Effektive Zeitmanagement-Methoden und Tipps im Überblick

Sind Sie gestresst bei der Arbeit? Stapeln sich die Aufgaben und ein Termin jagt den nächsten? Dann sollten Sie vielleicht eine neue Zeitmanagement-Methode ausprobieren. Im Folgenden haben wir Ihnen eine Auswahl der effektivsten und bekanntesten Tipps und Methoden zusammengestellt. Probieren Sie doch mal aus, welche Ihnen am meisten hilft.

Was ist Zeitmanagement?

Wenn es Ihnen durch Planung gelingt, einen Zeitraum – zum Beispiel die Arbeitszeit – so effizient wie möglich zu nutzen, spricht man von Zeitmanagement. Der Begriff ist im Deutschen auch als Zeitplanung und im Englischen als Time Management bekannt.

Indem Sie Ihre Aufgaben strukturieren und lernen, Ziele und Prioritäten zu setzen, sowie Entscheidungen zu treffen können Sie Ihre Zeit besser managen – und die Belastung durch Ihre täglichen Aufgaben beträchtlich verringern. Der Einsatz einer passenden Zeitmanagement-Methode erleichtert dieses Vorhaben beträchtlich.

Zeitmanagement optimieren: Die besten Methoden im Überblick

Wir haben einige Zeitmanagement-Tipps für Sie gesammelt: Probieren Sie die folgenden Methoden doch einfach mal aus.

ALPEN-Methode

Die ALPEN-Methode eignet sich sehr gut, um einen gesamten Arbeitstag zu organisieren und ihm Struktur zu verleihen. Die fünf Buchstaben des Akronyms stehen für:

• A: Aufgaben definieren
• L: Länge der Aufgaben schätzen
• P: Pufferzeit einplanen
• E: Entscheidungen treffen
• N: Nachkontrolle

Ein Vorteil dieser Zeitmanagement-Methode ist, dass hier die Planung inklusive einer Zeitschätzung Ihrer Aufgaben im Fokus stehen. Aber da die Theorie meist anders als die Praxis aussieht, sollten Sie bei dieser Zeitmanagement-Methode immer einen guten Puffer für Ihre To-Dos einplanen.

Beispiel: Sie haben für den nächsten Tag drei Meetings von je einer Stunde angedacht. Nach der ALPEN-Methode listen Sie diese gemeinsam mit Ihren weiteren Aufgaben auf, schreiben die Dauer dazu und schlagen dann je 40 % der Zeit als Puffer auf. Für die Meetings blockieren Sie also nicht drei, sondern etwa vier Stunden und fünfzehn Minuten. Für die restlichen Aufgaben verfahren Sie ebenso und sortieren diese nach Priorität. Am Ende des Tages nehmen Sie sich zusätzlich Zeit, um den Tag Revue passieren zu lassen.

Eisenhower-Prinzip

Diese Zeitmanagement-Methode stammt vom ehemaligen US-Präsidenten Dwight D. Eisenhower. Das Eisenhower-Prinzip heißt auch Eisenhower-Matrix, da Sie bei dieser Methode Ihre Aufgaben auf vier Quadranten verteilen, welche Sie dann der Reihe nach abarbeiten. Diese haben dabei folgende Bedeutungen:

• Quadrant A: Aufgaben, die Sie sofort erledigen.
• Quadrant B: Aufgaben, die Sie verschieben können.
• Quadrant C: Aufgaben, die Sie an andere Personen delegieren können.
• Quadrant D: Aufgabe, die Sie so unwichtig sind, dass Sie sie löschen können.

Beispiel: Müssen Sie als Vertriebsleiter oder Vertriebsleiterin wirklich die Präsentation für ein nicht dringliches Meeting erstellen? Nein! Geben Sie diese Aufgabe an Ihre Mitarbeitenden ab. Auf diese Weise können Sie Ihre tägliche To-Do-Liste jeden Morgen sortieren und sich der Aufgaben im Quadrant A widmen. Haben Sie dann noch Zeit übrig, starten Sie die Aufgaben des B-Quadranten.

