Digitale Inhalte sind Grundbausteine des Alltags in unserer digitalen Welt, die viele Unternehmen am Laufen halten. Schon nach kurzer Zeit liegen aber oft so viele Inhalte – auch Digital Assets genannt – vor, dass es für eine einzelne Person fast unmöglich wird, den Überblick zu behalten. Damit Sie die volle Kontrolle über Ihre Digital Assets behalten, sind Digital-Asset-Management-Systeme (DAM-Systeme) hilfreich.
Was ist Digital-Asset-Management?
Digital Asset Management (DAM) bezeichnet das strukturierte Erstellen, Speichern, Nutzen und Verwalten von Digital Assets. Hierfür werden üblicherweise Digital-Asset-Management-Systeme eingesetzt, welche technische Methoden nutzen, um Dateien leicht auffindbar zu machen. DAM wird zumeist von IT-Mitarbeitenden, im Vertrieb und im Marketing verwendet.
Was sind Digital Assets?
Digital Assets sind digital gespeicherte Informationen und Inhalte in jeder Form. Hierbei ist es unerheblich, ob die Dateien auf einer Festplatte oder einem Server gespeichert werden. Typische Digital Assets sind beispielsweise Bilder, Videos, Textdokumente, Präsentationen, Audio-Dateien, Tabellen und PDFs. Diese werden üblicherweise in Formaten wie .docx, .txt, .pdf, .jpg, .gif, .webp, .mp3, .mp4, .avi, .wmv, .ai, .odt und vielen weiteren abgespeichert.
Unternehmen nutzen die digitalen Daten, um ihre Zielgruppen mit interessanten Inhalten zu begeistern und an sich zu binden. So werden digitale Assets besonders in IT-Abteilungen, als Verkaufsmaterialien im Vertrieb sowie im Rahmen von Kampagnen und Events in PR und Marketing-Abteilungen genutzt.
Diese Digital-Asset-Management-Lösungen gibt es
Sie haben die Wahl zwischen einer Vielzahl unterschiedlicher Digital-Asset-Management-Softwares von diversen Digital-Asset-Management-Anbietern. Je nachdem, wie Sie die Lösungen genau nutzen wollen, bieten sich jeweils unterschiedliche DAM-Systeme an. Einen Überblick über die fünf gängigsten Systeme bekommen Sie im Folgenden:
Paperflite
Paperflite fokussiert sich auf eine Vielzahl von Kanälen und gehört somit zu den Multi-Channel-Content-Management-Systemen. Es handelt sich hierbei um eine cloudbasierte Lösung mit einem breiten Funktionsumfang.
Mit Paperflite können Sie beispielsweise Inhalte aus mehreren Quellen an einem Ort zusammenführen, Microsites erstellen und individuell gestalten, auf Nutzende abgestimmte Streams zur besseren Auffindbarkeit einsetzen, Echtzeitanalysen erstellen und Miniaturansichten von Digital Assets anfertigen und mit Ihren Kunden und Kundinnen teilen.
Canto
Canto gehört zu den marktführenden Unternehmen im Bereich DAM. Das ist nicht zuletzt auf das große Funktionsspektrum des Digital-Asset-Management-Tools zurückzuführen. Dieses umfasst unter anderem eine Asset-Kategorisierung mit Metadaten, Analyse-Funktionen, eine Bildbibliothek, Kommentare und Notizen, rollenbasierte Genehmigungen, Tools für Teams und vieles mehr. Insgesamt können Sie auf über 30 Funktionen zurückgreifen und diese individuell für Ihren Betrieb und Ihr PIM nutzen.
4ALLPORTAL
Die Digital Asset Management Lösung 4ALLPORTAL ist modular aufgebaut und ermöglicht einen auf die individuellen Anforderungen zugeschnittenen Einsatz, einschließlich digitaler Archivierung. Neben dem DAM steht auch ein PIM-Modul zur Speicherung von Produktinformationen zur Verfügung. Somit können Dokumente, Medien und Produktinformationen zentral in einer Software verwaltet werden.
Zusätzlich bietet 4ALLPORTAL spezialisierte Module für Bereiche wie Verträge, Events, Aufgaben etc., um Workflows effizient zu gestalten oder vollständig zu automatisieren. Durch ein flexibles Lizenzmodell können Sie 4ALLPORTAL perfekt an die Bedürfnisse Ihres Unternehmens anpassen. Die Software kann in der Cloud auf TÜV-zertifizierten, DSGVO-konformen Servern in Deutschland oder on-premise auf eigenen Servern betrieben werden.
Bynder
Bei Bynder handelt es sich um eine cloudbasierte Digital-Asset-Management-Lösung, die eine effiziente Verwaltung großer Mengen an Digital Assets ermöglicht. Das Tool unterstützt die Echtzeit-Bearbeitung und -Freigabe von Inhalten, was die Arbeit im Team an gleichen Dateien erleichtert.
