Sowohl für die zukünftige Ausrichtung eines Unternehmens als auch für eventuelle Investitionsentscheidungen durch Investoren und Investorinnen ist es wichtig, die Wirtschaftlichkeit und den Erfolg eines Unternehmens objektiv zu bewerten.

Hierfür gibt es zahlreiche Hilfsmittel wie den Jahresabschluss, die Bilanz, die Einnahmenüberschussrechnung sowie die Gewinn- und Verlustrechnung (kurz GuV). Hierin sind alle Finanzdaten enthalten, die für ganz unterschiedliche Entscheidungen von Relevanz sind.

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Laut § 242 III HGB sind Kaufleute gesetzlich dazu verpflichtet, im Rahmen des Jahresabschlusses eine GuV aufzustellen.

Was ist der Unterschied zwischen der Gewinn- und Verlustrechnung und der Bilanz?

Die GuV ist ein Teil der Bilanz, aber nicht mit dieser identisch. Sie zeigt detailliert auf, wie viel Eigenkapital Ihr Unternehmen im Betrachtungszeitraum erwirtschaftet hat. Hierfür gibt es ein eigenes Eigenkapitalkonto, das zu einem Teil der Bilanz wird.

Dabei ist das Eigenkapital auf der Passiva-Seite der Bilanz zu finden, solange Gewinne erwirtschaftet wurden. Weist die GuV hingegen einen negativen Wert aus, wird sie als Verlust auf der Aktiva-Seite der Bilanz geführt.

Der Jahresabschluss wiederum führt eine klare Trennung von Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung durch. Auf diese Weise lässt sich der Erfolg oder Misserfolg Ihres Betriebs leicht ablesen.

Diese Vorschriften und Pflichten sollten Sie kennen

Einmal jährlich muss laut HGB die GuV zusammen mit dem Jahresabschluss erstellt werden. Gerade wenn ein Unternehmen viele Geldeingänge verzeichnet und zahlreiche Ausgaben tätigt, ist eine häufigere Rechnung sinnvoll.

Einige Betriebe entscheiden sich für einen monatlichen Durchlauf. Sie erlangen so eine größere Transparenz und eine bessere Übersicht über ihre finanzielle Situation. Sollte es zu finanziellen Schwierigkeiten oder Liquiditätsengpässen kommen, können sie dann schnell und passgenau darauf reagieren.

Wer muss eine Gewinn- und Verlustrechnung machen?

Grundsätzlich gilt laut HGB und verschiedenen Steuergesetzen, dass Kaufleute eine Gewinn- und Verlustrechnung durchführen müssen. Das liegt daran, dass diese Rechnung als Grundlage der Besteuerung dient.

Wenn Kaufleute zu einer doppelten Buchführung verpflichtet sind, müssen sie zwingend eine GuV durchführen. Ist dies nicht der Fall, genügt eine einfache Einnahmenüberschussrechnung, die dann als Steuergrundlage dient. Hierdurch werden vor allem kleine und mittlere Kapitalgesellschaften entlastet.

Darstellungsformen und Aufbau der Gewinn- und Verlustrechnung

Die Gewinn- und Verlustrechnung ist ein Konto auf der Passivseite der Bilanz. Deswegen müssen Sie bei der Aufstellung im Rahmen der Kontenform darauf achten, die Einnahmen unter „Haben“ und die Ausgaben unter „Soll“ aufzulisten.

Zu den Einnahmen zählen beispielsweise Umsätze, Zinserträge und Zuschüsse. Den Kosten werden unter anderem Personal-, Werbe-, und Betriebskosten hinzugerechnet, aber auch Provisionen, Wareneinsätze und Abschreibungen. Für einen objektiven Blick und eine korrekte Besteuerung ist es wichtig, alle Punkte vollständig und richtig aufzuführen.

Zu beachten ist, dass der Aufbau einheitlich und gleichmäßig ist. Bei der Staffelform werden die Beträge einfach untereinander aufgeführt sowie andere Berechnungsverfahren genutzt als bei der Kontenform.

Nicht zuletzt wird bei der Staffelform zwischen den Brutto- und dem Nettoprinzip unterschieden. Das Bruttoprinzip besagt, dass keine Saldierung von Aufwendungen und Erträgen vorgenommen werden darf. Das ist das gängige Verfahren. Das Nettoprinzip, bei dem Aufwendungen und Erträge miteinander verrechnet werden dürfen, ist hingegen die Ausnahme.

Grundsätzlich regelt das Handelsgesetzbuch klar, wie eine GuV aufgebaut ist. Unter anderem sind die konkreten Positionen definiert, die Sie aufführen müssen. Weniger strenge Regeln gelten hierbei für Kaufleute und Personengesellschaften. Als Darstellungsformen können Sie zwischen dem Gesamtkostenverfahren und dem Umsatzkostenverfahren wählen.

