Wochenplan: Optimieren Sie Ihr Zeitmanagement (inkl. Vorlage)

Hand aufs Herz: Wie sieht Ihre Arbeitswoche aus? Strukturiert, effizient und erfolgreich? Oder hetzen Sie von Termin zu Termin und von Aufgabe zu Aufgabe und schaffen am Ende doch nicht alles, was Sie sich vorgenommen haben? In diesem zweiten Fall könnte ein sehr einfaches Tool Entlastung bringen: ein Wochenplan. Wie Sie den optimal nutzen und Ihre Zeit künftig perfekt organisieren, zeigen wir Ihnen in diesem Artikel.

Was nützt Ihnen eine Wochenplan-Vorlage?

Ein Wochenplan eignet sich hervorragend dazu, sowohl Ihre beruflichen als auch Ihre privaten Aufgaben und Termine zu planen. Und zwar so, dass Sie nichts Wichtiges aus dem Tagesgeschäft vergessen, aber auch Ihren langfristigeren Zielen Schritt für Schritt näherkommen.

Ein weiterer wichtiger Pluspunkt: Da Sie mit einem Wochenplan stets organisiert und auf konkrete Ziele fokussiert arbeiten, sind Sie aller Wahrscheinlichkeit nach um einiges produktiver als ohne diesen strukturierenden Rahmen. Am Ende der Woche haben Sie klar vor Augen, was Sie geleistet und geschafft haben und können zufrieden und entspannt in den Feierabend starten.

Ihr Wochenplan nimmt Ihnen zudem das beklemmende Gefühl, alles im Kopf behalten zu müssen. Dadurch stecken Sie nicht mehr Energie als unbedingt notwendig in Ihre Selbstorganisation und haben mehr Kapazitäten für wichtige Aufgaben, aber auch für kreative Ideen und Müßiggang.

Am effizientesten ist die Arbeit mit einem Wochenplan, wenn Sie eine Vorlage nutzen. Auf diese Weise müssen Sie nicht jedes Mal einen komplett neuen Plan erstellen, sondern brauchen nur noch alle relevanten Daten in ein Muster einzutragen. In nur einer halben Stunde können Sie so die Organisation der kompletten nächsten Woche abhaken.

Wochenplan zum Ausdrucken oder digital?

Es existieren etliche verschiedene Wege, einen Wochenplan zu erstellen. Das liegt daran, dass jeder andere Arbeitsvorlieben hat. Auch Sie können Ihren Plan frei nach Ihren Bedürfnissen und Wünschen gestalten.

Möglich ist zum Beispiel, komplett digital zu arbeiten. Dazu erstellen Sie Ihren Wochenplan in Excel, Word oder einem anderen Programm Ihrer Wahl und füllen alle Felder direkt dort aus. Vorteil davon ist, dass Sie von verschiedenen Endgeräten aus auf den Plan zugreifen und Termine von überall aus einsehen und bearbeiten können.

Auf der anderen Seite wird die Darstellung Ihres Wochenplans unter anderem von der Bildschirmgröße bestimmt. Dadurch kann es unter Umständen schwierig sein, den Überblick zu behalten und nichts Wichtiges zu übersehen.

Abhilfe für dieses Problem ist schnell geschafft, indem Sie Ihren digital erstellten Plan einfach ausdrucken. Natürlich können Sie auch von vornherein analog arbeiten und Ihren Wochenplan auf Papier oder ein Flipchart zeichnen. Auch die Nutzung einer Pinnwand ist denkbar, auf der Sie Zettel anbringen und nach Belieben verschieben können.

Ein digitaler Wochenplan zeichnet sich durch eine höhere Flexibilität aus. Zudem können Sie ihn kreativer verwalten, zum Beispiel mit bunten Stiften und Klebezetteln. Spätestens wenn Sie einmal verreisen, stehen Sie aber möglicherweise vor dem Problem, dass sich ein Flipchart oder eine Pinnwand schlecht im Koffer verstauen lassen.

Testen Sie am besten verschiedene Optionen. Dabei werden Sie schnell merken, welche Ihnen liegt und auf welche Art Ihnen Ihre Organisation am leichtesten fällt.

Wochenplan erstellen: So gehen Sie vor

In der Grundversion ist der Wochenplan sehr überschaubar: Sie brauchen nur Felder für die einzelnen Wochentage, das Datum und Ihre Aufgaben und Termine. Bei Bedarf können Sie natürlich auch noch weitere Felder hinzufügen, etwa für Orte oder Ansprechpartner. Beachten Sie jedoch, dass eine zu kleinteilige Ausstattung Ihre Planung unnötig verkomplizieren kann. Je grundlegender der Wochenplan, desto prägnanter und übersichtlicher können Sie Ihre To-dos erfassen und abarbeiten.

Hier können Sie unsere einfache Wochenplan-Vorlage herunterladen. 

Beim Ausfüllen des Plans hat sich ein bestimmter Ablauf bewährt:

1. Tragen Sie zunächst Datum und Wochentag ein.

2. Vermerken Sie feste Termine und Aufgaben, deren Erfüllung zeitlich nicht flexibel ist.

3. Sehen Sie Ihre To-do-Liste durch und entscheiden Sie, welche weiteren Aufgaben Sie erledigen möchten oder müssen. Orientieren Sie sich dabei an deren Wichtigkeit und dem Zeitaufwand, den sie erfordern. Teilen Sie große Aufgaben, die Sie in einer Woche nicht komplett erledigen können, falls nötig, in kleinere Unteraufgaben auf.

4. Schauen Sie auf Ihre Monats- und Jahresziele und planen Sie Aufgaben ein, die Sie diesen Zielen näherbringen. So stellen Sie sicher, dass die Entwicklung Ihres Unternehmens nicht dem Alltagsgeschäft zum Opfer fällt.

5. Planen Sie private Termine ein.

6. Kontrollieren Sie, dass Sie ausreichend Pufferzeiten im Wochenplan haben. Oft dauern Aufgaben länger als geplant oder unvorhergesehene Ereignisse halten Sie von der Arbeit ab. Ohne Pufferzeiten gerät in solchen Fällen schnell die gesamte Wochenplanung ins Wanken.

Am Ende jeder Woche sollten Sie den alten Plan auswerten und einen neuen erstellen. Aufgaben, die Sie nicht geschafft haben, können Sie in die neue Woche übertragen. Falls allerdings regelmäßig Zeitprobleme auftreten, ist dies ein Hinweis darauf, dass Sie zu knapp kalkulieren: Planen Sie in diesem Fall künftig etwas weniger Aufgaben ein, sofern das möglich ist.

Fazit: Mehr schaffen in der gleichen Zeit

Sie können nichts daran ändern, wie viel Zeit Ihnen pro Woche zur Verfügung steht. Doch mit einem durchdachten, gut strukturierten Wochenplan können Sie diese Zeit effizienter nutzen. Versuchen Sie, ähnliche Aufgaben zusammenzufassen und planen Sie mit realistischen Zeitfenstern. Dann können Sie sich schon nächste Woche ganz entspannt und fokussiert Ihrer Arbeit widmen und Ihrer To-do-Liste zufrieden beim Schrumpfen zusehen.

Titelbild: OstapenkoOlena / iStock / Getty Images Plus