Aufgaben priorisieren: So setzen Sie Prioritäten richtig

Denken Sie auch manchmal, Ihr Arbeitstag müsste mindestens 50 Stunden haben? Dann haben Sie wahrscheinlich extrem viele Aufgaben auf Ihrer To-do-Liste. Sorgen Sie dafür, dass diese schnell kleiner wird, indem Sie lernen, wie die Aufgabenpriorisierung funktioniert.

Warum sind Prioritäten wichtig?

Wenn Sie Aufgaben und andere Dinge nicht nach ihrer Wichtigkeit oder Dringlichkeit sortieren, verlieren Sie schnell den Überblick. Sie verfolgen dann unwichtige Ziele genauso konsequent wie wichtige, was zu einer Verschwendung von Ressourcen (beispielsweise Zeit, Budget, Manpower) und zu mittelmäßigen bis schlechten Ergebnissen führt.

Prioritäten setzen: Wie geht man es grundlegend an?

Im Job wie auch im Privatleben ist Ihre Zeit endlich. Auch über Geld verfügen Sie nicht unbegrenzt. Deshalb müssen Sie Prioritäten setzen und Unwichtiges (vorerst) liegen lassen.

Damit Ihnen das gelingt, gehen Sie am besten folgendermaßen vor: Notieren Sie sich alle Aufgaben, die kurz-, mittel- und langfristig anstehen. Danach gehen Sie die Liste durch und nehmen eine erste grobe Priorisierung vor. Verteilen Sie die Tasks in Spalten wie „extrem wichtig”, „wichtig”, „weniger wichtig” und „unwichtig”.

Überlegen Sie sich zudem, was es zur Folge hat, wenn Sie Aufgaben oder Ziele einer bestimmten Kategorie zugeordnet haben. Was soll beispielsweise mit den Prioritäten der Kategorie „unwichtig” geschehen?

Aufgaben priorisieren: Eine bewährte Methode

Wenn es um die Aufgabenpriorisierung geht, wird meist zuerst eine seit Jahrzehnten bekannte Methode genannt: Das Eisenhower-Prinzip. Hierfür erstellen Sie ein Koordinatenkreuz, bei dem Sie die der X-Achse mit „Dringlichkeit” und die Y-Achse mit „Wichtigkeit” beschriften. Legen Sie danach vier Felder an.

Wie Sie im Schaubild sehen können, benennen Sie diese mit „Sofort erledigen”, „Verschieben”, „Löschen” und „Delegieren”:

Verteilen Sie Ihre Aufgaben gemäß Ihrer Priorisierung auf den vier Quadranten der Matrix. Was Sie den Prioritäten „sehr wichtig” und „dringlich” zugeordnet haben, kommt in die Kategorie „Sofort erledigen”. Weniger wichtige Aufgaben tragen Sie in „Verschieben” ein. Arbeiten, die Mitarbeitende und Freelancer oder Freelancerinnen erledigen können, notieren Sie unter „Delegieren”. Letztlich sollten Sie alles, was wirklich unwichtig ist, von Ihrer Liste löschen.

Weitere Methoden der Priorisierung

Sie können nicht richtig einschätzen, wie Sie eine Aufgabe gewichten oder priorisieren können? Dann nutzen Sie neben dem Eisenhower-Prinzip weitere Priorisierungsmethoden, wie beispielsweise das Pareto-Prinzip. Das besagt, dass Sie in der Regel die Aufgaben, die zu 80 % Ihre Ziele erfüllen, in nur 20 % Ihrer Zeit erledigen können. Umgekehrt bedeutet das: Ergebnisse, die nur 20 % zu Ihrem Erfolg beitragen, kosten Sie 80 % Ihrer Energie.

Finden Sie heraus, welche Aufgaben diejenigen sind, die Sie mit 20 % Input erledigen können, um 80 % Output zu erreichen. Setzen Sie diese ganz oben auf die Liste Ihrer Prioritäten.

Eine andere Priorisierungsmethode nennt sich „Eat the frog” (zu deutsch: „Iss den Frosch”). Der „Frosch” ist eine Aufgabe, die Sie unbedingt erledigen müssen, die aber sehr schwer oder zeitintensiv ausfällt. Geben Sie dieser Herausforderung die größte Priorität und führen Sie sie direkt zu Beginn aus. Dann haben Sie sinnbildlich den Frosch gegessen und damit vom Tisch.

Was bringt die Aufgabenpriorisierung?

Wenn Sie viel um die Ohren haben, fällt es Ihnen sicherlich oft schwer, einen Anfang zu finden. Durch das Priorisieren von Aufgaben, geben Sie gewissen Arbeiten einen Vorrang, zum Beispiel weil diese dringlich sind oder das beste Ergebnis versprechen. Durch die Einteilung Ihrer Arbeit in Kategorien bekommen Sie eine Struktur, mit der Sie Ihre Ziele besser erreichen, anstatt planlos vor sich hinzuarbeiten oder in Aktionismus zu verfallen.

Zudem sind viele Priorisierungsmethoden auch eine gute Möglichkeit, Ihr Zeitmanagement zu verbessern. Wenn Sie wissen, was Sie an einem Arbeitstag erledigen möchten oder müssen, können Sie diese Herausforderungen methodisch abarbeiten – unter anderem mit der ALPEN-Methode. Hierbei schreiben Sie Ihre Aufgaben auf, schätzen die Länge ein, planen Pufferzeit ein, treffen Entscheidungen und kontrollieren am Ende die Ergebnisse.

Oder Sie setzen einzelne Schritte nach der Pomodoro-Technik um und führen Ihre priorisierten Aufgaben konzentriert in kurzen Zeitintervallen von 25 Minuten durch.

Fazit: Aufgaben zu priorisieren ist gar nicht schwer

Gehen Sie das Thema der Aufgabenpriorisierung in Ruhe an. Befassen Sie sich mit verschiedenen Methoden und probieren Sie sie aus. Nehmen Sie sich auch regelmäßig die Zeit, Ihre Prioritäten zu überdenken, denn Anforderungen können sich im stressigen Alltag schnell verschieben.

Einen guten Einstieg stellt die Eisenhower-Matrix dar, da sie die Elemente Zeit und Wichtigkeit zusammenbringt. Sie hilft Ihnen außerdem zu erkennen, dass Sie viele Aufgaben nicht unbedingt selbst erledigen müssen, sondern diese delegieren können. Klappt das Priorisieren der Aufgaben, merken Sie bald, dass ein Arbeitstag nicht wirklich 50 Stunden haben muss.

Titelbild: Thomas Barwick / iStock / Getty Images Plus