Dokumentenmanagement: Funktionen, Einsatzgebiete und Anbieter

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Tim Stuke
Tim Stuke

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Steht Ihr Schreibtisch im Zeichen des Chaos? Türmt sich Papierkram und niemand findet, irgendetwas? Wenn ja, dann kämpfen Sie womöglich mit den Tücken des Dokumentenmanagements in Ihrem Unternehmen. Doch keine Sorge, es gibt zeitgemäße Lösungen, die dieses Szenario verhindern können. In diesem Artikel tauchen wir tiefer in das Thema Dokumentenmanagement ein.

Mann verschwindet hinter hohem Dokumentenstapel dank fehlendem Dokumentenmanagement

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Ist DMS ein ERP System?

Nein, ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) ist nicht dasselbe wie ein Enterprise Resource Planning (ERP)-System. Ein DMS konzentriert sich auf die Verwaltung und Organisation von Dokumenten und Dateien, während ein ERP-System die Integration von Geschäftsprozessen in einem Unternehmen unterstützt, einschließlich Bereichen wie Buchhaltung, Lagerverwaltung, Personalwesen und mehr.

Was gehört in ein Dokumentenmanagementsystem?

Im Folgenden fassen wir die wichtigsten Funktionen elektronischen Dokumentenmanagementsystems zusammen: Archivierung und Metadaten, gemeinsame Dokumentenbearbeitung, Erstellen von Revisionen, individuelles Workflow-Management, Integration von Anwendungen und Erstellung von digitalen Akten.

Archivierung und Metadaten

Ein elektronisches Dokumentenmanagement muss sicherstellen, dass alle Daten den Benutzern und Benutzerinnen so komfortabel und schnell wie möglich zur Verfügung stehen. Daher ist das Archiv das Herzstück eines DMS. Durch die Erhebung von Metadaten (z. B. Dokumententyp, Autor bzw. Autorin, Erstelldatum) und Verschlagwortung kann das System Dokumente sogar noch einfacher finden.

Gemeinsame Dokumentenbearbeitung

Ein weiteres nützliches Feature von DMS ist die gemeinsame Dokumentenbearbeitung. So verhindern Sie, dass mehrere Versionen des gleichen Dokuments entstehen, die verschiedene Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen bearbeitet haben. Das verhindert Chaos und gestaltet das Zusammenführen der Dateien deutlich einfacher.

Erstellen von Revisionen

Ein DMS sorgt dafür, dass Dokumente auf einem bestimmten Stand zwischengespeichert werden und nicht mehr veränderbar sind. So bleiben wichtige Originaldokumente zum Abgleich archiviert, obwohl Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen die Daten bereits weiterbearbeitet haben. Die Unterlagen sind somit revisionssicher und erfüllen alle rechtlichen Anforderungen der GOBD.

Individuelles Workflow-Management

Ein DMS bietet allen Nutzern und Nutzerinnen individuelle Workflows. Durch eine passgenaue Rechteverwaltung ist es möglich, Unternehmensprozesse zu optimieren und die Arbeit von Teams sowie einzelnen Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen zu unterstützen.

Integration

Moderne DMS können Sie in alle erdenklichen Anwendungen integrieren. Auf diese Weise ist es möglich, auf Texte und Belege aus unterschiedlichen Quellen zuzugreifen und diese einzusetzen. Verbindungen können Sie nicht nur zu Anwendungen, sondern auch zu anderen DMS und Plattformen herstellen.

Erstellung von digitalen Akten

Elektronische Akten, wie beispielsweise eine digitale Personalakte, helfen dabei, bestimmte Belege und Dokumente jederzeit leicht wiederzufinden. DMS bieten somit ein Höchstmaß an Übersichtlichkeit und Transparenz.

Vorteile von Dokumentenmanagement

Die Entscheidung für ein digitales Dokumentenmanagementsystem bringt einige wichtige Vorteile mit sich. Unternehmen können mit einem DMS Zeit und Geld sparen, es ist zeitgemäß und professionell und bereits zu geringen Preisen verfügbar. Außerdem verhindert ein DMS Datenverlust und wirkt Frustration entgegen.

1. Dokumentenmanagement spart Zeit und damit Geld

Der wohl wichtigste Vorteil eines DMS ist die digitale Datenbank, die ein schnelles Auffinden aller Dokumente ermöglicht. Während früher alle Akten in Papierform im Schrank verstaut waren, sind die Informationen heute auf einer Festplatte gespeichert. Von dort aus sind sie potenziell von jedem Rechner des Unternehmens binnen Sekunden abrufbar.

