In vielen Unternehmen sind ERP- und CRM-Systeme heute kaum wegzudenken. Beide Systeme optimieren interne Abläufe und sind daher eine willkommene Unterstützung. Worin jeweils Vorteile liegen, wie sich die Systeme unterscheiden, welche Anbieter es gibt und wie Sie von passenden Integrationen profitieren, erfahren Sie in diesem Artikel.
ERP-System: Definition
Was ist ein ERP-System?
ERP ist eine Software, die Unternehmen bei der Steuerung ihrer Ressourcen unterstützt. ERP steht für „Enterprise-Resource-Planning“. Ressourcen können sich in diesem Zusammenhang von der Produktion über Lieferketten bis hin zur Finanzbuchhaltung erstrecken. Mit einem ERP-System bilden Sie im besten Fall alle Unternehmensprozesse in einem zentralen Tool ab.
ERP-Systeme sind meist in allen Bereichen eines Unternehmens hilfreich: vom Einkauf, der Warenwirtschaft und der Produktion über Lieferketten, das Marketing und den Vertrieb bis hin zum Finanzmanagement und Gehaltszahlungen.
Sie sind eine effektive Lösung für die Zusammenführung verschiedener Bereiche zu einem einzigen kommunizierenden System. Dies dient besonders in größeren Unternehmen dazu, dass verschiedene Bereiche vernetzt bleiben und Prozesse auf mehreren Ebenen gleichzeitig stattfinden können. Beispielsweise verhindert ein ERP-System, dass unterschiedliche Abteilungen ähnliche (oder gleiche) Aufgaben zweimal ausführen und dient damit der Kostenreduktion.
Vorteile von ERP-Systemen
Ein großer Vorteil von ERP-Systemen liegt in der zentralisierten Datenverwaltung. Dadurch erhalten alle Beteiligten Zugriff auf sämtliche relevante Unternehmensdaten – losgelöst von der Funktion, wo sie sich gerade befinden und mit welchem Gerät sie darauf zugreifen.
Darüber hinaus gibt es weitere Nutzen:
- Effizienz wird gesteigert: Standardisierung und Automatisierung tragen zu wesentlich effizienteren Prozessen bei. Dadurch werden Zeit und Kosten gespart.
- Entscheidungsfindung wird erleichtert: ERP-Systeme bieten Echtzeitinformationen und Analysen, die Führungskräften helfen, besser zu planen und zu entscheiden.
- Unternehmen lassen sich leichter skalieren: Solche Systeme sind flexibel und anpassungsfähig. Mit Wachstum und Entwicklung eines Unternehmens können sie Schritt halten.
Zudem ermöglicht eine ERP-Lösung eine verbesserte Zusammenarbeit und Kommunikation.
Anbieter für ERP-Systeme
Der Umsatz, der weltweit mit ERP-Systemen erwirtschaftet wird, ist nicht nur beachtlich, er wächst auch immer weiter. Von knapp 30 Milliarden US-Dollar im Jahr 2016 auf rund 40 Milliarden im Jahr 2022 und geschätzt über 51 Milliarden im Jahr 2027.
Vier bekannte Unternehmen, die solche ERP-Softwarepakete anbieten und vom Boom profitieren, stellen wir Ihnen im Folgenden vor.
SAP Business ByDesign
Ein bekanntes Beispiel aus Deutschland ist das Unternehmen SAP. Es verspricht durch Nutzung der Software SAP Business ByDesign eine Verbesserung der Buchhaltung, des Projektmanagements, der Personalverwaltung und ebenfalls der Kundenbetreuung.
SAP Business ByDesign eignet sich vor allem für schnell wachsende mittelständische Unternehmen. Durch Zugang über die Cloud bietet die Software den Nutzenden einen flexiblen Zugriff auf ihre Geschäftsprozesse.
Microsoft Dynamics 365
Auf dem Markt für ERP-Systeme ist auch Microsoft vertreten. Die Software Microsoft Dynamics 365 verspricht die Optimierung jedes Produktionsprozesses und eine Verwaltung aller Produkteigenschaften.
Ebenfalls lassen sich Terminplanung, Auslieferungsprozesse und die Produktqualität durch Nutzung von künstlicher Intelligenz aufwerten.
NetSuite
NetSuite (Oracle) ist ein weiterer bekannter Anbieter für ERP. Die Software bietet ein besseres Management von Lagerinventar, Verkauf und Finanzverwaltung sowie weiteren Geschäftsbereichen.
