Selbstmanagement: Mit diesen Methoden und Tipps gelingt's

Haben Sie auch manchmal das Gefühl, dass Sie den ganzen Tag beschäftigt waren, aber trotzdem nicht die Aufgaben geschafft haben, die Sie sich morgens vorgenommen hatten? Damit sind Sie nicht allein. Häufig sträuben wir uns unterbewusst vor bestimmter, unangenehmer Arbeit und prokrastinieren – obwohl wir genau wissen, dass es am besten wäre, diese; Aufgaben gleich morgens zu erledigen.

Effektive Selbstmanagement-Methoden können Ihnen dabei helfen, produktiver zu werden und gleichzeitig mit mehr Gelassenheit durch den Alltag zu gehen. Wir geben Ihnen in diesem Artikel einige Tipps, wie auch Sie das schaffen können. Außerdem lernen Sie einige spannende Methoden kennen, die Ihnen auf dem Weg dahin helfen.

Was ist Selbstmanagement?

Selbstmanagement ist die Fähigkeit, seine persönliche und berufliche Entwicklung unabhängig von äußeren Einflüssen zu bestimmen. Es geht nicht nur darum, die Produktivität im Beruf zu erhöhen, sondern auch um die Entwicklung der eigenen Persönlichkeit und eine höhere Lebensqualität.

Warum Selbstmanagement?

Selbstmanagement ist ein wichtiger Teil eines selbstbestimmten Lebens. Allzu oft geraten wir in das Hamsterrad und erledigen Dinge oder eine Arbeit nur aus Gewohnheit oder aus finanziellem Druck heraus. Dadurch gehen wir Schritt für Schritt in eine Richtung, die wir eigentlich gar nicht einschlagen wollten. Nach Jahren sind viele Menschen in ihrer Situation unglücklich und fragen sich, wie es nur so weit kommen konnte.

Genau dieser Entwicklung können Sie durch Selbstmanagement entgegenwirken. Mithilfe praktischer Methoden können Sie das Setzen von individuellen Zielen, eine bessere Planung des Alltags und eine höhere persönliche Motivation erreichen.

Zeitmanagement vs. Selbstmanagement

Verwandt mit, aber trotzdem abzugrenzen vom Selbstmanagement ist das Zeitmanagement – die Fähigkeit, die Aufgaben, die wir uns vorgenommen haben, sinnvoll in unseren Terminplan zu integrieren. Selbstmanagement dient vielmehr dazu, dass wir uns die richtigen Dinge vornehmen und den Willen mitbringen, diese auch umzusetzen. Zeitmanagement ergibt sich aber häufig aus einem gut entwickeltem Selbstmanagement.

Methoden und Ansätze für ein besseres Selbstmanagement

Ein besseres Management Ihres Alltags ist für Ihre persönliche Entwicklung ausgesprochen wichtig. Das Schöne ist, dass sich Ihr Selbstmanagement gezielt und individuell verbessern lässt. Hierfür gibt es verschiedene Ansätze und Methoden. Die wichtigsten lernen Sie im Folgenden kennen:

SMART-Methode

Klein übt sich: Wollen Sie ein Ziel erreichen, so ist die richtige Formulierung des Ziels bereits der erste Schritt in Richtung Erfolg. Dabei hilft die SMART-Methode, die Vorgaben für Ziele gibt, die sich leicht realisieren lassen:

• S – spezifisch: Das Ziel muss genau definiert sein.
• M – messbar: Es muss eine Möglichkeit geben, um zu bestimmen, ob jemand das Ziel erreicht hat und wie weit das Ziel noch entfernt ist.
• A – aktivierend: Das Ziel muss für Sie erstrebenswert sein.
• R – realistisch: Das Ziel muss sich in einem realistischen Rahmen bewegen.
• T – terminiert: Das Ziel muss auf einen bestimmten Zeitpunkt festgelegt sein.

Beispielsweise ist das Ziel „in 60 Tagen 5 kg abnehmen“ ein wesentlich besseres Ziel als „mehr Sport machen“. Wenn Sie alle Ihre Ziele SMART setzen, gehen Sie bereits einen großen Schritt auf dem Weg hin zu einem erfolgreichen Selbstmanagement.

Eisenhower-Methode

Das Eisenhower-Prinzip arbeitet mit einer sogenannten Eisenhower-Matrix. Sie ist ideal für Situationen geeignet, in denen mehrere Aufgaben gleichzeitig anfallen, die Sie nach Wichtigkeit und Dringlichkeit sortieren können. So wird schnell ersichtlich, welche Aufgaben Sie sofort erledigen sollten, welche Sie an andere Personen delegieren können und welche im Verhältnis zu den anderen Aufgaben eher unwichtig sind.

