13 Tipps für das Zeitmanagement im Vertrieb

„Zeit ist Geld“ – den Spruch kennen wir alle. Und niemand kennt ihn besser als Vertriebsmitarbeiter. Einem Interessenten den Vorzug vor einem anderen zu geben, kann den Unterschied zwischen einem millionenschweren Vertrag und einer verpassten Gelegenheit ausmachen. Wenn Sie Zeit für bestimmte Tätigkeiten aufwenden, bereiten Sie damit vielleicht den Boden für eine rekordverdächtige Woche – während Sie möglicherweise einen herben Rückschlag erleben, wenn Sie sich auf etwas anderes konzentrieren.

Zeitmanagement gehört zu den schwierigsten Aufgaben, die Vertriebsmitarbeiter beherrschen müssen. Sie haben immer mehrere wichtige Aufgaben zu erledigen, und das am besten gleichzeitig. Wie setzt man Prioritäten und nutzt die Arbeitszeit bestmöglich?

Solange wir den 24 Stunden eines Tages nicht ein paar mehr hinzufügen können, helfen einige gute Zeitmanagement-Tipps Vertriebsmitarbeitern, produktiver zu werden. Diese 13 Tipps haben sich bewährt.

1. Administrative Tätigkeiten eliminieren

Damit Sie mehr Zeit für den Verkauf haben, überlegen Sie, welche Verwaltungsaufgaben Sie automatisieren können. Auch wenn Sie hier und da immer nur ein paar Minuten einsparen können, kommt am Ende doch einiges an Zeit zusammen. Außerdem haben Sie dann mehr Energie für anspruchsvollere Aufgaben, zum Beispiel Demos oder die Beantwortung schwieriger Fragen.

Hier einige Beispiele:

• PandaDoc, das übrigens in HubSpot integriert werden kann, ist ein interessantes Tool für Vertriebsmitarbeiter, die Angebote und andere Unterlagen versenden. Es ruft automatisch Daten aus Ihrem CRM ab. Sie sparen sich also das umständliche Kopieren und Einfügen von Informationen. Mit wenigen Klicks können Sie ein fehlerfreies, personalisiertes und professionell aussehendes Angebot senden.
• Mithilfe von Software für die Routenplanung können Sie den effizientesten Weg zum Büro des Interessenten finden. Sie sparen Zeit, weil Sie nicht selbst austüfteln müssen, wie Sie am besten ans Ziel kommen.
• HubSpot Meetings gibt Kunden die Möglichkeit, direkt einen freien Termin in Ihrem Kalender zu buchen. Damit ist Schluss mit dem endlosen Hin und Her von E-Mails („Passt es Ihnen um X Uhr?“ „Tut mir leid, da habe ich keine Zeit... Wie wäre es um Y Uhr?“)
• Todoist, eine erweiterte To-Do-Liste als App, nutzt KI, um Ihre Gewohnheiten zu berücksichtigen und Aufgaben entsprechend zu planen. Die App findet die beste Zeit für Sie, um alles zu erledigen.

Welche Tools die richtigen für Sie sind, ist von Ihrer Branche, Ihren täglichen Aufgaben und Ihrer Funktion abhängig. Es gibt neben den genannten Tools zahlreiche weitere effektive Helfer. Der Punkt ist: Automatisieren Sie so viele Aufgaben wie möglich, die nichts mit dem Verkauf zu tun haben.

2. Vorbereitet und flexibel sein

Als ich noch im Außendienst tätig war, habe ich meine Leads nach ihrem Standort sortiert. Für jeden Lead notierte ich mir immer, wann wir zuletzt Kontakt hatten. Wenn ein Termin platzte, konnte ich schnell umschalten und mit einem anderen Interessenten in der Nähe Kontakt aufnehmen. Anstatt also den ganzen Weg zurück ins Büro zu fahren oder bis zum nächsten Termin in einem Café herumzusitzen, habe ich meine Zeit sinnvoll genutzt und ein neues Meeting vereinbart.

Das funktioniert auch im Innendienst. Es kommt immer wieder vor, dass Interessenten Termine absagen. Vertriebsmitarbeiter sollten darauf vorbereitet sein, damit sie sofort zu anderen, lohnenden Aktivitäten umschalten können. Das klappt am besten mit Aktivitäten, die denen des abgesagten Termins entsprechen.

