Papierloses Büro: So klappt es mit dem digitalen Büro

Hier ein Notizblock und ein Schmierzettel, dort ein Brief und ein Aktenordner: Sieht es an Ihrem Arbeitsplatz auch so aus? Dann sollten Sie über den Umstieg auf ein papierloses Büro nachdenken. Denn das hat einige Vorteile, von denen Sie nachhaltig profitieren.

Warum papierloses Büro?

Die Art und Weise, wie die Arbeit in Büros und dergleichen erledigt werden kann, hat sich dank der Digitalisierung gewandelt. Mit modernen Technologien ist es möglich, effizienter zu arbeiten. Das digitale Büro ist unter anderem kostengünstiger und schneller als das klassische Büro, in dem die Mitarbeitenden viel mit Papier arbeiten.

Papierloses Büro: Das sind die Vorteile

Beim Umstieg auf das papierlose Büro verzichten Sie so weit wie möglich auf Papier und somit auf Schnellhefter, Aktenordner, Briefe und derartige „Relikte“. Das senkt die Kosten für Gebrauchsmaterialien und ist gut für die Umwelt. Denn die Herstellung dieser Dokumente fällt extrem umweltbelastend aus, da unter anderem für die Wiederverwertung viel Energie benötigt wird.

Zudem benötigen Sie für das Papier in Form von Akten, Aktenordnern oder Briefablagen viel Platz. Große Unternehmen und Organisationen besitzen deshalb teure Archive, um die Papiere zu lagern und zu verwalten. Obendrein ist der Zugriff teilweise schwer möglich: Benötigen Sie beispielsweise im Homeoffice oder auf einer Geschäftsreise spontan ein wichtiges Papierdokument, ist es schwer bis gar nicht verfügbar.

Erfolgt die Ablage der Informationen papierlos, also digital, haben Sie dank Netzwerken und Cloud-Tools jederzeit Zugriff auf alle Dokumente. Und das auch per Remote, theoretisch zu jeder Uhrzeit und von jedem Ort der Welt aus. Suchfunktionen machen es zudem möglich, bequem und schnell ältere Dokumente zu finden.

Hinzu kommt, dass Sie in einem digitalen Büro die Kommunikation deutlich beschleunigen: Der Austausch mit Geschäftskontakten oder Kunden und Kundinnen erfolgt nun häufig auf anderen Wegen – zum Beispiel per E-Mail oder Messenger.

Unterm Strich steht das papierlose Büro für eine schnellere, reibungslose und günstigere Art der Büroarbeit.

Das sind die Nachteile des papierlosen Büros

Die Umsetzung eines papierlosen Büros hat leider nicht nur Vorteile. So werden Dokumente aus Papier gegen Hardware und Software ersetzt. Diese technischen Lösungen stellen eine Belastung für die Umwelt dar, da beispielsweise die Produktion und der Betrieb der Server viel Energie benötigt.

Dazu kommt, dass Digitalisierung sehr zeit- und kostenaufwendig sein kann. Sie müssen unter anderem die passenden Systeme finden, diese mit der bestehenden IT-Strategie in Einklang bringen und alle Papiere sukzessive digitalisieren, beispielsweise durch Einscannen.

Das Projekt, einen Umstieg aufs papierlose Büro zu schaffen, kann in großen Unternehmen mehrere Jahre dauern. Die Einarbeitung in neue Tools und das Aufsetzen neuer Prozesse stößt unter Umständen auf Widerstände bei Ihren Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen.

Der Wandel zum papierlosen Büro wird auch durch rechtliche Aspekte erschwert. So gibt es noch immer diverse Gesetze und Regularien, die Papierdokumente einer digitalen Lösung vorziehen (beispielsweise wegen der Revisionssicherheit laut GoBD). Und Ihr Unternehmen muss bei der Transformation zum papierlosen Büro die Aufbewahrungspflichten der Originale bedenken. Es ist dementsprechend nicht erlaubt, einfach alle neuen und alten Papierakten zu schreddern.

Was ist bei der Umsetzung auf ein papierloses Büro zu bedenken?

Wenn Sie ein digitales Büro mit möglichst wenigen Dokumenten aus Papier in Ihrem Unternehmen haben möchten, müssen Sie dafür ein Konzept erstellen, einen Plan erarbeiten und ein Projekt aufsetzen. Das bedeutet:

• Vereinbaren Sie Ziele, die Sie mit dem Umstieg auf das papierlose Büro in Ihrem Unternehmen erreichen möchten. Knüpfen Sie diese Ziele an messbare Kennzahlen, beispielsweise an Kosteneinsparungen von mindestens 20 Prozent.
• Erfassen Sie zuerst den Ist-Zustand: Wie digital wird bei Ihnen bereits gearbeitet? An welchen Stellen geht es noch nicht ohne den Einsatz von Papier?
• Halten Sie einen Soll-Zustand fest: Was muss in Ihrem Büro digitalisiert werden, damit Sie Ihre Ziele realistisch erreichen?
• Legen Sie passende Maßnahmen fest, um Ihr Projekt umzusetzen. Dazu gehört unter anderem die Auswahl der passenden IT-Systeme und Software-Lösungen.
• Bedenken Sie stets die rechtlichen Aspekte: Welche Aufbewahrungspflichten gibt es auch in einem papierlosen Büro für welche Dokumente? Welche aktuellen Gesetzesänderungen beeinflussen Ihre Planungen? Und haben Sie auch immer IT-Security- und Datenschutzmaßnahmen im Blick, damit keine ungewollten Personen Zugriff auf vertrauliche Informationen erhalten.
• Setzen Sie unter Umständen ein Change-Projekt für Ihr Unternehmen auf und binden Sie alle betroffenen Mitarbeitenden ein. Eine transparente Kommunikation ist hier das A und O.
• Führen Sie schrittweise die Vorhaben um. Bieten Sie parallel dazu Fortbildungen an, damit alle in der Lage sind, die neuen Prozesse und Tools zu verstehen und anzuwenden.
• Ist das Projekt vermeintlich geschafft, ist Ihre Arbeit nicht zu Ende: Überprüfen Sie regelmäßig, ob Sie Ihre Ziele erreichen und suchen Sie Optimierungspotenziale.

Fazit: Das digitale Büro ist weitestgehend papierlos

Fachkräftemangel, internationaler Wettbewerb, Kostendruck: Das sind nur drei Schlagworte, die für ein papierloses Büro sprechen. Unternehmen, die mit der digitalen Transformation nicht Schritt halten, werden früher oder später an Relevanz verlieren. Denn nur ein digitales Büro kann sich zügig an die kontinuierlichen Veränderungen des Marktes anpassen und so effizient und zeitgemäß arbeiten.

Titelbild: John Schnobrich / Unsplash