Digitale Archivierung: Vorteile, Vorgaben und Schritte

Die Digitalisierung verspricht Unternehmen eine spürbare Optimierung ihrer internen Prozesse. Das zeigt sich exemplarisch an der digitalen Archivierung. Sie müssen nicht länger Ordner voller Papiere und Unterlagen aufbewahren, die viel Platz einnehmen und Kosten verursachen. Stattdessen haben Sie alle Dokumente und Daten in digitaler Form vorliegen und finden diese schnell und einfach wieder.

Es ist wichtig, dass Sie bei der Umsetzung der digitalen Archivierung alle rechtlichen Vorgaben einhalten und für einen größtmöglichen Datenschutz sorgen.

Was ist die digitale Archivierung?

Digitale Archivierung beschreibt laut Definition die Ablage von Dokumenten mithilfe elektronischer Medien und Kanäle. Das betrifft Papierdokumente, die digitalisiert werden und Unterlagen, die von vornherein als rein digitale Variante existieren. Die Nutzung der digitalen Archivierung bringt viele Vorteile und Verpflichtungen mit sich. Insbesondere müssen Unternehmen darauf achten, ihre Unterlagen revisionssicher abzulegen.

Es gibt verschiedene Arten der digitaler Archivierung. Hierzu gehören etwa die elektronische Archivierung, die Datenbankarchivierung, die digitale Langzeitarchivierung, die Webarchivierung und die Medienarchivierung. Außerdem gibt es für spezielle Einsatzgebiete eigene Archivierungsarten wie die Bibliotheks- und Museumsarchivierung, die Forschungsarchivierung, die Compliance-Archivierung sowie die Archivierung von E-Mails, Chatverläufen und Nachrichten.

Was ist das Ziel digitaler Archivierung?

Digitale Archivierung verfolgt das Ziel, Daten und Inhalte dauerhaft sicher abzuspeichern. In klassischen Büros kann es durch einen Brand oder eine Naturkatastrophe dazu kommen, dass Aktenordner und die darin enthaltenen Informationen unwiederbringlich verloren gehen. In der digitalen Welt sind sie hingegen so abgespeichert, dass der Verlust eines digitalen Endgerätes nicht automatisch zum kompletten Datenverlust führt.

Zudem sollen die Daten durch die digitale Archivierung dauerhaft zugänglich bleiben. Informationen, die heutzutage auf einer Diskette abgespeichert sind, können nur noch mit großem Aufwand und alten Geräten ausgelesen werden. Mit einem digitalen Archiv stehen Informationen und Dokumente in der Cloud und somit unabhängig von aktuellen Datenträgern zur Verfügung.

Ein weiteres Ziel der digitalen Archivierung besteht darin, dass alle Nutzer und Nutzerinnen mit Zugangsberechtigung Zugriff auf die Dokumente haben. Sie müssen nicht zwingend vor Ort im Unternehmen sein, um an ihnen arbeiten zu können. In Zeiten von Home Office und digitaler Transformation ist das eine Menge wert.

Nicht zuletzt bietet eine digitale Archivierung die Möglichkeit, Unterlagen schnell und mühelos zu finden. Das gilt zumindest dann, wenn Unternehmen ein einheitliches und nachvollziehbares Ablagesystem verwenden. Gerade für Steuerangelegenheiten, Gehälter, Nachfragen von Kundschaft und einiges mehr, ist das Effizienz-fördernd.

