6 zeitsparende Einsatzmöglichkeiten für CRM-Systeme, die jeder Vertriebsmanager kennen sollte

Vertriebsmanager sind eigentlich immer in Zeitnot, und genau deshalb meiden sie das CRM-System. Dabei könnten Sie Ihr CRM-System dazu nutzen, überflüssige Aufgaben zu eliminieren und noch enger mit Ihren Vertriebsmitarbeitern und Kunden zusammenzuarbeiten. Wenn Sie Vertriebsdaten in das System eingeben und direkt über das CRM mit Kunden kommunizieren, hat Ihr Vertriebsteam im Grunde alle notwendigen Informationen immer zur Hand, um effizient arbeiten zu können.

Sie müssen weder veraltete Tabellen von Hand aktualisieren noch Hunderte von E-Mails mühsam durchsuchen. Sie sparen Zeit, weil alle Daten zentral gespeichert sind.

Mithilfe der sechs folgenden Tipps können Sie in Ihrem CRM-System Funktionen entdecken, mit denen Sie die Daten Ihres Vertriebsteams zu Deal-Umsatz, potenziellen Kunden, Kundenkommunikation usw. effizient strukturieren und darstellen können. Somit entfallen tägliche Verwaltungsaufgaben und Sie können sich ganz dem Management Ihres Vertriebsteams widmen.

1. Produktivitätskennzahlen tracken

Firmenweite Berichte zu Kennzahlen sind nicht nur eine hervorragende Motivation, sondern geben auch einen Einblick in die Aktivitäten Ihres Teams, um die Stärken und Schwächen der einzelnen Vertriebsmitarbeiter einfacher erkennen zu können.

Aktivitätskennzahlen stehen bei Vertriebsmanagern meist nicht ganz oben auf der Tagesordnung. Eine Studie des Management-Magazins „Harvard Business Review“ hat gezeigt, dass Aktivitätskennzahlen lediglich 17 % der Kennzahlen ausmachen, die für das Vertriebsleistungsmanagement herangezogen werden, obwohl sich gerade diese Kennzahlen besonders einfach steuern lassen. Ohne diese Kennzahlen haben Sie keinen Einblick in die Produktivitätsgewohnheiten Ihres Teams. Wie können Sie so Leistungsträger belohnen und leistungsschwächere Mitarbeiter wieder zum Erfolg führen?

Mit einem CRM-System ist es wesentlich einfacher, die täglichen Aktivitäten aller Vertriebsmitarbeiter zu verfolgen, denn Sie können im CRM automatisch Berichte zu protokollierten Aktivitäten wie etwa Meetings, Anrufen und E-Mails erstellen. Sammeln Sie alle Daten des Teams an einem zentralen Ort, beobachten Sie die täglichen Entwicklungen und ziehen Sie diese Kennzahlen bei persönlichen Mitarbeitergesprächen als Referenz heran. Bei regelmäßigen Performance-Gesprächen können Sie die Situation jedes Vertriebsmitarbeiters genauer einschätzen und Verbesserungspotenziale erkennen.

Nachstehend sehen Sie ein Beispiel für das Produktivitäts-Widget im HubSpot CRM. Dieses Widget aktualisiert die Anzahl der von jedem Vertriebsmitarbeiter durchgeführten Anrufe, Meetings und die gesendeten E-Mails sowie die aufgezeichneten Notizen und Aufgaben:

2. Umsatzkennzahlen tracken

Kommunikation ist das A und O, wenn es um Ihren Erfolg als Manager und die persönliche Weiterentwicklung Ihrer Vertriebsmitarbeiter geht. Der regelmäßige persönliche Kontakt mit Ihren Mitarbeitern ist daher wichtig, um sich ein Bild ihrer täglichen Aufgaben zu machen und ein gutes Funktionieren der Pipeline zu gewährleisten.

Wie können Sie den regelmäßigen Kontakt mit Ihren Mitarbeitern am besten herstellen? Sehen Sie sich die Kontakt-, Unternehmens- und Deal-Datensätze jedes einzelnen Vertriebsmitarbeiters im CRM an und nutzen Sie diese Daten als Einstieg bei Performance- und Coaching-Gesprächen.