Das spart eine Menge Zeit − Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen müssen sich nicht mehr vom eigenen Arbeitsplatz in andere Büros oder sogar in andere Gebäude begeben, um ihre Arbeit erledigen zu können. Heute ist es sogar möglich, per Cloud von anderen Kontinenten Zugriff auf die Server eines Unternehmens zu erhalten. Die Belegschaft hat somit insgesamt mehr Zeit, sich mit anderen Aufgaben zu beschäftigen und ist produktiver.

Hinzu kommt, dass Sie über das Dokumentenmanagement eine Menge Geld sparen. Es ist nicht mehr nötig, Dokumente auszudrucken und abzuheften. Sie müssen somit kein Geld in Papier und Druckkosten investieren. Ein papierloses Büro ist gleichzeitig ein wichtiger Beitrag zum Umweltschutz. Zudem sparen sie sich wertvolle Arbeitszeit.

2. Dokumentenmanagement ist zeitgemäß und professionell

Was würden Sie sagen, wenn Sie auf einen potenziellen neuen Geschäftspartner oder eine Geschäftspartnerin treffen und sich beim näheren Kennenlernen herausstellt, dass dieses Unternehmen noch alle Unterlagen per Hand bearbeitet und DMS-Lösungen wie ERP-Systeme nur in absoluten Ausnahmefällen nutzt?

Dieser Partner oder diese Partnerin wäre damit wahrscheinlich um einiges unattraktiver für Sie geworden. Beachten Sie, dass auch Ihre Partner bzw. Partnerinnen Sie auf die gleiche Weise beurteilen. Eine zeitgemäße Dokumentenverwaltung und die Nutzung digitaler Prozesse machen einen guten Eindruck nach außen.

3. Dokumentenmanagement muss nicht teuer sein

Eine gut funktionierende Softwarelösung zur Dokumentenablage ist aus Sicht eines Programmierers oder einer Programmiererin keine komplizierte Angelegenheit. Aus diesem Grund können IT-Unternehmen solche Systeme relativ günstig anbieten.

4. Dokumentenmanagement verhindert Datenverlust

Die Daten Ihres Unternehmens sind beim DMS immer über Backups und Archivierung gegen Datenverlust gesichert. Somit kommt es sehr selten zum Verschwinden von einzelnen Dokumenten. Ganz im Gegenteil zur analogen Dokumentenverwaltung, bei der es überraschend oft vorkommt, dass Dokumente nicht mehr auffindbar sind.

5. Dokumentenmanagement wirkt Frustration entgegen

Lange Suchzeiten und verlorengegangene essenzielle Dokumente sorgen schnell für Frustration bei den eigenen Mitarbeitenden. Durch ein gut funktionierendes DMS vermeiden Sie diese Frustrationsquellen und schaffen bessere Voraussetzungen für einen effektiven Workflow.

6. Dokumentenmanagement schafft Struktur, Transparenz und Nachvollziehbarkeit

Eine weitere Stärke beim Dokumentenmanagement besteht darin, dass es für Struktur, Transparenz und Nachvollziehbarkeit sorgt. Sämtliche Dokumente sind übersichtlich abgelegt, wodurch Nutzende Sie jederzeit wiederfinden können.

Zudem besitzen sie eine einheitliche Struktur, sodass Veränderungen und Anpassungen leicht umsetzbar sind. Hinzu kommt, dass die abgespeicherten Dokumente revisionssicher sind und die Anforderungen der GOBD erfüllen.

Ebenso ist es kein Problem, innerhalb eines Dokuments Daten zu finden und auszuwerten. Hierdurch entsteht eine große Nachvollziehbarkeit für alle Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen, die sowohl für sich als auch im Team mühelos mit dem DMS als auch mit den einzelnen Dokumenten arbeiten können.

7. Richtigkeit der Daten

Mittels Dokumentenmanagement ist es leicht möglich, die Richtigkeit der Daten sicherzustellen. Diese sind übersichtlich präsentiert und können leicht nachvollzogen werden. Ebenso helfen Algorithmen und KI dabei, die Richtigkeit der Daten zu überprüfen. Auf diese Weise entstehen nicht so leicht Fehler und die gebotenen Inhalte haben einen echten Mehrwert für die Zielgruppe.

8. Geringer Pflegeaufwand

Wenn Mitarbeitende Dokumentenmanagement professionell nutzen, besteht ein geringer Pflegeaufwand. Sämtliche Daten liegen griffbereit auf einem Server oder in der Cloud und können problemlos genutzt werden. Anpassungen und Korrekturen sind ohne große Mühe möglich. Ebenso lässt sich das System als Ganzes anpassen und erweitern, wenn neue Entwicklungen am Markt entstehen und neue Features verfügbar sind.

