Es gibt Tage, an denen scheint im Büro alles schief zu gehen. Alles geht Schlag auf Schlag und es bleibt Ihnen kaum Zeit für Ordnung oder Formalien. Der Brief mit dem neuen Angebot ist weg. Den Ausdruck der dringenden Mail machen Sie gerade zum zweiten Mal, da er irgendwo im Bermuda-Dreieck namens Schreibtisch verschwunden ist. Mit unseren 13 Tipps zeigen wir Ihnen, wie Sie solche Situationen vermeiden und durch mehr Ordnung Ihre Arbeitsprozesse optimieren können.
Es gibt verschiedene Methoden, wie Sie die Unordnung und ein mögliches Chaos an Ihrem Arbeitsplatz – zum Beispiel auf dem Schreibtisch oder dem Desktop Ihres Computers – beseitigen können.
Die folgenden Tipps zeigen Ihnen Schritt für Schritt auf, wie Sie die Sauberkeit und Ordnung im Büro langfristig halten können.
Mindestens einmal im Jahr ist das „große Menü” dran: der sogenannte Frühjahrsputz. Räumen Sie hier radikal Ihren Tisch bzw. Ihren Arbeitsplatz frei! Hierbei hilft die sogenannte 5S-Methode.
Die aus Japan stammende 5S-Methode beinhaltet die Schritte „Sortieren”, „Systematisierung”, „Säuberung”, „Standardisierung” und „Selbstdisziplin”. Das bedeutet, das Aufräumen folgt einer vorgegebenen Struktur, um für Sauberkeit und Ordnung zu sorgen.
Sie nehmen zum Beispiel alle Gegenstände einzeln in die Hand und prüfen, was Sie für Ihren Arbeitstag wirklich benötigen. Alles andere entsorgen Sie, um möglichst viel Platz am Arbeitsplatz zu schaffen.
Seien Sie selbst bei den kleinsten Gegenständen und vermeintlich wichtigen Objekten kritisch. Wird der zweite Bleistift, der dritte Kugelschreiber, der vierte Ordner und die fünfte Büroklammer wirklich so dringend gebraucht, dass sie auf dem Schreibtisch liegen müssen?
Guter Tipp: Denken Sie nicht nur an die Sauberkeit und Ordnung, sondern auch an Ihre Gesundheit. Es tut unter anderem Ihrem Rücken gut, wenn Sie für selten benötigte Gegenstände ein bisschen in Ihrem Büro umhergehen müssen. Behalten Sie daher nur auf dem Tisch, was Sie täglich benutzen, alles andere hat im aufgeräumten Schrank einen besseren Platz.
Neben dem großen Frühjahrsputz (der auch im Sommer, Herbst oder Winter stattfinden kann) sollten Sie fortwährend an in „kleinen Häppchen” an Ihrem aufgeräumten Arbeitsplatz arbeiten. Eine Methode ist es, täglich 10 Minuten fürs Aufräumen zu reservieren.
In 10 Minuten werden Sie kaum den ganzen Schreibtisch aufräumen. Nehmen Sie sich lieber einen überschaubaren Bereich vor. Zum Beispiel heute die Ablage, morgen den Schreibtisch und übermorgen die Schubladen. Bleiben Sie konsequent bei der Beseitigung der Unordnung, damit Ihr Arbeitsplatz stets übersichtlich bleibt. Generell empfiehlt es sich, seinen Schreibtisch in „Themeninseln” mit Gegenständen aufzubauen, wie Telefon-Stift-Block oder Hefter-Locher-Brieföffner.
Ein weiterer Tipp: Überlegen Sie sich ein festes Ritual. So könnten Sie jeden Arbeitstag, bevor Sie Ihr Büro verlassen, 10 Minuten investieren, um die tägliche Unordnung zu beseitigen. Fertigen Sie dafür eine Checkliste an. Diese kann beispielsweise diese Punkte beinhalten:
Egal, ob Sie im Homeoffice oder in einem “echten” Büro arbeiten: Unordnung und Chaos entstehen oft, weil Sie ein schlechtes Zeitmanagement haben. So sammeln sich schnell viele Dinge, die mit kleinen Tasks zu tun haben, auf Ihrem Schreibtisch an. Sie denken stets: “Ach, das erledige ich später. Oder morgen. Oder übermorgen.”