Mit den meisten CRM-Systemen können Berichte zu folgenden Kennzahlen erstellt werden:

• Geschäftsabschlüsse pro Eigentümer: Erstellen Sie mithilfe von Filtern für jeden Vertriebsmitarbeiter eine Ansicht mit den bisher geschlossenen Deals und dem zugehörigen Umsatz pro Deal. Diese Übersicht schicken Sie dem jeweiligen Mitarbeiter. Auf diese Weise haben Sie immer einen Überblick darüber, welchen Beitrag zum Umsatz jeder Vertriebsmitarbeiters leistet. Der Vertriebsmitarbeiter wiederum kann die eigenen Fortschritte verfolgen.
• Die jedem einzelnen Vertriebsmitarbeiter zugeordneten Kontakte, einschließlich Datum der letzten Kontaktaufnahme: Erstellen Sie für jeden Vertriebsmitarbeiter eine Ansicht der Kontakte, die diesem Mitarbeiter zugeordnet sind, einschließlich dem Datum der letzten E-Mail, Meeting-Buchung oder des letzten Anrufs für jeden einzelnen Kontakt. Diese Ansicht gibt Aufschluss darüber, wie die Leads in Ihrem Team verteilt sind und wie proaktiv die einzelnen Vertriebsmitarbeiter in puncto Kontaktaufnahme sind.
• Offene Deals mit geschätztem Umsatz: Erstellen Sie für jedes Mitglied Ihres Teams eine Ansicht mit seinen offenen Deals und dem potenziellen Umsatz für die einzelnen Deals. Anhand dieser Übersicht können Ihre Mitarbeiter Kontakte effizienter priorisieren und ihre Zeit entsprechend messen.
• Deal-Umsatz-Bestenliste: In einer Deal-Umsatz-Bestenliste werden die Vertriebsmitarbeiter anhand des prognostizierten Umsatzes ihrer Deals vom höchsten zum niedrigsten aufgeführt. Das fördert einen gesunden Wettbewerb und gibt Ihren Vertriebsmitarbeitern den nötigen Motivationsschub, um diese Deals zum Abschluss zu bringen (und in der Rangliste aufzusteigen).

3. Protokollierte Anrufe und E-Mails überprüfen

Sie können nicht jeden Kundenanruf Ihres Vertriebsteams verfolgen oder jede gesendete E-Mail absegnen. Sie können sich jedoch bei Bedarf die protokollierten Interaktionen in den CRM-Kontaktdatensätzen ansehen. Auf diese Weise können Sie sich in die Position Ihrer Vertriebsmitarbeiter hineinversetzen und wertvolle Einblicke in den Fortgang der Kundenbeziehungen gewinnen.

Falls Sie Verkaufsgespräche aufgezeichnet haben, können Sie u. a. die Kompetenzentwicklung fördern und Coaching-Möglichkeiten erkennen.

Wenn Sie sich einen aufgezeichneten Anruf anhören, könnte Ihnen beispielsweise auffallen, dass der Vertriebsmitarbeiter möglicherweise etwas zu aufdringlich klingt, was potenzielle Kunden abschrecken könnte. Hören Sie sich die Aufzeichnung in diesem Fall beim nächsten persönlichen Gespräch mit dem Vertriebsmitarbeiter zusammen an und geben Sie Tipps, wie man einen weniger aggressiven Eindruck machen kann.

Oder Sie entdecken in einem Kontaktdatensatz eine gänzlich einseitige E-Mail-Kommunikation, bei der Ihr Vertriebsmitarbeiter sich zwar redlich um die Aufmerksamkeit eines potenziellen Kunden bemüht, aber keine Reaktion erhält. Das ist Zeitverschwendung.

Schicken Sie Ihrem Vertriebsmitarbeiter einen Link zum betreffenden Datensatz und besprechen Sie die Möglichkeiten, wie man zum Unternehmen passende Leads von desinteressierten Gesprächspartnern unterscheiden kann. Sie können auch gemeinsam eine überzeugende „Trennungs“-E-Mail entwerfen, um dem Kunden doch noch eine Reaktion abzuringen.

Der Einsatz eines CRM-Systems zur Überprüfung von Anrufen und E-Mails ist wesentlich unkomplizierter als ein Prozess, bei dem Vertriebsmitarbeiter Meetings aufzeichnen und Ihnen Nachrichten senden müssen. Das spart Zeit und macht das Coaching effektiver.

4. Berichte für das gesamte Team erstellen

Der Einsatz eines CRM-Systems erhöht den Umsatz. Nucleus Research hat herausgefunden, dass Unternehmen mit Vertriebsteams, die ein CRM-System verwenden, pro Dollar, den sie in CRM-Software investieren, eine Umsatzsteigerung von 8,71 USD verzeichnen können.