9. Erhöhte Flexibilität

Das Dokumentenmanagement sorgt für eine erhöhte Flexibilität von Unternehmen als Ganzes und Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen im Speziellen. Das liegt beispielsweise daran, dass Dokumente von ganz unterschiedlichen Quellen in das Dokumentenmanagement integriert werden können. Ebenso ist die Bearbeitung von Dokumenten leicht und von überall aus möglich.

Wer braucht ein Dokumentenmanagementsystem?

Dokumentenmanagementsysteme (kurz: DMS) lohnen sich dann, wenn Unternehmen besonders viel Papierkram in ihrem operativen Tagesgeschäft verwalten müssen. Dies trifft im Besonderen auf Firmen mit einer Vielzahl von Büros zu − hier ist die Anschaffung eines solchen Systems im Grunde Pflicht.

Es zahlt sich außerdem aus, dass DMS-Software nicht nur ein schnelleres Auffinden der Dokumente ermöglicht, sondern auch eine Bearbeitung direkt am PC. Dies spart zusätzlich Zeit beim Personal ein.

Nicht unbedingt erforderlich ist ein Dokumentenmanagementsystem hingegen bei kleinen Unternehmen mit wenig Buchhaltung, etwa bei einem Handwerksbetrieb.

Die folgenden Anwendungsgebiete sind für eine Dokumentenmanagement-Software typisch:

1. Marketing

Im Marketing leistet eine Dokumentenmanagement-Software vor allem gute Dienste bei der Werbung. Sie können Werbeinhalte leicht erstellen und bearbeiten. Auf diese Weise ist es möglich, die Zielgruppe passgenau anzusprechen.

2. Vertrieb

Im Vertrieb fallen viele unterschiedliche Dokumente an. Diese reichen von Angeboten über Rechnungen bis hin zur Kommunikation mit Kundschaft und Partnern bzw. Partnerinnen via E-Mail. Mit einer Dokumentenmanagement-Software können Sie all diese Unterlagen und Korrespondenzen übersichtlich und leicht auffindbar archivieren.

3. Personalwesen

Eine Dokumentenmanagement-Software unterstützt die Zusammenarbeit von Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen. Außerdem können Sie sämtliche Arbeitsabläufe, die mit dem Personalwesen verbunden sind, durch ein DMS vereinfachen und beschleunigen. Das spart Unternehmen eine Menge Zeit und Geld, die sie in sinnvollere Dinge und Projekte investieren können.

4. Einkauf

Beim Einkauf hilft eine Dokumentenmanagement-Software dabei, einen Überblick über verschiedene Angebote zu behalten. Auf diese Weise können Sie immer die günstigsten Waren und Ressourcen einkaufen. Anschließend können Sie die mit dem Einkauf verbundenen Dokumente ganz einfach abspeichern.

5. Buchhaltung

Die Buchhaltung ist für viele Unternehmen ein leidiges Thema, weil sie Zeit und Mühe kostet, aber keine Umsätze generiert. Mit einer Dokumentenmanagement-Software ist es möglich, die Buchhaltung zu vereinfachen und zu beschleunigen. Sämtliche für die Steuer relevanten Unterlagen können Sie leicht und revisionssicher scannen, speichern und zusammenstellen.

Ebenso haben Sie die Möglichkeit, das System mit Ihrer Steuerberatung zu verknüpfen und dieser sämtliche Dokumente zukommen zu lassen. Der Aufwand, den Sie für die Buchhaltung betreiben müssen, reduziert sich hierdurch massiv.

Voraussetzungen und Herausforderungen bei der Einführung von DMS

Bei der Einführung eines DMS fällt zunächst eine Menge Arbeit an, denn die Belegschaft muss alle zuvor in Papierform vorliegenden Informationen in das digitale System überführen. Unternehmen müssen somit einige Zeit für das Scannen und die Ablage der Papierdokumente einplanen. In diesem Zusammenhang ist es sinnvoll, eine Art Inventur durchzuführen und nicht mehr benötigte Unterlagen direkt zu entsorgen.

Außerdem ist es notwendig, die Mitarbeitenden vorher beim Umgang mit dem DMS zu schulen, sodass Sie eine effektive Nutzung und allgemeine Akzeptanz des neuen Tools erreichen. Solche Schulungen können Unternehmen intern durchführen.