Für das Eisenhower-Prinzip erstellen Sie eine Matrix mit vier Quadranten. Unter die rechten beiden Quadranten schreiben Sie „Wichtig" und unter die linken beiden Quadranten „Unwichtig". Links schreiben Sie neben die beiden unteren Quadranten „Nicht dringend" und neben die beiden oberen Quadranten „Dringend".

Nun ist eine gute Selbsteinschätzung Ihrer Aufgaben gefragt: Tragen Sie Ihre To-dos nach und nach in die Matrix ein. So sehen Sie auf einen Blick, welche Aufgaben wichtig und dringend sind. Diese sollten Sie priorisieren. Ebenso gibt es Aufgaben, die wichtig, aber nicht dringend sind. Diese sollten Sie terminieren und können sich damit in der aktuellen Situation Druck nehmen. Unwichtige, aber dringende Aufgaben können Sie delegieren und unwichtige, nicht dringende Tätigkeiten erstmal ignorieren.

Durch diese Sortierung fällt es Ihnen leichter, die Wichtigkeit und Dringlichkeit einzelner Aufgaben zu erkennen und ihr Selbstmanagement immer weiter zu optimieren.

ABC-Methode

Die ABC-Analyse ist mit der Eisenhower Methode verwandt, unterscheidet sich aber in bestimmten Punkten von ihr. Bei diesem Ansatz gliedern sie verschiedene Aufgaben in die Kategorien A, B und C.

A-Aufgaben sind sehr wichtige Aufgaben und müssen sofort erledigt werden. B-Aufgaben sind weniger wichtig und können später erledigt oder delegiert werden und C-Aufgaben sind kaum wichtig oder sogar unwichtig und können delegiert oder verworfen werden. Im Rahmen einer To-do-Liste legen Sie dann fest, welche Aufgaben Sie in welcher Reihenfolge und Zeit erledigen wollen beziehungsweise müssen.

Die Priorisierung in ABC erfolgt immer anhand eines bestimmten Ordnungskriteriums. Das können beispielsweise die Kosten, die Umsätze, die Wartungsaufwände, das Einkaufsvolumen, die Herstellerkosten, die Verkaufszahlen und einiges mehr sein. Sobald Sie ein solches Kriterium ausgewählt haben, können Sie die verschiedenen ABC-Aufgaben entsprechend sortieren.

Wenn Sie als Ordnungskriterium beispielsweise Umsätze wählen, prüfen Sie zunächst, welche Produkte und Dienstleistungen in ihrem Portfolio die meisten Umsätze abwerfen. Hierbei handelt es sich um A-Produkte beziehungsweise wichtige Aufgaben, die Sie priorisiert behandeln sollten. Artikel, die durchschnittliche Umsätze erwirtschaften, gehören zu den B-Produkten, während Waren, die kaum Umsätze bringen, zu den C-Aufgaben zählen. So sehen Sie auf einen Blick, welche Umsatztreiber Ihr Unternehmen voranbringen, und können diese Information gezielt nutzen.

Pomodoro-Technik

Die Pomodoro-Technik hilft Ihnen dabei, Ihre volle Konzentration auf eine Aufgabe zu richten und diese effizient zu erledigen. Hierfür widmen sie sich 25 Minuten lang einer Aufgabe oder einem Projekt. Anschließend machen Sie eine kurze Pause von 5 Minuten. Diesen Rhythmus führen sie viermal durch und machen dann eine lange Pause von 30 Minuten. In Kombination mit anderen Techniken zur Priorisierung schaffen Sie es so, sich immer voll auf eine Tätigkeit zu konzentrieren.

Für die Pomodoro-Methode wählen Sie zunächst eine konkrete Aufgabe aus, die Sie erledigen möchten, und schreiben sich die hierfür notwendigen Schritte und Hilfsmittel auf. Anschließend stellen sie einen Wecker auf 25 Minuten und beginnen mit der Arbeit. Nach 25 Minuten beenden Sie Ihre Tätigkeit und halten fest, was Sie geschafft haben. Dann machen Sie fünf Minuten Pause, bevor Sie diese Schritte wiederholen.

Dieses Vorgehen unterstützt Ihre persönliche Entwicklung spürbar. Sie sind noch nicht überzeugt? Probieren Sie die Technik doch einfach mal aus – Sie werden überrascht sein, wie viel leichter die Arbeit Ihnen so von der Hand geht.

Getting Things Done

Die Getting Things Done Methode, die auch als GTD-Prinzip bezeichnet wird, wurde vom Autor David Allen entwickelt. Für Getting Things Done halten Sie sämtliche zu erledigenden Aufgaben in einer To-Do-Liste fest. Diesen weisen Sie dann einen konkreten Zeitpunkt zu, an dem Sie diese erledigen. Außerdem wählen Sie einen Ausführungsort, an dem sie die Aufgabe bearbeiten.