Ein Beispiel: Sie haben ein Erläuterungstelefonat vorbereitet, für das eine Stunde veranschlagt war. Der Interessent sagt kurz vor dem Termin ab. Da Sie jetzt schon mental auf ein Erläuterungstelefonat eingestellt sind, nutzen Sie die gewonnene Stunde am besten mit der Vorbereitung auf andere Gespräche dieser Art, die für diese Woche geplant sind. Gedanklich sind Sie schließlich bereits im richtigen Modus für die Erläuterung und Analyse. Bleiben Sie dabei.

Vielleicht halten Sie das für einen törichten Ratschlag – es wäre doch viel besser, die Zeit mit der Suche nach potenziellen Kunden oder mit Follow-up-Anrufen zu verbringen. Aber das ist genau der Punkt. Sofern Sie nicht alle Lead-Daten sofort zur Hand haben und aus dem Stand vorbereitet sind, neue Interessenten zu gewinnen, vergeuden Sie sehr wahrscheinlich Zeit damit, diese Anrufe vorzubereiten.

Finden Sie nicht auch, dass sich neue potenzielle Kunden effektiver gewinnen lassen, wenn Sie dabei geplant und gut vorbereitet vorgehen? Das bringt mich gleich zu meinem nächsten Punkt.

3. Konzentriert an einer Sache arbeiten

Multitasking ist ein Mythos. Studien haben ganz klar gezeigt, dass wir nicht wirklich zwei Dinge gleichzeitig tun können. Wir können nur schnell zwischen Aufgaben wechseln. Aber dieses Wechseln mindert unsere Konzentration und macht uns langsamer, denn unser Gehirn muss sich jedes Mal auf die jeweilige Aufgabe einstellen. Wenn Sie an diesem Thema interessiert sind, habe ich zwei Buchtipps für Sie: „Brain at Work: Intelligenter arbeiten, mehr erreichen“ von David Rock und „Konzentriert Euch!“ von Daniel Goleman.

Verschiedene Aufgaben beanspruchen verschiedene Gehirnareale. Für Demos brauchen Sie zum Beispiel eine andere mentale Einstellung und Konzentration als für die Vorbereitung auf Anrufe oder das Pipeline-Management. Vertriebsmitarbeiter können effizienter sein, wenn sie ähnliche Aufgaben in Gruppen einordnen.

Denken Sie zum Beispiel an die Gewinnung von potenziellen Kunden. Vielleicht setzt Ihr Unternehmen dabei hauptsächlich auf Voicemail und E-Mails, und Sie haben zwei Stunden Zeit für Anrufe bei potenziellen Kunden. Sie könnten dabei so vorgehen: anrufen, den AB erreichen, einen Nachricht hinterlassen, eine Follow-up-E-Mail schreiben, die Mail senden, die Aktivität im CRM dokumentieren, eine neue Aktivität einrichten, um den Interessenten erneut anzurufen, dann zum nächsten Interessenten auf Ihrer Anrufliste gehen und diesen Kreislauf zwei Stunden lang immer wieder durchlaufen.

Dieser Ansatz verschlingt unglaublich viel Zeit, weil Sie immer wieder zu einer anderen Aktivität wechseln. Hier gibt es viele Möglichkeiten der Optimierung. Eine besteht darin, Aktivitäten zu gruppieren:

• Überlegen Sie, wie viele potenzielle Kunden Sie realistischerweise innerhalb der vorgesehenen zwei Stunden anrufen können, wenn Sie nichts anderes tun, als die Nummer zu wählen und eine Voicemail-Nachricht zu hinterlassen. Recherchieren Sie diese Anzahl von Interessenten vor dem für die Interessentengewinnung geplanten Zeitraum.
• Wenn Ihre zwei Stunden beginnen, legen Sie sich die Liste aller Interessenten bereit, die Sie anrufen möchten.
• Rufen Sie jeden potenziellen Kunden an und hinterlassen Sie persönliche Voicemail-Nachrichten, die auf Ihrer vorab durchgeführten Recherche basieren.
• Protokollieren Sie nur die Anruftätigkeit im CRM und machen Sie schnell mit dem nächsten Interessenten auf der Liste weiter. Und das wiederholen Sie dann.
• Später am Tag in der für administrative Tätigkeiten vorgesehenen Zeit nehmen Sie wieder die Liste der Interessenten zur Hand, die Sie angerufen haben. Jetzt senden Sie Follow-up-E-Mails und geben Termine in das CRM ein, an denen Sie erneut versuchen werden, sie zu erreichen.

