RPA: Aufgaben an einen Roboter auslagern

Wenn sich die Belegschaft zu selten ihren Kernaufgaben und der Unternehmensentwicklung widmen kann, weil Routineaufgaben zu erledigen sind, dann ist es Zeit für RPA. Die Robotic Process Automation übernimmt wiederkehrende Aufgaben und hält allen Mitarbeitenden den Rücken frei. So bleibt Zeit und Raum, das eigene kreative Potenzial voll auszuschöpfen und aktiv am Erfolg des Unternehmens mitzuarbeiten.

Was ist RPA (Robotic Process Automation)?

RPAstrong> meint die automatisierte Erledigung repetitiver Aufgaben durch digitale Roboter und Algorithmen, auch Bots genannt. Das Verfahren eignet sich vor allem für Datensätze mit klaren Strukturen und Regeln, die bisher Menschen erledigt haben. Das Ziel dieser Automatisierung besteht darin, Prozesse zu optimieren, Ressourcen einzusparen und die Belegschaft zu entlasten. Die verwendeten Roboter sind hierbei nicht physisch anwesend, sondern liegen als Softwareanwendung vor.

Wie funktioniert RPA?

Bei der RPA imitiert ein Softwareroboter das Verhalten von Menschen am Rechner. Er durchforstet verschiedene Datensätze und ist in der Lage, diese zu kategorisieren, zu sortieren und an klar definierten Stellen abzulegen. Die Technologie können Unternehmen für das Ausfüllen von Dokumenten ebenso einsetzen wie für die Bewertung und Analyse von Informationspaketen. So lassen sich beispielsweise Strukturen und Muster erkennen, die einem Menschen im Umgang mit den Daten vermutlich nicht aufgefallen wären.

Die Robotic Process Automation können Sie für verschiedene Softwares einsetzen und auf einzelne Aufgabenfelder individuell zuschneiden. Ein großer Vorteil hierbei ist, dass keine API-Schnittstellen notwendig sind. Bisher wird eine RPA in der Regel für spezielle Aufgaben konzipiert, programmiert und implementiert. In Zukunft dürften aber intelligente, selbstlernende Roboter an Bedeutung gewinnen. Diese entwickeln sich durch den Umgang mit den Daten weiter und können dank Machine Learning kontinuierlich mehr und immer komplexere Aufgaben übernehmen.

Für welche Bereiche eignet sich RPA?

RPA eignet sich vor allem für stark repetitive Tätigkeiten mit klar abgestecktem Aufgabenrahmen. Außerdem bietet sich das Verfahren zur Untersuchung und Analyse großer Datensätze an. Während Menschen für die Überprüfung von Dokumenten und Datensätzen oft Stunden benötigen, erledigen Bots solche Aufgaben innerhalb weniger Minuten. Außerdem können Sie RPA in Ihr Sicherheitskonzept integrieren, um Fehler in oder Manipulationen an Datensätzen zu identifizieren.

RPA eignet sich sowohl für Frontend- als auch für Backend-Prozesse und wird meist über desktopbasierte Anwendungen realisiert. Sie zeichnet sich durch eine hohe Kompatibilität aus und Sie können sie mit anderen Verfahren wie dem Process Mining kombinieren. Solche Zusammenschlüsse werden dann in der Regel als RPA 2.0 bezeichnet. 

Durch dieses Vorgehen lassen sich einerseits Synergien nutzen und andererseits werden Bots in die Lage versetzt, eigenständige Entscheidungen zu fällen und daraus konkrete Handlungen abzuleiten. All dies müssen somit keine Menschen mehr erledigen, was zu deutlich mehr Effizienz im Unternehmen führt.

Vorteile von RPA: Das spricht für den Einsatz von Robotic Process Automation

RPA dient vor allem der Prozessautomatisierung im Rahmen der Industrie 4.0 und vereinfacht die Arbeit der Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen. Indem Softwareroboter Geschäftsprozesse übernehmen, für die bisher Menschen eingespannt waren, schaffen sie Freiräume.

Diese können Sie für kreative Aufgaben und die Entwicklung Ihres Unternehmens nutzen. Die Arbeitskraft geht somit nicht in den Mühlen des Alltags verloren, sondern steht für wichtige Aufgaben zur Verfügung, die Maschinen (noch) nicht erledigen können. Zudem sparen Sie Zeit und Geld ein, wodurch Ihr Betrieb wirtschaftlich, konkurrenzfähig und innovativ wird.

Mittels RPA ist es möglich, einzelne Wertschöpfungsprozesse aufzubrechen, die darin enthaltenen Daten zu strukturieren und zu nutzen sowie neue Prozesse zu generieren. Auf diese Weise erreichen Sie mit Ihren Geschäftsprozessen einen höheren Durchlauf, eine höhere Compliance und eine höhere Zufriedenheit der Kundschaft. Den Faktor Mensch schließen Sie in den rein repetitiven Aufgaben aus und profitieren somit von einer messbaren Fehlerreduzierung. Das ist ein immenser Wettbewerbsvorteil.

Roboter vs. Mensch: Kritikpunkte an der robotergestützten Prozessautomatisierung

Wo Licht ist, da ist auch Schatten – entsprechend gehen mit der Robotic Process Automation verschiedene Nachteile einher. Einer besteht darin, dass viele Unternehmen die Technologie nutzen, um ihre Digitalisierung aufzuschieben. Statt eine dringend notwendige digitale Transformation zu durchlaufen, lagern sie zahlreiche Aufgaben lediglich an Bots aus und die Unternehmensführung hat das Gefühl, digital auf der Höhe der Zeit zu sein. 

Außerdem bringt die RPA nur dann etwas, wenn die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen sie zielführend einsetzen. Es besteht somit die Gefahr von Überforderungen oder das Risiko, dass die Belegschaft zu stark in Fort- und Weiterbildungsmaßnahmen sowie den Umgang mit der neuen Technologie eingespannt ist. Dann gewinnt sie weder Zeit noch Raum für kreative Prozesse.

Des Weiteren ist der potenzielle Kontrollverlust ein Problem. Es müssen Strukturen zur Überwachung von Softwarerobotern geschaffen werden, damit diese keine Fehler begehen oder Cyberkriminellen Tür und Tor öffnen. Denn oft genug arbeitet eine RPA mit sensiblen und personenbezogenen Daten. Nicht zuletzt kann eine RPA zum Jobkiller werden, da sie Aufgaben übernimmt, für die bisher Menschen zuständig waren.

RPA als Booster für die Unternehmensprozesse

Die RPA birgt ein hohes Optimierungspotenzial für alle Geschäftsprozesse und Anwendungen. Im Idealfall erleichtert die Automatisierung von Prozessen den Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen die Arbeit und führt zu mehr Effizienz und Kundenzufriedenheit. 

Hierfür ist jedoch ein gewisser Einsatz erforderlich: Sie müssen die geeignete RPA auswählen, implementieren, überprüfen und gegebenenfalls anpassen. Es genügt nicht, sich einmal mit dem Thema zu beschäftigen und es dann laufen zu lassen. Richtig eingesetzt wird die Robotic Process Automation aber zum Booster für Ihre Unternehmensprozesse und treibt Ihren Geschäftserfolg voran.

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