Tabellenbasierte Arbeitsschritte kann die Software um bis zu 70 Prozent beschleunigen. Auch hier kann der Nutzer oder die Nutzerin per Cloud auf das System zugreifen.
Odoo ERP Self Hosted
Als kostengünstige Alternative zu den drei vorherigen genannten Lösungen eignet sich die Open Source Software Odoo ERP Self Hosted. Durch den Open-Source-Charakter können Sie als Nutzer oder Nutzerin sogar Ihre eigenen Zusatzfunktionen schreiben.
Odoo ERP Self Hosted ist nutzerfreundlich und unterstützt Unternehmer und Unternehmerinnen bei der Erstellung von Websites und der Verwaltung von verschiedenen Geschäftsbereichen.
CRM-System: Definition
Was ist ein CRM-System?
Ein CRM-System (CRM = Customer Relationship Management) ist ein Tool, welches sich auf die Interaktion mit Kunden und Kundinnen von der Akquise bis zur Bestandsbetreuung fokussiert. Dies geschieht üblicherweise durch eine starke Vernetzung einer Vertriebs- und Marketingabteilung mit der Kundschaft.
Mit CRM-Systemen können Mitarbeitende beispielsweise Vorlagen für E-Mails und Follow-up-E-Mails erstellen, Sales-Prozesse digital abbilden und automatisieren. Dank künstlicher Intelligenz können Bestandskunden und -kundinnen passende Zusatzprodukte vorschlagen werden.
Gerade in der Verzahnung von Vertrieb und Marketing haben CRM-Systeme ihre Stärken. So „befüllt“ die Software im Rahmen einer E-Mail-Kampagne personalisierte E-Mails mit Informationen über neue Produkte und versendet diese an potenzielle Kundschaft.
ERP-Systeme können ähnliche Aufgaben zwar auch übernehmen, jedoch liegen die Kernfunktionen an einer anderen Stelle. Daher sind CRM-Systeme für Unternehmen, die sich hauptsächlich auf den Kundenkontakt spezialisieren, nützlicher.
Vorteile von CRM-Systemen
In erster Linie dienen CRM-Systeme der Verbesserung bestehender Kundenbeziehungen. Sie helfen, schnell und effizient auf Kundenanfragen zu reagieren. Alle Inhalte, Informationen und historischen Daten zu einem Kunden oder einer Kundin sind an einem Ort zentral abrufbar.
Darüber hinaus bietet eine CRM-Lösung weitere Vorteile:
- Vertrieb wird optimiert: CRM-Systeme unterstützen Vertriebsmitarbeiter und -mitarbeiterinnen bei der Identifizierung von Verkaufschancen, der Priorisierung von Leads und der Verwaltung von Verkaufsprozessen. Das sorgt langfristig für mehr Umsatz und Gewinn.
- Marketing wird effizienter: Durch die Analyse von Kundendaten und -verhalten tragen CRM-Systeme dazu bei, Marketingkampagnen gezielt zu entwickeln und auch zu verfeinern. Das Controlling wird ebenfalls erleichtert.
- Aufgaben werden automatisiert: Ähnlich wie bei einem ERP-System lassen sich auch mit CRM wiederkehrende Aufgaben wie die Erfassung von Kundendaten, die Verwaltung von Kontakten oder die Nachverfolgung von Verkaufsaktivitäten automatisieren.
Auch die Teamarbeit wird mit solchen Softwarelösungen verbessert. Schließlich ist ein solches Tool das Handwerkszeug von Vertrieb, Marketing und allen angeschlossenen Abteilungen und Beteiligten.
Anbieter für CRM-Systeme
Ähnlich wie ERP- erleben auch CRM-Systeme einen Boom und der Markt wächst stark. Bis 2027 wird ein Umsatz von gut 1,9 Milliarden Euro in Deutschland erwartet. Ein sattes Plus von 46 Prozent im Vergleich zur Prognose für das Jahr 2023.
Im Folgenden finden Sie vier beliebte Anbieter von CRM-Systemen:
HubSpot
HubSpot CRM eignet sich als modulares Cloudtool für alle Anwendungen im Vertrieb und Marketing. Von Kontakt- und Leadmanagement über die Automatisierung des Verkaufsprozesses (Deals) bis hin zur E-Mail-Automation. HubSpot ist kostenlos nutzbar und kann je nach Bedarf erweitert werden.
