Dokumentenmanagement (DMS): Für mehr Ordnung mit System

Der Schreibtisch sieht aus wie ein Schlachtfeld, die Ablage quillt über vor Dokumenten, und niemand findet in dem ganzen Durcheinander, was er oder sie eigentlich sucht. Kennen Sie das auch? Falls ja, dann sind Sie möglicherweise dabei, den Papierkrieg im eigenen Unternehmen zu verlieren.

Zum Glück gibt es moderne Lösungen, die ein solches Szenario verhindern können. In diesem Artikel schauen wir uns aus diesem Grund Dokumentenmanagementsysteme (DMS) etwas näher an.

Welche Aufgaben hat ein Dokumentenmanagementsystem?

Im Folgenden fassen wir die wichtigsten Funktionen elektronischen Dokumentenmanagementsystems zusammen: Archivierung und Metadaten, gemeinsame Dokumentenbearbeitung, Erstellen von Revisionen, Individuelle Workflows, Integration von Anwendungen und Erstellung von E-Aktien.

Archivierung und Metadaten

Ein elektronisches Dokumentenmanagement muss sicherstellen, dass alle Daten den Benutzern und Benutzerinnen so komfortabel und schnell wie möglich zur Verfügung stehen. Daher ist das Archiv das Herzstück eines DMS.

Durch die Erhebung von Metadaten (z. B. Dokumententyp, Autor bzw. Autorin, Erstelldatum) und Verschlagwortung kann das System Dokumente sogar noch einfacher finden.

Gemeinsame Dokumentenbearbeitung

Ein weiteres nützliches Feature von DMS ist die gemeinsame Dokumentenbearbeitung. So verhindern Sie, dass mehrere Versionen des gleichen Dokuments entstehen, die verschiedene Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen bearbeitet haben. Das verhindert Chaos und gestaltet das Zusammenführen der Dateien deutlich einfacher.

Erstellen von Revisionen

Ein DMS sorgt dafür, dass Dokumente auf einem bestimmten Stand zwischengespeichert werden und nicht mehr veränderbar sind. So bleiben wichtige Originaldokumente zum Abgleich archiviert, obwohl Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen die Daten bereits weiterbearbeitet haben. Die Unterlagen sind somit revisionssicher und erfüllen alle rechtlichen Anforderungen der GOBD.

Individuelle Workflows

Ein DMS bietet allen Nutzern und Nutzerinnen individuelle Workflows. Durch eine passgenaue Rechteverwaltung ist es möglich, Unternehmensprozesse zu optimieren und die Arbeit von Teams sowie einzelnen Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen zu unterstützen.

Integration

Moderne DMS können Sie in alle erdenklichen Anwendungen integrieren. Auf diese Weise ist es möglich, auf Texte und Belege aus unterschiedlichen Quellen zuzugreifen und diese einzusetzen. Verbindungen können Sie nicht nur zu Anwendungen, sondern auch zu anderen DMS und Plattformen herstellen.

Erstellung von E-Akten

Elektronische Akten, wie beispielsweise eine digitale Personalakte, helfen dabei, bestimmte Belege und Dokumente jederzeit leicht wiederzufinden. DMS bieten somit ein Höchstmaß an Übersichtlichkeit und Transparenz.

Warum Dokumentenmanagement?

Die Entscheidung für ein digitales Dokumentenmanagementsystem bringt einige wichtige Vorteile mit sich. Unternehmen können mit einem DMS Zeit und Geld sparen, es ist zeitgemäß und professionell und bereits zu geringen Preisen verfügbar. Außerdem verhindert ein DMS Datenverlust und wirkt Frustration entgegen.

1. Dokumentenmanagement spart Zeit und damit Geld

Der wohl wichtigste Vorteil eines DMS ist die digitale Datenbank, die ein schnelles Auffinden aller Dokumente ermöglicht. Während früher alle Akten in Papierform im Schrank verstaut waren, sind die Informationen heute auf einer Festplatte gespeichert. Von dort aus sind sie potenziell von jedem Rechner des Unternehmens binnen Sekunden abrufbar.

Das spart eine Menge Zeit − Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen müssen sich nicht mehr vom eigenen Arbeitsplatz in andere Büros oder sogar in andere Gebäude begeben, um ihre Arbeit erledigen zu können. Heute ist es sogar möglich, per Cloud von anderen Kontinenten Zugriff auf die Server eines Unternehmens zu erhalten. Die Belegschaft hat somit insgesamt mehr Zeit, sich mit anderen Aufgaben zu beschäftigen und ist produktiver.