Vorteile einer digitalen Archivierung

Die digitale und revisionssichere Archivierung bietet zahlreiche Vorteile für Unternehmen und Organisationen. Hier sind einige der wichtigsten Gründe, warum Sie auf eine digitale Archivierung umsteigen sollten:

• Platzersparnis: Befreien Sie sich von Aktenordnern und Papierbergen, sparen Sie Büroraum.
• Kostensenkung: Reduzieren Sie Druckertinte- und Papierkosten durch die Erstellung und den Versand digitaler Dokumente.
• Umweltfreundlichkeit: Schonen Sie die Umwelt durch weniger Papierverbrauch.
• Schnellere Suchfunktion: Nutzen Sie die Schlagwortrecherche Ihres Dokumentenmanagementsystems für eine effiziente Dokumentsuche.
• Effektives Wissensmanagement: Bauen Sie ein zuverlässiges Wissensmanagement auf und ermöglichen Sie Teammitgliedern den einfachen Zugriff auf relevante Daten.
• Rechtliche Konformität: Erfüllen Sie Dokumentations- und Aufbewahrungspflichten sowie gesetzliche Anforderungen mühelos durch die Verwaltung digitaler Dateien.

Besteht eine Pflicht zur digitalen Archivierung?

Grundsätzlich besteht keine Pflicht zur digitalen Archivierung von Dokumenten. Ihnen steht es weiterhin frei, Ihre Dokumente in Papierform zu erstellen und abzulegen. Angesichts einer zunehmenden digitalen Transformation der Arbeitswelt verliert diese Form der Archivierung jedoch an Effizienz.

Auch die Konkurrenz profitiert zunehmend von der Digitalisierung und kann dadurch Kosten reduzieren. Somit bedeutet digitale Archivierung auch einen Wettbewerbsvorteil, den Sie nicht vernachlässigen sollten.

Allerdings sind Sie laut GoBD (Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) dazu verpflichtet, Ihre E-Mail-Korrespondenz zu archivieren. E-Mail-Korrespondenzen werden als Geschäftsbriefe interpretiert und haben somit Relevanz für die Steuer.

Sowohl die E-Mails selbst als auch die darin enthaltenen Anhänge müssen Sie so archivieren, dass diese nicht manipulierbar sind und von Ihnen jederzeit aufgefunden werden können.

Was darf digital archiviert werden?

Gemäß den Grundsätzen zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Unterlagen in elektronischer Form, wie den GoBD, der DSGVO und dem GeschGehG, dürfen grundsätzlich alle geschäftsrelevanten Dokumente und Unterlagen digitalisiert und archiviert werden.

Digitale Archivierung: GoBD

Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie Datenzugriff) schreiben beispielsweise vor, dass Unternehmen die Nachvollziehbarkeit der archivierten Dokumente gewährleisten müssen.

Außerdem müssen die Grundsätze der Richtigkeit, der Vollständigkeit sowie der Ordnung eingehalten werden. Die Unternehmen müssen für einen angemessenen Datenschutz sorgen und ein inneres Kontrollsystem zum Schutz der gespeicherten Daten einrichten.

Digitale Archivierung: DSGVO

Die DSGVO (Datenschutzgrundverordnung) beschäftigt sich vorrangig mit dem Schutz personenbezogener Daten. Diese dürfen nur mit Einwilligung der jeweiligen Personen abgespeichert werden. Hierbei sind gesetzliche Lösch- und Aufbewahrungsfristen zu beachten. Zudem gelten auch einzuhaltende Grundsätze wie Richtigkeit, Vollständigkeit und Unveränderbarkeit.

Digitale Archivierung: GeschGehG

Das GeschGehG (Gesetz zum Schutz von Geschäftsgeheimnissen) stellt gespeicherte Datensätze unter einen besonderen rechtlichen Schutz. Hierfür müssen die jeweiligen Informationen jedoch eindeutig als Geschäftsgeheimnisse gekennzeichnet und zuverlässig und sicher abgespeichert sein.

Solange Sie diese Vorgaben einhalten, ist es grundsätzlich möglich, alle Arten von Dokumenten und Daten abzuspeichern. In der Praxis werden vor allem Unterlagen, E-Mails, Fotos, Videos, Grafiken, Webseiten, Softwareanwendungen, personenbezogene Daten, Forschungsdaten, Gesundheitsdaten und Finanzdaten digital archiviert.