Vermeiden Sie das, indem Sie die 5-Minuten-Regel anwenden. Das heißt, erledigen Sie während Ihrer Arbeit alles sofort, was Sie in 5 Minuten schaffen. Aufgaben, die länger dauern, halten Sie fest – beispielsweise in einem Wochenplan.
Kurze Pausen beim Arbeiten fördern die Konzentration und die Kreativität. Sie geben dem Gehirn die Möglichkeit, sich zu sortieren. Gehen Sie in Ruhe etwas trinken oder einfach im Büro ein bisschen umher. Dadurch beugen Sie möglichem Stress vor, denn durch kurze Pausen sind Ihre Gedanken viel aufgeräumter und abgearbeitete Aufgaben können sich innerlich setzen.
Sowohl die Ordner im Regal, als auch auf Ihrem Rechner brauchen klar verständliche Namen. Ein lapidar als „Projekt Sommer“ bezeichneter Ordner ist weniger aussagekräftig als die Projektbezeichnung „Sommerkampagne Werbefilm MM/JJ“.
Gut bezeichnet, finden Sie und Ihre Kollegen und Kolleginnen den Ordner später viel einfacher wieder, wenn Sie ihn benötigen. Durch eine aussagekräftige Beschriftung stellen Sie sicher, dass jeder Interessierte auch noch nach Jahren die Möglichkeit hat, auf archivierte Informationen zurückzugreifen. Dies kann Ihre Arbeitsprozesse sowie die Ihrer Kollegenschaft deutlich verbessern.
Hier ein Zettel, dort ein Notizblock. Hier ein Word-Dokument, dort eine Excel-Liste. Im modernen Büros gibt es zig Möglichkeiten und Wege, seine Gedanken zu speichern. Das sorgt aber auch für Unordnung.
Sorgen Sie besser dafür, alle Aufgaben zentral an einem Ort zu sammeln. Eine gute Möglichkeit hierfür sind spezielle To-Do-Listen-Apps oder Zeitmanagement-Tools wie Trello und Asana.
Ja, Notizzettel und „Fresszettel” sind eine gute und schnelle Möglichkeit, wichtige Dinge aufzuschreiben. Doch sie sind nicht nachhaltig. Gewöhnen Sie sich lieber an, alles gleich digital festzuhalten. Idealerweise in solch einer Art und Weise, dass auch Ihre Kollegen und Kolleginnen in Ihrer Abwesenheit darauf zurückgreifen können. Dafür gibt es mittlerweile zahlreiche digitale Werkzeuge.
Und: Setzen Wecker und Erinnerungs-Nachrichten dafür ein, nichts zu vergessen – zum Beispiel Ihr tägliches Ritual, Ihren Schreibtisch aufzuräumen.
Die Kabel Ihrer notwendigen elektrischen Geräte werden schnell zu Stolperfallen, wenn sie achtlos im Raum verlegt sind. Zudem sehen herunterhängende Kabel unordentlich aus. Eine Kabelführung kann diese optische Störung und körperliche Gefahr beseitigen. Für Fußböden und Tische gibt es spezielle Kabelkanäle, in denen Sie den Kabelsalat bündeln. Sind alle Kabel sicher versteckt, sieht es gleich viel aufgeräumter aus.
Ein paar persönliche Gegenstände auf dem Schreibtisch oder im Büro können die Arbeitsleistung erheblich verbessern. Grund dafür ist der höhere Wohlfühlfaktor. Etwas eigene Dekoration ist daher durchaus positiv. Platzieren Sie die Dekoration – zum Beispiel ein Bild Ihrer Familie – dezent an einer ansonsten unbenutzten Stelle, erhöht sie die Identifikation mit Ihrem Arbeitsplatz und dadurch die Motivation, diesen nicht in einem Chaos versinken zu lassen.
Sollten Sie der Meinung sein, Ihr Arbeitsplatz sei ordentlich, dann ist es an der Zeit, die Ordnung zu überprüfen. Hinterfragen Sie selbstkritisch, ob Ihre Kollegen und Kolleginnen die Logik Ihrer Ordnung auf Anhieb verstehen können. Schließlich sollte es möglich sein, dass diese sich bei Bedarf schnell an Ihrem Arbeitsplatz zurechtfinden, um Aufgaben zu übernehmen.