Hinzu kommt, dass Sie über das Dokumentenmanagement eine Menge Geld sparen. Es ist nicht mehr nötig, Dokumente auszudrucken und abzuheften. Sie müssen somit kein Geld in Papier und Druckkosten investieren. Ein papierloses Büro ist gleichzeitig ein wichtiger Beitrag zum Umweltschutz. Zudem sparen sie sich wertvolle Arbeitszeit.

2. Dokumentenmanagement ist zeitgemäß und professionell

Was würden Sie sagen, wenn Sie auf einen potenziellen neuen Geschäftspartner oder eine Geschäftspartnerin treffen und sich beim näheren Kennenlernen herausstellt, dass dieses Unternehmen noch alle Unterlagen per Hand bearbeitet und DMS-Lösungen wie ERP-Systeme nur in absoluten Ausnahmefällen nutzt?

Dieser Partner oder diese Partnerin wäre damit wahrscheinlich um einiges unattraktiver für Sie geworden. Beachten Sie, dass auch Ihre Partner bzw. Partnerinnen Sie auf die gleiche Weise beurteilen. Eine zeitgemäße Dokumentenverwaltung und die Nutzung digitaler Prozesse machen einen guten Eindruck nach außen.

3. Dokumentenmanagement muss nicht teuer sein

Eine gut funktionierende Softwarelösung zur Dokumentenablage ist aus Sicht eines Programmierers oder einer Programmiererin keine komplizierte Angelegenheit. Aus diesem Grund können IT-Unternehmen solche Systeme relativ günstig anbieten.

4. Dokumentenmanagement verhindert Datenverlust

Die Daten Ihres Unternehmens sind beim DMS immer über Backups und Archivierung gegen Datenverlust gesichert. Somit kommt es sehr selten zum Verschwinden von einzelnen Dokumenten. Ganz im Gegenteil zur analogen Dokumentenverwaltung, bei der es überraschend oft vorkommt, dass Dokumente nicht mehr auffindbar sind.

5. Dokumentenmanagement wirkt Frustration entgegen

Lange Suchzeiten und verlorengegangene essenzielle Dokumente sorgen schnell für Frustration bei den eigenen Mitarbeitenden. Durch ein gut funktionierendes DMS vermeiden Sie diese Frustrationsquellen und schaffen bessere Voraussetzungen für einen effektiven Workflow.

6. Dokumentenmanagement schafft Struktur, Transparenz und Nachvollziehbarkeit

Eine weitere Stärke beim Dokumentenmanagement besteht darin, dass es für Struktur, Transparenz und Nachvollziehbarkeit sorgt. Sämtliche Dokumente sind übersichtlich abgelegt, wodurch Nutzende Sie jederzeit wiederfinden können.

Zudem besitzen sie eine einheitliche Struktur, sodass Veränderungen und Anpassungen leicht umsetzbar sind. Hinzu kommt, dass die abgespeicherten Dokumente revisionssicher sind und die Anforderungen der GOBD erfüllen.

Ebenso ist es kein Problem, innerhalb eines Dokuments Daten zu finden und auszuwerten. Hierdurch entsteht eine große Nachvollziehbarkeit für alle Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen, die sowohl für sich als auch im Team mühelos mit dem DMS als auch mit den einzelnen Dokumenten arbeiten können.

7. Richtigkeit der Daten

Mittels Dokumentenmanagement ist es leicht möglich, die Richtigkeit der Daten sicherzustellen. Diese sind übersichtlich präsentiert und können leicht nachvollzogen werden. Ebenso helfen Algorithmen und KI dabei, die Richtigkeit der Daten zu überprüfen. Auf diese Weise entstehen nicht so leicht Fehler und die gebotenen Inhalte haben einen echten Mehrwert für die Zielgruppe.

8. Geringer Pflegeaufwand

Wenn Mitarbeitende Dokumentenmanagement professionell nutzen, besteht ein geringer Pflegeaufwand. Sämtliche Daten liegen griffbereit auf einem Server oder in der Cloud und können problemlos genutzt werden. Anpassungen und Korrekturen sind ohne große Mühe möglich. Ebenso lässt sich das System als Ganzes anpassen und erweitern, wenn neue Entwicklungen am Markt entstehen und neue Features verfügbar sind.

9. Erhöhte Flexibilität

Das Dokumentenmanagement sorgt für eine erhöhte Flexibilität von Unternehmen als Ganzes und Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen im Speziellen. Das liegt beispielsweise daran, dass Dokumente von ganz unterschiedlichen Quellen in das Dokumentenmanagement integriert werden können. Ebenso ist die Bearbeitung von Dokumenten leicht und von überall aus möglich.

