Der Schreibtisch sieht aus wie ein Schlachtfeld, die Ablage quillt über vor Dokumenten, und niemand findet in dem ganzen Durcheinander, was er eigentlich sucht. Kennen Sie das auch?

Falls ja, dann sind Sie möglicherweise dabei, den Papierkrieg im eigenen Unternehmen zu verlieren. Zum Glück gibt es moderne Lösungen, die ein solches Szenario verhindern können. In diesem Artikel schauen wir uns aus diesem Grund Dokumentenmanagementsysteme (DMS) etwas näher an.

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Wo ist Dokumentenmanagement-Software besonders sinnvoll?

Dokumentenmanagementsysteme (kurz: DMS) lohnen sich dann, wenn Unternehmen besonders viel Papierkram in ihrem operativen Tagesgeschäft verwalten müssen. Dies trifft also im Besonderen auf Firmen mit einer Vielzahl von Büros zu – hier ist die Anschaffung eines solchen Systems im Grunde Pflicht. Es zahlt sich außerdem aus, dass DMS-Software nicht nur ein schnelleres Auffinden der Dokumente ermöglicht, sondern auch eine Bearbeitung direkt am PC. Dies spart zusätzlich Zeit beim Personal ein.

Nicht unbedingt erforderlich ist ein Dokumentenmanagementsystem hingegen bei kleinen Unternehmen mit relativ wenig Buchhaltung, etwa bei einem Handwerksbetrieb.

5 Gründe für ein Dokumentenmanagementsystem

Die Entscheidung für ein digitales DMS bringt einige wichtige Vorteile mit sich:

1. Dokumentenmanagement spart Zeit und damit Geld

Der wohl wichtigste Vorteil eines DMS ist die digitale Datenbank, die ein schnelles Auffinden aller Dokumente ermöglicht. Während früher alle Akten im Schrank verstaut waren, sind die Informationen heute auf einer Festplatte gespeichert. Von dort aus sind sie potenziell von jedem Rechner des Unternehmens binnen Sekunden abrufbar.

Das spart eine Menge Zeit – Mitarbeiter müssen sich nicht mehr vom eigenen Arbeitsplatz in andere Büros oder sogar andere Gebäude begeben, um Ihre Arbeit erledigen zu können. Heute ist es sogar möglich, per Cloud von anderen Kontinenten Zugriff auf die Server eines Unternehmens zu erhalten. Die Belegschaft hat somit insgesamt mehr Zeit, sich mit anderen Aufgaben zu beschäftigen und ist produktiver.

2. Dokumentenmanagement ist zeitgemäß und professionell

Was würden Sie sagen, wenn Sie auf einen potenziellen neuen Geschäftspartner treffen und sich beim näheren Kennenlernen herausstellt, dass dieses Unternehmen noch alle Unterlagen per Hand bearbeitet und digitale Tools wie ERP-Systeme nur in absoluten Ausnahmefällen nutzt?

Dieser Partner wäre damit wahrscheinlich um einiges unattraktiver für Sie geworden. Beachten Sie, dass auch Ihre Partner Sie auf die gleiche Weise beurteilen. Eine zeitgemäße Dokumentenverwaltung und die Nutzung digitaler Prozesse machen einen guten Eindruck nach außen.

3. Dokumentenmanagement muss nicht teuer sein

Ein gut funktionierendes DMS ist aus Sicht eines Programmierers keine komplizierte Angelegenheit. Aus diesem Grund können IT-Unternehmen solche Systeme relativ günstig anbieten.

Es gibt allerdings auch hochpreisige Vertreter, die mit über 100.000 € zu Buche schlagen. Andere Systeme wie etwa Amazon WorkDocs sind schon ab 5,00 € pro Nutzer und Monat zu haben.

4. Dokumentenmanagement verhindert Datenverlust

Die Daten Ihres Unternehmens sind bei DMS immer über Back-ups und Archivierung gegen Datenverlust gesichert. Somit kommt es sehr selten zum Verschwinden von einzelnen Dokumenten.

Ganz im Gegenteil zur analogen Dokumentenverwaltung, bei der es überraschend oft vorkommt, dass Dokumente nicht mehr auffindbar sind.

5. Dokumentenmanagement wirkt Frustration entgegen

Lange Suchzeiten und verloren gegangene Dokumente sorgen schnell für Frustration bei den eigenen Mitarbeitern. Durch ein gut funktionierendes DMS vermeiden Sie diese Frustrationsquellen und schaffen bessere Voraussetzungen für einen effektiven Workflow.

Wichtige Funktionen eines DMS

Im Folgenden fassen wir die wichtigsten Funktionen eines Dokumentenmanagementsystems zusammen:

Archivierung und Metadaten

Ein DMS muss sicherstellen, dass alle Daten den Benutzern so komfortabel und schnell wie möglich zur Verfügung gestellt werden können. Daher ist das Archiv auch das Herzstück eines DMS.

Durch die Erhebung von Metadaten (z. B. Dokumententyp, Autor, Erstelldatum) und Verschlagwortung kann das System Dokumente sogar noch einfacher finden.

Gemeinsame Dokumentenbearbeitung

Ein weiteres nützliches Feature von DMS ist die gemeinsame Dokumentenbearbeitung. So verhindern Sie, dass mehrere Versionen des gleichen Dokuments entstehen, die von verschiedenen Mitarbeitern bearbeitet wurden. Das verhindert Chaos und gestaltet das Zusammenführen der Dateien deutlich einfacher.

Erstellen von Revisionen

Ein DMS sorgt dafür, dass Dokumente auf einem bestimmten Stand zwischengespeichert werden und nicht mehr veränderbar sind. So bleiben wichtige Originaldokumente zum Abgleich verfügbar, obwohl Mitarbeiter die Daten bereits weiter bearbeitet haben.

Voraussetzungen und Herausforderungen bei der Einführung von DMS

Bei der Einführung eines DMS fällt zunächst eine Menge Arbeit an, denn die Belegschaft muss alle zuvor in Papierform vorliegenden Informationen in das digitale System überführen.

Außerdem ist es notwendig, die Mitarbeiter vorher beim Umgang mit dem DMS zu schulen, sodass eine effektive Nutzung und allgemeine Akzeptanz des neuen Tools erreicht wird.

Zudem müssen Sie beim Dokumentenmanagement stets die Richtlinien der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) einhalten, sofern Sie personenbezogene Daten verarbeiten. Dies trifft in den meisten Fällen jedoch zu.

Ist die Integration von DMS mit anderen Tools sinnvoll?

Je nach Software lassen sich Dokumentenmanagementsysteme mit anderen Systemen wie etwa ERP- oder CRM-Software integrieren. So steigert sich der Nutzen der Dokumentenverwaltung in Verbindung mit Customer-Relationship-Management sogar noch weiter. Sollten die Systeme sich nicht direkt miteinander kombinieren lassen, hilft möglicherweise die Nutzung einer cloudbasierten Integrationsplattform (IpaaS).

In den überwiegenden Fällen ist die Umstellung auf DMS (falls noch nicht geschehen) absolut sinnvoll und wahrscheinlich längst überfällig. Aber auch falls DMS bereits fester Bestandteil der Geschäftsprozesse eines Unternehmens geworden ist, gibt es für die Nutzer möglicherweise noch weitere Potenziale zu erschließen. 

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Titelbild: fermate / Getty Images

Ursprünglich veröffentlicht am 4. November 2020, aktualisiert am März 01 2021

Themen:

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