Die einzelnen Inhalte können Sie leicht formatieren und mithilfe von Metadaten strukturieren, um sie für unterschiedliche Kanäle zu nutzen. Bynder steht in Deutsch, Englisch, Niederländisch und Französisch zur Verfügung und punktet unter anderem durch effiziente Messaging-Funktionen.
Monday Marketer
Monday Marketer ist eine Digital-Asset-Management-Software für Teams, die sich durch eine hohe Benutzerfreundlichkeit auszeichnet. Das Tool ermöglicht die Content-Planung mittels Kalender, unterstützt die Zusammenarbeit einzelner Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen und erfüllt hohe Datenschutz-Ansprüche. Sowohl für große Strategieplanungen als auch für die Konzeption einzelner Marketingkonzepte ist Monday Marketer hervorragend geeignet.
DemoUp Cliplister
DemoUp Cliplister bietet eine Digital-Asset-Management-Lösung mit Schwerpunkt auf dem eCommerce Bereich. Das DAM bietet zusätzlich einen Echtzeit-Transfer von Dateien zwischen 3.000 Herstellern und 350 Online Shops, um Produktmedien immer aktuell zu halten.
Mit der Cloud-basierten Lösung können Sie durchsuchbare Bibliotheken erstellen, Dateien strukturiert organisieren und Inhalte entweder über Links oder das Netzwerk freigeben. Durch anpassbare Benutzerberechtigungen eignet sich die Software für nahezu jedes Unternehmen.
Was sind die Vorteile eines Digital-Asset-Management-Systems? Welche Nachteile gibt es?
Digital-Asset-Management-Systeme bringen eine Vielzahl von Vor- und Nachteilen mit sich:
Vorteile von DAM-Systemen
- vereinfachter Zugriff auf Assets, effizientes Dateimanagement
- sichere Aufbewahrung und Freigabe der Dateien
- geringere Betriebskosten durch effizientere Arbeit
- meist leicht zu implementieren und intuitiv nutzbar
- ermöglicht ein zentral gesteuertes globales Markenimage und einen einheitlichen Markenauftritt
Nachteile von DAM-Systemen
- erfordert Einarbeitungszeit
- verursacht häufig Kosten
- nicht immer mit bestehenden Systemen kompatibel
Auswahlkriterien bei einem Digital-Asset-Management-System
Es gibt eine beachtliche Zahl unterschiedlicher DAM-Systeme von zahlreichen Digital-Asset-Management-Anbietern. Durch die unterschiedlichen Nutzungsschwerpunkte, welche die Unternehmen bei ihren Produkten setzen, sind diese für jeweils andere Zielgruppen und Anwendende geeignet.
Bei der Auswahl sollten Sie sich unter anderem bewusst machen, welche Personen das Digital-Asset-Management-System hauptsächlich nutzen werden und welche Funktionen für Ihre Zwecke besonders wichtig sind. Außerdem sollten Sie entscheiden, ob Sie eine cloudbasierte Lösung oder ein On-Premise-System bevorzugen.
Bei einigen Digital-Asset-Management-Tools handelt es sich um Open Source Software, auch diesen Aspekt sollten Sie in Ihrer Entscheidung berücksichtigen. Weitere wichtige Anhaltspunkte für Ihren Vergleich sind Datenschutz- und Sicherheitsfragen sowie der Aufwand der Implementierung des Systems.
Bevor Sie ein Digital-Asset-Management-System für Ihr Produktinformationsmanagement (PIM) und für die die Verwaltung Ihres Contents wählen, sollten Sie ein kostenloses Trial durchführen. So sehen Sie, wie die Digital-Asset-Management-Tools in der Praxis funktionieren und können einschätzen, welches am besten für Ihre Zwecke geeignet ist.
Denken Sie bei Ihren Auswahlprozessen auch an die Nutzungsfreundlichkeit und wählen Sie das Digital-Asset-Management-System aus, das Ihrem Betrieb und Ihrer Zielgruppe den größten Mehrwert bietet.
DAM-Systeme unterstützen strukturierte und professionelle Arbeit
Die Digitalisierung ist aus unseren Leben nicht mehr wegzudenken: Die Industrie 4.0 ist in der Wirtschaft angekommen, Daten sind das neue Gold und Informationen werden nicht mehr nur in Ordnern ins Regal gestellt, sondern digital aufbewahrt. Höchste Zeit also, eine passende IT-Strategie auszuarbeiten und die Digital Assets Ihres Unternehmens professionell zu verwalten.
Das DAM bietet Ihnen vielfältige Möglichkeiten zur Handhabung Ihrer gesammelten Bilder, Texte, Dokumente und weiteren Daten – und mit der Vielzahl an Digital-Asset-Management-Tools auf dem Markt finden Sie bestimmt eine optimale Lösung für Ihr Unternehmen, um sie so gewinnbringend wie möglich für den Unternehmenserfolg einzusetzen.
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