Wo ist Dokumentenmanagement-Software besonders sinnvoll?

Dokumentenmanagementsysteme (kurz: DMS) lohnen sich dann, wenn Unternehmen besonders viel Papierkram in ihrem operativen Tagesgeschäft verwalten müssen. Dies trifft im Besonderen auf Firmen mit einer Vielzahl von Büros zu − hier ist die Anschaffung eines solchen Systems im Grunde Pflicht.

Es zahlt sich außerdem aus, dass DMS-Software nicht nur ein schnelleres Auffinden der Dokumente ermöglicht, sondern auch eine Bearbeitung direkt am PC. Dies spart zusätzlich Zeit beim Personal ein.

Nicht unbedingt erforderlich ist ein Dokumentenmanagementsystem hingegen bei kleinen Unternehmen mit wenig Buchhaltung, etwa bei einem Handwerksbetrieb.

Die folgenden Anwendungsgebiete sind für eine Dokumentenmanagement-Software typisch:

1. Marketing

Im Marketing leistet eine Dokumentenmanagement-Software vor allem gute Dienste bei der Werbung. Sie können Werbeinhalte leicht erstellen und bearbeiten. Auf diese Weise ist es möglich, die Zielgruppe passgenau anzusprechen.

2. Vertrieb

Im Vertrieb fallen viele unterschiedliche Dokumente an. Diese reichen von Angeboten über Rechnungen bis hin zur Kommunikation mit Kundschaft und Partnern bzw. Partnerinnen via E-Mail. Mit einer Dokumentenmanagement-Software können Sie all diese Unterlagen und Korrespondenzen übersichtlich und leicht auffindbar archivieren.

3. Personalwesen

Eine Dokumentenmanagement-Software unterstützt die Zusammenarbeit von Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen. Außerdem können Sie sämtliche Arbeitsabläufe, die mit dem Personalwesen verbunden sind, durch ein DMS vereinfachen und beschleunigen. Das spart Unternehmen eine Menge Zeit und Geld, die sie in sinnvollere Dinge und Projekte investieren können.

4. Einkauf

Beim Einkauf hilft eine Dokumentenmanagement-Software dabei, einen Überblick über verschiedene Angebote zu behalten. Auf diese Weise können Sie immer die günstigsten Waren und Ressourcen einkaufen. Anschließend können Sie die mit dem Einkauf verbundenen Dokumente ganz einfach abspeichern.

5. Buchhaltung

Die Buchhaltung ist für viele Unternehmen ein leidiges Thema, weil sie Zeit und Mühe kostet, aber keine Umsätze generiert. Mit einer Dokumentenmanagement-Software ist es möglich, die Buchhaltung zu vereinfachen und zu beschleunigen. Sämtliche für die Steuer relevanten Unterlagen können Sie leicht und revisionssicher scannen, speichern und zusammenstellen.

Ebenso haben Sie die Möglichkeit, das System mit Ihrer Steuerberatung zu verknüpfen und dieser sämtliche Dokumente zukommen zu lassen. Der Aufwand, den Sie für die Buchhaltung betreiben müssen, reduziert sich hierdurch massiv.

Welche DMS-Systeme gibt es?

Es gibt eine Vielzahl von Dokumentenmanagementsystemen, auf die Sie zurückgreifen können. Zu den bekanntesten gehören beispielsweise Amagno, Amazon Workdocs, DocuWare, Dropbox Business, ecoDMS, enaio, Fluix, Microsoft SharePoint Online, OnlyOffice und yuuvis.

Was ist bei der Auswahl eines passenden Dokumentenmanagement-systems zu beachten?

Bevor sich Unternehmen für ein Management-System für Dokumente entscheiden, sollten sie das jeweilige Einsatzgebiet konkretisieren. Nur wenn Sie genau wissen, wofür Sie ein DMS einsetzen möchten, können Sie eine Lösung wählen, die Ihren persönlichen Bedarf optimal deckt.

In diesem Zusammenhang sollten Sie die Anwendungsfreundlichkeit beachten. Es bringt nichts, wenn ein Dokumentenmanagementsystem unzählige Funktionen mitbringt, die die Mitarbeitenden aufgrund ihrer Komplexität jedoch nicht verwenden.

Bei einem digitalen Dokumentenmanagement ist in der Regel zu beachten, dass man nicht bei Null beginnt. Es liegen bereits Programme vor, die mit dem gewählten DMS unbedingt kompatibel sein sollten.