Indem Sie die verschiedenen Tätigkeiten einem klar nachvollziehbaren System zuordnen, bekommen Sie diese aus ihrem Kopf und können sich auf Wichtiges konzentrieren. Gleichzeitig haben Sie alle anstehenden Aufgaben im Blick und wissen genau, wann und wo Sie diese erledigen.

AMORE-Methode

Bei der AMORE-Methode handelt es sich um ein Akronym, wodurch die Technik an die SMART-Methode erinnert. Die einzelnen Buchstaben stehen für

• A – Ambitioniert
• M – Motivierend
• O – Organisiert
• R – Realistisch
• E – Echt

Auch hier geht es darum, sich konkrete Ziele zu setzen, die sie mit ihrer Arbeit erreichen wollen. Sie können die einzelnen Aufgaben dann so gestalten, dass Sie diese mit Begeisterung erledigen und hierbei auf Organisation achten. Stecken Sie sich am besten realistische Ziele –; es hilft nichts, wenn Sie sich übernehmen und am Ende des Tages enttäuscht von sich selbst sind.

ALPEN-Technik

Die AMORE-Methode ist mit der sogenannten ALPEN-Methode verwandt. Von dieser haben Sie bestimmt schonmal etwas gehört. Das steckt hinter dem Akronym:

• A – Aufgaben Aufschreiben
• L – Länge abschätzen
• P – Puffer einplanen
• E – Entscheidungen priorisieren
• N – Nachkontrolle

Die ALPEN-Methode trägt zu einem verbesserten Zeitmanagement bei und hilft Ihnen dabei, Ihren Tagesablauf perfekt zu planen. Auch in vielen Betrieben kommt sie zum Einsatz und ist eine sinnvolle Ergänzung zur SMART-Methode und der AMORE-Technik.

Selbstmanagement verbessern: Diese Tricks helfen Ihnen weiter

Soweit so gut – doch was können Sie abseits dieser beliebten Methoden noch tun, um sich besser zu strukturieren? Die wichtigste Voraussetzung für ein besseres Selbstmanagement: Machen Sie sich bewusst, dass Ihnen bisher in einigen Bereichen Ihres Lebens Struktur fehlt – egal ob im Berufs- oder Privatleben. Denn wie heißt es so schön: Erkenntnis ist der erste Weg zur Besserung!

Aber es ist noch kein Meister und keine Meisterin einfach so vom Himmel gefallen. Machen Sie sich deswegen keine Vorwürfe, wenn Sie nicht all Ihre Baustellen auf einmal angehen können. Am einfachsten ist es, einen bestimmten Bereich oder ein bestimmtes Problem in Ihrem Leben zu finden, den Sie durch besseres Selbstmanagement in Angriff nehmen wollen. Mit etwas Übung werden Sie so durch Ihre Erfolge schon bald Lust verspüren, auch andere Lebensbereiche proaktiv anzugehen. Die folgenden Tipps helfen Ihnen dabei:

Motivation erhalten

Jeder kennt das Problem: Am Anfang noch hoch motiviert, geben viele Menschen schon nach kurzer Zeit niedergeschlagen auf. Dieses Phänomen lässt sich vor allem in Fitnessstudios zum Beginn eines neuen Jahres beobachten. Aber auch innerhalb eines einzigen Tages schwankt unsere Motivation enorm. Dabei spielen vor allem Müdigkeit, Ablenkung und unser allgemeiner Gesundheitszustand eine Rolle. Es gibt viele Methoden, um die eigene Motivation zu erhalten und zu erhöhen:

Für tägliche Arbeitsprozesse kann die Anwendung der Pomodoro-Technik, die durch regelmäßige, kurze Pausen für etwas Erholung sorgt, eine große Hilfe sein. Auch die regelmäßige Visualisierung der eigenen Ziele (z. B. im Rahmen einer Meditation) ist eine hervorragende Methode, die Motivation zu erhalten und Stress oder Zeitdruck abzubauen.

Je öfter Sie eine unliebsame Arbeit ausführen, desto eher machen Sie diese zu einer Gewohnheit und desto weniger mentale Energie müssen Sie in Zukunft dafür aufwenden. Vielleicht finden Sie sogar Gefallen daran. Der erste Schritt ist immer der Schwerste.

Ordnung schaffen

Die Grundlage für ein effizientes Selbstmanagement ist Ordnung. Hierzu ist es wichtig, dass Sie an Ihrem Arbeitsplatz eine klare Trennung verschiedener Aufgabenbereiche vornehmen. Das kann in der Realität zum Beispiel so aussehen: In Ihrem Terminkalender halten Sie alle Termine fest, die Sie mit anderen Personen vereinbaren. Ihre Aufgaben wiederum notieren Sie auf einer separaten To-do-Liste.