Das Gesamtkostenverfahren und das Umsatzkostenverfahren

Die GuV können Sie auf zwei Arten darstellen:

Gesamtkostenverfahren

Beim Gesamtkostenverfahren gilt der Umsatz des Betrachtungszeitraums als die Berechnungsgrundlage. Alle vorhandenen Kosten werden konkret den dazugehörigen Erlösen derselben Zeitspanne gegenübergestellt. Hierbei wird ausdrücklich auch der Bestand berücksichtigt. Bestandsminderungen stehen in der Rechnung bei den Aufwänden und Bestandserhöhungen bei den Erträgen.

Eine Besonderheit dieses Verfahrens ist, dass eine Unterscheidung verschiedener Kostenarten vorgenommen wird. Personalkosten werden beispielsweise klar von Betriebskosten getrennt.

Umsatzkostenverfahren

Beim Umsatzkostenverfahren ist ebenfalls der Umsatz die Berechnungsgrundlage, der Fokus bei der Berechnung verschiebt sich allerdings. So werden ausschließlich solche Aufwände und Erträge berücksichtigt, die sich aus konkret verkauften Produkten und Dienstleistungen ergeben. Es ist bei diesem Verfahren somit unerheblich, wie viele Warengüter im Lager vorhanden sind.

Wie beim Gesamtkostenverfahren nehmen Sie auch hier eine konkrete Unterteilung vor. Sie unterscheiden aber keine Kostenarten, sondern Funktionsbereiche. So werden beispielsweise die Kosten des Vertriebs von denen der Lagerhaltung unterschieden.

gesamtkostenverfahren-umsatzkostenverfahren

In der Praxis ist das Umsatzkostenverfahren aufgrund seiner hohen Transparenz und Aussagekraft gängiger als das Gesamtkostenverfahren. Letzteres punktet vor allem durch den deutlich geringeren Aufwand bei der Erstellung.

GuV an einem Beispiel erklärt

Ein Unternehmen stellt Modeschmuck her. Es werden 5.000 Ringe angefertigt. Pro Ring fallen Herstellungskosten von 4 € an und ein Ring wird für 15€ verkauft. Das Unternehmen ist in der Lage, 4.000 Ringe umzusetzen, die anderen wandern als Bestand ins Lager. Außerdem entstehen zusätzliche Kosten in Höhe von 3.000 €. Diese haben nur indirekt etwas mit der Produktion zu tun, beispielsweise Buchhaltungskosten.

Für das Gesamtkostenverfahren ergibt sich folgende Übersicht:

 

Umsatzerlöse

60.000 EUR

+

Erhöhung des Bestands

4.000 EUR

-

Aufwand (inklusive sonstige betriebliche Erträge)

23.000 EUR

=

Betriebsergebnis (EBIT)

41.000 EUR

Der Umsatz errechnet sich aus den verkauften Ringen x 15 € Verkaufspreis. Der Bestand erhöht sich um die nicht verkauften Ringe x 4 € Herstellungskosten. Im Namen der Übersichtlichkeit sind die Aufwände hier zusammengefasst. In einer offiziellen GuV müssten diese alle separat aufgeführt werden. Das Betriebsergebnis ist die Summe aus Umsatzerlösen und Bestandserhöhung minus den Aufwand.

Beim Umsatzkostenverfahren sähe das Ganze wie folgt aus:

 

Umsatzerlöse

60.000 EUR

+

Herstellungskosten zur Erzielung der Umsätze

16.000 EUR

=

Bruttogewinn vom Umsatz

44.000 EUR

-

Aufwand

3.000 EUR

=

Betriebsergebnis (EBIT)

41.000 EUR

Die Umsatzerlöse berechnen sich auf dieselbe Weise wie bei der Gesamtkostenrechnung. Nun wird allerdings nicht zwischen verkauften und nicht verkauften Einheiten unterschieden. Stattdessen werden die Gesamtherstellungskosten (4.000 x 4 €) berechnet, die nötig waren, um die Umsätze erzielen zu können. Die Subtraktion des zusätzlichen Aufwands erfolgt in einem gesonderten Schritt. Das Betriebsergebnis ist in beiden Fällen aber dasselbe.

Professionelle Unterstützung bei der Gewinn- und Verlustrechnung

Die Gewinn- und Verlustrechnung ist sowohl für die Berechnung der Steuer als auch für einen Überblick über die finanzielle Situation Ihres Betriebs wichtig. Je mehr Erträge und Aufwendungen vorliegen, desto komplizierter und unübersichtlicher wird diese Aufgabe.

Viele Unternehmen setzen deswegen auf eine professionelle Steuerberatung, die ihnen bei der Aufstellung der einzelnen Posten hilft. Dank der Digitalisierung der Unternehmenswelt gibt es mittlerweile auch zahlreiche Berechnungstools, die einer GuV dienen. Wichtig ist, dass diese professionell und von Fachleuten entwickelt wurden und benutzerfreundlich sind.

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Titelbild: AndreyPopov / iStock / Getty Images Plus

Ursprünglich veröffentlicht am 8. Februar 2022, aktualisiert am Februar 08 2022

Themen:

Buchhaltung