Sind Sie gestresst bei der Arbeit? Und das schon über einen längeren Zeitraum? Ein Grund dafür könnte sein, dass sich die Aufgaben bei Ihnen stapeln und ein Termin den nächsten jagt.

Wie lässt sich diese Belastung verkleinern oder gar beseitigen? Indem Sie Ihre Aufgaben strukturieren und lernen, Ziele und Prioritäten zu setzen sowie Entscheidungen zu treffen! Mit dem Einsatz einer passenden Zeitmanagement-Methode gelingt ihnen das sehr gut. Schon bald werden Sie merken, wie das Erledigen von Dingen besser läuft, weil sie „Zeitdiebe” eliminieren.

Wir zeigen Ihnen hier die effektivsten Zeitmanagement-Methoden auf. Doch zuerst eine kurze Definition.

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Zeitmanagement optimieren: die besten Methoden

Diese Techniken zur besseren Zeitplanung Ihrer Aufgaben haben sich in den letzten Jahrzehnten etabliert.

ALPEN-Methode

Die ALPEN-Methode eignet sich sehr gut, um einen gesamten Arbeitstag zu organisieren und ihm Struktur zu verleihen. Die vier Buchstaben des Akronyms stehen für:

  • A = Aufgaben definieren
  • L = Länge der Aufgaben schätzen
  • P = Pufferzeit einplanen
  • E = Entscheidungen treffen
  • N = Nachkontrolle
alpen-methode-grafik

Ein Vorteil dieser Zeitmanagement-Methode ist, dass hier die Planung inklusive einer Zeitschätzung Ihrer Aufgaben im Fokus stehen. Aber da die Theorie meist anders als die Praxis aussieht, sollten Sie bei dieser Methode immer einen guten Puffer für Ihre To-Dos einplanen.

Beispiel: Sie haben für morgen drei Meetings von je einer Stunde angedacht. Nach der ALPEN-Methode blockieren Sie dafür nicht drei Stunden, sondern rund vier bis fünf Stunden.

Eisenhower-Prinzip

Diese Zeitmanagement-Methode stammt vom ehemaligen US-Präsidenten Dwight D. Eisenhower. Das Eisenhower-Prinzip heißt auch Eisenhower-Matrix, da Sie bei dieser Methode Ihre Aufgaben auf vier Quadranten verteilen.

  • Quadrant A steht für Aufgaben, die Sie sofort erledigen.
  • In Quadrant B kommen Entscheidungen und Tasks, die Sie verschieben können.
  • Die Dinge von Quadrant C können Sie an andere Personen delegieren.
  • Quadrant D bedeutet: Aufgabe löschen, da unwichtig.
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Beispiel: Müssen Sie als Vertriebsleiter oder Vertriebsleiterin wirklich die Präsentation für ein nicht dringliches Meeting erstellen? Nein! Geben Sie diese Aufgabe an Ihre Mitarbeitenden ab.

Pomodoro-Technik

Bei der Pomodoro-Technik zerteilen Sie Ihre Zeit sinnbildlich wie eine Tomate. Das bedeutet: Möchten Sie eine Aufgabe erledigen, dann arbeiten Sie diese nicht in einem Rutsch ab. Stattdessen unterteilen Sie bei dieser Zeitmanagement-Methode die geplante oder verfügbare Zeit in lange und kurze Abschnitte. Diese bestehen in der Regel aus einer Wiederholung von: 25 Minuten konzentriert arbeiten und 5 Minuten Pause.

pomodoro-technik

Beispiel: Sie haben 100 Minuten, um eine Liste mit Aufgaben zu erfüllen. Nach dieser bewährten Zeitmanagement-Methode arbeiten Sie in vier produktiven Intervallen von je 25 Minuten und gönnen sich zwischendurch jeweils 5 Minuten Pause. Am Ende stehen Ihnen noch 30 Minuten Pause zu.

Salami-Taktik

Bei der Salami-Taktik geht es darum, große Entscheidungen, Aufgaben oder auch Kommunikationsmaßnahmen in kleinere Stücke zu schneiden. Um die Salami-Taktik als Zeitmanagement-Methode erfolgreich anzuwenden, sollten Sie in folgenden Schritten vorgehen:

  • Zieldefinition festlegen
  • Maßnahmenkatalog ausarbeiten
  • Prioritäten setzen
  • Umsetzung starten
  • Belohnung einplanen

Beispiel: Im Vertrieb kann es sinnvoll sein, Interessierten nicht gleich alle Produktinformationen zu bieten. Stattdessen können Sie entlang der Customer Journey sukzessive Informationen preisgeben und dementsprechend Ihre Maßnahmen planen.