Der Vorteil hierbei ist, dass die schulende Person die Belegschaft und die Funktionsmechanismen des Unternehmens gut kennt. So kann auf individuelle Bedürfnisse und Besonderheiten Rücksicht genommen werden. Externe Schulungen − wie beispielsweise ein Webinar − bieten den Vorteil, dass frischer Wind und eine neue Perspektive ins Unternehmen kommt.

Zudem müssen Sie beim Dokumentenmanagement stets die Richtlinien der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) einhalten, sofern Sie personenbezogene Daten verarbeiten. Dies trifft in den meisten Fällen jedoch zu. Um allen rechtlichen Vorgaben gerecht zu werden, ist es wichtig, hier sorgfältig vorzugehen, die GOBD zu berücksichtigen und sich für die Nutzung des Dokumentenmanagements genügend Zeit zu nehmen.

Was ist bei der Auswahl eines passenden Dokumentenmanagementsystems zu beachten?

Bei der Auswahl eines geeigneten Dokumentenmanagementsystems (DMS) gibt es mehrere entscheidende Faktoren zu beachten. Hier sind einige wichtige Überlegungen, die Ihnen bei der Suche nach der richtigen DMS-Lösung helfen werden:

  • Klare Nutzungszwecke definieren: Verstehen Sie genau, wofür Sie das DMS benötigen, um die optimale Lösung auszuwählen.
  • Anwendungsfreundlichkeit priorisieren: Achten Sie darauf, dass das DMS benutzerfreundlich ist und die Mitarbeitenden die Funktionen problemlos nutzen können.
  • Kompatibilität prüfen: Stellen Sie sicher, dass das DMS mit bestehenden Programmen und Systemen kompatibel ist, um reibungslose Abläufe zu gewährleisten.
  • Rechtliche Anforderungen berücksichtigen: Beachten Sie Datensicherheit, revisionssichere Archivierung und die Einhaltung von rechtlichen Vorschriften wie GOBD.
  • Effektive Suchfunktion: Überprüfen Sie, ob das DMS eine effiziente Suchfunktion bietet, um Dokumente leicht zu finden.
  • Einfacher Datenimport: Stellen Sie sicher, dass das DMS einen einfachen Datenimport ermöglicht, um bestehende Dokumente zu integrieren.
  • Nachvollziehbare Dokumentenhistorie: Achten Sie darauf, dass das DMS eine klare Versionierung ermöglicht, um Änderungen nachverfolgen zu können.
  • Ausgiebiger Test: Bevor Sie sich für ein DMS entscheiden, testen Sie es gründlich, um sicherzustellen, dass es Ihren Anforderungen entspricht.

Welche DMS-Systeme gibt es?

Die Welt der Dokumentenmanagementsysteme (DMS) bietet eine Fülle von Möglichkeiten. Die Preise variieren je nach Anbieter und Lizenzmodell erheblich und reichen von Einzelplatzlösungen bis zu hochpreisigen Netzwerklösungen. Die Integration von DMS mit Geschäftstools wie ERP- oder CRM-Systemen kann den Nutzen erheblich steigern und in einigen Fällen sogar unverzichtbar sein.

Welche DMS-Systeme zu den zehn beliebtesten gehören, erfahren Sie nachfolgend:

1. Amagno

Die Software Amagno erkennt textuelle Änderungen zwischen verschiedenen Vertragsversionen mithilfe von innovativer Redlining-Technologie. Sie ermöglicht die Verknüpfung von Dokumenten und die Identifizierung von Abhängigkeiten. Die Volltextsuche erleichtert das schnelle Auffinden relevanter Dokumente in verschiedenen Formaten und Inhalten.

Das flexible DMS passt sich individuell an Unternehmensanforderungen an und gewährleistet rechtliche Konformität. Zudem ermöglicht es mobilen Workflow-Zugriff, unabhängig vom Standort.

2. Amazon Workdocs

Amazon WorkDocs ist ein verwalteter Service für sichere Verwaltung von Dokumenten und Zusammenarbeit. Sie können Inhalte erstellen, bearbeiten und teilen, während der Zugriff von überall und jedem Gerät aus möglich ist. Es fördert die Zusammenarbeit, Feedback und gemeinsame Dokumentenbearbeitung.

Amazon WorkDocs ermöglicht die Verschiebung der Dateifreigabe in die Cloud und bietet Integrationsmöglichkeiten für bestehende Systeme und eine umfassende API.