Stellen Sie sich vor, wie es wäre, wenn Sie sich gerade auf einer Messe befinden. Eine zufriedene Kundin möchte genau in dieser Zeit einen Auftrag verlängern, doch für Ihre Kollegen sind die notwendigen Unterlagen unauffindbar, da sie Ihre vermeintliche Ordnung als Unordnung oder gar Chaos erleben sind. Versuchen Sie also regelmäßig, Ihre Schreibtisch-Ordnung wie auch Ihre Sauberkeit weiter zu optimieren.
Ihre Arbeitsprozesse optimieren Sie ebenfalls, indem Sie regelmäßig Ihren Computer aufräumen. Das hat gleich mehrere positive Effekte: Ein aufgeräumter Rechner arbeitet schneller und Sie finden Ihre wichtigen Dateien einfacher, wenn diese in eindeutig benannten Ordnern sortiert sind.
Gleichgültig, ob in der realen oder virtuellen Welt: Eine gute Strukturierung aller Aktionen unterstützt Sie dabei, effizienter zu arbeiten. Schließlich ist es im virtuellen Leben wie im realen – jede Suche kostet Zeit und damit Geld.
Täglich bekommen Sie eine Menge Mails. Priorisieren Sie bereits in Ihrem Mail-Programm, welche dieser Nachrichten wichtig und dringend sind. Legen Sie für die weniger wichtigen in Ihrem Mail-Programm einen Extra-Ordner an. Verschieben Sie die Nachrichten dorthin und vermeiden Sie es, diese Mails auszudrucken.
Jedes Blatt Papier, das für Ihr aktuelles Projekt unwichtig ist, vergrößert den Berg auf Ihrem Schreibtisch – und sorgt so für potenzielles Chaos am Arbeitsplatz. Damit sparen Sie außerdem unnötige Ausgaben ein und schonen gleichzeitig die Umwelt.
Täglich aufräumen, To-Do-Listen schreiben oder Inseln mit Gegenständen bilden: Es gibt zahlreiche Möglichkeiten, wie Sie Ihren Arbeitsplatz aufräumen können. Finden Sie die, die für Sie am besten umzusetzen sind und bei denen Sie sich wohlfühlen.
Und bedenken Sie: Es kommt Ihnen vielleicht anfangs schwierig vor, regelmäßig auf die Ordnung Ihres Arbeitsplatzes zu achten. Doch wenn Sie konsequent jeden Tag ein wenig aufräumen und aussortieren, werden Sie sich bald daran gewöhnt haben.
Haben Sie keine Lust, Ihrer Arbeit nachzugehen? Schleppen Sie sich von Arbeitstag zu Arbeitstag und haben dabei das Gefühl, unproduktiv zu arbeiten? Das könnte unter anderem daran liegen, dass es in Ihrem Büro chaotisch zugeht. Es stapeln sich die Aktenordner auf Ihrem Schreibtisch und dazwischen liegen Notizzettel, Essen-Kartons und leere Trinkflaschen.
Kurz: Es herrscht keine Ordnung und keine Sauberkeit, stattdessen wird Ihr Arbeitsplatz von unnötigen, ablenkenden Dingen belegt. Das blockiert Sie mental. Und Sie verschwenden Zeit damit, Sachen zu suchen, die Sie benötigen. Das frustriert zusätzlich.
Die Folge sind unproduktive und ineffiziente Abläufe, unerledigte Aufgaben und schlechte Ergebnisse. Zudem bringen Unordnung und Chaos am Arbeitsplatz auch Stress mit sich. Stress, der Sie und auch Ihre Kollegen und Kolleginnen belastet.
Sitzen Sie beispielsweise in einem Büro mit anderen Menschen, ist es wichtig, zusammenzuarbeiten – also an einem Strang zu ziehen. Das gestaltet sich als schwer, wenn Unordnung, Verzögerungen und Stress den Arbeitstag belasten.
Den eigenen Schreibtisch und unter Umständen ein ganzes Büro aufzuräumen, zieht somit verschiedene positive Aspekte nach sich. Aspekte, die Ihnen wieder mehr Freude an Ihren Aufgaben bringen.
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