Das Finanzamt verlangt bei einer Steuererklärung größtmögliche Transparenz. Um allen steuerrechtlichen Vorgaben gerecht zu werden, müssen sowohl Sie als auch Ihre Kundschaft exakt arbeiten.
Viele Kundinnen und Kunden verlangen daher eine Quittung, um eine Geldzahlung nachweisen zu können. Trotz einiger Gemeinsamkeiten unterscheiden sich Quittungen aber deutlich von Rechnungen und Kassenbons.
Wir zeigen Ihnen in diesem Beitrag, was Sie beim Schreiben einer Quittung berücksichtigen müssen.
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Was ist eine Quittung?
Eine Quittung ist ein schriftlicher Beleg, der den Empfang einer Geldsumme, Ware oder Dienstleistung bestätigt. Unternehmen, aber auch Privatkundinnen und -kunden haben darauf Rechtsanspruch nach § 368 BGB (Bürgerliches Gesetzbuch). Gerade bei Barzahlungen spielen Quittungen eine große Rolle. Sie enthalten wichtige Informationen wie den Quittungsbetrag, das Ausstellungsdatum und die beteiligten Parteien.
Welche Sonderformen einer Quittung gibt es?
Klassische Quittungen werden in Deutschland immer noch jede Menge ausgestellt – auch wenn digitale Zahlungsverfahren wie PayPal mit rund einem Viertel Marktanteil in Deutschland dominieren. Neben den typischen Quittungen gibt es auch Beispiele für diverse Sonderformen, die wir Ihnen im Folgenden vorstellen:
Ausgleichsquittung
Eine solche Quittung ist wichtig, wenn ein Mitarbeitender Ihr Unternehmen verlässt. Die jeweilige Person bestätigt mit ihrer Unterschrift als Empfangsbestätigung dieser Quittung, dass sie sämtliche Arbeitspapiere wie zum Beispiel Entgeltabrechnungen oder Zeugnisse erhalten hat. Diese Bestätigung ist verpflichtend.
Als freiwilliger Zusatz kann durch die Angaben in der Ausgleichsquittung auch bestätigt werden, dass die ausscheidenden Mitarbeitenden keine weiteren Rechtsansprüche gegenüber Ihrem Unternehmen besitzen.
Bankquittung
Banken gelten als neutral und seriös. Wenn sie Dokumente ausstellen, dienen diese bei Rechtsstreitigkeiten oder Mahnverfahren daher oft als Beweismittel und in genau diesem Kontext gewinnen Bankquittungen meist an Bedeutung.
Inhaltlich dient diese Art des Belegs als Bestätigung, dass eine Bank ihrer Kundschaft eine bestimmte Geldsumme geliefert hat, und wird durch den Kunden bzw. die Kundin unterschrieben.
Löschungsbewilligung
Eine Löschungsbewilligung wird auch als „löschungsfähige Quittung“ bezeichnet. Sie spielt unserer Erfahrung nach vor allem im Immobilienbereich eine Rolle und dient der Bestätigung, dass eine vorliegende Schuld in Form von Raten beglichen wird.
Praktische Vorlage für eine Quittung
Mit dieser Vorlage für eine Quittung erstellen Sie jederzeit einfach ordnungsgemäße Quittungen.
- Blanko Word-Vorlage (individuell anpassbar)
- Alle Pflichtangaben enthalten
Das müssen Sie beachten, wenn Sie eine Quittung schreiben
Quittungen haben einen ganz eigenen Aufbau. Damit diese rechtsgültig sind, müssen Sie beim Quittung schreiben spezielle formale Vorgaben erfüllen.
Kassenbons beispielsweise werden zwar im täglichen Sprachgebrauch oft auch als Quittungen bezeichnet, erfüllen aber nicht die rechtlichen Angaben zum Inhalt von solchen und dürfen daher offiziell nicht in dieser Form gebraucht werden.
Quittungen schreiben Sie vorrangig bei Barzahlungen, da der Nachweis einer bezahlten Leistung bei Überweisungen meist durch Kontoauszüge erbracht werden kann.
Ihre Kundschaft hat so die Möglichkeit, beim Finanzamt auch Zahlungen von Leistungen zu bestätigen, die keine Bank sicher nachweisen kann. Das ist bei der klassischen Buchführung ebenso relevant, wie wenn Sie Ihren Vorsteuerabzug verlieren.
