ERP-System: Definition, Funktionen und Anbieter

Ordnung ist das halbe Leben – das gilt auch im Unternehmen. Ordnung zu halten ist aber oft gar nicht so einfach, denn zwischen Prozessoptimierungen, Effizienzsteigerungen und neuen Technologien geht es schnell, mal den Überblick zu verlieren. Hier kommen ERP-Systeme ins Spiel. Die Softwaresysteme helfen Ihnen, Ihre Geschäftsabläufe zu organisieren und so auf ein neues Level der Effizienz zu bringen.

Eine genaue Definition von ERP-Systemen, wann sie sich lohnen und welche die wichtigsten ERP-Systeme sind, stellen wir Ihnen in diesem Artikel vor.

Warum benötigen Unternehmen ein ERP-System?

ERP-Systeme bieten Unternehmen eine Vielzahl von Funktionalitäten, die sich an den Bedürfnissen der Nutzer und Nutzerinnen orientieren. Wie die ERP-System Definition bereits vermuten lässt, gehören zu ihren Einsatzbereichen unter anderem die automatische Anfertigung von Rechnungen, Bescheiden, Angeboten und anderen Dokumenten, die Unternehmen routinemäßig erstellen.

Die Bedeutung der ERP-Systeme ist aber auch in anderen Aufgabenbereichen zu sehen. So können sie durch ihren Einfluss in der Warenwirtschaft beispielsweise ermöglichen, dass Ihre Kundschaft auf der Website Ihres Unternehmens nach dem Baukasten-Prinzip ein eigenes Produkt zusammensetzen und bestellen kann. Das ERP-System nimmt die Daten über die Website auf, gibt diese an die Produktion weiter oder übernimmt die Steuerung der erforderlichen Maschinen direkt.

Etwa 77 Prozent der Unternehmen in Deutschland nutzen ERP-Systeme. Das ERP-System wird also zur zentralen Schaltstelle für alle Geschäftsbereiche und -prozesse. Anstatt verschiedene spezialisierte Softwarelösungen einzusetzen, die zu einem unübersichtlichen Durcheinander von Programmen und Angeboten führen, ermöglicht ein ERP-System eine zentrale, integrierte Lösung.

Die Bedeutung von ERP-Systemen zeigt sich zudem in der Verbesserung von Geschäftsprozessen durch Automatisierung, Standardisierung und optimierte Workflows. Mithilfe von Echtzeitdaten haben Sie einen klaren Überblick über Ihre Leistungskennzahlen, Bestände, Finanzen und Kundschaftsbeziehungen. Dies erleichtert fundierte Entscheidungen und unterstützt eine effektive und effiziente Unternehmensführung.

Kurz gesagt, Unternehmen benötigen ein ERP-System, um ihre Geschäftsprozesse zu verbessern, fundierte Entscheidungen auf Basis von Echtzeitdaten zu treffen, ihr Wachstum zu unterstützen und von den vielfältigen Vorteilen einer integrierten Lösung zu profitieren.

Für welche Branchen ist eine ERP-Lösung sinnvoll?

ERP-Systeme bieten sich für zahlreiche Unternehmen an, doch besonders sinnvoll sind sie in den Branchen Versorgungsunternehmen, Dienstleistungsunternehmen und Einzelhandel.

Versorgungsunternehmen etwa profitieren von der zentralen Kontrolle über Ressourcen, der Verbrauchsüberwachung und der effizienten Rechnungsstellung.

In der Dienstleistungsbranche ermöglichen ERP-Systeme eine präzise Zeiterfassung, effektive Projektverwaltung und transparente Abrechnung, während Einzelhandelsunternehmen besonders bei optimiertem Warenmanagement, Bestandskontrolle und nahtloser Integration von Verkaufsstellen, Online-Shops und Lagerhaltung unterstützt werden.

