So schreiben Sie eine Quittung richtig (inkl. Quittungsvorlage)

Das Finanzamt verlangt bei einer Steuererklärung größtmögliche Transparenz. Um allen steuerrechtlichen Vorgaben gerecht zu werden, müssen sowohl Sie als auch Ihre Kundschaft alle Einnahmen und Ausgaben exakt angeben. Viele Kunden und Kundinnen verlangen daher eine Quittung, um eine Geldzahlung nachweisen zu können. Trotz einiger Gemeinsamkeiten unterscheiden sich Quittungen aber deutlich von Rechnungen und Kassenbons.

In diesem Artikel lernen Sie die Bedeutung von Quittungen kennen und erfahren, was Sie beim Schreiben einer Quittung berücksichtigen müssen.

Das müssen Sie beachten, wenn Sie eine Quittung schreiben 

Traditionell werden Quittungen händisch ausgestellt. Hierfür dient ein eigener Block mit Quittungsvorlagen, die Sie nur ausfüllen müssen, – der sogenannte Quittungsblock. Um die Quittung zu schreiben, tragen Sie in die verschiedenen Felder der Vorlage die geforderten Informationen ein. Dazu gehören unter anderem das Datum, der gezahlte Betrag, der Verwendungszweck – in den meisten Fällen also die erbrachte Leistung – und eine Unterschrift.

Angesichts der zunehmenden Digitalisierung ist es aber auch zulässig, Quittungen digital zu erstellen. Hier nutzen Sie anstatt des Quittungsblocks eine digitale Vorlage und versenden die Quittung an den Empfänger bzw. die Empfängerin, während eine Kopie bei Ihnen verbleibt.

Schreiben Sie Ihre Quittungen noch handschriftlich, sollten Sie sich überlegen, auch diese zu digitalisieren. Hierfür scannen Sie die jeweiligen Dokumente ein und speichern die digitale Variante ab. Das erleichtert Ihnen nicht nur die Buchführung, Sie können Ihre Quittungen so zum Beispiel auch als Belege für die Steuererklärung mühelos beim Finanzamt einreichen.

Was muss auf einer Quittung stehen?

Eine Quittung muss verschiedene Informationen beinhalten, um alle formalen Anforderungen zu erfüllen und somit rechtsgültig zu sein. So ist es beispielsweise wichtig, dass der Name „Quittung“ auf dem Dokument zu finden ist und dass sämtliche Quittungen fortlaufende Nummern haben. Hierdurch erleichtern Sie die Unterscheidung und stellen sicher, dass es zu keinen Verwechselungen kommt.

Ebenso müssen Sie den Nettobetrag der erfolgten Zahlung nennen und den Steuerbetrag sowie den Steuersatz in Höhe von 7 % bzw. 19 % separat ausweisen. Sollten Sie von der Umsatzsteuer befreit sein (zum Beispiel aufgrund der Kleinunternehmerregelung) müssen Sie auch dies auf die Quittung schreiben.

Aus Nettopreis und Steuerbetrag ergibt sich dann der Bruttopreis. Diesen müssen Sie sowohl als Zahl als auch in Worten ausweisen, um Fehler zu vermeiden. Des Weiteren muss eine Quittung sowohl Ihren Namen und Ihre Anschrift als auch Namen und Anschrift der empfangsberechtigten Person enthalten.

Ebenfalls unverzichtbar ist die Art der Ware oder Dienstleistung, die Sie bereitgestellt haben. Abschließend nennen Sie noch Ort und Datum der Ausstellung und fügen der Quittung Ihre Unterschrift hinzu. Alternativ können Sie auch mit einem Firmenstempel arbeiten.

Wollen Sie selbst eine Quittung schreiben, haben jedoch keinen Quittungsblock zur Hand, können Sie sich an der folgenden Quittungsvorlage orientieren:

Quelle: Screenshot Ionos

Quittung ausstellen: Wer bekommt das Original?

Während Sie die Quittung schreiben, erstellen Sie gleichzeitig ein Original und einen Durchschlag. Das Original erhält die zahlende Person, der Durchschlag der Quittung verbleibt bei Ihnen. Er dient Ihnen als Beleg für den Zahlungseingang und ist steuerrechtlich relevant.