Traditionell werden Quittungen händisch ausgestellt. Hierfür dient ein eigener Block mit Quittungsvorlagen, die Sie nur ausfüllen müssen – der sogenannte Quittungsblock. Um die Quittung zu schreiben, tragen Sie in die verschiedenen Felder der Vorlage die geforderten Informationen ein. Dazu gehören unter anderem:
- das Datum
- der gezahlte Betrag
- der Verwendungszweck (in den meisten Fällen also die erbrachte Leistung)
- eine Unterschrift
Gehen wir im Folgenden ins Detail.
Welche Pflichtangaben müssen auf einer Quittung stehen?
Damit eine Quittung rechtsgültig ist, muss sie bestimmte Mindestangaben enthalten. Hier eine Übersicht dieser:
- Der Begriff „Quittung“
- Eine fortlaufende Nummer
- Nettobetrag der Zahlung
- Steuerbetrag und Steuersatz
- Bruttopreis
- Name und Anschrift des Ausstellers
- Name und Anschrift der empfangsberechtigten Person
- Art der Ware oder Dienstleistung
- Ort und Datum der Ausstellung
- Unterschrift des Zahlungsempfängers oder Firmenstempel
Zunächst sollte auf dem Dokument klar der Begriff „Quittung“ stehen und jede Quittung muss eine fortlaufende Nummer haben, um Verwechslungen zu vermeiden und eine eindeutige Zuordnung zu ermöglichen. Hierdurch erleichtern Sie die Unterscheidung und stellen sicher, dass es zu keinen Verwechselungen kommt.
Ebenfalls erforderlich sind die Angabe des Nettobetrags der erfolgten Zahlung sowie der Steuerbetrag und der entsprechende Steuersatz (entweder sieben oder 19 Prozent).
Der Bruttopreis, der sich aus Nettobetrag und Steuerbetrag ergibt, sollte sowohl in Zahlen als auch ausgeschrieben aufgeführt werden, um mögliche Missverständnisse zu vermeiden. Centbeträge müssen nicht ausgeschrieben werden. Hier reicht der Verweis auf die Zahl oben, z. B. „Cent wie oben“.
Außerdem müssen der Name und die Anschrift des Ausstellers sowie der empfangsberechtigten Person vermerkt sein.
Die Art der erbrachten Ware oder Dienstleistung muss ebenso auf der Quittung stehen.
Abschließend sollten Ort und Datum der Ausstellung notiert und das Dokument entweder unterschrieben oder mit einem Firmenstempel versehen werden.
Wollen Sie selbst eine Quittung schreiben, haben jedoch keinen Quittungsblock zur Hand, dann können Sie sich an unserer Quittungsvorlage orientieren:
Besonderheit: Quittung ausstellen als Kleinunternehmer
Sind Sie als Kleinunternehmerin oder -unternehmer nach §19 UStG (Umsatzsteuergesetz) tätig, gibt es eine Besonderheit beim Ausstellen einer Quittung.
Da Sie im Rahmen der Kleinunternehmerregelung von der Umsatzsteuer befreit sind, dürfen Sie keine Mehrwertsteuer (MwSt.) auf der Quittung ausweisen und müssen den Hinweis der Steuerbefreiung auf dieser auch ausweisen.
Können Quittungen auch online geschrieben werden?
Quittungen können angesichts der zunehmenden Digitalisierung auch online geschrieben bzw. erstellt werden. Hier nutzen Sie anstatt des Quittungsblocks und Papier eine digitale Vorlage und versenden diese E-Quittung an den Empfänger bzw. die Empfängerin, während eine Kopie bei Ihnen verbleibt.
Schreiben Sie Ihre Quittungen noch handschriftlich, empfehlen wir Ihnen, auch diese zu digitalisieren. Hierfür scannen Sie die jeweiligen Dokumente ein und speichern die digitale Variante ab. Das erleichtert Ihnen nicht nur die Buchführung, Sie können Ihre Quittungen so zum Beispiel auch als Belege für die Steuererklärung mühelos beim Finanzamt einreichen.
Wer muss auf der Quittung unterschreiben?