Für Ihre Vertriebsmitarbeiter ist es sehr befriedigend, wenn sie sehen, wie sich ihre harte Arbeit auf Team- und Deal-Ebene finanziell niederschlägt. Mit Deal-Berichten lässt sich die Pipeline einzelner Vertriebsmitarbeiter wie auch des gesamten Teams hervorragend überwachen.

Die Informationen in den Berichten reichen von der Position der Deals in der Pipeline bis hin zu der Anzahl der Deals, die in einem bestimmten Zeitraum geschlossen wurden. Stellen Sie die Berichte in ein öffentliches Dashboard, damit alle Vertriebsmitarbeiter sehen können, was das Team leistet und wie die Mitarbeiter im Vergleich zueinander abschneiden.

Mit dem CRM von HubSpot können Sie in regelmäßigen Abständen eine E-Mail mit den Deal-Dashboard-Kennzahlen an Ihre Vertriebsmitarbeiter schicken, um sie auf eventuelle Abweichungen von ihrer persönlichen Leistung und der Team-Performance aufmerksam zu machen.

5. Leads automatisch weiterleiten

Die Weiterleitung von Leads ist wichtiger Bestandteil des Vertriebsprozesses. Kontakte und Unternehmen müssen verschiedenen Vertriebsmitarbeitern zugewiesen werden, um dafür zu sorgen, dass potenzielle und bestehende Kunden angemessen gepflegt und Deals gleichmäßig auf die Mitglieder Ihres Teams verteilt werden. Werden einem Vertriebsmitarbeiter unverhältnismäßig viele Leads zugewiesen, kann jedem einzelnen potenziellen Kunden nicht mehr genug Zeit gewidmet werden. Zudem nimmt man anderen Teammitgliedern die Möglichkeit, ihren Beitrag zum Umsatz des Teams zu leisten.

Dank der Filtertools des CRM-Systems können Sie potenzielle Kunden anhand bestimmter Eigenschaften unterteilen. Beispiel: Ein Vertriebsmitarbeiter hat sich auf Bildungseinrichtungen spezialisiert. Dann können Sie nach Branche filtern. Wenn Sie die Unternehmen dagegen basierend auf ihrer Größe unterteilen möchten, filtern Sie nach der Anzahl der Mitarbeiter.

Auf diese Weise können Sie potenzielle Kunden gruppenweise verschiedenen Vertriebsmitarbeitern zuweisen, um dafür zu sorgen, dass alle Unternehmen und Kontaktdatensätze zugewiesen and gleichmäßig verteilt werden und kein Mitarbeiter überbeansprucht wird.

Die Abbildung unten zeigt eine gefilterte HubSpot CRM-Ansicht mit Unternehmen in einer bestimmten Region:

6. Aufgaben zuweisen

Ein erfolgreicher Vertriebsmanager zeichnet sich durch die Fähigkeit aus, zu delegieren. Wenn Sie zu viele Aufgaben übernehmen, haben Sie weniger Zeit für Ihre Vertriebsmitarbeiter und nehmen ihnen die Möglichkeit, ihre Vertriebskompetenz weiterzuentwickeln. Langfristig werden Ihre Mitarbeiter dadurch weniger produktiv und weniger selbstständig.

Erstellen Sie eine Liste mit Aufgaben, die direkt im CRM erledigt werden müssen. Gleichzeitig eliminieren Sie so externe Dokumente. Die einzelnen Aufgaben in der Liste können Sie dann sich selbst oder verschiedenen Vertriebsmitarbeitern zuweisen. Automatisieren Sie das Follow-up mithilfe von E-Mail-Erinnerungen im CRM. Dadurch halten Sie die Vertriebsmitarbeiter auf Kurs und stärken die Kommunikation im Team. Dank eines strukturierteren Aufgabensystems haben Sie mehr Zeit für die Interaktion mit Leads und für Geschäftsabschlüsse.

Die obigen Tipps sollen Ihnen dabei helfen, mithilfe Ihres CRM-Systems eine bessere Teamorganisation zu realisieren und sich ein Bild der täglichen Aktivitäten Ihrer Vertriebsmitarbeiter zu machen. Sie müssen weniger Zeit für das manuelle Tracken von Daten aufwenden und können sich ganz auf die Entwicklung Ihres Teams und das Unternehmenswachstum konzentrieren.