Außerdem müssen Sie sämtliche rechtlichen Vorschriften beim Einsatz des Dokumentenmanagementsystems berücksichtigen. In diesem Zusammenhang spielen vor allem die Datensicherheit, die revisionssichere Archivierung sowie die GOBD eine wichtige Rolle.

Ebenfalls relevant ist es, dass die Suchfunktion des gewählten Dokumentenmanagementsystems funktional ist und das DMS einen einfachen Datenimport ermöglicht. Zudem sollten Sie auf eine nachvollziehbare Versionierung achten. Wählen Sie ein Programm nicht auf gut Glück, sondern testen Sie es vor dem Kauf ausgiebig.

Wie viel kostet ein DMS?

Die Kosten für ein Dokumentenmanagementsystem in elektronischer Form variieren teilweise stark und hängen insbesondere vom Anbieter und dessen Lizenzmodell ab. Üblich ist es, dass Einzelplatzlösungen günstiger sind als Netzwerklösungen.

Für erstere müssen Sie mit etwa 100 Euro rechnen, letztere kosten häufig schon mehrere hundert Euro. Es gibt allerdings auch hochpreisige Vertreter, die mit über 100.000 Euro zu Buche schlagen. Andere Systeme wie etwa Amazon WorkDocs sind schon ab fünf Euro pro nutzende Person und Monat zu haben.

Voraussetzungen und Herausforderungen bei der Einführung von DMS

Bei der Einführung eines DMS fällt zunächst eine Menge Arbeit an, denn die Belegschaft muss alle zuvor in Papierform vorliegenden Informationen in das digitale System überführen. Unternehmen müssen somit einige Zeit für das Scannen und die Ablage der Papierdokumente einplanen. In diesem Zusammenhang ist es sinnvoll, eine Art Inventur durchzuführen und nicht mehr benötigte Unterlagen direkt zu entsorgen.

Außerdem ist es notwendig, die Mitarbeitenden vorher beim Umgang mit dem DMS zu schulen, sodass Sie eine effektive Nutzung und allgemeine Akzeptanz des neuen Tools erreichen. Solche Schulungen können Unternehmen intern durchführen.

Der Vorteil hierbei ist, dass die schulende Person die Belegschaft und die Funktionsmechanismen des Unternehmens gut kennt. So kann auf individuelle Bedürfnisse und Besonderheiten Rücksicht genommen werden. Externe Schulungen − wie beispielsweise ein Webinar − bieten den Vorteil, dass frischer Wind und eine neue Perspektive ins Unternehmen kommt.

Zudem müssen Sie beim Dokumentenmanagement stets die Richtlinien der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) einhalten, sofern Sie personenbezogene Daten verarbeiten. Dies trifft in den meisten Fällen jedoch zu. Um allen rechtlichen Vorgaben gerecht zu werden, ist es wichtig, hier sorgfältig vorzugehen, die GOBD zu berücksichtigen und sich für die Nutzung des Dokumentenmanagements genügend Zeit zu nehmen.

Ist die Integration von DMS mit anderen Tools sinnvoll?

Je nach Software lassen sich Dokumentenmanagementsysteme mit anderen Systemen wie etwa ERP- oder CRM-Software integrieren. So steigert sich der Nutzen der Dokumentenverwaltung in Verbindung mit Customer-Relationship-Management sogar noch weiter. Sollten die Systeme sich nicht direkt miteinander kombinieren lassen, hilft möglicherweise die Nutzung einer cloudbasierten Integrationsplattform (iPaaS).

In den überwiegenden Fällen ist die Umstellung auf DMS (falls noch nicht geschehen) absolut sinnvoll und wahrscheinlich längst überfällig. Aber auch falls ein DMS bereits fester Bestandteil der Arbeitsprozesse eines Unternehmens geworden ist, gibt es für die Nutzer und Nutzerinnen möglicherweise noch weitere Potenziale zu erschließen.

Fazit: Eine bessere Dokumentenverwaltung dank DMS

Für eine effiziente, professionelle und revisionssichere Archivierung von Dokumenten ist eine digitale Dokumentenmanagement-Lösung hilfreich. Da die Auswahl an DMS unglaublich groß ist müssen sich Unternehmen den eigenen Bedarf genau bewusst machen und gezielt auswählen. Eines der zentralen Auswahlkriterien ist hierbei der Preis, da die Kosten insbesondere vom Lizenzmodell und dem Funktionsumfang abhängen.

 

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