Wer geschäftlich oft unterwegs ist und auf Konferenzen, Messen und bei Kundenterminen viele Visitenkarten sammelt, kennt das Problem: Kontaktinformationen manuell zu digitalisieren, ist umständlich und zeitraubend. Abhilfe schaffen Visitenkartenscanner bzw. Visitenkartenscanner-Apps, die die Übertragung der Daten auf PC oder Smartphone merklich beschleunigen.
In diesem Beitrag erklären wir, was es mit Visitenkartenscannern auf sich hat und welche Apps es gibt.
Was ist eine Visitenkartenscanner-App?
Denkbar einfach: Die Visitenkartenscanner-App wird eingesetzt, um durch die Verwendung der Kamera von Smartphones (oder ähnlichen Geräten wie Tablets) die Informationen einer Visitenkarte in einem Schritt zu digitalisieren.
Dies erlaubt ein schnelleres Einscannen der Kontaktdaten einer Karte und Sie können sie nicht so schnell verlieren. Visitenkartenscanner-Apps sind vor allem für Menschen geeignet, die viel Zeit beim Netzwerken verbringen und dadurch zahlreiche neue Kontakte knüpfen.
Für genau diesen Zweck gibt es seit einiger Zeit schon spezielle Visitenkartenscanner-Geräte. Durch ein solches Gerät wird die Visitenkarte einmal hindurchgezogen und dabei beidseitig gescannt. Die Daten landen dann etwa über ein USB-Kabel (oder Bluetooth) auf dem Rechner.
Diese Lösung erfordert neben dem Scanner als zusätzliche Hardware noch einen Laptop – im Vergleich zum Smartphone deutlich größer und teurer. Die Nutzung einer Visitenkartenscanner-App ist da praktischer und unkomplizierter.
Wie funktioniert eine Visitenkartenscanner-App?
Das Prinzip einer Visitenkartenscanner-App ist schnell erklärt. Zunächst entsteht durch die Aufnahme bzw. den Scan eines Fotos eine Bilddatei, die dann von der App analysiert wird. Dabei kommt OCR-Software (Optical Character Recognition = Texterkennung) zum Einsatz. Diese erkennt die Pixelmuster der Bilddatei als Buchstaben und generiert daraus einen Text.
Voraussetzung ist natürlich, dass die Schrift auf dem aufgenommenen Foto deutlich genug erkennbar ist. Ein Schattenwurf im Bild oder ungünstige Lichtverhältnisse können bei OCR-Software zu Problemen führen. In den meisten Umgebungen ist der Einsatz aber problemlos möglich.
Visitenkartenscanner-Apps haben noch einen weiteren Vorteil: Die in Textform aus der Karte gewonnenen Kundendaten lassen sich direkt in ein CRM-System übertragen – ein praktisches Zusatzfeature für alle Nutzer von CRM-Software vor allem im B2B.
Die besten Visitenkartenscanner-Apps
Wenn Sie eine solche Visitenkartenscanner-App einmal ausprobieren möchten, finden Sie in der folgenden Liste einige Vorschläge der besten Apps:
1. Free Business Card Scanner App von HubSpot
Nach dem Scannen der Visitenkarte legt die kostenlose Visitenkartenscanner-App von HubSpot direkt einen entsprechenden Kontakt im Verzeichnis der Software an, inklusive automatischer Firmenzuordnung. Mit nur einer Berührung des Bildschirms können Nutzer der App, Mails an den neuen Kontakt senden (oder wahlweise anrufen).
Zusätzlich verwendet die App intelligente Software, die aus Fehlern lernt und ihre Performance dadurch stetig verbessert. Genau wie CRM-Software ist die Visitenkartenscanner-App von HubSpot kostenlos und für iOS und Android verfügbar.
2. snapADDY Buisness Card Scanner
Neben weiteren Werkzeugen zur schnelleren Erfassung von Daten bietet snapADDY einen Scanner für Visitenkarten an. Das Tool wirbt vor allem mit einer leichten Datenübertragung an eine CRM-Software. Nach der Aufnahme eines Fotos speichert die Software die Kundendaten zunächst auf dem Smartphone.
Zudem ist die App auf das Erkennen der deutschen Sprache optimiert. Pro Benutzer kostet die Software 5 € pro Monat*, bei mehr Nutzern gibt es Mengenrabatt. Verfügbar ist sie für Android und iOS.
3. Der Business Card Reader von ABBYY
Der Visitenkartenscanner von ABBYY transferiert nach dem erfolgreichen Scan einer Karte die verarbeiteten Informationen zu einem Cloud-Speicher. Von dort aus können alle synchronisierten Geräte darauf zugreifen – wenn gewünscht sogar von einer Apple Watch.
Zudem kann das Tool die Daten der Visitenkarte an Outlook, Excel oder an CRM-Software weiterleiten. Die App punktet außerdem mit 25 unterstützten Sprachen (inklusive Deutsch).
Der Visitenkartenscanner von ABBYY ist für Android und iOS verfügbar und steht als Testversion kostenfrei zum Download zur Verfügung. Die Pro-Variante kostet einmalig 59,90 € (Android) oder 64,99 € (iOS).
4. CamCard
CamCard bietet in einer einfachen App interne Verwaltung von gespeicherten Kontakten und ein „Tausch-Feature“, bei dem zwei Nutzer der App ihre Kontaktdaten ohne physisch existierende Visitenkarten schnell austauschen können. Nutzer können dazu auf der App ihre eigene digitale Visitenkarte anlegen und bearbeiten.
Natürlich sind auch die genannten Grundfunktionen von Visitenkartenscanner-Apps sowie ein Cloud-Datenspeicher integriert. CamCard ist als Basis-Version für den Nutzer kostenlos. Das Premium-Konto ist für Android (0,99 €) und iOS (kostenlos) verfügbar.
Weitere qualitative Visitenkartenscanner-Apps sind SamCard und ScanBiz Cards.
Ist die Visitenkartenscanner-App eine gute Alternative?
Wer viele Visitenkarten sammelt, für den sind Visitenkartenscanner-Apps eigentlich ein Muss. Vor allem, wenn Sie gleichzeitig ein CRM-System nutzen, welches die Daten weiterleiten kann, spart man sich durch die Apps eine Menge Arbeit.
Neben den Apps gibt es auch noch externe Visitenkartenscanner zu kaufen, die aber nur im Verbund mit einem anderen Gerät funktionieren und das Arbeiten daher etwas umständlich gestalten. Zwar funktioniert die Software zur Texterkennung der Apps nicht immer reibungsfrei, sie überzeugen aber mit ihrer Praktikabilität, nützlichen Zusatzfunktionen und in den meisten Fällen mit deutlichen Preisvorteilen.
*Preise in diesem Text: Stand 11/2019
Titelbild: Rawpixel / iStock / Getty Images Plus
Ursprünglich veröffentlicht am 13. Februar 2020, aktualisiert am März 14 2023
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