Getting Things Done® (GTD): Die Methode erklärt

Stapelt sich bei Ihnen die Arbeit? Kommen Sie einfach nicht voran, obwohl Sie bereits eine Zeitmanagement-Methode anwenden? Dann sollten Sie mal etwas Neues ausprobieren! Wie wäre es mit David Allens Methode Getting Things Done?

Wer erfand die GTD-Methode?

Getting Things Done stammt von David Allen. Der US-Amerikaner arbeitet als Berater, Coach und Buchautor. Seine Methode zum Selbst- und Zeitmanagement erklärte er in seinem 2001 erschienenen Buch „Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity“ (deutsche Fassung: „Wie ich die Dinge geregelt kriege: Selbstmanagement für den Alltag“). Darüber hinaus veröffentlichte Allen weitere Bücher zur GTD-Methode und bietet Kurse zur Produktivitätssteigerung an.

Wie funktioniert Getting Things Done?

Die GTD-Methode besteht aus fünf Schritten (Sammeln, Verarbeiten, Organisieren, Durchsehen, Erledigen) und vier Listen (Aktionsliste, Projektliste, Kalender, Warten-auf-Liste). Dieses System hilft Ihnen dabei, schrittweise Ihre To-dos zentral zu „speichern“, sie nach Priorität zu sortieren und im Anschluss strukturiert zu erledigen.

Anleitung: So setzen Sie GTD um

Getting Things Done bietet eine feste Struktur, an der Sie sich entlanghangeln können. Gehen Sie deshalb besonders zu Beginn diese Schritte genau durch.

Sammeln

Im ersten Schritt sammeln Sie alle Ihre Ideen, Termine und Tasks in Eingangskörben. Hierbei kann es sich um physische Plätze (wie eine Briefablage oder einen Wäschekorb) oder um ein digitales Tool (wie Asana, Trello oder Ihr E-Mail-Programm) handeln. In Ihrem Eingangskorb legen Sie alles ab, was sinnbildlich durch Ihren Kopf schwirrt.

Verarbeiten

Im zweiten Schritt sichten Sie Ihre Ablage und sortieren die dort gesammelten Ideen, Aufgaben und Materialien. Dabei gehen Sie alles einzeln durch und fragen sich: Bin ich dafür verantwortlich? Kann ich etwas unternehmen?

Antworten Sie mit Nein, dann sollten Sie den Task delegieren, löschen oder zur weiteren Bearbeitung behalten. Wenn Sie mit Ja antworten, stellen Sie sich sofort folgende Fragen: Lässt sich die Sache sofort erledigen? Kostet sie mich zwei Minuten oder weniger? Bejahen Sie die Fragen, dann setzen Sie sich sofort daran, die Aufgabe zu erledigen.

Wenn das nicht möglich ist, verschieben Sie diesen Task, um ihn dann in den folgenden Schritten weiter zu bearbeiten.

Organisieren

Nach Ihrer ersten groben Auswahl geht es an die Verfeinerung. Hier ist es hilfreich, die Dinge auf verschiedene Listen zu verteilen.

• Aktionsliste: Aktionen sind einfache Handlungen wie „Herrn Müller wegen eines Termins anrufen“, „Neue Büro-Kaffeemaschine bestellen“ oder „Offene Rechnung der Agentur überweisen“. Beschreiben Sie hierbei die Handlung so konkret wie möglich, sodass Sie beim späteren Betrachten des Tasks nicht lange überlegen müssen, sondern sofort in Handlung treten können.
• Projektliste: Projekte sind Aufgaben, die aus mehreren Aktionen bestehen, zum Beispiel „Vertriebskonzept überarbeiten“, „Jahres-Angebot für Neukunden Schmitt GmbH schreiben“ und „Vorstellungsgespräch mit der Bewerberin für die Marketing-Stelle planen“. Formulieren Sie auch hier so genau wie möglich.
• Kalender: Führen Sie einen Kalender (analog oder digital), in dem Sie nur Tasks festhalten, die zeitspezifisch sind. Gemeint sind damit beispielsweise Meetings, Jour fixes, Reisetermine oder wichtige To-dos, die Sie an diesem Tag erledigen müssen.
• Warten-auf-Liste: Delegieren Sie Aufgaben an Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen oder an externe Dienstleistungsunternehmen, notieren Sie sich diese auf eine Erinnerungsliste. Setzen Sie hier Deadlines bzw. Termine fest, wann Sie nachfragen, ob und wie die Tasks erledigt wurden.

Durchsehen

In den vorherigen Schritten haben Sie kleine Tasks selbst erledigt, manche abgegeben und sicherlich einige auf Ihre verschiedenen Listen verteilt. Um zu gewährleisten, dass Ihre Planungen und Aufschriebe aktuell und passend sind, sollten Sie sie mindestens ein Mal pro Woche durchgehen.

Überprüfen Sie beispielsweise die Listen auf Aktualität und ob die Notizen richtig verortet wurden. So kann es sein, dass sich eine Aufgabe plötzlich zu einem Projekt entwickelte, weil ungeplante Hindernisse auftauchten.

Erledigen

Nun geht es an die Umsetzung. Auch hier arbeitet Getting Things Done mit Struktur. Denn bevor Sie eine Aufgabe anpacken und erledigen, sollten Sie sie nach vier Kriterien analysieren:

• Priorität: Wie wichtig ist der Task?
• Zeit: Haben Sie genügend Zeit zum Abarbeiten?
• Energie: Sind sie leistungsfähig und motiviert genug?
• Kontext: Wo befinden Sie sich gerade?

Manche Kriterien schließen sich gegenseitig aus. So mag es sein, dass Sie Zeit und Energie für einen wichtigen Task haben, doch der Kontext stimmt nicht. Denn Sie können kein gutes Bewerbungsgespräch führen, während Sie in einem Zug sitzen.

Die Vorteile von GTD

Mit der Getting-Things-Done-Methode von David Allen kann es Ihnen gelingen, Ihren Arbeitsalltag, aber auch Ihr Privatleben besser zu strukturieren. Das gilt besonders, wenn Sie sehr viel zu tun haben und sinnbildlich kein Licht am Ende des Tunnels sehen. Durch das schrittweise organisierte Vorgehen schaffen Sie Strukturen und Entscheidungswege, die wirklich helfen. Und durch das konsequente Festhalten aller Dinge gelingt Ihnen, Ihren Kopf frei zu kriegen.

Was sind die Nachteile von GTD?

Die Zeitmanagement-Methode GTD ist nichts, was Sie schnell und einfach anwenden können. Sie müssen sich zuerst intensiv mit der Methode beschäftigen und die einzelnen Aspekte genau verstehen. Zudem ist das Sammeln, Sortieren, Organisieren und Durchgehen der Aufgaben sehr zeitintensiv – jedoch Zeit ist oft eine Mangelware. Und: Wenn Sie Getting Things Done nicht richtig angehen, sorgt das für neues Chaos.

Probieren Sie Getting Things Done aus

Trotz aller Kritik ist die GTD-Methode einen Versuch wert. Wenn Sie sich Gedanken zu Aufgaben, Projekten, Prioritäten und Listen machen, schaffen Sie Strukturen. Strukturen, die Ihnen dabei helfen, den Berg an Arbeit kleiner werden zu lassen.

Titelbild: sutlafk / iStock / Getty Images Plus

Disclaimer: Getting Things Done und GTD sind eingetragene Marken der David Allen Company.