Besprechungen organisieren: So erstellen Sie eine Tagesordnung (inkl. Vorlage)

Gibt es etwas Langweiligeres, als ewig währende Besprechungen, die zu keinem klaren Ergebnis kommen? Wohl kaum! Viel schneller und effizienter laufen Besprechungen mit einer Tagesordnung ab, in der alle zu besprechenden Themen und ein klarer Fahrplan definiert werden. Wir zeigen Ihnen, wie Sie eine solche Tagesordnung ganz einfach erstellen können und versorgen Sie auch mit einer praktischen Vorlage.

Darum lohnt sich eine Vorlage

Eine Tagesordnung dient dazu, Besprechungen vorab zu planen. In der Hauptsache werden in der Agenda die Themen festgehalten, die behandelt werden sollen. Sie hilft aber auch dabei, die zeitlichen Abläufe zu strukturieren und große Teilnehmerzahlen zu koordinieren.

Tagesordnungen können unter anderem bei Betriebsrats- oder Vorstandssitzungen zum Einsatz kommen, eignen sich aber genauso für Team-Besprechungen oder Konferenzen.

Alle Teilnehmer können zu jeder Zeit nachsehen, wann bestimmte Themen besprochen werden sollen und sich pünktlich dazu einfinden. Zudem ermöglicht die Tagesordnung es ihnen, sich vorab bestmöglich auf das Treffen vorzubereiten, Fragen und Argumente zurechtzulegen oder hilfreiche Dokumente zu erstellen.

Auch die Organisatoren der Besprechung sparen auf diese Weise Zeit. Sie müssen weniger Fragen beantworten und können das Meeting einfacher moderieren, weil alle Teilnehmer auf dem gleichen inhaltlichen Stand sind und wissen, was auf sie zukommt.

Anhand der Tagesordnung kann der Moderator die vorgesehenen Zeiten für die einzelnen Themen im Auge behalten, ausufernde Diskussionen eindämmen, zu neuen Themen überleiten und dafür sorgen, dass das Meeting pünktlich und mit den gewünschten Themen beendet wird.

Im Kern geht es bei einer Tagesordnung also darum, Besprechungen so effizient wie möglich zu gestalten. Da wäre es natürlich kontraproduktiv, wenn die Erstellung dieser Agenda eine schwierige und langwierige Angelegenheit wäre.

Hier kommen die Vorlagen ins Spiel: Einmal erstellt, können sie immer wieder zur unkomplizierten Planung aller anstehenden Besprechungen genutzt werden.

Überlegungen zu Aufbau und Formatierung der Tagesordnung entfallen: Sie müssen nur noch die Felder ausfüllen. So haben Sie in wenigen Minuten ein druckreifes Dokument erstellt.

Tagesordnung: Ein Muster mit wichtigen Elementen erstellen

Welche Elemente nun genau in Ihrer Tagesordnung enthalten sein sollten, hängt von der Art Ihrer Besprechungen und Ihren Zielen ab.

In jedem Fall aufschreiben sollten Sie Datum, Uhrzeit und Ort des Meetings. Hinzu kommen natürlich die zu besprechenden Themen als einzelne Tagesordnungspunkte (kurz TOP). Daneben ergänzen Sie einen Hinweis, wie viel Zeit pro TOP vorgesehen ist – entweder in Minuten oder mit konkreten Start- und Endzeiten.

Optional können Sie in Ihrer Tagesordnung vermerken, wer an der Besprechung teilnimmt und wer die Gespräche zu bestimmten Themen leitet. Möglich ist es zudem, den Tagesordnungspunkten konkrete Ziele zuzuordnen, damit sich die Beteiligten noch besser vorbereiten können. Solche Ziele können unter anderem sein:

• Information (etwa über Projekte, Änderungen im Betrieb oder neue Produkte),

• Analyse (zum Beispiel von Marketing-Kampagnen oder Verkaufszahlen),

• Bewertung von Handlungsalternativen,

• Problemlösung und/oder

• Entscheidungsfindung.

Tagesordnungsvorlage erstellen in Word oder Excel: So gehen Sie vor

Die Vorlage für Ihre Tagesordnung erstellen Sie am einfachsten in Word oder Excel. Überlegen Sie sich schon vorab, welche Elemente enthalten sein sollen. Dann beginnen Sie, indem Sie ganz oben im Dokument Felder für Ort, Datum, Zeit, Anlass und eventuell die Teilnehmer des Meetings definieren. Anschließend legen Sie eine Tabelle für die Tagesordnungspunkte an und beschriften sie Ihren Wünschen entsprechend.

Speichern Sie die fertige Vorlage so ab, dass alle Mitarbeiter, die Besprechungen organisieren, darauf zugreifen können.

Noch einfacher ist es, wenn Sie unsere fertige Vorlage herunterladen. 

Vor Ihrer nächsten Besprechung müssen Sie das Muster nur noch ausfüllen. Halten Sie die Informationen dabei kurz und knapp. Teilnehmer sollen sie am besten auf einen Blick erfassen können.

Denken Sie daran, dass selten alles nach Plan läuft. Richten Sie deshalb Pufferzeit für unvorhergesehene Probleme ein. Auch Pausen sollten in der Tagesordnung berücksichtigt werden.

Wichtig: Die Tagesordnung schon vor der Teambesprechung verteilen

Warten Sie nicht zu lange, bis Sie die Tagesordnung erstellen und allen Beteiligten zukommen lassen. Die Teilnehmer der Besprechung sollten die Agenda nicht erst unmittelbar vor Beginn des Treffens erhalten, sondern so früh wie möglich. So haben sie genügend Zeit, sich auf die für sie relevanten Themen vorzubereiten.

Das ist insbesondere dann wichtig, wenn der Erfolg des Meetings von den Informationen einzelner Teilnehmer abhängt. Es gestaltet sich zum Beispiel schwierig, eine Werbekampagne fundiert auszuwerten, wenn der Verantwortliche vorab nicht die Zahlen zusammengestellt hat. Und Entscheidungen können nur schwerlich fundiert getroffen werden, wenn die Optionen nicht allen Beteiligten klar sind.

Fazit: Teambesprechungen effizienter organisieren dank Tagesordnungsvorlage

Tagesordnungen tragen dazu bei, dass Besprechungen klar erkennbare Ergebnisse erzielen, gleichzeitig aber nicht länger als unbedingt nötig dauern. Kurz gesagt: Sie sorgen für maximale Effizienz. Voraussetzung dafür ist, dass für jedes wichtige Meeting ohne großen Aufwand eine Agenda zusammengestellt werden kann. Hierbei helfen individualisierbare Vorlagen.

Dann müssen Sie nur noch dafür sorgen, dass alle Teilnehmer im Vorfeld rechtzeitig ein Exemplar der Tagesordnung erhalten – und schon steht einer produktiven Besprechung nichts mehr im Wege.

Titelbild: fizkes / Getty Images