Erinnerungsmail: So schreiben Sie eine Reminder-E-Mail

In der dynamischen Welt des Vertriebs ist die Erinnerungsmail ein unverzichtbares Instrument, um potenzielle Kunden und Kundinnen effektiv zu erreichen. Gerade wenn es darum geht, ein Angebot in Erinnerung zu rufen, kann eine gut formulierte Mail den entscheidenden Unterschied machen.

Doch wie gelingt es, eine professionelle und höfliche Erinnerungsmail zu schreiben, die die gewünschte Wirkung erzielt? In diesem Artikel finden Sie einige Beispiele und Erinnerungsmail-Vorlagen.

Was ist eine Erinnerungsmail?

Eine Erinnerungsmail ist eine elektronische Nachricht, die dazu dient, den Empfänger oder die Empfängerin an ein bestimmtes Ereignis, eine ausstehende Aktion oder ein Angebot zu erinnern. Reminder-E-Mails werden häufig im Vertriebs- und Marketingbereich eingesetzt, um der potenziellen Kundschaft Termine, Fristen oder besondere Angebote in Erinnerung zu rufen. Das Ziel dieser Mails ist es, die Geschäftsbeziehung zu stärken und den Verkaufserfolg zu fördern.

Wann wird eine Erinnerungsmail versandt?

In der Geschäftswelt gibt es zahlreiche Anlässe, bei denen es üblich ist, eine Erinnerungsmail zu versenden. Wir haben Ihnen die gängigsten hier einmal aufgelistet:

• Erinnerung an bevorstehende Termine, wie Meetings und Veranstaltungen
• Hinweis auf ausstehende Zahlungen
• Erinnerung an noch nicht abgeschlossene Vertragsverhandlungen
• Hinweis auf besondere Angebote oder bald endende Rabattaktionen
• Aufforderung zur Abgabe von Feedback
• Appell zur Teilnahme an Umfragen

Das Verfassen einer Reminder-E-Mail lohnt sich immer dann, wenn es darum geht, wichtige Informationen erneut in den Fokus der Kundschaft oder des Geschäftspartners beziehungsweise der Geschäftspartnerin zu rücken. Sie dient nicht nur der reinen Erinnerung, sondern kann auch die Beziehung zum Empfänger oder zur Empfängerin stärken und Vertrauen aufbauen.

Insbesondere wenn es um zeitkritische Angelegenheiten geht, wie beispielsweise ein befristetes Angebot, kann eine gut formulierte Erinnerungsmail den Unterschied zwischen einem verpassten Geschäft und einem erfolgreichen Abschluss ausmachen. Es ist jedoch essenziell, dabei stets höflich und respektvoll zu bleiben und den Adressaten bzw. die Adressatin nicht mit zu häufigen Erinnerungen zu überfluten.

Wie schreibt man eine Erinnerungsmail?

Eine Erinnerungsmail sollte stets klar und präzise formuliert sein. Beginnen Sie mit einer überzeugenden E-Mail-Betreffzeile, die den Inhalt der Mail auf den Punkt bringt. Im Haupttext erläutern Sie den Grund der Erinnerung und geben relevante Details an. Ein höflicher und freundlicher Ton ist essenziell, um den Empfänger bzw. die Empfängerin positiv anzusprechen.

Abschließend können Sie einen Call-to-Action integrieren oder der Empfängerschaft für ihre Aufmerksamkeit danken. Es ist wichtig, den Adressaten bzw. die Adressatin nicht zu bedrängen, sondern ihm die Relevanz der Erinnerung verständlich zu machen. Nachfolgend haben wir Ihnen einige Tipps zusammengestellt, die Ihnen dabei helfen sollen, die perfekte Erinnerungsmail zu formulieren:

Aussagekräftige Betreffzeilen

Die Betreffzeile ist das Erste, was der Empfänger bzw. die Empfängerin sieht. Sie sollte daher prägnant und aussagekräftig sein. Verwenden Sie klare Formulierungen wie „Freundliche Erinnerung an unser Angebot vom 19.10.“ oder „Friendly Reminder: Feedback erwünscht“.

Persönliche und professionelle Grußformeln

Beginnen Sie Ihre Erinnerungsmail mit einer höflichen und angemessenen Grußformel. „Sehr geehrte Damen und Herren“ oder „Liebes Team von [Firmenname]“ sind bewährte Formulierungen. Ein persönlicher Ansatz, etwa „Liebe Frau Mbeki“, kann die Aufmerksamkeit der Empfängerschaft zusätzlich erhöhen.

Prägnante Botschaften

Kommen Sie schnell auf den Punkt. Erläutern Sie den Grund Ihrer Erinnerungsmail und warum sie für den Empfänger bzw. die Empfängerin relevant ist.

Klare inhaltliche Struktur

Nutzen Sie kurze Absätze und klare Formulierungen. Stichpunkte oder Aufzählungen können den Inhalt übersichtlicher gestalten.

Stimmiger Abschluss und Call-to-Action

Runden Sie Ihre Erinnerungsmail mit einem klaren Call-to-Action ab. Dies kann eine Aufforderung sein, auf ein Angebot zu reagieren, Feedback zu geben oder eine Frist einzuhalten. Ein freundlicher Abschluss, wie „Mit freundlichen Grüßen“ oder „Beste Grüße“, rundet die Mail ab. Auch ist eine professionelle Signatur nicht fehl am Platz.

Erinnerungsmail auf Englisch

Bei englischen Erinnerungsmails sollten Sie direkte Übersetzungen vermeiden und stattdessen branchenübliche Formulierungen nutzen, um Missverständnisse zu verhindern. Häufig genutzte Abkürzungen in englischsprachigen E-Mails sind „FYI“ (for your information) und „PFA“ (please find attached).

Erinnerungsmail: Muster für verschiedene Anlässe

Je nach Situation und Zielsetzung kann der Tonfall und Inhalt einer Erinnerungsmail variieren. Im Folgenden haben wir Ihnen einige Reminder-E-Mail-Vorlagen für unterschiedliche Anlässe vorbereitet:

Freundliche Erinnerungsmail: Beispiel 1

Handlungsaufforderung: Beispiel 2

Auslaufendes Angebot: Beispiel 3

Diese Mustervorlagen können Sie als Ausgangspunkt nutzen und auf Ihre jeweilige Zielgruppe und Situation abstimmen.

Fazit: Nutzen Sie unsere Erinnerungsmail-Vorlagen für Ihr erfolgreiches Business

In der heutigen Geschäftswelt sind Erinnerungsmails ein unverzichtbares Werkzeug, um effektiv zu kommunizieren und Aktionen anzustoßen. Mit unseren Tipps und Reminder-E-Mail-Vorlagen sind Sie bestens für Ihren Businessalltag ausgerüstet. Achten Sie stets auf sorgfältige Formulierungen und passen Sie Ihre Mail an den jeweiligen Kontext an.

So können diese nicht nur Erinnerungen vermitteln, sondern auch Beziehungen stärken und Geschäftschancen erhöhen. Nutzen Sie diese Chance, um Ihr Unternehmen erfolgreich zu positionieren und Ihre Vertriebs-E-Mails zu optimieren.

Titelbild: Kilito Chan / iStock / Getty Images Plus