Elektronische Archivierung: So geht’s

Wenn Sie eine digitale Archivierung planen, sollten Sie einige grundlegende Regeln beherzigen:

1. Definieren Sie den Handlungsrahmen

Legen Sie exakt fest, welche Dokumente Sie digitalisieren möchten. So können Sie möglichst exakt einschätzen, wie viel Zeit und Ressourcen Sie für die digitale Archivierung benötigen. Außerdem stellen Sie so sicher, dass Sie alle rechtlichen Anforderung zur digitalen Archivierung einhalten.

2. Gehen Sie strukturiert vor

Digitalisieren Sie nicht willkürlich bestimmte Dokumente, sondern gehen Sie hierbei strukturiert vor. So können Sie beispielsweise zunächst eine Abteilung digitalisieren, bevor Sie sich einer anderen widmen. So vermeiden Sie, dass es zu Doppelungen oder Fehlern bei der Digitalisierung kommt oder dass Sie wichtige Unterlagen vergessen. Ein Digitalisierungsplan hilft Ihnen dabei, die Umwandlung professionell vorzunehmen.

3. Wählen Sie geeignete Dienstleister aus

Für eine digitale Archivierung benötigen Sie in der Regel Unterstützung. Hierzu gehören Cloud-Anbieter ebenso wie Firmen, die Ihnen technisches Equipment, Software und Tools zur Verfügung stellen oder Sie beratend oder durch konkrete Digitalisierungsschritte unterstützen. Nehmen Sie sich genügend Zeit, um geeignete Dienstleister auszuwählen, die sowohl vom Leistungsumfang als auch preislich und entsprechend der Unternehmenswerte zu Ihnen passen.

4. Halten Sie für die digitale Archivierung gesetzliche Vorgaben ein

Es gibt einige gesetzliche Vorgaben, die Sie bei einer elektronischen Archivierung zwingend beachten müssen:

Einhaltung rechtlicher Rahmenvorgaben

Für eine rechtskonforme digitale Archivierung müssen Sie zahlreiche rechtliche Vorgaben einhalten. Neben der oben genannten GoBD zählen hierzu die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoB), die Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) und die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU).

Regeln zur Überprüfbarkeit einhalten

Wichtig ist, dass Sie sämtliche Dokumente vollständig und überprüfbar archivieren. So dürfen beispielsweise keine Dokumente auf dem Weg ins Archiv verloren gehen. Gerade beim Scannen von Papierdokumenten ist hier große Vorsicht geboten.

Außerdem müssen Sie ein Archivsystem wählen, das Sachverständige nachvollziehen und überprüfen können. Hierzu gehört, dass es von einem Dokument immer nur eine aktuelle Version gibt. Sollten Sie Anpassungen und Änderungen vornehmen, müssen Sie hierfür immer ein separates Protokoll erstellen

Hohen Ansprüchen in Sachen Sicherheit und Datenschutz gerecht werden

Sie sind dazu verpflichtet, ein System zur digitalen Archivierung zu wählen, das hohen Sicherheitsansprüchen gerecht wird. Achten Sie speziell darauf, sämtliche Unterlagen im Originalzustand zu archivieren und eine nachträgliche Veränderung auszuschließen.

Zudem ist entscheidend, dass Sie jedes Dokument bei Bedarf schnell und einfach wiederfinden, um es beispielsweise zuständigen Behörden vorlegen zu können. Eine professionelle Software zur digitalen Archivierung, wie beispielsweise ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) ist daher dringend zu empfehlen.

Fristen für die Speicherung und Löschung von Dokumenten einhalten

Die digitale Archivierung muss zeitnah zur Erstellung eines digitalen Dokuments erfolgen. Sobald Sie in der Lage sind, eine digitale Archivierung vorzunehmen, müssen Sie das tun. Verzögerungen sind unbedingt zu vermeiden.

Ebenso gelten für digitale Dokumente dieselben Aufbewahrungsfristen wie für Papierdokumente. Erst nach deren Ablauf dürfen Sie die entsprechenden Unterlagen löschen.