Allgemein gilt aber für alle Unternehmen: Die Enterprise-Resource-Planning-Systeme bieten maßgeschneiderte Funktionalitäten, um branchenspezifische Herausforderungen anzugehen und die Effizienz zu steigern.

Wie funktioniert ein ERP-System?

Die Funktionsweise eines ERP-Systems basiert auf einer zentralen Datenbank, in der die relevanten Informationen und Daten des gesamten Unternehmens gespeichert werden. Diese Datenbank wird von verschiedenen Modulen des ERP-Systems genutzt, um die betrieblichen Prozesse abzubilden und zu automatisieren.

Verschiedene Module des ERP-Systems decken unterschiedliche Geschäftsbereiche ab, wie Finanzwesen, Personalwesen, Einkauf, Vertrieb, Dokumentenmanagement, Lagerhaltung und Produktion. Jedes Modul bietet dabei spezifische ERP-Funktionen und Werkzeuge, um die spezifischen Anforderungen dieser Bereiche zu erfüllen.

Eine weitere effiziente Lösung ist die Datenspeicherung der meisten modernen ERP-Systeme per Cloud. Dadurch erhalten Mitarbeitende flexiblen Zugriff auf eine gemeinsame Datenbasis und können so von verschiedenen Standorten aus stets auf aktuelle Informationen zugreifen – sei es im Büro, von zuhause oder auf Dienstreisen.

Darüber hinaus bietet das ERP-System oft auch Reporting- und Analysefunktionen, mit denen Unternehmen ihre Leistungskennzahlen überwachen können.

Insgesamt bietet ein ERP-System Unternehmen die Möglichkeit, ihre Prozesse zu optimieren, die Produktivität zu steigern und einen Wettbewerbsvorteil zu erzielen. Es stellt sicher, dass alle relevanten Informationen zentral verfügbar sind und die richtigen Entscheidungen zum richtigen Zeitpunkt getroffen werden können.

Diese ERP-Anbieter gibt es

Der Markt an ERP-Anbietern wächst stetig. Da ist es oft gar nicht so leicht, sich schnell zurechtzufinden. Um Ihnen vor dem Einführen eines ERP-Systems einen ersten Überblick zu ermöglichen, stellen wir Ihnen im Folgenden die wichtigsten ERP-Anbieter und ihren jeweiligen Funktionsumfang vor:

1. Billbee
2. microtech büro+
3. weclapp
4. SAP
5. Sage
6. DreamRobot
7. Xentral ERP
8. Microsoft
9. Oracle
10. Odoo
11. Myfactory
12. Infor

1. ERP von Billbee

Billbee bietet ein leistungsstarkes ERP-System, das speziell für Multichannel-Shops, Direct-to-Consumer-Brands und Amazon Marketplace Shops entwickelt wurde. Mit über 120 Anbindungen zu verschiedenen Marktplätzen, Shopsystemen und Versanddienstleistern ermöglicht Billbee eine nahtlose Integration in die E-Commerce-Landschaft.

Das System bietet automatisierte Auftrags- und Versandabwicklung, Zahlungsabgleich, zentrale Verwaltung des Lagerbestands und einige weitere Funktionen. Die nutzungsbasierte Preisgestaltung richtet sich nach der Anzahl der Aufträge pro Monat. Unternehmen haben die Möglichkeit, Billbee 30 Tage lang kostenlos zu testen, um sich mit dem ERP-System vertraut zu machen.

2. ERP-System von microtech büro+

Individuelle Lösungen bietet microtech büro+. Das ERP-System bietet zusätzlich buchbare Module und Funktionen, um spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens gerecht zu werden.

Mit ERP-Funktionen wie Ressourcenmanagement, Bestandsoptimierung, Organisation von Bestellungen, Aufträgen, Versand und Retouren, oder auch Finanz- und Lohnbuchhaltung unterstützt microtech büro+ Unternehmen in verschiedenen Geschäftsbereichen.