Eine Quittung muss von der Person unterschrieben werden, die das Geld oder die Ware erhält. Mit dieser Unterschrift bestätigt der Zahlungsempfänger oder die Zahlungsempfängerin, dass die Zahlung oder Ware tatsächlich eingegangen ist. Die Unterschrift des oder der Ausstellenden ist nicht verpflichtend.
Quittung ausstellen: Wer bekommt das Original?
Während Sie die Quittung schreiben, erstellen Sie gleichzeitig ein Original und einen Durchschlag. Das Original erhält die zahlende Person, der Durchschlag der Quittung verbleibt bei Ihnen. Er dient Ihnen als Beleg für den Zahlungseingang und ist steuerrechtlich relevant.
Praktische Vorlage für eine Quittung
Mit dieser Vorlage für eine Quittung erstellen Sie jederzeit einfach ordnungsgemäße Quittungen.
- Blanko Word-Vorlage (individuell anpassbar)
- Alle Pflichtangaben enthalten
Unterschiede zwischen Rechnung und Quittung
Trotz vieler Gemeinsamkeiten gibt es in einigen wesentlichen Punkten dennoch Unterschiede zwischen Rechnungen und Quittungen.
Da eine Quittung weniger Informationen und Angaben enthält, können Sie diese beispielsweise niemals als Rechnungsvorlage mit Rechnungsnummer verwenden. In § 14.4 UStG finden Sie die rechtlichen Vorgaben, wie Sie eine Rechnung aufbauen und welche Angaben Sie darin zwingend machen müssen – Steuernummer & Co. suchen Sie auf Quittungen vergeblich.
Andersherum kann eine Rechnung durchaus zusätzlich als Quittung fungieren. Hierfür müssen Sie aber ausdrücklich mittels Formulierungen wie „Betrag erhalten“ deutlich machen, dass eine bestimmte Zahlung bereits erfolgt ist. Außerdem müssen Sie sicherstellen, dass die Rechnung sämtliche formalen Kriterien erfüllt, die gesetzlich an Quittungen gestellt werden.
Quittung erstellen: Häufige Fehler
Im Alltag erleben wir es immer wieder, dass Quittungen unvollständig sind und damit im Zweifel nicht anerkannt werden. Wir stellen Ihnen weitere Fehler vor und wie Sie richtig reagieren.
Pflichtangaben auf der Quittung unvollständig
Eine Quittung muss die genannten Pflichtangaben enthalten – ansonsten ist sie ungültig. Überprüfen Sie also vor dem Ausstellen der Quittung unbedingt, dass alle erforderlichen Informationen vollständig und korrekt eingetragen sind.
Tipp: In unserer Vorlage sind alle Mindestangaben integriert. So können Sie gar nicht erst etwas vergessen.
Mehrwertsteuer nicht ausgewiesen
Wenn Sie umsatzsteuerpflichtig sind, muss die Quittung den Mehrwertsteuerbetrag und den Nettobetrag separat ausweisen. Fällt Ihrer Kundschaft oder Ihnen selbst auf, dass das nicht stimmt, erstellen Sie unbedingt eine korrigierte Quittung.
Quittung verloren: Was tun?
Wenn eine Quittung verloren geht, kann es erfahrungsgemäß schwierig werden, eine Zahlung nachzuweisen. Ist Ihnen das passiert, bitten Sie um eine Ersatzquittung oder erstellen Sie einen Eigenbeleg.
Fazit: Quittungen erleichtern eine effiziente Buchführung
Quittungen sind sowohl für Sie als auch für Ihre Kundschaft im Rahmen der Auftragsabwicklung und beim Bargeldaustausch von großer Relevanz. Sie können damit Zahlungseingänge nachweisen, was bei der Steuererklärung wichtig ist. Immer mehr Betriebe steigen im Namen der Effizienz auf digitale Lösungen um.
Hier bietet es sich an, das verwendete Programm zur Erstellung von Quittungen zum Beispiel mit der Buchhaltungssoftware zu verknüpfen. So werden alle relevanten Daten automatisch in die Quittungsvorlage eingetragen und übersichtlich abgespeichert. Das erleichtert Ihnen die spätere Buchführung immens.
Titelbild: HubSpot