Einheitliches und professionelles Arbeiten

Im Namen der Übersichtlichkeit, der Effizienz und des Datenschutzes ist es wichtig, dass Ihre Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen die Regeln für die digitale Archivierung kennen und anwenden.

Sämtliche Dokumente müssen einheitlich und professionell archiviert werden, um alle rechtlichen Vorgaben einzuhalten und die internen Betriebsprozesse zu optimieren. Weiterbildungen und konkrete Arbeitsanweisungen sind dringend zu empfehlen.

Betrachten Sie die digitale Archivierung niemals als abgeschlossen

Die digitale Archivierung ist keine einmalige Aufgabe, sondern ein kontinuierlicher Prozess. Wählen Sie daher Maßnahmen und Vorgehensweisen, mit denen es Ihnen auch in Zukunft leicht fällt, Dokumente strukturiert, leicht auffindbar und den geltenden rechtlichen Vorgaben gemäß abzuspeichern. So verhindern Sie, dass Sie in einigen Monaten oder Jahren bei der Archivierung wieder ganz von vorne anfangen müssen.

Akzeptiert das Finanzamt die digitale Archivierung?

Grundsätzlich akzeptiert es das Finanzamt, wenn Unternehmen die elektronische Archivierung mithilfe einer Einführung vornehmen, solange die digitale Archivierung GoBD, DSGVO und GeSchGehG konform abläuft. Vor allem die Integrität und Unveränderlichkeit der Daten ist wichtig, aber auch die Datensicherheit, die Aufbewahrungsfristen und die Lesbarkeit müssen gewährleistet sein.

Dies lässt sich unter anderem durch eine professionelle Indexierung sowie Metadaten erreichen. Sorgen Sie dafür, dass Ihr elektronisches Archiv revisionssicher ist, dann gibt es mit dem Finanzamt üblicherweise keine Schwierigkeiten.

Können Papierdokumente nach der digitalen Archivierung vernichtet werden?

Unter bestimmten Voraussetzungen ist es nach einer digitalen Archivierung legitim, die Papierdokumente bzw. das Papierarchiv zu vernichten. So ist es wichtig, die geltenden gesetzlichen Vorgaben für eine Digitalisierung der Daten einzuhalten und Archivierungsnormen zu berücksichtigen, wie sie beispielsweise im GoBD, in der DSGVO und im GeschGehG zu finden sind.

Außerdem empfiehlt es sich, von allen Maßnahmen digitale Nachweise zu erstellen. So können Sie beispielsweise Umwandlungsprotokolle speichern, die zeigen, wann und wie Sie eine Digitalisierung vorgenommen haben. Ebenso sollten Sie alle Papierdokumente, die Sie vernichten, in ein Dokument aufnehmen, in dem Sie zum Beispiel die Art der vernichteten Unterlage sowie den Zeitpunkt und den Grund der Vernichtung festhalten.

Fazit: Lohnt sich die digitale Archivierung für jedes Unternehmen?

Eine digitale Archivierung ist grundsätzlich für jedes Unternehmen von Vorteil. Im Rahmen der digitalen Transformation Ihres Unternehmens sollten Sie daher mit dem Gedanken spielen, Ihr Archivierungskonzept zu überdenken. Je größer ein Unternehmen ist und mit je mehr Datensätzen und Unterlagen es arbeitet, desto größer ist der Nutzen, den die elektronische Archivierung bringt.

Wählen Sie gezielt ein Datenmanagementsystem aus, das zu Ihren Anforderungen und Ihrer IT-Strategie passt. Besonders wichtig ist, dass Ihr Archivierungssystem revisionssicher ist und Ihre Archivierungssoftware Daten so speichert, dass sie vor Manipulation, Datendiebstahl und Missbrauch geschützt sind.

Titelbild: metamorworks / iStock / Getty Images Plus