3. DocuWare

DocuWare bietet Cloud-basiertes Dokumenten-Management und Workflow-Automation, die es ermöglichen, Geschäftsdokumente zu digitalisieren, sicher zu archivieren und zu bearbeiten. Dies optimiert Unternehmensprozesse und steigert Produktivität und Gewinne. Die Lösung ist ideal für verteilte Teams und fördert die Zusammenarbeit an verschiedenen Standorten.

4. Dropbox Business

Dropbox bietet mit dem One-Paket erweiterten Speicherplatz und ermöglicht das einfache Versenden von rechtsgültigen Unterschriftenanfragen sowie das Hinzufügen von Unterschriften zu Dokumenten. Ein All-in-One-Tool für die Arbeit mit Cloud-Inhalten aus verschiedenen Anwendungen minimiert den Tool-Wechsel.

Das Standard + DocSend-Paket bietet Echtzeit-Analysen und Kontrollfunktionen für Dokumente. Dropbox ermöglicht auch Dateiwiederherstellung, Backups und sichere Übertragung großer Dateien mit Passwortschutz.

5. ecoDMS

ecoDMS ist ein benutzerfreundliches Dokumenten-Management-System (DMS) für Unternehmen und Privatpersonen. Es ermöglicht die einfache Organisation, die digitale Archivierung sowie die Suche und den Freigabeprozess von Dokumenten.

Die Software bietet eine intuitive Oberfläche, automatische Texterkennung und Volltextsuche für schnelle Dokumentenfindung. Sie gewährleistet Revisionssicherheit, gesetzliche Konformität und verbesserte Arbeitsprozesse, was Zeit und Kosten spart. Der Dokumentenzugriff ist von jedem Gerät aus möglich, im Büro oder unterwegs.

6. enaio

enaio ist eine Software für die digitale Transformation im Büroalltag. Sie ermöglicht die zentrale Verwaltung und automatisierte Ablage von Dokumenten sowie die Förderung der Zusammenarbeit durch Workflows. Modular aufgebaut, integriert sich enaio nahtlos in bestehende IT-Infrastrukturen, spart Zeit- und Platzressourcen und verbessert die Servicequalität.

7. Fluix

Fluix ist eine benutzerfreundliche No-Code-Plattform zur Workflow-Automatisierung, die elektronische Dokumente digitalisiert und Routineaufgaben automatisiert. Die Software ist darauf ausgerichtet, die Anforderungen von Teams vor Ort und im Büro zu erfüllen, indem sie schnelles Arbeiten, Datensicherheit und Compliance bietet. Benutzende schätzen die einfache Einrichtung, gesteigerte Produktivität und den erstklassigen Support.

8. Microsoft SharePoint Online

Microsoft SharePoint Online bietet eine cloudbasierte Plattform für die Speicherung, Freigabe und Verwaltung digitaler Informationen. Es besteht aus drei Hubs: Newsfeed, OneDrive und Websites, die eine verbesserte Zusammenarbeit ermöglichen.

Sie können die Software für mobile Geräte anpassen und zum Coworking mit externen Benutzenden verwenden. Es ist als eigenständiges Produkt oder als Teil von Microsoft 365 erhältlich, das verschiedene Dienste wie Exchange Online und Office Web Apps umfasst.

9. OnlyOffice

OnlyOffice ist eine leistungsstarke, kostenlose Web-Office-Suite und ein Dokumentenmanagementsystem. Mit den multifunktionalen Diensten von OnlyOffice können Sie online Geschäftsdokumente bearbeiten und verwalten und so Zeit und Geld sparen.

10. yuuvis

yuuvis RAD ist eine digitale Plattform zur Erstellung umfassender Content Management-, Geschäftsprozessmanagement- und Archivierungssysteme. Sie ermöglicht die Erfassung, Strukturierung, Suche, Verwaltung und Archivierung von Informationen und Dokumenten, um den gesamten Lebenszyklus zu verwalten. Die Plattform gewährleistet die Aktualität und Zugänglichkeit von Informationen und bietet Ihnen revisionssichere Archivierung auf verschiedenen Medien.

Fazit: Eine bessere Dokumentenverwaltung dank DMS

Für eine effiziente, professionelle und revisionssichere Archivierung von Dokumenten ist eine digitale Dokumentenmanagement-Lösung hilfreich. Da die Auswahl an DMS unglaublich groß ist müssen sich Unternehmen den eigenen Bedarf genau bewusst machen und gezielt auswählen. Eines der zentralen Auswahlkriterien ist hierbei der Preis, da die Kosten insbesondere vom Lizenzmodell und dem Funktionsumfang abhängen.

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Titelbild: fermate / iStock / Getty Images Plus

Themen: CRM

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