Die Preisgestaltung richtet sich nach der gewählten Lizenz und dem Grad der Individualisierung: Buchen Sie mehr Zusatzmodule wie etwa Finanzbuchhaltung oder Lohnbuchhaltung, steigt auch der Preis.

3. weclapp Enterprise Resource Planning

Das cloudbasierte System von weclapp wird vom Unternehmen selbst als „ERP-Plattform für Teams“ bezeichnet. Insbesondere im Bereich des Warenmanagements, Customer-Relationship-Management, der Buchhaltung und des Projektmanagements verfügt es über gute Funktionen.

Darüber hinaus bietet weclapp zusätzliche Optionen für Vertragsschließungen und -dokumentation, Kundenservice und Kassensoftware. Mit weclapp können Teams effizient zusammenarbeiten und den gesamten Geschäftsprozess von der Bestellung über die Buchhaltung bis hin zum Kundenservice verwalten.

4. ERP-Software von SAP

Einer der bekanntesten deutschen Anbieter für ERP-Software ist der Konzern SAP. Das ERP-Angebot von SAP ist vielseitig. Für kleine und mittelständische Unternehmen bietet SAP gleich drei verschiedene Systeme an. SAP S4/HANA, SAP Business One und SAP Business ByDesign.

S4/HANA ist das Flaggschiff des Konzerns und auch für größere Unternehmen geeignet, während Business ByDesign und BusinessOne speziell auf kleinere Unternehmen ausgerichtet sind. Der Umfang von Business One und Business ByDesign ist im Kern ähnlich, Business ByDesign bietet aber deutlich mehr zusätzliche Funktionen.

Sowohl BusinessOne als auch Business ByDesign stehen als cloudbasierte Services zur Verfügung. Bei BusinessOne gibt es zusätzlich eine On-Premise-Hosting-Option. Da Business One das kleinere von beiden Paketen ist, ist es ab etwa 10.000 Euro (+ laufenden Kosten) zu haben, während Business ByDesign mit mindestens 50.000 Euro um einiges teurer ist.

5. Microsoft Dynamics 365 ERP-Lösung

Mit Microsoft Dynamics 365 ist auch der bekannte Software-Gigant auf dem ERP-Markt vertreten. Diese Software bietet sehr viele Funktionen sowie Lösungen und ist gewissermaßen ein Hybrid aus klassischem ERP und CRM. Sie unterstützt unter anderem den Bereich Sales, Kundenservice, Personalwirtschaft und Marketing. Die Kosten sind sehr flexibel und richten sich nach der Anzahl und Art der gewählten ERP-Module.

6. Enterprise Resource Planning von DreamRobot

DreamRobot bietet ein leistungsstarkes ERP-System mit einer großen Auswahl an Schnittstellen zu Marktplätzen, Shopsystemen, Versandhäusern sowie Steuer- und Finanztools. Das System ermöglicht die effiziente Datensammlung bei Käufen und Bestellungen für die automatische Weiternutzung.

Mit Funktionen wie dem umfassenden Auftragsmanagement, der Bearbeitungsorganisation, dem Lagerbestandsmanagement und der Automatisierung von zeitaufwändigen Abläufen unterstützt DreamRobot Ihr Unternehmen bei der Optimierung Ihrer Prozesse.

Die Preisgestaltung richtet sich nach drei verschiedenen Leistungspaketen und dem monatlichen Bestellvolumen. Die Möglichkeit, das ERP-System vor dem Kauf kostenlos zu testen besteht auch.

7. Xentral ERP-System

Alle Bereiche des Unternehmens, verbunden in einer einzigen Plattform: Das ermöglicht Ihnen das vollumfängliche ERP-System von Xentral. Es bietet eine umfangreiche Funktionspalette, die den spezifischen Anforderungen verschiedener Branchen gerecht wird, darunter Produktion, Herstellung, E-Commerce, FBA, Einzelhandel, Großhandel und mehr.

Die Preisgestaltung basiert auch hier wieder auf verschiedenen Bundle-Optionen, um individuellere Angebote zu ermöglichen.