Was ist das Besondere an einer Quittung?

Quittungen haben einen ganz eigenen Aufbau. Damit diese rechtsgültig sind, müssen Sie beim Quittung schreiben spezielle formale Vorgaben erfüllen. Kassenbons beispielsweise werden zwar im täglichen Sprachgebrauch oft auch als Quittungen bezeichnet, erfüllen aber nicht die rechtlichen Angaben zum Inhalt von Quittungen und dürfen offiziell nicht als solche gebraucht werden.

Quittungen schreiben Sie vorrangig bei Barzahlungen, da der Nachweis einer bezahlten Leistung bei Überweisungen meist durch Kontoauszüge erbracht werden kann. Ihre Kundschaft hat so die Möglichkeit, beim Finanzamt auch Zahlungen von Leistungen zu bestätigen, die keine Bank sicher nachweisen kann. Das ist bei der klassischen Buchführung ebenso relevant, wie wenn Sie Ihren Vorsteuerabzug verlieren.

Neben den typischen Quittungen gibt es auch Beispiele für diverse Sonderformen:

Ausgleichsquittung

Eine solche Quittung ist wichtig, wenn ein Mitarbeiter oder eine Mitarbeiterin Ihr Unternehmen verlässt. Die jeweilige Person bestätigt mit ihrer Unterschrift dieser Quittung, dass sie sämtliche Arbeitspapiere wie zum Beispiel Entgeltabrechnungen oder Zeugnisse erhalten hat. Diese Bestätigung ist verpflichtend.

Als freiwilliger Zusatz kann durch die Angaben in der Ausgleichsquittung auch bestätigt werden, dass die ausscheidenden Mitarbeitenden keine weiteren Rechtsansprüche gegenüber Ihrem Unternehmen besitzen.

Bankquittung

Banken gelten als neutral und seriös. Wenn sie Dokumente ausstellen, dienen diese bei Rechtsstreitigkeiten oder Mahnverfahren daher oft als Beweismittel – und in genau diesem Kontext gewinnen Bankquittungen meist an Bedeutung. Inhaltlich dient diese Art der Quittung als Bestätigung, dass eine Bank ihrer Kundschaft eine bestimmte Geldsumme geliefert hat, und wird durch die Kundschaft unterschrieben.

Löschungsbewilligung

Eine Löschungsbewilligung wird auch als „löschungsfähige Quittung“ bezeichnet. Sie spielt vor allem im Immobilienbereich eine Rolle und dient der Bestätigung, dass eine vorliegende Schuld in Form von Raten beglichen wird.

Unterschiede zwischen Rechnung und Quittung

Trotz vieler Gemeinsamkeiten gibt es in einigen wesentlichen Punkten dennoch Unterschiede zwischen Rechnungen und Quittungen. Da eine Quittung weniger Informationen und Angaben enthält, können Sie diese beispielsweise niemals als Rechnungsvorlage verwenden. In § 14.4 UStG finden Sie die rechtlichen Vorgaben, wie Sie eine Rechnung aufbauen und welche Angaben Sie darin zwingend machen müssen.

Andersherum kann eine Rechnung durchaus zusätzlich als Quittung fungieren. Hierfür müssen Sie aber ausdrücklich mittels Formulierungen wie „Betrag erhalten“ deutlich machen, dass eine bestimmte Zahlung bereits erfolgt ist. Außerdem müssen Sie sicherstellen, dass die Rechnung sämtliche formalen Kriterien erfüllt, die gesetzlich an Quittungen gestellt werden.

Quittungen erleichtern eine effiziente Buchführung

Quittungen sind sowohl für Sie als auch für Ihre Kundschaft von großer Relevanz. Sie können damit Zahlungseingänge nachweisen, was bei der Steuererklärung wichtig ist. Immer mehr Betriebe steigen im Namen der Effizienz auf digitale Lösungen um.

Hier bietet es sich an, das verwendete Programm zur Erstellung von Quittungen zum Beispiel mit der Buchhaltungssoftware zu verknüpfen. So werden alle relevanten Daten automatisch in die Quittungsvorlage eingetragen und übersichtlich abgespeichert. Das erleichtert Ihnen die spätere Buchführung immens.

 

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