ABC-Analyse

Die ABC-Analyse dient dazu, Ihre Arbeitszeit nicht mit Kunden und Kundinnen zu verschwenden, die Ihren Zielen und denen des Unternehmens wenig bringen. Denn laut dem Pareto-Prinzip (siehe unten), machen Sie mit Kunden und Kundinnen, die nur 20 Prozent Ihrer Arbeitszeit benötigen 80 Prozent Umsatz. Aber 20 Prozent der Kunden und Kundinnen „fressen” 80 Prozent Ihrer Arbeitszeit.

Bei der ABC-Methode untersuchen Sie die Struktur Ihrer Kundschaft und tragen Sie in eine Liste ein. Diese besteht aus den Kundengruppen A, B und C. Die Unterscheidung bedeutet:

  • A-Kundschaft: Umsatzbringer
  • B-Kundschaft: weniger profitabel
  • C-Kundschaft: kaum Umsatz
abc-analyse

Beispiel: Es gibt Kunden und Kundinnen, die bei Ihnen unregelmäßig Produkte zu einem geringen Wert bestellen - das sind je nach Aufwand B- oder C-Kunden und Kundinnen. Ein A-Kunde bzw. eine A-Kundin ist jemand mit einen hohen Warenkorbwert, der regelmäßig in Ihrem Onlineshop einkauft.

Pareto-Prinzip

Wie gerade schon angeschnitten, basiert das Pareto-Prinzip auf der 80/20-Regel. Dahinter steckt die Erkenntnis von Vilfredo Pareto, nach dem diese Zeitmanagement-Methode benannt wurde. Er fand heraus, dass 80 Prozent der Ergebnisse mit nur 20 Prozent Einsatz erzielt werden. Und umgekehrt bedeutet es, dass 80 Prozent des Einsatzes nur 20 Prozent Ergebnis bringen.

Selbstverständlich stimmt das Verhältnis von 80 zu 20 nicht immer. Manchmal können es auch 70 zu 30 oder 90 zu 10 sein. Doch das Pareto-Prinzip zeigt, dass es oft ein Missverhältnis zwischen zeitlichem Input und praktischen Output gibt. Suchen Sie nach solchen Zeitdieben, um effizienter zu arbeiten.

pareto-prinzip

Beispiel: Finden Sie heraus, welche Kunden und Kundinnen Ihnen am meisten Umsatz bringen und welche übertrieben gesagt nur Arbeitszeit fressen. Eine Unterteilung nach ABC-Klassifizierung macht die Suche einfacher.

Getting Things Done

Geht es Ihnen oft so, dass Sie den Überblick über alle Aufgaben verlieren und deswegen zeitgleich an mehreren “Baustellen” arbeiten? Dann könnte Getting Things Done (GTD) die perfekte Zeitmanagement-Methode für Sie sein.

Bei dieser Methode gehen Sie in fünf Schritten vor:

  1. Sie sammeln alle Aufgaben, die erledigt werden müssen
  2. Sie verarbeiten die Aufgaben, indem Sie sie beispielsweise clustern
  3. Sie erstellen Listen und organisieren so die nötigen Tätigkeiten
  4. Sie sichten regelmäßig die Listen und optimieren sie
  5. Sie erledigen alles, um den Status „get done” zu erreichen

Beispiel: Machen Sie sich einen Wochenplan, indem Sie wirklich alle Tasks aufschreiben. Diese sortieren sie beispielsweise thematisch wie “Vertriebsstrategie”, “Gespräche mit Mitarbeitenden”, “Konzeption”.

Fazit: Zeitmanagement kann man lernen

Von der Pomodoro- und Salami-Taktik bis zur ALPEN-Methode und der Eisenhower-Matrix: Bringen mehr Struktur in Ihren Arbeitsalltag, um Ihre verfügbare Zeit besser zu organisieren. Eliminieren Sie unnötige oder weniger wichtige Aufgaben und konzentrieren Sie sich auf das, was wirklich wichtig ist. Sie werden merken: Mit der passenden Zeitmanagement-Methode nimmt der Stresspegel bald ab.

produktivität im home office

Titelbild: Andrii Zorii / iStock / Getty Images Plus

Ursprünglich veröffentlicht am 20. Dezember 2021, aktualisiert am Dezember 20 2021

Themen:

Produktivität