Dieser einfache Trick, gleichartige Aktivitäten nacheinander zu erledigen, führt dazu, dass Sie sehr viel mehr Anrufe tätigen können. Damit steigt die Wahrscheinlichkeit, dass Sie tatsächlich jemanden erreichen, mit dem Sie am Telefon darüber sprechen können, was Sie verkaufen. Und darum geht es ja schließlich.

4. Unangenehmes zuerst erledigen

Vermutlich haben alle Vertriebsmitarbeiter eine bestimmte Aktivität, die sie einfach nicht mögen: zum Beispiel Anrufe bei potenziellen Kunden, die Protokollierung von Aktivitäten oder das Schreiben von Follow-up-E-Mails. Mir fällt da jedenfalls auf Anhieb etwas ein, was ich nicht gerne mache, und ich bin sicher, dass es Ihnen genauso geht.

Wir sind alle sehr kreativ, wenn es darum geht, andere Aufgaben zu finden, die dringend erledigt werden müssen, um uns vor dieser einen ungeliebten Sache zu drücken. Aber wenn wir zu viel Zeit in andere Aufgaben investieren, nur um eine bestimmte Aktivität immer weiter aufzuschieben, dann fehlt uns am Ende Zeit. Und zum Schluss erwischt es uns doch, wir müssen unsere Arbeit ja erledigen.

Die bessere Lösung: Kümmern Sie sich um das, was Ihnen keinen Spaß macht, damit Sie es hinter sich haben. Am besten erledigen Sie es sogar als Erstes.

5. Den Schwung nutzen

Wenn Vertriebsmitarbeiter einen Erfolg verbuchen können oder ein Ziel erreicht haben, lehnen sie sich gerne zurück und klopfen sich selbst auf die Schulter. Nichts gegen eine kurze Kaffeepause, aber die beste Zeit für einen Anruf oder eine Terminvereinbarung ist tatsächlich direkt nach einem erfolgreichen Gespräch am Telefon oder dem Festmachen eines wichtigen Termins.

Wenn Sie einen bestimmten Zeitraum für eine bestimmte Aktivität vorgesehen haben, zum Beispiel zwei Stunden, um neue Interessenten zu gewinnen, dann sollten Sie nicht vor Ablauf dieser Zeit aufhören, nur weil Sie schon ein paar erfolgreiche Anrufe hatten.

Nutzen Sie die Dynamik des Augenblicks. Lassen Sie nicht nach, wenn Sie gerade in Schwung sind. Wenn Sie dranbleiben, haben Sie zum Schluss noch mehr Grund, sich selbst auf die Schulter zu klopfen.

6. Den Tagesablauf nach den Kunden ausrichten

Experten meinen, die besten Zeitpunkte für die Kontaktaufnahme mit potenziellen Kunden seien am Nachmittag, am frühen Morgen, am Abend, am späten Vormittag oder am Wochenende. Das kommt so ungefähr hin.

Es gibt einfach keinen perfekten Zeitpunkt, um sich bei den Kunden oder Interessenten zu melden. Es kommt ganz auf die Arbeitsweise der jeweiligen Kontakte an – wie sie ihre Zeit einteilen, um ihre Aufgaben zu erledigen. Ein Anruf bei einem Bauunternehmen um 10 Uhr vormittags ist wahrscheinlich nicht von Erfolg gekrönt, weil um diese Uhrzeit alle auf der Baustelle sind. Auch um die Mittagszeit in einem Restaurant anzurufen, wenn dort Hochbetrieb herrscht, ist keine gute Idee. Vermutlich hat dann niemand Zeit für ein entspanntes, positives Gespräch.

Überlegen Sie sich, wie der Tagesablauf Ihrer Zielpersonen aussehen könnte, und planen Sie Ihre Termine entsprechend. So vergeuden Sie keine Zeit mit Anrufen, die nicht beantwortet werden.

7. Wiederkehrende Aufgaben optimieren

Anrufskripte gelten als nicht besonders kreativ, aber es nun mal eine Tatsache, dass sich die potenziellen Kunden ähneln, wenn Ihr Unternehmen einen bestimmten Käufertyp ansprechen möchte. Statt sich also für jedes Gespräch mit potenziellen Kunden brandneue Fragen auszudenken, überlegen Sie sich lieber eine Liste mit Fragen, aus denen Sie dann einige auswählen und anpassen.

