-Strategie anpassen, um Ihr Projekt dennoch voranzutreiben.

10. Festigung

Sorgen Sie dafür, dass sich die in die Wege geleiteten Maßnahmen etablieren und zur neuen Normalität werden, sodass es in Ihrer Unternehmenskultur nicht zu einem Rückfall in alte Muster und Strukturen kommt.

11. Zurück auf Start

Nach Abschluss eines Change-Management-Prozesses beginnt der Zyklus von vorne und Ihr Unternehmen befindet sich erneut in der Phase der Vorahnung. Seien Sie und Ihre Mitarbeitenden offen für neue Veränderungsprozesse, denn nur so können Sie langfristigen Erfolg verzeichnen.

Change-Management-Prozess: Ein Beispiel

Im Folgendes werden wir anhand eines Beispiels, den Change-Management-Prozess genauer erklären. Als Beispiel haben wir die Einführung eines flexiblen Arbeitsmodells egwählt:

• Vorahnung und Dringlichkeit: Das Unternehmen erkennt die Notwendigkeit eines flexiblen Arbeitsmodells, um sich den verändernden Bedürfnissen der Mitarbeitenden gerecht zu werden und die Work-Life-Balance zu verbessern. Die Unternehmensleitung kommuniziert deutlich, dass diese Veränderung dringend erforderlich ist.
• Ziele und Strategie: Das Team definiert klare Ziele für die Einführung des flexiblen Arbeitsmodells, darunter eine gesteigerte Mitarbeiterzufriedenheit und eine verbesserte Work-Life-Balance. Basierend auf einer Analyse der aktuellen Arbeitsmodelle entwickelt das Unternehmen eine Strategie, um die Umsetzung des flexiblen Arbeitsmodells zu unterstützen.
• Umsetzung und Festigung: Schrittweise führt das Unternehmen das flexible Arbeitsmodell ein, beginnend mit Pilotgruppen und einer kontinuierlichen Ausweitung. Durch gezielte Kommunikation, Schulungen und transparente Informationen werden die Mitarbeitenden aktiv auf die Veränderungen vorbereitet. Das flexible Arbeitsmodell wird zur neuen Norm im Unternehmen, begleitet von einem Kulturwandel und einer positiven Einstellung zur Flexibilität.

Wann sollten Sie Change Management anwenden?

Sie sollten Change Management anwenden, wenn Sie eine Veränderung in Ihrem Unternehmen einführen möchten, die Mitarbeitende, Prozesse und die Unternehmenskultur betrifft. Durch den gezielten Einsatz von Change Management können Sie den Veränderungsprozess aktiv planen, umsetzen und sicherstellen, dass alle Beteiligten die Veränderungen akzeptieren und unterstützen.

Fazit: Erfolgreich den Change-Management-Prozess gestalten und umsetzen

In einer sich ständig wandelnden Geschäftswelt ist Change Management unerlässlich, um Veränderungen im Unternehmen erfolgreich umzusetzen. Es gibt keine einheitliche Vorlage, da jeder Change-Management-Prozess individuell gestaltet werden muss. Es ist wichtig, dass Unternehmen den Wandel aktiv angehen, indem sie offene Kommunikation, klare Ziele und eine motivierende Vision einsetzen.

Durch einen gut geplanten und durchgeführten Change-Management-Prozess können Sie sicherstellen, dass Ihre Mitarbeitenden die Veränderungen aktiv vorantreiben. Nutzen Sie diese Chance, um Ihr Unternehmen an die Spitze zu bringen und den Wandel proaktiv anzugehen.

Titelbild: Oscar Wong / iStcok / Getty Images Plus