Salesforce
Der US-Konzern bietet mit der gleichnamigen CRM-Lösung eines der bekanntesten Systeme an. Besonders die Skalierbarkeit sticht hervor – das Tool bietet als cloudbasierte Lösung Bausteine für Vertrieb, Marketing, Kundenservice und mehr.
Zoho CRM
Zoho CRM ist in einer Grundversion modular als CRM-Tool erweiterbar und beinhaltet verschiedene Anwendungen von Marketing über Projektmanagement bis hin zur Dokumentenverwaltung.
Pipedrive
Der Fokus von Pipedrive liegt auf dem Vertrieb. Daneben gibt es auch Tools und CRM-Funktionen für alle weiteren Aspekte, die im Kundenbeziehungsmanagement wichtig sind.
Gibt es Anbieter für CRM-ERP-Komplettlösungen?
Microsoft Dynamics 365 und NetSuite (Oracle) sind bereits zwei Beispiele für Komplettlösungen. Zwar sind sie in erster Linie ERP-Systeme, bieten aber auch sämtliche Funktionen, die ein CRM-System auszeichnen.
Wie profitieren Unternehmen von der Integration von ERP- und CRM-Systemen?
Sowohl ERP- und CRM-Softwarepakete sind umfangreich und besitzen komplexe Architekturen. Daher müssen Nutzende zunächst einige Zeit investieren, bis sie die Programme in vollem Umfang nutzen können. Bei korrekter Anwendung birgt die Integration von ERP- und CRM-Systemen aber viele Vorteile für Sie.
Präzisere Angebotserstellung
Das Verkaufspersonal kann, auch im Außendienst, immer auf aktuelle Preise und die Anzahl der zurzeit verfügbaren Produkte zugreifen und auf deren Basis akkurate Angebote erstellen.
Optimierungspotenzial steigt
Ein großer Vorteil von computergestützter Verwaltung ist allgemein, dass sie viele Daten aus vergangenen Jahren speichert. Findige Analysten und Analystinnen können durch „Data Mining“ Umsätze und Kosten der letzten Jahre analysieren und bisher unbekannte Einflussfaktoren aufdecken. Durch dieses Wissen können Sie Ihre Geschäftsprozesse weiter optimieren.
Vergrößerung von Synergien
Mitarbeitende tauschen ihre Daten untereinander aus und alle im System können einsehen, welche Aufgaben schon erledigt wurden (beispielsweise Berichte oder Dokumente an Ämter). Dadurch kann vermieden werden, dass die gleichen Prozesse mehrfach ausgeführt werden.
Schnellere Kommunikation
ERP-Software erlaubt es etwa, dass Ihre Verkäufer und Verkäuferinnen an der Kasse Transaktionen direkt an andere Abteilungen weiterleiten, sodass deren Bearbeitung ohne Verzögerung weitergeführt werden kann. Zudem kann die Software ganze Produktionsketten in Echtzeit überwachen: eventuelle Engpässe oder Fehler lassen sich so schnell aufdecken.
Unterschiede zwischen ERP- und CRM-Systemen
Doch worin unterscheiden sich die ERP- und CRM-Systeme?
Zwar ähneln sich beide Softwaretypen, CRM-Systeme sind jedoch weniger umfangreich als ERP-Systeme. Sie legen den Schwerpunkt auf den Kundenkontakt und das Marketing. ERP-Systeme hingegen sind vielfältiger, decken alle Bereiche ab und setzen sich zum Ziel, das gesamte Prozessmanagement innerhalb eines Systems abzudecken.
Viele ERP-Anbieter bieten zudem ein CRM-Modul an, welches dem System hinzugefügt werden kann. Umgekehrt gibt es kaum ausgewiesene CRM-Anbieter, die alle Funktionalitäten eines ERP-Tools anbieten.
Fazit: ERP oder CRM oder beides?
Die Integration von ERP- und CRM-Systemen in Ihre Unternehmensabläufe kann viele Vorteile mit sich bringen. Beide Systeme tragen zu einer besseren Kommunikation sowohl innerhalb des Unternehmens als auch mit Kunden und Kundinnen bei.
Eine ERP-Software verfolgt eher einen ganzheitlichen Ansatz und bietet Ihnen hilfreiche Funktionen in allen Geschäftsbereichen an. CRM-Systeme spezialisieren sich dabei auf den Erhalt Ihrer Kundenbeziehungen. Viele ERP-Systeme unterstützen deshalb Features, die in den klassischen Feldern einer CRM-Software anzutreffen sind.
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