Pomodoro-Technik

Bei der Pomodoro-Technik zerteilen Sie Ihre Zeit sinnbildlich wie eine Tomate. Das bedeutet: Möchten Sie eine Aufgabe erledigen, dann arbeiten Sie diese nicht in einem Rutsch ab. Stattdessen unterteilen Sie bei dieser Zeitmanagement-Methode die geplante oder verfügbare Zeit in lange und kurze Abschnitte. Diese bestehen in der Regel aus einer Wiederholung von 25 Minuten konzentrierter Arbeit und fünf Minuten Pause.

Beispiel: Sie haben 145 Minuten, um die Aufgaben auf Ihrer To-Do-Liste zu erfüllen. Nach dieser bewährten Zeitmanagement-Methode arbeiten Sie in vier produktiven Intervallen von je 25 Minuten und gönnen sich zwischendurch jeweils fünf Minuten Pause. Am Ende stehen Ihnen noch 30 Minuten Pause zu.

Salami-Taktik

Bei der Salami-Taktik geht es darum, große Entscheidungen, Aufgaben oder auch Kommunikationsmaßnahmen in kleinere Stücke zu schneiden. Um die Salami-Taktik als Zeitmanagement-Methode erfolgreich anzuwenden, sollten Sie in folgenden Schritten vorgehen:

1. Zieldefinition festlegen
2. Maßnahmenkatalog ausarbeiten
3. Prioritäten setzen
4. Umsetzung starten
5. Belohnung einplanen

Beispiel: Im Vertrieb kann es sinnvoll sein, Interessierten nicht gleich alle Produktinformationen zu bieten. Stattdessen können Sie entlang der Customer Journey sukzessive Informationen preisgeben und dementsprechend Ihre Maßnahmen planen.

Pareto-Prinzip

Das Pareto-Prinzip basiert auf der 80/20-Regel. Dahinter steckt die Erkenntnis von Vilfredo Pareto, nach dem diese Zeitmanagement-Methode benannt wurde. Er fand heraus, dass 80 % der Ergebnisse mit nur 20 % Einsatz erzielt werden. Und umgekehrt bedeutet es, dass 80 % des Einsatzes nur 20 % Ergebnis bringen.

Selbstverständlich stimmt das Verhältnis von 80 zu 20 nicht immer. Manchmal können es auch 70 zu 30 oder 90 zu 10 sein. Doch das Pareto-Prinzip zeigt, dass es oft ein Missverhältnis zwischen zeitlichem Input und praktischem Output gibt. Suchen Sie nach solchen Zeitdieben, um effizienter zu arbeiten.

Beispiel: Finden Sie heraus, welche Kunden und Kundinnen Ihnen am meisten Umsatz bringen und welche – natürlich übertrieben ausgedrückt – nur Arbeitszeit fressen. Dazu können Sie auch die sogenannte ABC-Analyse nutzen.

ABC-Analyse

Die ABC-Analyse dient dazu, Ihre Arbeitszeit nicht mit Kundschaft zu verschwenden, die Ihren Zielen und denen des Unternehmens wenig bringen. Denn folgt man dem Pareto-Prinzip, „fressen“ 20 % der Kunden und Kundinnen 80 % Ihrer Arbeitszeit.

Bei der ABC-Methode untersuchen Sie die Struktur Ihrer Kundschaft und tragen sie in eine Liste ein. Diese besteht aus den Gruppen A, B und C. Die Unterscheidung bedeutet:

• A-Kundschaft: Starke Umsatzbringer
• B-Kundschaft: Durchschnittlich profitabel
• C-Kundschaft: Kaum Umsatz

Beispiel: Es gibt Kunden und Kundinnen, die bei Ihnen unregelmäßig Produkte zu einem geringen Wert bestellen – diese sind je nach Produktionsaufwand B- oder C-Kundschaft. A-Kunden und A-Kundinnen sind solche, die regelmäßig mit hohem Warenkorbwert in Ihrem Onlineshop einkaufen. Mit diesen Erkenntnissen können Sie Ihre Prioritäten anpassen und damit auch Ihr Zeitmanagement verbessern.

Getting Things Done

Geht es Ihnen oft so, dass Sie den Überblick über alle Aufgaben verlieren und deswegen ineffektiv an mehreren „Baustellen“ gleichzeitig arbeiten? Dann könnte Getting Things Done® (GTD) die perfekte Zeitmanagement-Methode für Sie sein.