Und müssen Sie während Besprechungen Notizen machen oder Gedanken zu einer Idee niederschreiben, so ist es praktisch, wenn Sie noch einen dritten Ort haben, an dem Sie Ihre Niederschriften hinterlegen können. Wie wäre es etwa mit einem eigenen Notizbuch für solche Fälle oder einem praktischen digitalen Tool? Sie werden sehen: Eine strikte Trennung verschiedener Bereiche am Arbeitsplatz sorgt auch für mehr Ordnung in Ihrem Kopf!

(Digitale) Tools ausprobieren

Für mehr Ordnung am Schreibtisch lohnt es sich, wenn Sie sich auf die Suche nach geeigneten Tools und Gadgets machen, die Sie unterstützen. Diese sollten so gestaltet sein, dass sie ein ordentliches und strukturiertes Arbeiten erleichtern und Sie nicht von Ihrer eigentlichen Aufgabe ablenken. Digitale Lösungen sind effizient, sorgen dafür, dass Ihre Informationen leicht auffindbar sind und vor allem verursachen Sie weniger Papierkram.

Informieren Sie sich vor der Installation eines solchen Tools, welches Ihre persönlichen Bedürfnisse ideal erfüllt. Vielleicht hilft Ihnen ein Projektmanagementtool, bei dem Sie gleichzeitig eine To-do-Liste erstellen können? Oder kommen Sie auch mit weniger umfangreichen Programmen klar?

Es lohnt sich auch, mit anderen Kollegen oder Kolleginnen oder Personen aus Ihrem Umfeld auszutauschen – Sie sind garantiert nicht der oder die einzige, die digitale Tools in den Arbeitsalltag integriert. Oft ist es sinnvoll, auf bewährte Lösungen zu setzen, anstatt immer wieder mit neuen Methoden zu arbeiten, die Ihnen viel Einarbeitungszeit und Mühe kosten.

Umgang mit Rückschlägen lernen

Ein starkes Selbstmanagement ist nur möglich, wenn Sie den Umgang mit Rückschlägen lernen. Es wird immer wieder vorkommen, dass Projekte nicht nach Wunsch laufen, Deadlines nicht eingehalten werden können oder andere Probleme auftreten. Das bedeutet jedoch nicht, dass Sie ineffizient arbeiten oder die von Ihnen gewählten Methoden schlecht sind.

Häufig ist es so, dass eine Anpassung an einem bestimmten Punkt ausreicht, um die gewünschten Ziele zu erreichen und wieder auf Kurs zu kommen. Und selbst wenn das einmal nicht der Fall sein sollte, sondern eine Methode fehlschlägt, ist das kein Weltuntergang.

Es ist entscheidend, dass Sie Rückschläge als etwas akzeptieren, das zum Berufsalltag unvermeidlich dazugehört. So gehen Sie gelassener an Arbeiten heran und verbessern Ihre Resilienz. Es kommt nicht so leicht zu Selbstzweifeln, aus denen sich häufig eine Starre ergibt, die effizientes Arbeiten unmöglich macht.

Bleiben Sie Ihren Methoden und Ansätzen auch bei Rückschlägen treu und passen Sie diese höchstens in Details an. Erst wenn sich eine Methode mehrfach als nicht zielführend erwiesen hat, sollten Sie auf einen neuen Ansatz zurückgreifen.

Belohnungen einsetzen

Der Mensch reagiert deutlich besser auf Belohnungen als auf Strafen. Angst führt dazu, dass die Kreativität eingeschränkt wird, und fördert die Entstehung von Krankheiten. Probieren Sie deswegen, sich durch Belohnungen zu motivieren und das Selbstmanagement auf diesem Wege zu verbessern.

Wenn Sie eine bestimmte Aufgabe erfolgreich erledigt haben, können Sie sich eine bestimmte Pause, ihren Lieblingssnack oder ein Gespräch mit einem Kollegen bzw. einer Kollegin gönnen. So sind Sie motiviert und bleiben konzentriert, weil Sie wissen, dass gleich etwas Schönes auf Sie wartet.

Fazit: Selbstmanagement lernen ist eine Lebensaufgabe

Aufschieben war gestern: Am Ende vom Tag kann sich gutes Selbstmanagement positiv auf alle Aspekte unseres Lebens auswirken. Wir ebnen nicht nur den Weg zum beruflichen Erfolg, sondern ermöglichen auch mehr persönliches Glück, wenn wir unsere alten Gewohnheiten hinterfragen und neue Prioritäten setzen.

Effektives Selbstmanagement lässt sich dabei aber nicht über Nacht erzwingen, da es auf Gewohnheiten basiert und viel Erfahrung mit der eigenen Persönlichkeit erfordert. Integrieren Sie passende Selbstmanagement-Methoden also als festen Bestandteil in Ihren Alltag – und verzagen Sie nicht, wenn alles nicht beim ersten Anlauf klappt.

 

Titelbild: glenncarstenspetersn / Unsplash