Auch für die Interessentenrecherche lohnt es sich, ein Gerüst zu entwickeln. Sehen Sie sich frühere Deals an, die Sie abschließen konnten, und suchen Sie nach Gemeinsamkeiten, nach Details, die immer wieder von Vorteil waren. Zum Beispiel haben Sie vielleicht in sieben der zehn letzten Abschlüsse Informationen genutzt, die Sie auf Crunchbase gefunden haben. Wenn Sie wissen, welche Informationsquellen den größten Wert für Sie haben, können Sie dort ansetzen, wenn Sie neue Gelegenheiten recherchieren.

8. Das Leistungsversprechen auf den Punkt bringen

Vertriebsmitarbeiter vergeuden manchmal Zeit, wenn sie das erste Gespräch mit potenziellen Kunden führen. Früher oder später kommt meistens die Frage: „Was genau machen Sie eigentlich?“ Wenn Sie prägnante, knappe Antworten auf alltägliche Fragen dieser Art parat haben, haben Sie mehr Zeit, um mit Ihren potenziellen Kunden über die wirklich wichtigen Themen zu sprechen.

So bringen Sie schneller in Erfahrung, wie Sie ihnen helfen können. Mit einem verständlich formulierten Leistungsversprechen, das Sie bereits im Kopf haben, passiert es Ihnen nicht, dass Sie sich in einer weitschweifigen, umständlichen Erklärung verlieren. Je knapper Sie dem Interessenten etwas verständlich machen können, desto schneller kommt der Verkauf voran.

9. E-Mail-Vorlagen verfassen

Es ist sehr ineffizient, jedes Mal eine komplett neue E-Mail zu verfassen, wenn Sie mit einem potenziellen Kunden Kontakt aufnehmen. Zwar sollten Sie jede Nachricht an den jeweiligen Empfänger und dessen Situation anpassen, aber Sie können viel Zeit sparen, wenn Sie nicht mit einem leeren E-Mail-Fenster, sondern mit einer Vorlage beginnen.

Sehen Sie in Ihrem E-Mail-Programm den Ordner „Gesendet“ durch. Untersuchen Sie nicht nur die E-Mails für die erste Kontaktaufnahme. Sie sollten sich auch Vorlagen für Follow-up-E-Mails, für Terminvereinbarungen, Zusammenfassungen von Telefongesprächen usw. erstellen.

10. Ablenkungen vermeiden

Es kann ganz schön schwer sein, konzentriert zu arbeiten, wenn die beliebten Zeitfresser-Websites nur einen Klick entfernt sind. Geben Sie Ablenkungen keine Chance. Wenn Sie eine bestimmte Website ganz bestimmt nicht für Ihre Arbeit brauchen, sperren Sie sie mit der Chrome-Erweiterung Blocksite. Oder folgen Sie diesen Anleitungen, um bestimmte Websites in Safari zu blocken.

Vertriebsmitarbeiter legen ihr Handy am besten außer Sicht- und Reichweite ab. Es ist einfach zu verlockend, mal eben die sozialen Netzwerke zu checken oder bei einem Benachrichtigungston sofort nachzusehen, wer Ihnen eine Nachricht geschrieben hat.

11. To-Do-Listen am Vorabend schreiben

Zu Beginn des Arbeitstages sind die meisten von uns produktiv und motiviert. Vergeuden Sie diese kostbare Zeit nicht damit, Ihren Tag zu organisieren. Das können Sie auch schon am Abend vorher erledigen. So können Sie gleich mit der Arbeit loslegen, wenn Sie morgens ins Büro kommen. Eine To-Do-Liste können Sie selbst dann noch schreiben, wenn Sie abends müde sind. Dafür nutzen Sie Ihre produktive Phase am nächsten Tag dann optimal.

12. In Zeitblöcken arbeiten

Die Pomodoro-Technik ist eine Methode des Zeitmanagements, bei der die Arbeitszeit in Abschnitte von 25 Minuten unterteilt wird, um möglichst produktiv zu arbeiten. Andere Modelle favorisieren das Arbeiten in Abschnitten von 90 Minuten. Wenn Sie Ihre Zeit in Abschnitte aufteilen, finden Sie einen bestimmten Rhythmus und können ein Maximum an Produktivität aus jedem Arbeitstag herausholen.

13. Pausen einlegen

Bei der oben erwähnten Pomodoro-Technik wird auch empfohlen, zwischen den einzelnen Zeitblöcken Pausen von fünf Minuten Pause einzulegen. Stehen Sie auf, bewegen Sie sich, machen Sie einen kurzen Spaziergang, holen Sie sich ein Glas Wasser – was immer Sie möchten, aber gönnen Sie Ihrem Gehirn eine kleine Pause, um voller Energie zu bleiben.

Titelbild: Ocean Ng / Unsplash