Bei dieser Methode gehen Sie in fünf Schritten vor:

1. Sie sammeln alle Aufgaben, die erledigt werden müssen
2. Sie sortieren die Aufgaben, indem Sie sie nach sinnvollen Themenbereichen clustern
3. Sie erstellen Listen und organisieren so die nötigen Tätigkeiten
4. Sie sichten die Listen regelmäßig und optimieren sie
5. Sie erledigen der Reihe nach alle Aufgaben eines Clusters, um den Status „get done“ zu erreichen

Beispiel: Machen Sie sich einen Wochenplan, in welchem Sie wirklich alle Tasks festhalten. Diese sortieren sie dann beispielsweise thematisch – beispielsweise in den Kategorien „Vertriebsstrategie“, „Gespräche mit Mitarbeitenden“, „Konzeption“.

Eat the Frog

Verschwenden Sie viel Zeit mit Prokrastination? Schieben Sie dabei manche Aufgaben ewig vor sich her, anstatt sie einfach anzugehen? Grund dafür ist häufig, dass die Tasks zu herausfordernd wirken oder schlichtweg nervig sind.

Die Lösung dafür nennt sich Eat the Frog. Bei diesem Zeitmanagement-Tipp wenden Sie sich morgens zuerst der unangenehmsten Aufgabe zu und essen sinnbildlich den ekligen Frosch. So haben Sie den Kopf frei für die anderen, weniger unangenehmen Aufgaben des Tages und können sich diesen vollkommen widmen.

Beispiel: Sie müssen den Vertrag eines langjährigen Kunden kündigen. Diese Aufgabe fällt ihnen nicht leicht, doch sie muss getan werden. Also schlucken Sie die Kröte und setzen Sie das Kündigungsschreiben auf, damit es vom Tisch ist.

Timeboxing

Der britische Publizist Cyril Northcote Parkinson soll einmal gesagt haben: „Arbeit dehnt sich immer so lang aus, wie man ihr Zeit zur Erledigung einräumt.“ Das bedeutet, manche Aufgaben dauern nur so lange, weil Sie damit die gesamte Zeit füllen, die Sie sich selbst dafür geben.

Das Timeboxing hilft Ihnen dabei, diese Zeiträume zu straffen und einzelne Tasks schneller fertigzustellen. Damit das gelingt, legen Sie genaue Deadlines für einzelne Projekte oder To-Dos fest.

Beispiel: Sie müssen ein Konzept erarbeiten. Damit diese Tätigkeiten nicht ewig dauert, definieren Sie eine feste Uhrzeit, bis wann Sie das Dokument fertig haben möchten. Setzen Sie sich selbst quasi eine erreichbare Deadline, die vor dem offiziellen Abgabedatum liegt.

10-10-10

Bei vielen Zeitmanagement-Methoden geht es darum, Prioritäten und Ziele festzulegen. Das ist oft gar nicht so einfach. Denken Sie deshalb an die 10-10-10-Methode. Stellen Sie sich dazu folgende Frage: „Welche Konsequenzen hat meine Entscheidung oder meine Aufgabe für die nächsten zehn Minuten, die nächsten zehn Monate und die nächsten zehn Jahre?“

Die Antwort hilft Ihnen dabei, schnellere Entscheidungen zu treffen und somit weniger Zeit damit zu verschwenden, unterschiedliche Möglichkeiten abzuwägen.

Beispiel: Kümmern Sie sich morgen um das Redesign der Firmenwebsite oder um das Recruiting neuer Mitarbeitenden? Stellen Sie sich die 10-10-10-Frage. Die Antworten zeigen Ihnen, worauf Sie am kommenden Tag einen Fokus legen sollten.

SMART

Wenn Sie Ihr Zeitmanagement verbessern möchten oder mit Zeitmanagement-Tools arbeiten, sollten Sie nie planlos vorgehen. Was gute Ziele ausmacht, können Sie mit der SMART-Methode im Kopf behalten.

Das Akronym SMART bedeutet folgendes:

• S: Spezifisch
• M: Messbar
• A: Attraktiv
• R: Realistisch
• T: Terminiert

Diese vier Elemente unterstützen Sie dabei, Ihre Ziele so konkret wie möglich zu gestalten, damit Sie sie verwirklichen können.