8. Cloud ERP-System von Oracle

Auch Oracle besitzt gleich mehrere ERP-Produkte – Oracle ERP Cloud und Oracle NetSuite. NetSuite ist ein SaaS ERP-System mit einer breiten Palette an Funktionen. Es ist eine Cloud-Lösung und unterstützt unter anderem Prozesse im Bereich Finanzbuchhaltung, Fertigungsmanagement, die Lagerhaltung und weitere Geschäftsbereiche. Net Suite ist ab 99,95 Euro pro Nutzer und Monat erhältlich.

Im Vergleich ist NetSuite das ältere Produkt mit ausgereifteren Algorithmen. ERP Cloud ist aber generell flexibler und schneidet bei Kundenvergleichen meist etwas besser ab.

9. Business Software von Odoo

Odoo ist eine interessante Alternative zu anderen ERP-Systemen und ist für vor allem kleinere Unternehmen attraktiv. Es besitzt eine hohe Auswahl von über 35 buchbaren ERP-Modulen und ist im Vergleich zu anderen ERP-Lösungen günstiger. Außerdem wirbt es mit einer sehr hohen Nutzerfreundlichkeit.

10. ERP-Anbieter Sage

Das europäische Unternehmen Sage bietet gleich drei verschiedene cloudbasierte ERP-Systeme an: Sage X3, Sage b7 und Sage 100cloud Plus. X3 ist ein Alleskönner, während b7 auf die Prozesse der fertigenden Industrie (insbesondere Produktionsplanung und Materialbedarfsplanung) und des Handels (Warenwirtschaft, E-Commerce-Lösungen) spezialisiert ist.

Das Enterprise Resource Planning System 100 Cloud Plus richtet sich eher an kleinere Unternehmen und lässt sich spezifisch individualisieren.

11. Myfactory Cloud ERP-System

Myfactory Cloud unterstützt Geschäftsprozesse der Unternehmen aus Handel, Produktion und dem Dienstleitungssektor durch ERP-Funktionen wie Warenwirtschaft, Finanzbuchhaltung und Personalwirtschaft. Es richtet sich vor allem an kleine und mittelständische Unternehmen. Kunden und Kundinnen können sich zwischen einem Private oder Public Cloud System entscheiden.

12. Enterprise Resource Planning mit Infor

Infor ist nach Oracle und SAP der drittgrößte Anbieter von Business Software weltweit und setzt im Gegensatz zu seinen Konkurrenten auf eine größere Auswahl an spezialisierter Softwarelösungen für unterschiedliche Branchen und unterschiedliche Unternehmensgrößen. Zu den ERP-Systemen von Infor gehören Infor CloudSuite Financials, Infor LN, Infor M3, Infor CloudSuite Industrial und Infor Distribution SX.e.

ERP-System Auswahl: Das sollten Sie beachten

Ob branchenspezifisch oder allgemein nutzbar, die Vielfalt an ERP-Systemen ist stets am Wachsen. Wie Sie sich zwischen all den Angeboten zurechtfinden und auf was Sie vor der Einführung bei der Auswahl eines ERP-Systems für Ihr Unternehmen achten müssen, ist folgendes:

• Bereitstellungsmodell: Software-as-a-Service über ein ERP-System mit Cloud vs. On-Premise-Lösung lautet die Devise. In Ihrer Entscheidungsfindung sollten Sie sich ausführlich mit den unterschiedlichen Vor- und Nachteilen beider Lösungen auseinandersetzen. Einige Hybrid-Modelle sind inzwischen auch erhältlich, falls diese für Ihr Unternehmen sinnvoller sind.
• Unternehmensgröße: Berücksichtigen Sie die Größe Ihres Unternehmens und Ihre damit einhergehenden unterschiedlichen Anforderungen an Skalierbarkeit, Funktionsumfang und Belastbarkeit des ERP-Systems. Kleinere Unternehmen beispielsweise benötigen ERP-Systeme, die gut skalierbar sind, um sich schnell an Unternehmenswachstum anpassen zu können, während große Unternehmen in den meisten Fällen eine sehr viel größere Plattform mit größerer Auswahl an Funktionen brauchen.
• Unternehmensbranche: Je nach Branche stehen unterschiedliche Unternehmensbereiche im Fokus und verschiedene Funktionen sind erforderlich. Dienstleistungsunternehmen benötigen möglicherweise ausführlichere Funktionen zur Projektverwaltung und Zeiterfassung, während Unternehmen im Baugewerbe verschiedenen Funktionen für die Materialbeschaffung und Ressourcenplanung wohl mehr Bedeutung zumessen. Definieren Sie Ihre branchenspezifischen Anforderungen, um das am besten geeignete ERP-System zu finden.

Wie bei allen Entscheidungen gilt: Wer das Ziel klar im Blick hat, nimmt auch den besseren Weg. Machen Sie sich also klar, welche Ziele Sie mit dem ERP-System in Ihrem Unternehmen erreichen wollen und richten Sie Ihre Entscheidung danach aus.

Möchten Sie etwa Ihre betrieblichen Abläufe optimieren, die Produktionseffizienz steigern oder die Kundenzufriedenheit verbessern? Identifizieren Sie Ihre Prioritäten und wählen Sie ein System, das diese Ziele am besten unterstützt. Die drei genannten Aspekte unterstützen Sie dabei.

Was kostet ein ERP-System?

Die Kosten für ein ERP-System können je nach verschiedenen Faktoren stark variieren, weshalb es schwierig ist, konkrete Zahlen zu nennen. Die Art der Preisgestaltung, die Anzahl der Nutzenden und die Anzahl der Aufträge spielen eine wichtige Rolle bei der Bestimmung der Kosten. Eines steht jedoch fest: Günstig ist die Neuintegration einer ERP-Lösung fast nie.

Typischerweise beinhalten die Kosten folgende Aspekte:

Im Voraus:

• Beratung,
• Analyse der Geschäftsabläufe,
• Entscheidungsfindung
• Etc.

In der Anschaffung:

• Lizenzen für ERP-Software,
• individuelle Anpassung der Lösung an die Geschäftsprozesse,
• Hardware für die Nutzung des ERP-Systems,
• Migration der Daten,
• ERP-System einführen,
• Mitarbeitende schulen
• Etc.

In der Nutzung:

• Weiterbildungen,
• Anpassungen,
• Updates
• Etc.

Die genauen Kosten hängen von den spezifischen Anforderungen und Bedürfnissen Ihres Unternehmens ab. Es ist ratsam, Informationen über verschiedene Angebote einzuholen, um einen besseren Überblick über die finanziellen Aufwendungen für ein ERP-System zu erhalten. Eine fundierte Planung und Budgetierung sind entscheidend, um sicherzustellen, dass die Kosten mit den langfristigen Vorteilen und dem Mehrwert des ERP-Systems für das Unternehmen im Einklang stehen.

Vorteile und Nachteile von ERP-Systemen

Einige Vor- und Nachteile der ERP-Lösungen sind im Text bereits offensichtlich geworden. Der Übersichtlichkeit halber haben wir im Folgenden dennoch die größten Punkte, die für oder gegen die Softwaresysteme sprechen, für Sie zusammengefasst:

Fazit: Für jedes Unternehmen gibt es das passende ERP-System

Die große Auswahl an verschiedenen ERP-Systemen ist für viele Unternehmen, die sich im Prozess der Entscheidung befinden, zunächst abschreckend. Ein passendes ERP-System kann Ihre internen Prozesse jedoch maßgeblich verbessern und so zu einem wichtigen Erfolgsfaktor werden. Umso wichtiger ist es, genügend Zeit zu investieren, zu vergleichen und mit verschiedenen ERP-Anbietern zu kommunizieren.

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