Beispiel: Sagen Sie nicht planlos „Ich will eine Beförderung!“, sondern erarbeiten Sie eine greifbarere Herausforderung. Eine konkrete Zielsetzung wie „Bis zum 31. Oktober absolviere ich vier Fortbildungen im Bereich Projektmanagement, um mehr Fachwissen zu erlangen. Auf dieser Basis kann ich bis Ende des Jahres bei meinem Vorgesetzten eine Beförderung ansprechen“ erhöht die Wahrscheinlichkeit und Erreichbarkeit Ihres übergreifenden Zieles.

To-Do-Liste

Sie ist der Klassiker unter den Zeitmanagement-Methoden: Die To-Do-Liste mit Aufgaben, die Sie erledigen möchten. Halten Sie hier zuerst alles unstrukturiert fest, was Ihnen an Tasks im Kopf umherschwirrt, um die Aufgaben erstmal vor Augen zu haben.

Danach sollten Sie Ihre To-Do-Liste überarbeiten, um die wirklich relevanten Dinge ganz oben stehen zu haben. Wenden Sie beispielsweise die Eisenhower-Matrix oder die ABC-Analyse an. Damit Sie nicht zu viel Zeit mit dem Erstellen und Überarbeiten verschwenden, können Sie eine gute To-Do-Listen-App einsetzen.

Beispiel: Im stressigen Büroalltag gehen kleine Dinge gerne mal unter. Wenn Sie täglich eine To-Do-Liste schreiben oder Ihre bestehende Auflistung anpassen, geht nichts mehr verloren und Sie behalten den Überblick über all Ihre To-Dos leichter.

Weitere Zeitmanagement-Tipps

Zwei weitere, essenzielle Tipps zum Verbessern Ihres Zeitmanagements und Produktivität lauten „Nein“ und „Tools“.

Mit Ersterem ist gemeint: Lernen Sie, Nein zu sagen. Egal in welcher Position Sie arbeiten, Sie können sich niemals um alle Dinge gleichzeitig kümmern! Wenn Sie Aufgaben oder Aufträge nicht ablehnen, stapelt sich die Arbeit bei Ihnen. Irgendwann hilft auch die beste Zeitmanagement-Methode nicht mehr, denn ein Tag hat nun einmal nur 24 Stunden. Lassen Sie sich deshalb nicht unnötig viele Tasks aufbrummen, priorisieren Sie die Aufgaben und sagen Sie nein zu dem, was Sie nicht schaffen.

Zeitmanagement-Tools hingegen sind handwerkliche Hilfen. Wenn Sie viel um die Ohren haben, ist Ihre Effizienz der wohl wichtigste Maßstab. Glücklicherweise gibt es heutzutage zahlreiche (Online-)Programme und hilfreiche Apps für Produktivität und Zeitmanagement, die Sie unterstützen, Ihre Arbeitsabläufe und Ihr Task-Management zu verbessern. So können Sie mit Zeitmanagement-Tools Ihre Arbeitszeiten planen oder CRM-Systeme nutzen, um Kundendaten schnell und einfach zu verwalten.

Was sind die Vorteile von Zeitmanagement?

Wenn Sie eine oder mehrere Zeitmanagement-Methoden anwenden, wird Ihr privater und geschäftlicher Alltag entspannter. Zum einen gewinnen Sie mehr Zeit, um sich den wirklich wichtigen Aufgaben zu widmen, zum anderen streichen Sie Zeitfresser und irrelevante Dinge aus Ihrem Leben. Zudem bietet Ihnen das strukturierte Vorgehen viele Möglichkeiten, Stress zu vermeiden – denn gut bedacht ist bekanntlich halb gemacht.

Fazit: Zeitmanagement kann man lernen

Gutes Zeitmanagement hat viele Vorteile. Von der Pomodoro- und Salami-Technik über das Pareto-Prinzip bis zur ALPEN-Methode und der Eisenhower-Matrix: Bringen Sie mit mindestens einer Zeitmanagement-Methode mehr Struktur in Ihren Arbeitsalltag, um Ihre verfügbare Zeit besser zu organisieren.

Eliminieren Sie unnötige oder weniger wichtige Aufgaben und konzentrieren Sie sich auf das, was wirklich wichtig ist. Sie werden merken: Nutzen Sie die passenden Zeitmanagement-Tipps, nimmt der Stresspegel bald ab.

Titelbild: fizkes / iStock / Getty Images Plus